公文写作规范格式

商务公文写作目录一、商务公文的基本知识二、应把握的事项与原则三、常用商务公文写作要点四、常见错误与问题一、商务公文的基本知识1、商务公文的概念与意义商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式而制定的具有传递信息和记录作用的载体。

规范严谨的商务文书，不仅是贯彻企业执行力的重要保障，而且已经成为现代企业管理的基础中不可或缺的内容。

商务公文的水平也是反映企业形象的一个窗口，商务公文的写作能力常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。

2、商务公文分类：（1）根据形成和作用的商务活动领域，可分为通用公文和专用公文两类（2）根据内容涉及秘密的程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类（3）根据行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类（4）根据内容的性质，可分为规范性、指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文（5）根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类（6）根据来源，在一个部门内部可分为收文、发文两类。

3、常用商务公文：（1）公务信息：包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等（2）上下沟通：包括请示、报告、公函、批复、意见等（3）建规立矩：包括企业各类管理规章制度、决定、命令、任命等；（4）包容大事小情：包括简报、调查报告、计划、总结、述职报告等；（5）对外宣传：礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等；（6）财经类：经济合同、委托授权书等；（7）其他：电子邮件、便条、单据类（借条、欠条、领条、收条）等。

考虑到在座的主要岗位，本次讲座涉及请示、报告、函、计划、总结、规章制度的写作，重点谈述职报告的写作。

4、商务公文的特点：（1）制作者是商务组织。

（2）具有特定效力，用于处理商务。

（3）具有规范的结构和格式，而不像私人文件靠“约定俗成”的格式。

商务公文区别于其它文章的主要特点是具有法定效力与规范格式的文件。

5、商务公文的四个构成要素：（1）意图：主观上要达到的目标(2）结构：有效划分层次和段落，巧设过渡和照应(3）材料：组织材料要注意多、细、精、严(4) 正确使用专业术语、熟语、流行语等词语，适当运用模糊语言、模态词语与古词语。

6、基本文体与结构商务文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

其特征表现为：被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

商务公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

其它组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

7、稿本（1）草稿。

常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等标记。

（2）定稿。

是制作公文正本的标准依据。

有法定的生效标志（签发等）。

（3）正本。

格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性。

（4）试行本。

在试验期间具有正式公文的法定效力。

（5）暂行本。

在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。

作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用。

（7）修订本。

可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

8、基本要求及语言运用基本要求：合“法”、求实、合体、简明、庄重、精练、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

二、把握的事项与原则1、商务公文的格式参照国家行政机关公文格式——可以认为是公文的国家标准，这个标准下面会有所涉及。

2、商务公文写作要注意的事项主题的职能性。

要求做什么，支持什么，或褒或贬，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。

材料的可靠性。

所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规及商业规章，必须真实准确。

结构的逻辑性。

商务公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学修辞手段。

文风的平实性。

力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。

表述的简明性。

结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁。

避免使用夸张、反语、讽喻等积极修辞手段。

（重复累赘现象比较普遍：赛维报收到的报道稿常见两三千字要占半个多版面，感谢信也两千多字的）3、商务公文写作应注意的环节法律关和政策关。

要遵守法律和政策，这点对政府机关公文特别重要。

工作关：工作内容、安排和操作的周全、恰当、可行。

是否必须出文。

目标任务是否科学。

责任部门确定和工作质量、标准、时限要求等。

文字关。

商务公文的语言、文字要求朴实有效，具有指导性和操作性。

平实准确，不拔高浮夸，精简通顺，符合语言规则、规范。

格式关。

格式较固定，不需要随意创新，只要在文种、结构、版式等方面按要求做即可。

程序关。

行文程序严格，需要按一定程序逐步进行，否则会容易出现差错：是否履行发文请示程序；是否履行特定的审查、审议程序（规范性文件或重大决策事项）；是否履行相关会签程序。

4、商务公文中“礼貌原则”与“合作原则”体现“礼貌原则”与“合作原则”是交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。

商务公文是沟通信息、推动商务活动开展的重要工具，需要遵循“礼貌原则”与“合作原则”的运用。

案例1××单位：就××事项我部门需要你部门协助，希望你部门尽快并务必在×月×日前派出2位员工帮助我们完成××事项。

希尽快给予我们回复！上文洽函中“需要协助”，“尽快”、“务必”以及感叹号等字符都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。

没有礼貌不尊重对方就缺失了合作的基础。

再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”“通知”“决议”“决定”“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。

但是，在商务公文报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。

案例2当前，我们要继续搞好××工作…要积极推进的改革…要建立包括…在内的考核制度…要对先进单位、个人进行表彰…要努力改善…设施。

同时，要采取积极的态度…这段话看起来像是上级对下级的“指示”，但实际上往往一些下级向上级和一些兄弟单位作汇报也经常出现这种现象。

造成这种不得体的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。

5、其它原则包括制作、发送、接收、传阅、处理、销毁等原则，对党政机关公文这些很重要。

对成熟、规范企业也有一套完备的规章，这里省略。

三、常用商务公文写作要点1、请示的写作要点请示是下级就工作中遇到的问题向上级请求指示或批准，需要上级答复的文种。

请示分为请求指示性请示和请求批准性请示。

前者用于工作中遇到疑难问题，出现无章可循的情况（赛维多见）；或部门间意见分歧较大时；或对某些规章制度中的条文不理解，需要上级给予明确指示。

后者用于工作中遇到必须经上级批准才能办理的事项，或因本部门特殊情况需要变通处理（如特殊通道不比价），或限于自身力量不足，需要上级给予人、财、物力等支持的事项，请求上级批准（如每年的供应商大会）。

请求批准性请示的写作难度较大，因为请求批准需要充分的理由，明确的要求和规范行文等要素。

选好时机（心情好不忙碌时候）和角度（国家方针政策、企业规章及其理念或工作需要），阐述请示原由要充分、合理，要用事实和数据说话，不能有过多的主观臆断。

结合实际，归纳请示事项要简明。

向上级提出请示事项，内容要单一，只宜请求上级解决一个题。

请求资金写明金额，请求物资要写清品名、规格、数量，以便上级给予明确批复（而不是猜疑）。

表述得当，提出回复要求要恳切。

结尾要向上级提出期复性要求，用征询性用语，如“当否，请指示”，“以上请示（事项），请予审批（明示）”，“特此请示，请批复”等。

象“此事关系重大，望领导百忙之中抽出时间审阅，真诚地等待您的批复。

”就显得啰嗦，而“望尽快拨款，以解燃眉之急。

”带有命令口气，容易引起上级的反感。

案例4：关于创办赛维报、报名确定及题词的请示2、报告的写作：与请示的比较报告按内容可分为综合报告（为反映一定时期内全面工作或一个阶段多方面工作情况，向上级所写的报告，具有综合性、全面性）和专题报告（针对某项工作、某一问题或某一活动，向上级所写的报告，在内容上具有专门性和单一性）；按性质分，报告可分为呈报性报告（只向上级报送有关情况，以汇报工作、反映情况为主要内容，不要求上级机关批转）和呈转性报告（除了汇报工作外侧重提建议和意见，请求上级批准并转发有关部门参考或执行）。

呈转性报告和请求批转性请示均属于呈请性文书，这两者已被“意见”取代。

报告与请示的相似点：均属于上行文，即都是下级向上级行文，均从属于呈请文书。

结构上，都包括标题、主送机关、正文、落款等部分组成，正文均由开头（报告或请示缘由）、主体（报告或请示事项）、结尾（报告或请示结语）三部分组成；都用叙述为主、叙议结合的表达方式。

报告与请示的不同点：行文性质、用途、目的不同。

报告是“向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问”，具有呈报性；请示是“向上级机关请求指示、批准”，具有请求性。

主体内容不同。

请示主体内容一文一事。

而报告主体内容丰富、宽泛。

主体的写作方法与使用语气不同。

报告事项注重实践性、过程性，使用的语气是报告性。

请示事项不必体现实践过程，重在必要合理性，使用请求性语气。

行文的时间不同。

请示需要上级批示批准，必须事前行文，不能“先斩后奏”。

报告则可以事中行文——重大工程建设或重要工作进行当中的例行报告；还可以事后行文——向上级机关汇报本机关工作，反映某方面重要情况等。

结尾用语不同。

报告的结尾用语不具有期复性，不要求复文，结尾部分的用语常使用“特此报告”“专此报告”等；呈报性报告则常用“特此报告，请审查”“以上报告，请审阅”或“以上报告如有不妥，请指正”等用语。

请示结尾用语则要用期复性、期准性的，常使用“以上意见妥否，请批示”、“妥否，请批示”。

3、“函”的写作广义上讲，函就是信件。

作为公文法定文种的函，不仅用途更广，重要的是赋予了其法定效力。

国务院规定“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

这表明，除有上下级隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。

同时规定：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

”关于“函”的问题及写法函写作问题表现：一是不拟标题。

二是主送单位模糊不清。

三是正文用语随便，不规范，缺乏礼貌，甚至出现以势压人或强人所难的语言。