南方电网档案管理制度
中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书

Q/CSG 中国南方电网有限责任公司工作标准基建项目档案管理业务指导书目录1 业务说明 (3)2 适用范围 (3)3 引用文件 (3)4 术语和定义 (4)5 管理要点 (4)6 流程步骤及说明 (6)7 附录 (21)附录A电网建设档案过程管理用表 (21)附录B基建工程并网资料报送清单 (21)附录C运行单位档案移交清单表 (21)附录D施工单位档案计划编制及管控表 (21)附录E电网建设项目档案质量规范 (21)附录F电网基建工程档案清单目录 (21)附录G业务指导书基本信息表 (21)基建项目档案管理业务指导书1 业务说明1.1本指导书承接《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》,进一步明确基建项目档案管理要求。
1.2为指导公司各级基建管理部门及业主项目部规范开展基建项目档案管理业务,明晰档案管理流程,明确档案管理要求,特制定本业务指导书。
1.3本业务管控策略为指导型。
1.4本业务统一规范策略为全网统一。
2 适用范围2.1本业务指导书用于开展电网建设项目文件收集、整理、组卷、移交等管理业务。
适用于公司各级基建部门及业主项目部档案专责。
2.2其他基建项目参照执行。
3 引用文件《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第58号)《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8号)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》(Q/CSG213021-2014)《中国南方电网公司有限责任公司档案管理办法》《中国南方电网公司有限责任公司营配信息集成规范之六:电子化移交规范》(Q/CSG 118013-2012)4 术语和定义4.1项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
电力工程档案管理制度

电力工程档案管理制度
是指为了规范电力工程的档案管理,保障电力工程的顺利进行和运维管理,建立起一套完善的档案管理制度。
其包括以下内容:
1. 档案归档:根据电力工程的阶段性、属性和类别,将相关的文件、资料、图纸等档案归档分类存放,确保档案的完备和准确性。
2. 档案编目:对归档的档案进行编目,建立档案目录,以便于查找、检索和利用档案信息。
3. 档案管理责任:确定电力工程档案管理的责任单位、责任人和管理流程,明确各个环节的职责和权限。
4. 档案保管:制定档案保管制度,确保档案的安全、完好,防止档案丢失、损毁或被篡改。
5. 档案利用:为了方便电力工程的运维管理和技术研究,建立档案利用制度,规定档案的查阅、复制和借阅的程序和要求。
6. 档案整理与更新:定期对电力工程档案进行整理和更新,清理不需要保留的档案,补充遗漏的文件和资料,保持档案的完整性和及时性。
7. 档案转移与交接:当电力工程的责任单位发生变更或工程项目结束时,进行档案转移和交接工作,确保档案的连续性和完整性。
8. 档案备份与电子化:制定档案备份和电子化的规定,确保档案的安全和长期保存。
通过建立和实施电力工程档案管理制度,可以提高电力工程的管理效率和运维质量,为电力工程的设计、建设、运营和维护提供有力的支撑和依据。
电网公司档案管理办法

电网公司档案管理办法1 总则1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
1.2 档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。
档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。
各单位有承担保护档案的义务。
1.3 公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。
档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。
1.4 对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2 适用范围本办法适用于公司所属各单位。
3 定义3.1 公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2 特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4 管理职责4.1 公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。
4.2 公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。
供电工程资料归档管理制度

供电工程资料归档管理制度第一章总则第一条为规范供电工程资料的归档管理工作,便于资料的长期保存和查阅,提高工作效率,保障工程质量,制定本制度。
第二条本制度适用于所有涉及供电工程资料的单位。
第三条工程资料包括但不限于设计文件、施工图纸、验收报告、竣工资料、合同文件等与工程项目相关的各类文件。
第四条工程资料归档管理是指对工程项目过程中产生的资料进行整理、分类、编号、归档、存储和管理的一系列工作。
第五条负责供电工程资料归档管理工作的具体部门由各单位结合实际情况确定,必须明确职责、权限和工作人员。
第二章归档管理流程第六条供电工程资料归档管理应遵循以下基本流程:1. 资料接收:接收各类工程资料,按照不同的分类进行整理和登记。
2. 资料编号:对接收的资料进行编号,确定档案文件号。
3. 资料分类:根据资料的性质、来源、形式进行分类。
4. 资料归档:将已编号的资料按照分类要求进行归档工作。
5. 资料存储:将归档好的资料进行存储,保证文件的完整性和安全性。
6. 资料管理:建立和完善资料管理制度,做好资料的检索和借阅工作。
第七条工程资料归档管理中,应严格按照以上流程进行操作,确保工程资料的完整性和可追溯性。
第三章资料接收第八条工程资料的接收应当由专门的工作人员进行,接受后应立即进行登记。
第九条接收资料时,应核对文件完整性、编号准确性,如有疑问应及时沟通解决。
第四章资料编号第十条资料编号应根据资料的性质、来源、形式等进行合理分类和编号,并制定编号规范。
第十一条资料编号标准包括但不限于工程项目编号、文件编号、归档号,编号应清晰、简洁、易于识别。
第五章资料分类第十二条工程资料应根据其性质、来源、形式等进行分类,常见分类包括设计文件、施工图纸、验收报告、竣工资料等。
第十三条资料分类应综合考虑资料的相关性、同质性,确保同类资料在同一分类下进行管理。
第十四条资料分类应进行标识,以方便资料归档时的识别和查找。
第六章资料归档第十五条资料归档应按照编号和分类进行操作,确保资料的有序归档。
南方电网档案工作评估办法

南方电网档案工作评估办法中国南方电网公司档案工作评估方法〔试行〕为进一步加强对公司所属单位档案工作的指导,提高档案工作规范化治理水平,更好地为公司各项工作服务,依照«中华人民共和国档案法»、«中华人民共和国档案法实施方法»及«南方电网公司总部档案治理制度»等规定,制定本方法。
一、评估范畴及要求公司所属各单位,包括分公司下属单位及各省公司下属单位,地市级、县级供电企业。
公司所属各单位可参照本方法,对下属单位进行评估。
要求公司所属各单位及其下属单位在2020年前全部达到良好及以上等级,县级供电企业在2020年前全部达到合格及以上等级。
2020年公司系统完成档案评估工作之后,为形成长效治理机制,防止档案工作显现滑坡现象,对完成评估的单位一样3至5年复查一次。
二、评估等级及标准〔一〕评估工作以«中国南方电网公司档案工作评估标准及评分表»〔见附件二,以下简称«评估评分表»〕为要紧依据,结合单位的年度工作来进行。
评估采纳计分评审方法,评估总分值为100分加5分,共分优秀、良好、合格、差不多合格、不合格5个等级。
优秀:90分以上〔含90分〕良好:80分以上〔含80分〕合格:70分以上〔含70分〕差不多合格:60分以上〔含60分〕不合格:60分以下〔二〕公司系统已参加并通过地点档案行政治理部门组织的企业档案工作目标治理的单位,可不再进行重新评估。
但要填写«中国南方电网公司档案工作评估登记表»〔见附件一,以下简称«评估登记表»〕交其上级单位备案。
认定标准如下:达到省部级〔三星级〕等同合格,达到国家二级〔四星级〕等同良好,达到国家一级〔五星级〕等同优秀。
〔三〕有以下情形之一的,档案工作为不合格:1.没有按规定开展档案工作。
档案工作包括机构、人员、制度。
2.没有配备档案保管爱护所需要的室库及设施、设备,档案的安全得不到保证。
南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度

Q/CSG-E南方电网综合能源有限公司企业管理制度 南方电网综合能源有限公司 发 布南网能源综〔2013〕33号附件11目录1总则 (2)2定义 (2)3规范性引用文件 (4)4职责 (5)5管理内容和方法 (6)5.1归档范围 (6)5.2基本要求 (7)5.3项目档案管理方法及工作流程 (11)5.4项目档案管理工作的考核 (27)5.5归档时间 (27)5.6档案的保管及利用 (27)5.7档案的鉴定和销毁 (29)6附则 (29)7附录 (30)南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法(2013版)1.总则1.1为加强和规范公司项目档案管理工作,确保项目档案的完整、准确和系统,实现公司系统项目档案一体化管理,保障项目管理文件资料的可追溯性,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《中国南方电网有限责任公司档案工作规定》、《南方电网综合能源有限公司档案管理办法》等法律法规和制度规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
1.2公司项目档案管理工作实行集中管理、分级负责的原则。
1.3公司项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。
1.4本办法适用于公司各部门(单位)及所属机构(含全资及控股企业)的项目档案管理。
2.定义2.1项目:指公司参与管理的项目,包括公司投资的项目(全额投资或控股投资)及非公司投资的项目(如公司承揽的工程项目、咨询项目等),以下统称为“项目”。
2.2项目管理单位:指公司为完成项目管理内容和目标而设立的项目管理机构,包括项目公司、项目管理部(事业部)、项目工作组等,以下统称为“项目管理单位”。
2.3项目文件:指产生于项目全过程,流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文件资料。
从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期,包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。
南方电网档案管理制度范文

中国南方电网有限责任公司档案管理制度1 总则1.1为规范南方电网公司(以下简称公司)档案管理,充分发挥档案作用,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位,公司下属单位可结合实际,制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。
公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案,各部门负责本部门资料的归档和管理工作,人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。
各部门及有关人员按照其岗位职责,负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理,填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责,任何人不得拒绝归档,对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2 文件材料的归档2.1 归档范围凡公司在各项工作活动(包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等)中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围,包括但不限于以下内容:2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料:由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料,包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等,以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3 各类统计报表、统计资料,生产经营简报、月(周)报。
2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5 合同协议文本包括合同协议(正本)、合同审批(会签)表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
南方电网-档案管理制度

中国南方电网有限责任公司档案管理制度1 总则1.1为规范南方电网公司(以下简称公司)档案管理,充分发挥档案作用,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位,公司下属单位可结合实际,制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。
公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案,各部门负责本部门资料的归档和管理工作,人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。
各部门及有关人员按照其岗位职责,负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理,填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责,任何人不得拒绝归档,对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2 文件材料的归档2.1 归档范围凡公司在各项工作活动(包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等)中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围,包括但不限于以下内容:2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料:由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料,包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等,以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3 各类统计报表、统计资料,生产经营简报、月(周)报。
2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5 合同协议文本包括合同协议(正本)、合同审批(会签)表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理规定

Q/CSG 中国南方电网责任有限公司企业管理制度中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定目 次中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 (1)1总则 (1)2规范性引用文件 (1)3术语和定义 (1)4职责 (2)5管理内容与方法 (3)6附则 (11)附录A:基建项目档案工作交底记录 (12)附录C:案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 (43)附录D:科技档案分类目录 (47)附录E:档号章 (48)附录F:项目文件材料中间检查情况表 (49)附录G:项目文件材料中间检查整改情况反馈表 (50)附录H:基建项目文件归档审查表 (51)附录I:基建项目档案移交表 (52)附录J:基建项目档案移交清册封面 (53)附录L:建设单位基建项目档案管理流程 (55)中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定1 总则1.1为加强和规范南方电网公司(以下简称公司)基建工程项目档案管理,确保基建项目档案的完整、准确和系统,实现公司系统基建档案一体化管理,按照国家和行业有关规定、《南方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范,特制定本规定。
1.2本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序,适用于公司系统基建档案管理。
1.3 基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。
2 规范性引用文件《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第58号)《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令 第5号)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8号)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》(Q/CSG 21804-2009)3 术语和定义3.1项目文件项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。
南方电网责任公司基建项目档案管理规定

南方电网责任公司基建项目档案管理规定Q/CSG 中国南方电网责任有限公司企业管理制度中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定目次中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 (1)1 总则 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 职责 (2)5 管理内容与方法 (3)6 附则 (11)附录A:基建项目档案工作交底记录 (12)附录C:案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 (43)附录D:科技档案分类目录 (47)附录E:档号章 (48)附录F:项目文件材料中间检查情况表 (49)附录G:项目文件材料中间检查整改情况反馈表 (50)附录H:基建项目文件归档审查表 (51)附录I:基建项目档案移交表 (52)附录J:基建项目档案移交清册封面 (53)附录L:建设单位基建项目档案管理流程 (55)《 中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定1 总则为加强和规范南方电网公司(以下简称公司)基建工程项目档案管理,确保基建项目档 案的完整、准确和系统,实现公司系统基建档案一体化管理,按照国家和行业有关规定、 南 方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范,特制定本规定。
本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序,适用于公司系统基建 档案管理。
基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。
2 规范性引用文件《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第 58 号) 《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令 第 5 号) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002) 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008) 《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2 号) 《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8 号) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》(Q/CSG 21804-2009) 3 术语和定义 项目文件项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及 后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部 文件。
广东电网有限责任公司档案管理业务指导书附录

附录:5.1-1 广东电网有限责任公司档案分类参考表附录:5.1-2公司各档案门类档号编制规则和档案管理规范文件对照表附录:5.3电网建设项目档案整理规范1项目文件编制1.1 基本要求1.1.1编制的项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,需要签字、签章、审批的,手续应完备。
1.1.2 项目文件的载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822的规定。
1.1.3项目文件的图纸幅面应符合GB/T 14689的规定。
1.1.4 非纸质载体文件归档时,整理单位应编制文字说明与纸质载体一起移交,并在备考表中填写互见号。
1.1.5 需整改闭环或回复的项目文件,执行单位应在执行完成后按要求编制相应的闭环文件。
1.1.6 原材料质量证明文件,应按原材料的种类、进货批次等特征,结合原材料管理台帐分类编制跟踪记录。
1.1.7 施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件。
1.1.8 同一批次招标的设备涉及多个建设单位的,合同中应明确由设备厂家给每个建设单位各提供一套设备文件原件。
1.1.9 竣工验收文件,应包含对合同中有关文件编制和移交要求条款的检查项。
1.1.10通过系统运转的文件归文书档案,通过系统运转的合同归合同档案,各部门负责生成档案归档关联表(见附录K-1),提交档案部门归档。
1.1.11施工单位需要根据工程联系单情况编制《工程联系单一览表》(见附录K-2)。
设计单位和施工单位需要根据设计变更情况编制《设计变更与竣工图修改对照一览表》(见附录K-3-1、K-3-2)。
1.2 竣工图编制要求1.2.1 编制竣工图应完整、系统,签章手续完备,其内容真实、准确,并与项目竣工验收实际相符。
1.2.2 竣工图由设计单位编制的应符合DL/T 5229的规定,由施工单位编制的应符合DA/T28的规定。
1.2.3 竣工图编制单位应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制说明,各级签署应完备。
1.2.4 建设单位对竣工图有特殊要求时,应在合同中约定。
南方电网工程档案管理制度

南方电网工程档案管理制度第一章总则第一条为规范南方电网工程档案的管理工作,提高档案的利用价值和管理效率,根据国家有关法律法规和规章制度,结合南方电网的实际,制定本制度。
第二条南方电网的工程档案管理,是指对南方电网所有部门、单位的工程档案进行统一的组织、管理和利用工作,包括档案的采集、整理、传输、存储、保管、利用、处置等各个环节。
第三条南方电网的各级部门、单位和工作人员均应当遵守本制度的相关规定,严格执行,确保南方电网工程档案管理工作的规范和有效性。
第二章档案管理机构第四条南方电网设立专门的档案管理机构,负责全面统一管理、保管和利用南方电网的工程档案。
第五条档案管理机构主要职责包括:制订档案管理相关规定和制度;组织档案的采集、整理、传输和存储工作;对档案进行分类、编目、目录、检索和窥阅等工作;定期检查档案的保存状况,并采取有效的措施加以保护和修复;指导和监督各部门、单位的档案工作,协助处理各类档案管理问题等。
第六条档案管理机构设立专职档案管理人员,具有相应的档案管理专业知识和技能,依法管理和利用南方电网的工程档案。
第三章档案管理工作流程第七条南方电网的工程档案管理工作主要包括以下几个流程:一、档案采集:各部门、单位及时收集和归档相关的工程档案资料,确保工程档案的及时完整。
二、档案整理:对采集到的工程档案资料进行分类、编目、检索和整理,建立档案数据库和档案目录。
三、档案传输:根据需要,对档案进行电子化处理,并上传至档案管理系统,以便实现电子化管理和利用。
四、档案存储:为保障工程档案的安全和防火防潮等需求,制定相应的存储管理制度,确保档案的保存状况。
五、档案保管:设立专门的档案保管室,对工程档案进行规范、安全的保管,保证档案的完整和安全。
六、档案利用:依据档案的分类和编目,对需要查询和利用的工程档案,提供及时、准确的服务,保障工程档案的合理利用。
七、档案处置:对已经归档的工程档案,根据相关规定和程序,及时进行档案的销毁和处置,确保档案工作的及时性和规范性。
电力档案管理制度

电力档案管理制度一、引言电力档案是电力企业的重要资产,是企业日常运营和管理的基础。
电力档案管理制度是指对电力档案的建立、保管、利用和销毁等方面的规范和管理措施。
建立健全的电力档案管理制度,可以保障电力企业的正常运营和管理,提高档案利用效率,确保档案信息的安全性和完整性。
二、电力档案的重要性1. 电力档案是企业的重要资产电力档案记录了企业的发展历程、生产经营情况、管理决策等重要信息,是企业的重要资产之一。
电力档案的建立和保管对于企业的日常运营和管理具有重要意义。
2. 电力档案是管理的基础电力档案包含了大量的管理信息和记录,是管理决策的重要依据。
通过对电力档案的管理,可以提高企业的管理水平和效率。
3. 电力档案是法定要求根据《档案法》等相关法律法规的规定,电力企业必须建立和管理档案,确保电力档案的安全性和完整性。
三、电力档案管理制度的建立和完善1. 电力档案管理制度的建立电力企业应根据自身的特点和实际情况,建立健全的电力档案管理制度。
制定电力档案管理制度应包括档案的建立、保管、利用、销毁等方面的规定和管理措施。
2. 电力档案管理制度的完善电力企业在实施电力档案管理制度的过程中,应不断完善制度,提高档案管理水平和效率。
可采取定期评估、监督检查、员工培训等措施,确保电力档案管理制度的有效实施。
四、电力档案管理的关键环节1. 电力档案的建立电力企业应按照规定的程序和要求,建立电力档案。
建立电力档案时,应注意记录的真实性、准确性和完整性,确保档案信息的可靠性和可信度。
2. 电力档案的保管电力企业应制定档案保管规定,明确档案保管的责任制和管理要求。
档案应按照分类、归档、标识等要求进行保管,确保档案的安全性和完整性。
3. 电力档案的利用电力企业应充分利用电力档案的信息资源,提高信息利用率和效率。
可以采取电子化、数字化等技术手段,对档案信息进行管理和利用。
4. 电力档案的销毁电力企业应按照规定的程序和要求,销毁电力档案。
电力工程档案管理制度

电力工程档案管理制度第一章总则第一条为了加强电力工程档案的管理工作,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关电力工程档案管理的法规、标准,结合电力工程的特点,制定本制度。
第二条电力工程档案是电力工程建设、运行、维护、改造和拆除等各项活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、照片、声像制品等档案资料。
第三条电力工程档案管理应遵循统一领导、分级负责、归档及时、资料完整、保密安全的原则。
第四条电力工程档案管理应纳入电力工程建设的全过程,与电力工程建设同步进行。
第二章档案管理机构与职责第五条电力工程建设单位应设立档案管理机构,负责电力工程档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第六条档案管理机构的主要职责:(一)贯彻执行国家档案法律、法规和政策,制定电力工程档案管理制度;(二)负责电力工程档案的收集、整理、归档、保管和利用工作;(三)监督、检查电力工程档案的收集、整理、归档、保管和利用工作;(四)负责电力工程档案的鉴定、销毁工作;(五)负责电力工程档案工作人员的培训和业务指导;(六)配合有关部门开展电力工程档案的科研、交流和推广工作。
第三章档案收集与整理第七条电力工程建设单位应根据国家档案法规和电力工程档案管理要求,制定电力工程档案收集范围和归档要求。
第八条电力工程建设单位应建立健全电力工程档案收集网络,确保电力工程档案的完整性、真实性和准确性。
第九条电力工程建设单位应按照电力工程档案的归档要求,对收集的档案资料进行整理,确保档案资料的系统性、连续性和完整性。
第十条电力工程建设单位应将整理好的电力工程档案及时归档,并按照档案保管要求进行保管。
第四章档案利用与保管第十一条电力工程建设单位应建立健全电力工程档案利用制度,确保电力工程档案的安全、保密和有效利用。
第十二条电力工程建设单位应做好电力工程档案的检索工作,提供档案查询、借阅等服务。
第十三条电力工程建设单位应定期对电力工程档案进行鉴定,确保电力工程档案的真实性、准确性和完整性。
南方电网档案管理制度范文

南方电网档案管理制度范文南方电网档案管理制度第一章总则第一条为了规范南方电网的档案管理工作,提高档案保管和利用效益,保障南方电网的工作需要和法定公民的知情权,特制定本制度。
第二条本制度适用于南方电网的档案管理工作,包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三条南方电网档案管理工作必须遵循“依法管理、突出重点、分类管理、规范操作、开放利用”的基本原则。
第四条南方电网档案管理工作必须依据《中华人民共和国档案法》及其相关法规,加强档案保密和安全管理,保障档案的完整性、真实性和可信度。
第五条南方电网档案管理工作应当建立健全档案管理机构和制度,并严格执行,确保各项工作的科学、规范和有效进行。
第二章档案的收集和整理第六条南方电网各部门和单位必须按照规定,对涉及南方电网工作的各类文件和资料进行收集和整理。
第七条收集和整理档案材料的任务由档案管理机构负责组织实施,各部门和单位要积极配合,提供必要的协助和支持。
第八条收集和整理档案材料必须具有明确的目的和范围,不得收集和整理与南方电网业务无关的材料。
第九条收集和整理档案材料必须按照档案管理的要求进行,要注重筛选、整理和分类归纳,做到资料的完整、准确、有序和易于利用。
第十条收集和整理档案材料必须按照规定时间和流程完成,确保工作的及时和高效。
第三章档案的保管和利用第十一条档案的保管是指将收集和整理好的档案材料妥善地保存,确保档案的完整性和安全性。
第十二条档案的保管必须在专门的档案室或库房中进行,要按照档案的种类、程度、形式、用途等因素进行分类,采取合适的保存措施,控制环境条件,防止灾害事故和损坏。
第十三条档案的利用是指按照档案管理的要求,让档案材料得到有效利用,为南方电网的工作提供必要的支持和依据。
第十四条档案的利用必须遵循《中华人民共和国档案法》及其相关法规,按照档案管理机构的规定和程序进行,保障档案的机密性和安全性。
第十五条档案的利用应当根据实际需要,采取公开、限用和限制使用等不同的方式,让档案资源得以合理利用。
中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书

Q/CSG 中国南方电网有限责任公司工作标准基建项目档案管理业务指导书目录1 业务说明 (3)2 适用范围 (3)3 引用文件 (3)4 术语和定义 (4)5 管理要点 (4)6 流程步骤及说明 (6)7 附录 (21)附录A电网建设档案过程管理用表 (21)附录B基建工程并网资料报送清单 (21)附录C运行单位档案移交清单表 (21)附录D施工单位档案计划编制及管控表 (21)附录E电网建设项目档案质量规范 (21)附录F电网基建工程档案清单目录 (21)附录G业务指导书基本信息表 (21)基建项目档案管理业务指导书1 业务说明1.1本指导书承接《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》,进一步明确基建项目档案管理要求。
1.2为指导公司各级基建管理部门及业主项目部规范开展基建项目档案管理业务,明晰档案管理流程,明确档案管理要求,特制定本业务指导书。
1.3本业务管控策略为指导型。
1.4本业务统一规范策略为全网统一。
2 适用范围2.1本业务指导书用于开展电网建设项目文件收集、整理、组卷、移交等管理业务。
适用于公司各级基建部门及业主项目部档案专责。
2.2其他基建项目参照执行。
3 引用文件《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令[1987]第58号)《中华人民共和国档案法实施办法》(国家档案局令第5号)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)《建设项目(工程〕档案验收办法》(国档发[1992]8号)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法》(Q/CSG213021-2014)《中国南方电网公司有限责任公司档案管理办法》《中国南方电网公司有限责任公司营配信息集成规范之六:电子化移交规范》(Q/CSG 118013-2012)4 术语和定义4.1项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
南方电网档案管理制度

中国南方电网有限责任公司档案管理制度1 总则1.1为规范南方电网公司(以下简称公司)档案管理,充分发挥档案作用,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位,公司下属单位可结合实际,制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。
公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案,各部门负责本部门资料的归档和管理工作,人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。
各部门及有关人员按照其岗位职责,负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理,填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责,任何人不得拒绝归档,对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2 文件材料的归档2.1 归档范围凡公司在各项工作活动(包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等)中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围,包括但不限于以下内容:2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料:由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料,包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等,以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3 各类统计报表、统计资料,生产经营简报、月(周)报。
2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5 合同协议文本包括合同协议(正本)、合同审批(会签)表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
中国南方电网公司档案工作评估制度

不足
虽然该公司的档案工作评估制度具有一定的优势,但仍 存在一些不足之处。首先,评估标准不够明确,导致评 估结果可能存在偏差。其次,评估指标不够科学,可能 影响评估结果的公正性和客观性。最后,缺乏对评估结 果的深入分析和利用,没有充分发挥评估结果对公司决 策的指导作用。
提出未来改进的方向和重点
要点一
评估标准是衡量档案 工作质量和水平的具 体指标。在中国南方 电网公司,评估标准 主要包括以下几个方 面
完整性:评估档案收 集的完整性,即各类 档案是否齐全完整, 是否符合归档要求。
准确性:评估档案分 类、编目、鉴定、整 理等工作的准确性, 以确保档案的真实性 和可靠性。
可追溯性:评估档案 检索的便利程度和可 追溯性,即是否便于 查找和追溯相关档案 资料。
未来改进方向
针对上述不足之处,提出以下改进方向。首先,要进一 步明确评估标准,确保评估结果的准确性和公正性。其 次,要优化评估指标体系,提高评估结果的科学性和客 观性。最后,加强对评估结果的深度分析和利用,充分 发挥评估结果对公司决策的指导作用。
要点二
重点措施
为了实现上述改进方向,需要采取以下重点措施。首先 ,要完善档案工作评估制度的相关标准和规范,明确评 估流程和标准。其次,要建立科学的评估指标体系,将 定量指标与定性指标相结合,确保评估结果的全面性和 客观性。最后,要建立评估结果分析和利用机制,对评 估结果进行深入分析,为公司决策提供有力支持。
评估范围和内容
评估范围
南方电网公司档案工作评估制度适用于各级单位,包括公司 总部、分(子)公司、直属机构等。
评估内容
南方电网公司档案工作评估主要包括档案管理、档案分类、 档案利用、档案数字化、档案安全等方面。通过对这些方面 的全面评估,发现档案管理中存在的问题和不足,提出改进 措施和建议,提高档案管理水平。
南方电网技术档案管理制度

第一章总则第一条为加强南方电网技术档案管理,确保技术档案的完整、准确、安全、有效,提高技术档案管理水平,特制定本制度。
第二条本制度适用于南方电网公司及其下属各单位、各部门的技术档案管理工作。
第三条技术档案是公司重要的知识资源和历史见证,对公司技术创新、生产经营、安全生产等方面具有重要意义。
第二章管理职责第四条公司设立技术档案管理部门,负责技术档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条各单位、各部门应明确技术档案管理责任人,负责本部门技术档案的收集、整理、归档等工作。
第三章技术档案的收集与整理第六条技术档案的收集范围包括:(一)公司生产经营、技术研发、安全生产等方面的技术文件、图纸、图表、照片等资料;(二)设备、设施、工程等的技术资料;(三)公司内部管理制度、操作规程、技术标准等;(四)外部技术资料、行业标准、法规等。
第七条技术档案的整理要求:(一)分类清晰,层次分明,便于查阅;(二)资料完整,内容准确,符合国家相关标准;(三)归档及时,确保档案的连续性。
第八条技术档案的归档程序:(一)各单位、各部门将收集到的技术档案进行整理、分类,编制归档目录;(二)归档目录经审核后,报技术档案管理部门备案;(三)技术档案管理部门负责对归档的技术档案进行验收、编号、装订等工作;(四)归档的技术档案按年度、项目等进行分类存放。
第四章技术档案的保管与利用第九条技术档案的保管要求:(一)档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施;(二)档案管理人员应定期检查档案的保管状况,确保档案安全;(三)档案管理人员应做好档案的登记、统计、查询等工作。
第十条技术档案的利用要求:(一)查阅技术档案需经批准,并填写查阅登记表;(二)查阅者应遵守档案保密规定,不得擅自复制、外传、泄露档案内容;(三)档案管理人员应做好查阅记录,确保档案的完整性和安全性。
第五章罚则第十一条违反本制度,造成技术档案丢失、损坏、泄密的,根据情节轻重,给予通报批评、经济处罚或行政处分。
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中国南方电网有限责任公司档案管理制度1 总则1.1为规范南方电网公司(以下简称公司)档案管理,充分发挥档案作用,更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司系统各单位,公司下属单位可结合实际,制定本单位的档案管理制度。
1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。
公司档案室负责集中管理全公司各种类和载体的档案,各部门负责本部门资料的归档和管理工作,人事部负责人事档案的管理工作。
1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。
各部门及有关人员按照其岗位职责,负责本岗位在工作中产生的各类载体材料的归档工作。
1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理,填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责,任何人不得拒绝归档,对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。
2 文件材料的归档2.1 归档范围凡公司在各项工作活动(包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等)中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围,包括但不限于以下内容:2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
2.1.2会议材料:由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料,包括会议指南、会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等,以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料。
2.1.3 各类统计报表、统计资料,生产经营简报、月(周)报。
2.1.4 公司规划、经营分析、财务分析等专题材料。
2.1.5 合同协议文本包括合同协议(正本)、合同审批(会签)表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
2.1.6 调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。
2.1.7 科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料。
2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料,以及使用、维修、改建、扩建等材料。
2.1.9 会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。
2.1.10 上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等。
2.1.11 上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗,以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等。
2.1.12 公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的,以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。
2.1.14 电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记录。
2.2 归档文件材料来源2.2.1 公司内部形成的文件材料。
2.2.2 公司所属单位和派出机构(包括境外机构)应报公司的文件材料。
2.2.3 公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。
2.2.4 公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料。
2.2.5 公司参与的合作项目,合作单位按要求应向公司提交的文件材料2.2.6 公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料。
2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
2.3 归档文件材料载体归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
2.4 归档时间2.4.1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
2.4.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
2.4.4 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
2.4.5 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案室移交。
2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理,在工作结束后的次年6月前向档案室移交归档。
2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移交归档。
2.4.8 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
2.4.9电子文件逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致。
2.4.10 下列文件材料应随时归档2.4.10.1 变更、修改、补充的文件材料。
2.4.10.2 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
2.4.10.3 公司产权变动过程中形成的文件材料。
2.4.10.4 其他临时活动中形成的文件材料。
2.5 归档要求2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。
2.5.2 归档的文件材料应为原件,因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料,文件材料归档后不得更改。
2.5.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
2.5.4 具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。
2.5.5 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
2.5.6 归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
2.5.7 公司与其他单位合作完成的项目,公司作为主办单位的保存全套文件材料,公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的,按其要求执行。
2.5.8 各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。
重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。
2.5.9 交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。
3 归档文件的分类和定义公司档案分为:A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D 工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招投标档案。
3.1文书档案文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
3.2生产运行档案生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存价值的历史记录。
3.3会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
3.4工程建设项目档案工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录。
3.5审计档案审计档案是指在各类审计活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。
3.6照片档案照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保存价值的历史记录。
3.7合同档案合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程纪录。
3.8科研档案科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。
3.9荣誉、实物档案荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
3.10传媒电子档案传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠传播媒体展现的、具有保存价值的,以特殊载体或电子形式存在的历史记录。
3.11信息化项目档案信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具有保存价值的资料和文件。
3.12营销客户档案营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历史记录。
3.13招投标档案招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的历史记录。
4 归档文件整理公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础业务作业指导书进行整理。
4.1 文书档案的整理文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件材料向档案室移交。
档案室汇总后按照公司文书档案分类规定进行分类,再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的相关规定,以件为单位进行规范整理。
4.2 生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集,保证齐全完整准确后向档案室移交。
生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。
4.3 合同、招投标档案的整理合同、招投标档案由合同、招投标主管部门负责收集汇总后移交档案室。
合同、招投标档案可归入工程的,按照科技档案进行整理。
单独归档的按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000相关规定,以件为单位进行整理。
4.4 会计档案的整理会计档案由财务部门按照财政部《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)的规定整理,保管一年后,连同会计档案移交清册一并向档案室移交。
4.5照片档案的整理照片档案由各形成的职能部门(包括新闻中心)汇总后向档案室移交,照片档案参照《照片档案管理规范》的相关规定进行整理。
4.6荣誉、实物档案的整理荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。
荣誉、实物档案按件为单位整理保管。
4.7审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总,在工作结束后的次年6月前向档案室移交,审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理办法》的相关规定整理。
4.8传媒电子档案由形成部门或个人汇总后统一向档案室移交,按照分类不同分别编号进行整理。
4.9营销客户档案由形成的单位收集、整理、保管。
5 档案的保管及利用5.1 公司设立专门的档案库房作为档案的保管场所,档案库房应符合有关规定,达到“八防”要求和温湿度标准,并有专门人员管理,定期检查。
5.2档案库房建立统一的台账,做到账物相符。
档案人员应熟悉库藏档案情况,根据利用者需要,通过各种手段积极开发档案信息资源,开展如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各种信息服务工作。
5.3凡本公司的职工,均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。