公文写作规范格式

商务公文写作目录

一、商务公文的基本知识

二、应把握的事项与原则

三、常用商务公文写作要点

四、常见错误与问题

一、商务公文的基本知识

1、商务公文的概念与意义

商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式而制定的具有传递信息和记录作用的载体。规范严谨的商务文书，不仅是贯彻企业执行力的重要保障，而且已经成为现代企业管理的基础中不可或缺的内容。商务公文的水平也是反映企业形象的一个窗口，商务公文的写作能力常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。

2、商务公文分类：（1）根据形成和作用的商务活动领域，可分为通用公文和专用公文两类（2）根据内容涉及秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类（3）根据行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类（4）根据内容的性质，可分为规范性、指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文（5）根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类（6）根据来源，在一个部门内部可分为收文、发文两类。

3、常用商务公文：

（1）公务信息：包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等

（2）上下沟通：包括请示、报告、公函、批复、意见等

（3）建规立矩：包括企业各类管理规章制度、决定、命令、任命等；

（4）包容大事小情：包括简报、调查报告、计划、总结、述职报告等；

（5）对外宣传：礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等；

（6）财经类：经济合同、委托授权书等；

（7）其他：电子邮件、便条、单据类（借条、欠条、领条、收条）等。

考虑到在座的主要岗位，本次讲座涉及请示、报告、函、计划、总结、规章制度的写作，重点谈述职报告的写作。

4、商务公文的特点：

（1）制作者是商务组织。（2）具有特定效力，用于处理商务。

（3）具有规范的结构和格式，而不像私人文件靠“约定俗成”的格式。商务公文区别于其它文章的主要特点是具有法定效力与规范格式的文件。

5、商务公文的四个构成要素：

（1）意图：主观上要达到的目标

(2）结构：有效划分层次和段落，巧设过渡和照应

(3）材料：组织材料要注意多、细、精、严

(4) 正确使用专业术语、熟语、流行语等词语，适当运用模糊语言、模态词语与古词语。

6、基本文体与结构

商务文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。其特征表现为：被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。商务公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。其它组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

7、稿本

（1）草稿。常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等标记。（2）定稿。是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。（3）正本。格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性。（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。（5）暂行本。在规定

的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用。（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、基本要求及语言运用基本要求：合“法”、求实、合体、简明、庄重、精练、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

二、把握的事项与原则

1、商务公文的格式参照国家行政机关公文格式——可以认为是公文的国家标准，这个标准下面会有所涉及。

2、商务公文写作要注意的事项

主题的职能性。要求做什么，支持什么，或褒或贬，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。

材料的可靠性。所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规及商业规章，必须真实准确。

结构的逻辑性。商务公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学修辞手段。

文风的平实性。力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。

表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁。避免使用夸张、反语、讽喻等积极修辞手段。（重复累赘现象比较普遍：赛维报收到的报道稿常见两三千字要占半个多版面，感谢信也两千多字的）

3、商务公文写作应注意的环节

法律关和政策关。要遵守法律和政策，这点对政府机关公文特别重要。

工作关：工作内容、安排和操作的周全、恰当、可行。是否必须出文。目标任务是否科学。责任部门确定和工作质量、标准、时限要求等。

文字关。商务公文的语言、文字要求朴实有效，具有指导性和操作性。平实准确，不拔高浮夸，精简通顺，符合语言规则、规范。

格式关。格式较固定，不需要随意创新，只要在文种、结构、版式等方面按要求做即可。

程序关。行文程序严格，需要按一定程序逐步进行，否则会容易出现差错：是否履行发文请示程序；是否履行特定的审查、审议程序（规范性文件或重大决策事项）；是否履行相关会签程序。

4、商务公文中“礼貌原则”与“合作原则”体现

“礼貌原则”与“合作原则”是交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。商务公文是沟通信息、推动商务活动开展的重要工具，需要遵循“礼貌原则”与“合作原则”的运用。

案例1××单位：就××事项我部门需要你部门协助，希望你部门尽快并务必在×月×日前派出2位员工帮助我们完成××事项。希尽快给予我们回复！

上文洽函中“需要协助”，“尽快”、“务必”以及感叹号等字符都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。没有礼貌不尊重对方就缺失了合作的基础。再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”“通知”“决议”“决定”“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。但是，在商务公文报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。

案例2

当前，我们要继续搞好××工作…要积极推进的改革…要建立包括…在内的考核制度…要对先进单位、个人进行表彰…要努力改善…设施。同时，要采取积极的态度…

这段话看起来像是上级对下级的“指示”，但实际上往往一些下级向上级和一些兄弟单位作汇报也经常出现这种现象。造成这种不得体的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。