企业标准格式编排及审查要点

企业标准格式编排及审查要点

一、初始化

1．所使用的模板是否为最新版本？安装位置是否正确，“附加工具”是否加载成功？

2．是否启用了宏？（否则不能修改封面和封二要素，且不能使用“附加工具”）二、封面与封二

1．标准名称和编号是否与最新的标准编写计划中相符？（且电子文件名称应为“标准编号+一个半角空格+标准名称”）

2．编制部门、主管部门及执行部门是否已选择？（可参考标准编写计划和标准内容确定）

3．是否选择了“密级”？（通常为“敏感”）

4．“关键字”是否填写且完整？（可会同编写或主审人根据标准内容确定）

5．“总页数”和“附录楼”是否保持为可自动更新的域（通常点击后显示灰色底纹），即未自行修改为普通文本？

6．“代替标准、编号及版本四栏”是否填写？尤其是确定是否有旧编号WE-……

2005或2006版文件？（部分可参考原文1.4条款）旧编号版本“序号”栏填写

“0”，新编号版本“序号”从“1”起。（未正式发布标准的2007版原稿不做标

注）

三、范围

1．第一章标题是否为“范围”。

2．1.1条是否为“为了……，特制定本文件。”句型？（即标准的目的Why，描述应与本标准所起作用相符）

3．1.2条是否为“本文件规定了……（或本文件明确了等类似）。”句型？（即标准的内容主题What，说明其主要内容）

4．1.3条是否为“本文件适用于……（，也适用于……，不适用于……）。”句型？

（即标准的适用范围Where/Which/When，有时甚至是Who）

5．1.4条若为替代情况的说明，则应在封二中描述，除上述三条外不应有其他条款，且此三条样式为“编号-正文章条1级条（不进目录）”。

6．内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的。

四、引用文件

1．如果正文中有提及引用其他文件，则第二章应为“引用文件”。（鉴于标准形成体系，通常会或应引用一些有接口关系的标准）

2．所列引用文件应在正文中有所提及，否则应删除或在正文中恰当处提及，正文中正确的提及应为“文件编号《文件名称》”，引导句型如“按……执行、具体

执行……、参照……执行、见……”等。

3．所引用文件应考虑新版本是否适用？是则不带版本号或注日期，否则需带版本

号或注日期。引用公司企业标准通常不带版本，即始终执行新版。若引用到了

标准的具体条款，则应是带版本的。（正文中提及时同）

4．所引用的企业标准的名称和编号应在最新的标准编写计划中查证，列表样式为“引用文件和记录列表”，排列顺序按公司、地方、行业、国家、国际层次（即

范围由小到大）进行、同层中以编号排序，引用文件列表可用“附加工具”添

加和导出，引用文件名称与编号间的不间断空格用Tab键而不是若干空格。

5．若有此章，则应保留章标题和引用文件列表间的说明段落，且内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的，另示例的“【引用

文件名称】【引用文件编号】”应删除。

五、术语和定义（或符号和缩略语）

1．若本标准中有需特别说明的术语、符号等，请通过此章明确，尤其需注意命名和描述应科学、严谨、规范。

2．若使用此章，标题与词条间说明行应保留。

3．词条样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，解释另起一行，样式为“条文首行缩进”。

六、职责

1．若管理类文件涉及多个部门或岗位，建议编写本章，但这里只是简要描述工作分工之类，切勿将职责与工作内容混淆，后者应在正文章条中详细描述。

2．职责应以部门或岗位名称为标题，其样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，若为多条，另起一行加引导行“……的主要职责如下：”，其样式为“条文首行

缩进”，之下以“编号-列项1级”样式详述；若为单条，另起一行加引导行“……

的主要职责为：”，再另起一行描述职责，此两行样式均为“条文首行缩进”。七、正文章条

1．应根据标准内容的结构使用章条，标题的层次和命名应恰当，特别是注意标题与条的区别以及条与列项的区别（参见模板新文档）。

2．各级标题和条的样式“编号-正文章条……”是否正确？尤其注意2级标题和1级条的区别（编号同为X.X，但前者进目录，后者不进目录）；且同标题或条下

的段落应统一为标题或统一为条。若仅此一条，应用“条文首行缩进”样式（即

没有…….2则不应有…….1）

3．列项使用是否正确？上行若为标题，则应换行以“条文首行缩进”样式添加引导行；除非上行为条，且结尾有引导句。通常为“……如下、……为、……包

括、……主要有”之类，并加“：”。列项除最后一项末尾为“。”外，之前均为

“；”。（使用列项2级时类同）

4．若有注释和示例应使用“示例和注释……”样式，单条不加序号，多条加序号，视需要有8种缩进，可用增加和减少缩进来调整。若仅为对某字词的注，还应

用“条文和注释上标”样式添加注标。

八、表、图、公式

1．正确区分条文表格和记录表格（前者是条文描述的组成，栏目已填写完整，执

行人只选用不需填写；后者是标准执行所产生的记录，在记录式样附录中给出）。

2．条文表格应用“表格-条文表格”样式，且栏目和文字大小应合理，段落对齐和间距恰当，总宽不应超出页边距（如A4竖版页面中，表最大总宽16厘米，A4

横和A3竖为25.7厘米，A3横为37厘米）。特殊时，表格可视行/列情况并排，以双线分隔。

3．表格应用“附加工具”在表上方添加题注（不推荐手动输入文本），内容为“表表号表题”，样式为“题注-题注-表、图、公式”，其中表号为所属条款编号，若同条下有多个表，还应加“-X”序号（仅一个表则不加，均在工具中选择相

应选项即可）。

4．若表格超出一页，应断开另起，用“引用题注”添加表号表题，并添加“（续）”；

超出多页，则分别加“（续X）”（1、2……），且换页时应复制表格的标题栏。（适

用时，也可通过字号、段落间距、列宽等方法适当调整表格跨页问题）5．图和公式也应用“附加工具”在图和公式的下方添加题注，内容和要求类似表，包括符号的说明等，详见模板新文档，且公式推荐用“公式编辑器”制作。

6．表注应在表的下方，并列入表的框中；图和公式的注应在图和公式的下方及其题注上方，注释的样式为“示例和注释……”，单条/多条以及8种缩进的使用和

正文章条类似，参见模板新文档。

7．建立了表、图、公式后，之前的段落中应通过“附加工具”中的“引用题注”

插入“……见表X.X、表X.X给出了……”之类的引导（紧接时也可用“如下

表、如下图”）。

8．表、图、公式通常应在页面中居中，且无环绕。和表一样，图的大小也不应超出页边距，调整大小时宜保持比例，且其图边空白应适当。需要时，可以“表

下空行”调整与其下紧接段落的间距。

九、附录

1．附录通常有文字式（如细则、办法、范本等）、图表式（如流程图）和记录式样（主要是本标准所形成记录的表格式样），每个附录的前四行分别应为附“附录

编号”、“附录性质”、“附录标题”和空行（“正文”）。

2．附录性质仅分为规范性附录和资料性附录（前者是需遵守、执行的，有约束力；

后者仅是供参考的），除记录式样外，规范性附录在正文中应有“按附录X执行、附录X明确了……的具体规定”之类的引导句；资料性附录在正文中应有“参

照附录X执行、附录X给出了……的信息”之类的引导句。

3．文字型附录的章条和正文章条类似，编号前加附录编号，另成一编号系列“编号-附录章条……”，若还有条文表格、图、公式等也类似之前要求。

4．若有流程图，推荐用矩阵式的（参见模板新文档中附录B，可用MicroSoft的VISIO软件制作），简单的也可用串型等。流程图的逻辑应与正文中的描述一致，且不代替正文中的内容。无论何种形式，框图使用应规范（如判断型为菱形），文字和框图的大小、线条长短应统一，水平和竖直位置应对齐，连接处应居中、不超出、不间断，箭头恰当，且注意别遗漏了图题。