管理体系文件控制程序

管理体系文件控制程序

1目的

确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。

2适用范围

适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。

3权责

3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。

3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。

3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的

评审、管理工作。

3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。技术性文件由总工程师负责管理。

3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。

4工作程序

4.1 工作流程图

4.2 文件编制的申请与决定

4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；

4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：

1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。

4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。

A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。

B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。

C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。

4.4 文件编号

4.4.1 管理文件编号方法

A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。0为版序号。为修订序号。

B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。

C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：

DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。三级文件是原化工文件系统的，编号以原来的编号表示。

D 表单—文件号后缀两位数，01，02……依次表示。

4.4.2技术文件编号方法按《技术文件管理规定》执行。

管理体系文件控制程序受控状态：

4.5 文件的受控及其标识

4.5.1 在公司范围内与管理体系运行有关的文件均为受控文件。

4.5.2 文件的受控与非受控

A 受控与否，是针对某类文件的文本，如管理手册是一个文件，复印的多本管理手册，是手册的文本；

B 文件文本，按其发放/使用对象分为“受控”和“非受控”，即：

1）“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本，受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；

2）为了宣传等目的向外分发的文件为非受控文本，如提供给顾客的管理手册。

C 需受控的文件文本，一般简称为受控文件。

4.5.3 一般情况下，在受控文件应加盖“受控文件”印章；但不盖章并不意味着文件不需受控或文件失控。

4.5.4 文件发放前，发放责任部门盖受控章。

4.5.5 对有时效限制的临时性文件、一次性文件( 如内审计划等)，不盖“受控文件”印章，需要时，可以其它方式(如公司行政公章)明确其效力。

4.4.6 用以记录的表格均不盖章。

4.6 文件发放

4.6.1 发放范围的确定：文件编制部门在起草文件的同时，确定文件发放范围。

4.6.3 发放部门：由管理部资料室负责。

4.6.4 发放要求

A 收、发双方应在《文件分发/回收表》中做好记录。

B 《文件分发/回收表》留存：管理部资料室留存。

4.7 受控文件、记录清单的控制

4.7.1 受控文件清单的适用对象

A 适用对象：纳入体系管理的通用文件；如程序文件、作业文件、法规、标准等；

B 不适用对象

1）与体系无关的文件；如行政文件：人事任免、会议通知、计划生育等；

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2）有时效的文件；如：生产计划、内审计划、销售通知、临时工艺变更单等；

3）所有的记录；如管理评审报告，进货检验记录等。

4.7.2 受控文件清单主要用以明确公司文件的：

A 类别、数量；

B 最新、有效的版本及修订状态。

4.7.3 本公司按下列要求建立《受控文件及记录清单》：

A 管理部组织制订全公司管理性文件的受控清单，包括（但不限于）：

1）管理手册及程序文件；

2）各类作业管理文件；

3）各类表格；

4）适用的法规、管理标准等。

B 生产部、质量部制订全公司技术性文件的《受控文件及记录清单》，包括（但不限于）；1）工艺文件；

2）检验作业文件；

3）质量标准（包括产品标准、试验方法标准等）。

C 公司不要求建立部门受控文件清单。

4.7.4 受控文件清单的管理

A 受控文件清单，应按受控文件进行管理，包括审批、标识、发放、修改等。

B 每年12月，管理部资料室必须对受控文件清单进行调整、重新发布。

4.8 文件的使用管理

4.8.1 文件文本的控制

为便于查对或复制，公司制订的每份文件均应保存一份母本（包括存档文本及其电子文档），保存部门：

A 管理类法规、文件、标准——管理部档案室

B 技术类法规、文件、标准——管理部档案室。

4.8.2 文件的现场管理

A 有关部门对接受的各类文件，一般应存放于工作现场（不宜贴在墙上），指定专人（如某一执行责任人）保管；

B 文件持有部门/人员应保持文件清晰，以便于识读，应防止污损；

C 除文件管理部门外，任何部门/人员不得复制受控文件，需要时，应报请增发；

D 各部门文件领用人应保管好文件，且不得外借。

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