项目汇报基本技巧(一)090511

主体
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汇报前的准备
最理想的时间分配


导言：你准备汇报什么 （内容）；将如何汇报 （汇报模式 ）10％～20％ 正文：－ 65％～80％ 结论：－ 10％～15％
比例
结论10%～15%
导言10%～20%
导言 正文 结论
正文60%～80%
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汇报前的准备
3、其他改进建议
不要在做事时说话
不要在变换幻灯片或换下一张图表时讲话.停顿几秒,做该做的 事,重新看着观众,再开始说话.这样看起来显得更专业化.
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五、回答问题的注意事项



事先准备 态度诚恳、耐心倾听 回答愈短愈好 遵循一般步骤
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五、回答问题的注意事项
注意： 1、文字、数字数据不要过多，而且不要逐字念出。 2.图解资料强调主要观点,帮助听众记住主要信息。 3.报告中只灌输重点,至于详细数据则在汇报结束时让有兴趣人士深入了解。 生态规划与绿色设计研究中心
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三、汇报内容

汇报内容包括三个主要因 素：导言、主体和结论。
结论
导言
完整的 汇报内 容
根据以上分析，主动将汇报话题限 制在合适的范围之内。
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2.2 决定你的主要目标和重点。
你想传达的主要观点是什么？是否有一些新信息,并想和听众分 享?是否有些新观念要说服听众?还是要教他们如何做某些事情? 在考虑了这些问题之后,应该选择几个主要重点,以做为整个报告 的基础. 同时也需要开始考虑报告的长度。
在汇告前应先准备回答听众可能的问题
想一想听众可能会问哪些问题，并准备好简短的答 案，让朋友或同事事先向你提出他们所能想到的各方面 的刁钻问题。
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五、回答问题的注意事项
对待任何提问者都要态度诚恳，以礼相待。 在回答提问时做到目光接触、耐心倾听，并做笔 记（如果来得及）。 如遇有不同看法、意见，可用“我是这么理 解的……”等语句，尽量不争辩。
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2、如何克服紧张




需注意以下几点: 充分准备。准备好所有的笔记，视频辅助设备及材料。事先要勤加练 习，如有可能的话，调试需用的设备。 学会放松。可做些放松动作，听音乐，或做其他任何有助于放松的活 动。 充足的睡眠及休息。 事先应与观众进行交流，过程中多一点目光接触、交流。 说话的速度要适当放慢，放大音量。 运用手势。因为手势可以帮助我们平息紧张,掌握观众的吸引力还可以 帮助传达信息。学着以手臂充当指标,不要用手指去指。
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视频材料




准备汇报中需用的视频材料时应注意几个问题： 文本 、排版、字体、图表等。 文本越少越好：文本中只列重要信息点即可。每张幻灯片上 最好少于10行字。 字体大小：选择大号字体，不要每个字母都用大写。采用较 为合适的字体。 幻灯片底部10厘米的空间不要使用。 每个新的信息点要另起一行。少用整句，不要超过2行字。
导言
导言部分应该说明： 1． 汇报的结构 2． 方案汇报的目的 3． 对方案中所提问题的态度

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汇报正文



根据汇报的类型，正文可包括实验结果或文献查阅的结果。 关于研究方法细节的介绍应减少到最小量，只需解释实验或 调查数据。 实验或调查结果应以简单的形式呈现给观众。 仔细考虑主要内容的结构，尽量选择简单明了的结构 。 不要使用大量的数据，使听众一下难以接受。
如果需要介绍研究的结果,则我们大概可以遵循传统的组织型式,即解 释研究背景及目的,然后再描述研究的结果,最后则对结果进行讨论. 如果需要描述如何做某件事情或制造某种东西,则我们可以按照先后 进行的个别步骤来组织报告的内容.


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如果需要比较两种不同的方法或技术,则可以采用比较与对照的组织 型式. 组织内容的目标是以最有效的方式将极少数的具体重点传达给听 众, 而不是要证明自己很聪明或能在一次汇报中告诉听众一切自己所 知道的事情。
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四、汇报前的练习

熟悉内容、掌控时间、预先演练、注意细节
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四、汇报前的练习
当汇报的内容准备好时,我们必须练习。主要目标在于： 熟悉汇报内容，以自然流畅的方式把报告不同的部份连 接起来. 掌握整个报告的流程与时间,进而才能决定是否要删除 或增加部份的内容。 让自己充满信心,以最有效最具说服力的方式来表达报 告的内容。
汇报的目的并不是要告诉听众所有的细节,而是要清楚的介绍少数 重要的观念,以确保在报告结束之后,听众还会记得这些观念.因此必须 选择能充分支持你的观点，并说服听众的信息。
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2.4 采用适当模式的组织、整理报告内容。 通常应根据某一种主要模式组织细节信息。

采用的组织型式必须配合报告的内容,而且一致的遵循此组织型式。
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2.1 了解汇报类型、分析听众性质,决定适当 的报告内容。
可如下设问： 是初次汇报、中间交流还是最后评审？正式还是非正式？ 是领导、专家还是专业技术人员出席？谁是话语权主体？ 听众对汇报的主题有多熟悉? 已经知道什么？他们需要知道什么？他 们能吸收多少信息？ 听众需要仔细、专业的报告还是汇报人简略地说明自己报告的重点? 听众的教育程度、专业背景、知识准备情况如何？
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3、其他改进建议
适当的停顿： 你可以在停顿时整理一下紧张的思绪. 第一次停顿是在汇报开始时,很多的汇报者一转身就开始说话.其实, 一开始停顿下来更能引起听众的注意。 听众需要思考的时间,要传递的看法愈重要,汇报者在发表下一个看 法前的停顿就愈重要。
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项目汇报基本技巧（一）
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一、汇报成功的关键
1.
2.
3. 4.
5.
充分的准备 多加练习 充满活力和激情 内容逻辑清晰、条理分明、 重点突出、论据充分 良好的互动交流
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二、汇报前的准备
汇报准备工作： 检查汇报中会出现的所有细节 汇报内容的准备
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2.5 准备一份大纲。



撰写一篇报告大纲,作为练习和报告的依据.大纲应该相当简略,清楚， 只包括主要重点和支持这些重点的主要数据. 不是主要重点、不能直 接支持或介绍主要重点或不能使得内容更联贯的数据,都应将以省略。 建议将大纲写在小卡片上或打印出来，并加上序号,在报告时需要参考 数据时就能迅速找到内容，不会造成报告延误的情况。 最后再多加练习,以自然和口语化的方式表达内容，并在不同的重点间 做转接,那我们就以很自然有效的方式汇报内容,而不是呆板的朗颂文 章。



着装整洁、大方得体、不奇装异服。 姿态自然、放松，不弯腰驼背，避免一些小动作出现。手不应该插在 口袋里,如果手不知要摆在那里,可以拿着笔记本或卡片。 注重眼神和汇报对象进行交流、互动，避免长时间面向屏幕或讲稿。 汇报时要尽量脱稿；声音要宏亮，注意语调、语速的把握；避免用长 句，尽量用简短性、口号式的语言；避免出现“大概”、“也许”等 词汇。 严格控制时间。如果汇报时间较长，建议打印一份汇报大纲，分发给 主要人员，方便听众知道你的重点及主题。
注意：在大多数情况下，听众 更喜欢与汇报人直接对话，除 非内容过分专业、详尽。
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2.6 选择一些合适的视频辅助设备。


这些设备是必不可少的，一方面可以给你提示，另一方面可以吸引观 众的注意力。对人们来说，视觉的信息要比听觉信息更容易记住。以 下是根据汇报性质可供选择的视觉设备： － 活动挂图（效果图、分析图…… － 黑板 － 讲义 、文本 － 大屏幕电脑投影（如PowerPoint、图片浏览格式）
3、其他改进建议
尽量少用麦克风，理由有三: 1.大声的说话可以平息紧张:
坚定的声音告诉听众你坚信自己所说的话.若他们认为你充满信心, 对你的报告也较容易接受.
2.大声说话手势容易自然: 3.麦克风常出毛病:
麦克风很容易失灵,特别是在重大的报告,麦克风的声音常常一下 子大声一下子小声的,或是尖锐的声音往往让人很受不了,所以别让麦 克风影响了报告的品质. 生态规划与绿色设计研究中心
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结论

汇报必须有个结论。 结束语和导言一样要明确、清晰、有力。 结尾部分应再次重申汇报中的重要观点，从而 给听众留下深刻印象。
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视频材料

准备汇报中需用的视频材料时应注意几个问题： 文本 、排版、字体、图表等。
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五、回答问题的注意事项
回答愈短愈好：
回答时不要用太多不必要、说不到重点的字眼,最好的回答是使 用几个简洁并选择过的字眼,同时让听众在问答时段中有机会说出意 见。
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最好的方法是向朋友或同事做预汇报, 发现 并纠正不足之处。并请他们做出一些建议。 生态规划与绿色设计研究中心
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汇报前的练习
同时注意以下事项： 注意自己是不是有些地方停顿太久,或在报告不同部份时 有不通顺的地方. 过渡自然，避免话语中断。 注意自己是不是会常常说出一些无意义的声音或虚字,如 果是的话,则应该去除这些坏习惯。 注意自己是否有些不雅的动作或扰乱听众注意的坏习惯。 使用不同的方式重申主要观点，避免单调、枯燥、乏味。 制作小卡片，记上关键词或短语。 若在汇报中需使用特别的设备,应确定自己会操作。
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五、回答问题的注意事项
如果不知道答案，不要害怕说不知道。可 请同事或稍后作答。
当有一个让你张惶失措的问题出现时,不要试着思索,或编造 答案以渡过危机.编造答案也许偶尔让你安然过关,但通常只会让自 己站在听众面前不安,眼看自己的可信度愈来愈低,感到更加恐慌。
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汇报前的准备
视频材料



确保文本通俗易懂：汇报之前应仔细阅读并理顺文本。 图表：尽量少使用表示趋向性的曲线，不同的曲线使用不 同的颜色。 避免使用太多的颜色。 尽量使用多个简单图表，而不是一张复杂的图表。 每份视频材料应作2分钟左右的陈述。这意味着如果汇报 为10分钟的话，视频材料不应多于5份。 确保没有拼写错误。
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汇报前的准备
2.3 准备足以支持主要重点的资料（案例、 数据），选取有用的信息细节。
汇报中必须提供相关的案例、经验、数据,以支持自己的说法.然 而,在选择这些相关数据时,必须再次考虑报告的长度以及听众接受新 信息的能力。 牢记听众最多只能记住三四个信息点，千万不要提供过多的详细 资料,以免听众无法认出或记得报告的内容。
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汇报过程
四、汇报过程的注意事项及相关技巧

1、注意事项： 形态仪表、互动交流、脱稿演讲、严控时间 2、如何克服紧张 准备充分、学会放松、精力充沛、目光交流、语速适当、 运用手势 3、其他改进建议 适当停顿、少用麦克风、做事时不要说话


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1、注意事项：形态仪表、互动交流、脱稿演讲、严控时间
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汇报前的准备
1）检查汇报中会出现的所有细节：

汇报的时间长度 是否考虑了提问时间 场地的大小和位置 是否具备投影和照明装置
是否有幻灯仪，投影仪？ 能正常工作否？ 摆放位置是否正确？ 提前查看一下场地、提
前调试一下仪器
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汇报前的准备
2）汇报内容的准备
目的：确保听众清楚的领会重点。把信息清晰地"传达"给观众。
2.1 了解汇报类型、分析听众性质,决定适当的 报告内容。 2.2 决定你的主要目标和重点。 2.3 准备足以支持主要重点的资料（案例、数 据），选取有用的信息细节。
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2）汇报内容的准备
2.4 采用适当模式的组织、整理报告内容。通常应 根据某一种主要模式组织细节信息。 2.5 准备一份大纲。 2.6 选择一些合适的视频辅助设备。