管理体系文件控制程序
管理体系文件管理流程及说明
管理体系文件管理流程及说明一、引言管理体系文件是组织建立和实施管理体系的基础，对于组织的正常运转至关重要。
本文旨在介绍管理体系文件的管理流程以及相关说明，确保文件管理的高效性和可靠性。
二、定义1. 管理体系文件：指组织在运营管理过程中所制定、发布、更新、分发并控制的各类文件，包括政策、程序、指南、手册、规程等。
三、管理体系文件管理流程管理体系文件的管理流程主要包括文件编制、审核、批准、发放、控制和更新。
下面将详细介绍每个阶段的具体步骤。
1. 文件编制文件编制是管理体系文件管理的初始阶段，具体步骤如下：（1）明确编制文件的目的和内容，并进行初步的文档规划。
（2）收集相关信息，包括法规要求、技术标准、管理需求等。
（3）整理和归类信息，确保文件的逻辑性和一致性。
（4）编写文件内容，包括文件的标题、引言、正文以及相关附件。
（5）对编写的文件进行内部审核，确保内容准确、完整且符合组织的要求。
2. 文件审核文件审核是为了确保管理体系文件的质量和有效性，具体步骤如下：（1）组织文件编制人员和相关专家进行审核。
（2）审核内容包括文件的准确性、适用性、合规性等方面。
（3）根据审核结果，提出修改意见和改进建议。
（4）修订文件内容，消除审核中发现的问题和不足。
3. 文件批准文件批准是确认管理体系文件的最终版本和生效时间，具体步骤如下：（1）组织领导层或相关授权人员对文件进行批准。
（2）对批准的文件进行签署，并记录批准日期。
（3）将批准的文件归档，并给予唯一标识，如文件编码或版本号。
4. 文件发放文件发放是将批准的管理体系文件传递给相关人员并确保其有效使用，具体步骤如下：（1）明确文件的发放对象和范围。
（2）将文件以适当的方式提供给相关人员，如印制纸质文件、电子邮件发送等。
（3）记录文件的发放情况，包括发放日期、接收人员等。
5. 文件控制文件控制是为了确保管理体系文件得到正确的使用和保密，具体步骤如下：（1）建立文件控制清单，记录所有管理体系文件的相关信息，如名称、版本、生效日期等。
质量管理体系文件控制程序
质量管理体系文件控制程序质量管理体系文件控制程序一、目的质量管理体系文件控制程序的目的是确保组织内部的质量管理体系文件得到有效的编制、发布、审查、更新和控制，以提高文件的质量和准确性，确保组织内部的流程和规范能够得到正确的应用和遵守。
二、适用范围本质量管理体系文件控制程序适用于组织内部所有质量管理体系文件的控制。
三、定义1. 质量管理体系文件：指组织内部用于编制、发布、审查、更新和控制质量管理活动所需的文件和记录，包括但不限于质量手册、程序文件、工作指导书、记录表等。
2. 权限和责任：指在质量管理体系文件控制过程中，相关人员的权限和责任。
四、程序1. 编制流程1.1 质量管理部门负责编制质量管理手册，并征求相关部门的意见。
1.2 相关部门根据质量管理手册的要求，编制相关的程序文件、工作指导书等。
1.3 质量管理部门在编制过程中，需确保文件的准确性、完整性和合规性。
1.4 编制完成后，质量管理部门将文件提交给质量管理委员会进行审查和批准。
2. 发布流程2.1 质量管理部门在质量管理委员会批准后，负责将文件进行编号、打印和分发。
2.2 质量管理部门将文件分发给相关部门，并告知相关人员文件的重要性和使用方法。
2.3 质量管理部门将文件发布的信息在组织内部进行通知和宣传。
3. 审查流程3.1 质量管理部门负责定期对质量管理体系文件进行审查，确保文件的有效性和适用性。
3.2 审查包括对文件内容的准确性、操作性和符合性进行评估。
3.3 质量管理部门需征求相关部门的意见，对文件进行修订和更新。
4. 更新流程4.1 质量管理部门根据审查结果，对文件进行修订和更新。
4.2 质量管理部门将更新后的文件进行重新编号、打印和分发。
4.3 质量管理部门通知相关部门更新后的文件内容和使用方法，并要求相关人员停用旧版本的文件。
5. 控制流程5.1 所有质量管理体系文件在发放前，都需要质量管理部门进行记录和控制，确保文件的完整性和准确性。
质量管理体系文件控制程序
质量管理体系文件控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保公司内各相关场所使用的文件充分适宜，防止使用失效或作废文件。
2.范围适用于本公司与质量管理体系运行有关的所有文件，包括外来文件。
3.职责3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件及公司级的管理文件。
3.2 管理者代表负责组织相关人员编写和更改质量手册、程序文件，负责审核质量手册、程序文件。
3.3 综合办负责组织编制起草公司级的管理文件，收集、整理、发放和归档保管公司级与质量管理体系有关的文件，包括相关法律法规的收集、评审、归档和管理。
3.4 各部门负责收集相关产品国家标准、行业标准等与体系有关的外来技术文件，并负责本部门各类文件的编写和更改工作。
3.5 各部门负责各自的专用文件及资料的控制。
3.6 管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件的定期评审。
4.程序4.1文件的分类4.1.1文件的控制范围包括以下四类：质量手册、程序文件、质量方针、质量目标等；技术性文件，包括：产品标准、检验规程、服务规程、操作规程、考核检查标准、作业指导书等；外来文件，包括：国家和行业相关的法律、法规要求，顾客提供的资料等；d) 其他的管理性文件，包括：各类管理制度、工作标准(岗位责任、服务提供规范、从事影响产品质量有关人员的能力要求等)、质量记录等。
4.2文件的保管4.2.1质量手册及程序文件原件，由综合部归档保存。
4.2.2 公司级所有文件原件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件；技术类文件，如国家标准等由综合部归档保存。
4.2.3各部门的文件以及行业标准、服务规程、操作规程、考核检查标准、采购技术文件等由各部门自行保管。
4.3 文件的标识、编号4.3.1质量管理体系文件的标识：质量手册、程序文件以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件采用文件编号及分发号标识；国家标准、行业标准及管理条例等以原标准名、实施日期和“受控”印章作为标识；作废文件以“作废”印章标识；资料保留用的作废文件，还需加盖“保留”印章。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
质量管理体系文件：持续改进控制程序
持续改进控制程序1. 目的为确保采取及时的、有效的纠正措施，以消除不合格根源，从而保证预防为主，维持及提升产品质量水平，提升质量管理水平，以满足顾客要求和增强顾客满意度，实现质量体系的持续改进，特制定本程序。
2. 范围本程序适用于公司购入、制造过程质量、客户投诉或退货、体系改进等所有相关之纠正措施与改进。
3.职责3.1所有部门都有责任就质量异常提出纠正与改进措施的要求；3.2品质部负责在出现产品质量问题时提出《纠正和预防措施处理单》、《来料异常单》、《制程异常单》，并跟踪验证；3.3在质量体系内部审核过程中出现不合格时，由行政部向发生不合格项所属部门发出《纠正和预防措施处理单》，并负责跟踪验证；3.4在管理评审中出现不符合项或需改进项时，由行政部向发现需改进的部门提出《纠正和预防措施处理单》，并跟踪验证；3.5纠正措施涉及部门的负责人均须负责组织有关人员进行原因分折和纠正、预防措施的制定和实施；3.6管理者代表负责在纠正措施实施过程中的监督、协调。
3.7管理者代表负责组织相关部门对跨部门或重大异常发生的原因分析，提出纠正措施的方案及最终的结果确认，品质部负责日常管理。
3.8各部门负责组织对本部门或跨部门质量体系运行的问题、产品质量改进提出改进意见与措施要求，对于本部门需改进项组织实施改进并将实施结果报品质部汇总，跨部门建议提交品质部汇总报管理者代表组织相关部门实施改进。
4 工作要求4.1持续改进的策划为保证持续改进的实施，提供的良好环境有：a）领导坚持并承诺持续改进；b）倡导全员参与体系实施与持续改进；c）鼓励持续改进和创新工作；d）为员工提供培训和必要的资源，保证改进和创新工作。
公司确定并选择改进机会，采取必要措施，以满足顾客要求和增强顾客满意，主要包括以下三个方面的内容：a）改进产品和服务，以满足要求并应对未来的需求和期望，赢得顾客的信任并为顾客创造价值，助力公司持续成功；b）纠正、预防或减少不利影响；以问题为导向，针对质量管理体系及其过程运行中发现的问题，通过采取纠正和必要的纠正措施或预防措施消除、减少、防止问题的发生或不利影响。
浅谈质量管理体系中文件控制程序的建立
作者简介：欧洋（1979-），工程师，本科，主要从事质量管理和检验技术、精益六西格玛、ISO 质量/环境/职业健康安全体系认证、压力容器设计和制造许可认证方面工作。
收稿日期：2020-09-28质量管理体系（QMS ：Quality Management System ）是指组织在质量方面进行指挥、控制的管理体系。
质量管理体系是在组织内部建立的、为实现组织质量目标所必需的、系统的质量管理模式，是组织的一项战略决策。
一般由质量手册、程序文件、管理性文件和工作指导文件、记录表单、外来文件这些文件组成。
文件控制程序属于程序文件类别，对制定质量管理体系文件提出了基本要求，属于公共性程序文件，适用于公司质量管理体系中所需使用的全部文件控制管理，其通过对公司质量管理体系要求的文件的编写、评审、审批、发放、修订、回收和作废等过程进行控制管理，以达到确保公司各职能部门、工作场地使用的文件和资料是现行有效版本（即适用版本），防止出现使用作废的文件，保证公司质量管理体系运行的符合性。
1 质量管理体系文件简介质量管理体系文件是描述整个公司质量管理体系结构、职责、工作程序、记录的一整套文件。
是质量管理体系建立和实施的基础，公司的质量管理就是要通过对公司内部各种过程进行管理来实现，因此就需要明确整个公司的过程管理要求、相关管理人员、管理人员职责、管理方法，以及管理过程中需要提供的资源，而这些都需要通过文件的形式表述出来，就形成了该公司的质量管理体系文件。
而对这些文件的编写、评审、审批、发放、使用、修订、回收和作废等过程进行控制，就需要有一个基本的流程和规范，文件控制程序就是通过对为体系文件的编写、评审、审批、发放、修订、回收和作废等过程的基本流程和规范做出具体的规定，公司各职能部门在编写各自部门体系文件时依照文件控制的要求进行编写，使公司的质量管理体系文件格式统一，并确保公司各职能部门、工作场地使用的现行文件和资料是有效版本（即适用版本），防止出现使用作废的文件，保证公司质量管理体系运行的符合性。
体系文件设备管理控制程序
体系文件设备管理控制程序
体系文件设备管理控制程序是一种用于管理和控制计算机系统中的文件和设备
的软件程序。
它提供了对文件系统和设备的访问、操作和控制的功能，使用户能够有效地管理和使用计算机系统中的文件和设备。
体系文件设备管理控制程序通常包括以下功能：
1. 文件管理：提供对文件的创建、打开、读取、写入、复制、删除等操作，以
及对文件属性和权限的管理。
2. 目录管理：提供对目录的创建、删除、重命名、挪移等操作，以及对目录结
构的管理和维护。
3. 存储管理：管理计算机系统中的存储空间，包括文件的分配和释放、空暇空
间的管理、存储器的管理等。
4. 设备管理：提供对设备的管理和控制，包括设备的初始化、打开、关闭、读取、写入等操作，以及设备的状态监控和错误处理。
5. 文件系统：提供对文件和目录的组织和管理，包括文件的存储和检索、文件
的共享和保护、文件系统的备份和恢复等。
6. 安全管理：管理计算机系统的安全性，包括用户身份验证、访问控制、文件
加密、安全审计等。
体系文件设备管理控制程序是操作系统的重要组成部份，它为用户提供了方便、高效和安全的文件和设备管理功能，提高了计算机系统的可用性和性能。
文件控制程序
五 、文件发
重庆百货大楼 份有限公司
（部门/单位） 受控文件发放登记表
CB －D －4.2.3 －01
序号
NO
部门/单位
份数
领用人
离工作岗位时移交清退。
九 、文件编码（特别说明序号的编制规则）
1、质量手册 CB—A—2007 2、 控制文件 CB—B—4.2.3—01 3、 支持性文件 CB—C—4.2.3—01
CB—C—DL/7.5—02 4 、记录。 按编码表编号。
五 、文件发 放
1 、公司办公室制定《公司受控文件发放表》， 每次发放由管理者代表审批。
二级单位如何使用？
五 、文件发
重庆百 楼股份有限公司 文件名称
单位 董事长 管理者代表 总经理 党委副书记 副总经理 总会计师 董事会秘书 总经理助理（胡） 总经理助理（杨） 总经理助理（易） 办公室 人力资源部 财务部
日期
备注
五 、文件发 3 、编放制《受控文件清单》
重庆百货大楼股份有限公司
（部门/单位） 受控文件清单
CB －C －4.2.3 －02
No :
序号
文件名称
文件编号
版本状态
备注
编制：
审核：
批准：
日期：
六 、文件的评审 、更
1 、评 A） 体现持续改进 B） 一般由编写部门评审 ，若涉及多个部 门 、单位的由办公室组织 、评审 ， 具体仍由原 编写部门进行修改。 2 、更改 1）局部 可采用杠改 、换页方式。 相关职能部门填写《文件更改申请单》
2） 各职责部门（含办公室） 、经营单位对本 单位所适用的质量管理体系文件进行管理。
成本管理体系文件控制工作程序
成本管理体系文件控制工作程序(实用版)编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
文档下载后可定制修改，请根据实际需要进行调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种类型的实用资料，如教学心得体会、工作心得体会、学生心得体会、综合心得体会、党员心得体会、培训心得体会、军警心得体会、观后感、作文大全、其他资料等等，想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by this editor.I hope that after you download it, it can help you solve practical problems. The document can be customized and modified after downloading, please adjust and use it according to actual needs, thank you!And, this store provides various types of practical materials for everyone, such as teaching experience, work experience, student experience, comprehensive experience, party member experience, training experience, military and police experience, observation and feedback, essay collection, other materials, etc. If you want to learn about different data formats and writing methods, please pay attention!成本管理体系文件控制工作程序第1篇成本管理体系文件控制工作程序成本管理体系文件控制程序1、目的文件是实施并保持成本管理体系的基础和依据，对文件进行控制是为了让管理者使用唯一有效版本文件，防止误用文件，以促进成本管理体系的有效运行。
体系文件控制程序
5.4.4 当文献不能进行更改时应对其换版。
下发新文献，收回作废文献并加盖“作废”章，并由经办人填写《文献和资料发放、回收记录表》。
换版文献的编制、审核、归档、复制和发放按5.2、5.3 条执行。
5.4.5 文献发放部门应将文献更改、换版作废的具体信息形成清单，及时作好更改，填写《文献更改一览表》。
5.5 体系文献的回收
5.5.1 文献的作废或失效
5.5.1.1 质量手册的作废和失效，质管部提出，管理者代表审核，总经理同意后执行。
5.5.1.2 质量控制程序文献的作废或失效，由质管部提出，管理者代表同意后执行。
5.5.1.3 其它质量文献的作废或失效由原编制部门提出，部门主管审核，管理者代表同意执行。
5.5.2 作废或失效的文献，由发放部门文献管理员根据文献发放统计从持有者处全部收回，加盖“作废”章并填写《文献和资料发放回收记录表》。
5.5.3 作废或失效的文献和资料由归口部门文献管理员经部门主管同意后销毁。
5.6 体系文献的保管
5.6.1 文献的持有者应妥善保管对应文献，不得丢失涂改、拆卸和复印。
调离工作岗位时，须移交全部文献。
5.6.2 若发生文献遗失，文献持有者必须立刻报告该文献的公布部门，文献保管单位写出书面检查，接受经济行政处分后，重新办理手续补发。
6 有关文献
6.1 《技术文献控制程序》
6.2 《质量统计控制程序》
7 质量统计
7.1 文献受控目录清单
7.2 文献和资料发放回收记录表
7.3 文献更改一览表
7.4 文献制订、修订、废止申请单。
质量管理体系文件控制程序
质量管理体系文件控制程序1目的通过对质量管理体系所要求的文件的编制和审核、批准、发布、传递和变更进行控制，保证文件正确性、完整性、系统性、可追溯性，防止使用过时或者不合适的文件。
2范围2.1本程序合用于质量管理体系有关的文件和资料，以及与质量管理有关的外来文件和资料（各类标准、软件等）。
3引用文件3.1 GB/T19001—2000 idt ISO9001：2022《质量管理体系 要求》4术语4.1质量管理体系文件和资料：是指为实现已定质量目标、确保质量管理体系有效运行所必需的质量手册、程叙文件、工作标准（含各项工作程序、规章制度）等的总称（下称文件）。
4.2《质量手册》：描述公司质量管理体系的文件。
4.3程序：为进行某项活动或者过程所规定的途径。
5管理职责5.1总经理负责批准《质量手册》。
5.2管理者代表负责批准质量管理体系程叙文件。
5.3质管处负责组织质量管理体系文件的编制、审核、发放、更改、回收和归口管理以及与质量管理有关的外来文件的接收、标识、使用和保存。
及时发布文件和资料修订状态一览表，防止使用失效或者作废的版本。
5.4各部门制订的文件由各部门自行管理。
同时应做好公司及相关部门下发文件的管理工作。
6、管理内容与要求6.1 文件编写要求及结构6.1.1 基本原则a）应具有可操作性，要求应具体化，与有关文件相协调，文字表达应清晰。
b）不仅每一项文件内，而且在一系列配套文件内，结构、文件和术语均应保持一致。
相关文件的结构及其条文的编号应尽可能彻底相同。
应采用类似的词语来表达类似的条文，采用彻底相同的词语表达彻底相同的条文。
c）文件中的内容应正确无误，并要体现规范化、程序化、科学化。
d）吸收和创造性地运用国内外的先进管理经验，结合本公司的实际情况，把行之有效的管理方法纳入文件之中。
6.1.2程叙文件的构成a）封面：包括文件名称、编号、编制、审核、审定、批准、日期；发布与实施日期。
b）正文部份：包括目的、范围、引用文件、术语、管理职责、管理内容与要求。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
IATF16949文件控制程序
IATF16949文件控制程序一、目的本文件控制程序旨在确保与 IATF16949 质量管理体系相关的文件得到有效的控制和管理，以保证在组织内使用的文件均为有效、适用的版本，且文件的产生、分发、使用、更改、回收和销毁等活动均符合标准要求，从而为质量管理体系的有效运行提供可靠的依据。
二、适用范围本程序适用于与 IATF16949 质量管理体系有关的所有文件，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、规范、标准、图纸、外来文件等。
三、职责1、质量管理部门负责制定、修订和维护本文件控制程序，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件的编制、审核、批准、使用、保管和归档等工作。
3、文控中心负责文件的登记、编号、发放、回收、销毁等管理工作，并建立文件总清单和文件发放/回收记录。
四、文件的分类1、质量手册：是质量管理体系的纲领性文件，描述了质量管理体系的范围、过程、程序和相互关系。
2、程序文件：是对质量管理体系过程的具体描述，规定了各项活动的目的、范围、职责、流程和相关文件。
3、作业指导书：是对具体操作过程的详细说明，包括操作规程、检验标准、工艺文件等。
4、规范、标准：是指国家、行业或企业制定的技术规范、标准和要求。
5、图纸：包括产品图纸、工装图纸等。
6、外来文件：包括顾客提供的文件、法律法规、标准等。
五、文件的编号1、质量手册的编号为：QMXXXX，其中“QM”表示质量手册，“XXXX”为年号。
2、程序文件的编号为：QPXXXXXX，其中“QP”表示程序文件，“XX”为部门代码，“XXXX”为年号。
3、作业指导书的编号为：WIXXXXX，其中“WI”表示作业指导书，“XX”为部门代码，“XXX”为流水号。
4、规范、标准的编号按照原文件的编号执行。
5、图纸的编号按照企业的图纸编号规则执行。
6、外来文件的编号为：WLXXXX，其中“WL”表示外来文件，“XXXX”为流水号。
六、文件的编写、审核和批准1、质量手册由质量管理部门组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。
质量管理体系程序文件-2.01文件控制程序
质量管理体系程序文件-2.01文件控制程序质量管理体系程序文件 201 文件控制程序一、目的为了对质量管理体系所要求的文件进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，特制定本程序。
二、适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制，包括质量手册、程序文件、作业指导书、外来文件（如法律法规、标准规范）等。
三、职责1、质量负责人负责组织编制质量手册和程序文件，并审核其适宜性。
2、各部门负责人负责组织编制本部门的作业指导书，并审核其适宜性。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
4、使用者负责妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、质量手册：是阐述公司质量管理体系的纲领性文件。
2、程序文件：是描述质量管理体系过程活动的文件。
3、作业指导书：是指导具体操作的文件，如检验规程、操作规程等。
4、外来文件：包括国家法律法规、标准规范、顾客提供的文件等。
五、文件的编号1、质量手册的编号为：QM 版本号2、程序文件的编号为：QP 序号版本号3、作业指导书的编号为：WI 部门代码序号版本号4、外来文件沿用其原编号。
六、文件的编写与审批1、质量手册和程序文件由质量负责人组织编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布实施。
2、作业指导书由各部门负责人组织编写，经部门主管审核，质量负责人批准后发布实施。
3、外来文件由相关部门负责收集、识别其适用性，经部门主管批准后使用。
七、文件的发放1、文控中心根据文件的使用范围确定发放对象，并填写《文件发放回收登记表》。
2、文件发放时应注明发放编号和受控状态，确保使用者得到的是有效版本。
3、对于电子版文件，应通过内部网络进行发放，并设置访问权限。
八、文件的使用1、使用者应严格按照文件的规定进行操作，不得擅自更改文件的内容。
2、当文件内容不清晰或有疑问时，应及时向文件的编制部门或文控中心咨询。
3、使用者应妥善保管所使用的文件，防止文件丢失或损坏。
基础管理文件体系控制程序
1 目的为进一步健全、规范公司基础管理文件体系，确保文件内容充分、适宜，且在实际工作中能有效的指导员工，特制定本程序。
2 适用范围适用于公司基础管理文件体系的管理，以及基础管理文件的编制/修订、标识、审核、批准、发放、执行及维护更新等事宜。
3 术语和定义程序：对主要业务或管理流程的全过程进行规定的文件。
作业标准及流程：共分为三级。
一级作业标准及流程：各流程模块内主要工作的操作规定；各专业委员会章程。
二级作业标准及流程：各流程模块内一般工作的操作规定或对一级作业标准及流程的补充规定。
三级作业标准及流程：只在职能部门内即可完成的业务操作；各类技术标准。
表单：记录所取得的结果或提供所完成活动的证据文件。
分为两级，一级表单为跨职能使用；二级表单为职能部门内部使用。
基础管理文件：为规范公司管理而制定的各类程序、作业标准及流程和表单。
分为公司级基础管理文件（包括程序、一/二级作业标准及流程和一级表单，具体详见《公司级基础管理文件清单》）和中心级基础管理文件（包括三级作业标准及流程和二级表单）。
基础管理文件的格式详见《程序（作业标准及流程）模板》、《表（单）模板》。
基础管理文件体系：对公司各类基础管理文件进行管理的系统。
文件改版：指对职责或工作流程等要素进行调整的文件修改。
文件修订：指仅对语句、单个节点操作等细节进行调整的文件修改。
4 职责4.1 战略管理中心是公司基础管理文件体系建设的管理部门。
4.1.1 负责基础管理文件体系的建立、健全和维护；4.1.2 负责审核文件内容及与其他文件的相容性；4.1.3 负责颁布试行文件及正式文件的电子文档；4.1.4 负责组织文件颁布后的培训考核工作；4.1.5 配合监察审计中心进行全面体系审核。
4.2 监察审计中心是公司基础管理文件体系监督的管理部门。
4.2.1 负责对文件的流程合理性和权限进行审核；4.2.2 负责组织全面的体系审核，以验证体系的有效性和符合性。
4.3 各中心/部门是对应文件的主责部门。
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管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。
D 表单—文件号后缀两位数，01，02……依次表示。
4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定》执行。
管理体系文件控制程序受控状态：4.5 文件的受控及其标识4.5.1 在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。
4.5.2 文件的受控与非受控A 受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册，是手册的文本；B 文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即：1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本，受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。
C 需受控的文件文本，一般简称为受控文件。
4.5.3 一般情况下，在受控文件应加盖“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。
4.5.4 文件发放前，发放责任部门盖受控章。
4.5.5 对有时效限制的临时性文件、一次性文件( 如内审计划等)，不盖“受控文件”印章，需要时，可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。
4.4.6 用以记录的表格均不盖章。
4.6 文件发放4.6.1 发放范围的确定：文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。
4.6.3 发放部门：由管理部资料室负责。
4.6.4 发放要求A 收、发双方应在《文件分发/回收表》中做好记录。
B 《文件分发/回收表》留存：管理部资料室留存。
4.7 受控文件、记录清单的控制4.7.1 受控文件清单的适用对象A 适用对象：纳入体系管理的通用文件；如程序文件、作业文件、法规、标准等；B 不适用对象1）与体系无关的文件；如行政文件：人事任免、会议通知、计划生育等；管理体系文件控制程序受控状态：2）有时效的文件；如：生产计划、内审计划、销售通知、临时工艺变更单等；3）所有的记录；如管理评审报告，进货检验记录等。
4.7.2 受控文件清单主要用以明确公司文件的：A 类别、数量；B 最新、有效的版本及修订状态。
4.7.3 本公司按下列要求建立《受控文件及记录清单》：A 管理部组织制订全公司管理性文件的受控清单，包括（但不限于）：1）管理手册及程序文件；2）各类作业管理文件；3）各类表格；4）适用的法规、管理标准等。
B 生产部、质量部制订全公司技术性文件的《受控文件及记录清单》，包括（但不限于）；1）工艺文件；2）检验作业文件；3）质量标准（包括产品标准、试验方法标准等）。
C 公司不要求建立部门受控文件清单。
4.7.4 受控文件清单的管理A 受控文件清单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。
B 每年12月，管理部资料室必须对受控文件清单进行调整、重新发布。
4.8 文件的使用管理4.8.1 文件文本的控制为便于查对或复制，公司制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文档），保存部门：A 管理类法规、文件、标准——管理部档案室B 技术类法规、文件、标准——管理部档案室。
4.8.2 文件的现场管理A 有关部门对接受的各类文件，一般应存放于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管；B 文件持有部门/人员应保持文件清晰，以便于识读，应防止污损；C 除文件管理部门外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发；D 各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。
管理体系文件控制程序受控状态：4.9 外来文件的控制4.9.1 外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。
4.9.2 对收到的外来文件，由归口管理部门评审其适用性、有效性后，报文件管理部门备案，评审适用性、有效性是指确定下列内容（但不限于）：A 文件要求是否为必须执行的；B 文件是否为有效的（最新的不一定就是有效的）；如：合同中指定了产品验收抽样标准及其版本，即使有了新版本的标准，在供需双方未达成新的协议前，合同中规定的验收标准为有效版本，而不是新标准。
C 文件是否为最新的；D 文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾；E 文件内容的规定对本公司是否完全适用；F 文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行；G 与有关方面进一步沟通的必要性等。
4.9.3 外来文件在发放管理上按本公司文件发放规定办理。
4.9.4 对不适宜直接使用的外来文件，归口管理部门应根据其原则要求转化为本公司的内部文件，并按规定的程序审批。
4.9.5 根据外来文件来源，归口部门应组织跟踪其最新版本（如组织对外部法规、标准查新），以便于及时更新，确保现行使用的文本均为有效版本。
4.10 文件的定期评审4.10.1 应针对下列情况，对所发布文件进行评审、更新：A 管理体系的变更；B 管理体系的改进；C 市场及顾客要求的变化；D 法规、标准要求的变化等。
4.10.2 文件评审的时机公司各类文件自发布之日起管理部按下列时间要求评审、更新：A 年度审查：每12个月内至少评审一次，以确定有无更新的必要，审查认可或更新后的文件通过最新的《文件、记录受控清单》公布；B 三年换版：未作任何更新的文件，每三年内必须至少强制换版一次。
4.11 文件的更改4.11.1 更改权管理体系文件控制程序受控状态：A 任何部门/人员均有权对文件提出更改申请或要求，但未经授权不得改文件；B 管理性文件，由管理部受理/审查更改要求或申请后，作出更改决定；C 技术性文件，由生产部、质量部受理/审核更改要求或申请后，作出更改决定。
4.11.2 更改控制A 管理部组织管理文件更改，指定的更改人拟定更改内容、填写《文件制、修订申请表》；B 按《技术文件管理规定》，生产部、质量部组织技术文件的更改；C 更改后的文件应按规定审批，如提交原审批人审批；D 更改后的文件应按规定发放，一般应按原发放范围发放；E 发放更改后文件的同时，应收回原文件；F 管理部在《文件及记录清单》上注明文件的最新修订状态。
4.12 文件收回4.12.1 出现下列情况之一，管理部应收回相关文件：A 文件被废止或替代；B 文件被更改；C 缩小文件的发放/使用范围；D 破损的文件（在换发新文件之后）等。
4.12.2 收回文件的处理A 除未破损的有效文件（如人员调离交还的文件），其他文件一律按下列要求作废：1）可允许文件归口部门保存一份作资料留用，其余销毁；2）留用的作废文件应由管理部档案室盖“作废”章；3）归口部门应将作废文件放置在专门区域，确保防止误用。
B 未破损的有效文件，一律由管理部档案室保管。
5 支持性文件6.1 技术文件管理规定6 相关表格/记录6.1 受控文件及记录清单6.2 文件发放/收回记录表6.3 文件修订申请单6.4 文件会审单6.5 文件复审记录6.6 文件销毁记录管理体系文件控制程序受控状态：文件制/修订履历表文件分发管理体系文件控制程序受控状态：DC2-0100101文件分发/回收表标题：编号：管理体系文件控制程序受控状态：DC2-0100102 文件制、修订申请表管理体系文件控制程序受控状态：管理体系文件控制程序受控状态：批准意见：批准人：日期：2005.08.20 DC2-0100104 文件复审记录管理体系文件控制程序受控状态：管理体系文件控制程序受控状态：DC2-0100105受控文件、记录清单管理体系文件控制程序受控状态：C2-0100106 文件销毁记录管理体系文件控制程序受控状态：。