工作分析指导手册

工作分析指导手册

一、工作分析：人力资源管理的基石

一个工作组织的出现最终会导致一批工作的出现。所谓工作，有时候我们也称之为岗位或职务，它是由一组相互联系的职责或活动组成的。而这些工作需要特定的人来完成。

在现实工作中，我们经常能够听到员工抱怨自己的才能得不到充分的发挥，认为工资关系不合理，或者认为自己长期以来得不到培训或者认为前景黯淡，等等。作为企业的管理人员，特别是企业的人力资源管理者，有责任或有义务去解决这些问题。但解决好这些问题除需要主观方面的努力之外，有必要建立客观的标准和基础。否则，解决了张三的问题之后，李四就会再次提出相关的问题。这个基础是什么？我们的回答是工作分析。

工作分析就是这样的一道程序，通过这个程序，我们可以确定工作的职责和任务是什么，以及哪些类型的人（从经验、知识、技能、身心能力的角度来看）适合从事这个工作。将上述分析的成果进行汇总，就形成了工作分析的结果，即《岗位说明书》（对于管理和专业技术岗位有时也称为《岗位描述书》）。

工作分析是人力资源管理的基础，在企业的管理当中无论我们对它怎样强调都不过份。工作分析的重要性表现在以下几个方面：

对于招聘和选择：它提供岗位所要求的人员资格；

对于薪酬：它描述了所有的付酬因素，如责任、技能、教育水平以及工作中可能出现的人身伤害，而做到这一点，必须通过工作分析才能够确定。

对于业绩考核：如果业绩考核过程是将员工的实际工作业绩同要求达到的工作业绩进行对比的过程，那么工作分析就要确定在特定岗位上的职工需要达到何种业绩标准，以及需要完成哪些特定的工作活动。

对于培训：工作分析的结果——岗位说明书提供了岗位对于员工技能的要求，从而使我们能够知道员工需要哪种技能和知识方面的培训。

对于组织：如果说管理=理事X管人，工作分析就是同时对人与事进行规划，它能够确保将所有的职责落实到人头上去。

二、工作分析的方法与程序

工作分析过程中，最为困难的事情就是收集到真实的、符合岗位实际情况的信息。所以，工作分析的过程中，一般要把相当一部分时间（一般需要60-70%）的时间用在岗位信息的收集方面。所以工作分析的方法实际上就是对于工作（岗位）信息的收集方法。

传统的工作分析一般采用观察法，这种方法对制造业的生产岗位是十分适用的。对于技术密集和脑力劳动含量较高的行业和企业，运用这种方法很难达到工作分析的目的。今天，不论哪一类企业，较多地采用的方法是问卷法和访谈法。

（一）问卷法

问卷法是此次工作分析采用的最主要的方法。它是将设计好的问卷发给员工，让员工通过填写问卷来描述其工作所包括的任务和职责以及其它信息。采用这种方法，既可以是封闭式问卷，也可以是开放式问卷。我们将这两种方法结合起来，以便取得真实全面的岗位信息。

问卷法的好处是快速高效、节省费用，在大型企业采用这种方法，其优点是显而易见的；但是，我们也不应当忽视这种方法的难点——对每一个问题进行深入的理解。如果不能够正确理解每一个问题，这种方法所收集到的信息价值将大打折扣。

（二）访谈法

在采用访谈法情况下，我们可以采用以下三种形式收集岗位信息：

1.对每个员工进行个人访谈；

2.对做同种工作的员工群体进行群体访谈；

3.对完全了解被分析工作的主管人员进行访谈。

无论采用上述三种形式的哪种方法，都应遵守一项基本原则：这些被访者的上级在场。

访谈法的优点是，它可以发现用问卷法不可能了解的工作活动和行为。其问题是，搜集上来的信息可能被扭曲。这种扭曲的情况在对“老好人”式的主管进行访谈的情况下很容易发生。

（四）岗位信息真实性控制

无论采用何种岗位信息的收集方法，由于在回答问题时，被调查者或对工作分析的目的不理解，或主观地夸大自己的工作责任，往往造成对于岗位信息的扭曲。为了避免这种情况，我们建议采用以下控制程序。

第一，在员工填写工作分析调查表的之前，应当向职工就工作分析的目的、调查表指标体系的含义进行讲解。如果部门主要领导在这个时候作个动员，要求员工实事求是地填写调查表，效果就会更好。

工作分析调查是对事不对人。其目的是明确每一个岗位应该做的工作。岗位与岗位之间工作既不能重叠，又不能留有空白。因此，务必请各位不要有顾虑。

第二，员工完成调查表填写后，部门主管应该对调查表进行审核。其审核的依据是本部门的职责，超出部门职责的工作任务或工作活动应被视为无效信息。如果认为信息有误，应当进行标注，以便在访谈时进行了解。

第三，对工作分析调查表的内容进行更正，保证内容的准确。员工的直接主管可以应当要求员工对不恰当的信息进行修正，同时，主管应当在主管填写的一览中，对一些选择项进行修改。

第四，收齐工作分析调查表。

岗位信息真实性控制程序图

个人行为组织控制

岗位信息申报

三、如何填写工作分析调查表

在明确岗位信息的收集程序后，我们就进入了岗位信息收集的重要阶段——填写工作分析调查表。保证调查表填写正确性的关键是要掌握各指标的含义。为此，我们在这一部分重点是对有关指标作一个简单的介绍，并说明如何填写岗位调查表。

1．填表人单位：是指填表人所在的工作单位。如，企业管理部、市场一部（二部）、研发部等。

2．填表人姓名：略

3．填表时间：略

4．岗位名称：指对岗位的命名。对于岗位的命名，一定要规范。

5．单位名称：如“填表人单位”。

6．岗位关系：其中，直接主管是指本岗位的直接上级。本岗位是指被调查岗位名称。如：

7．工作目的：在此栏目中，主要回答为什么设臵本岗位。

8．职责任务：职责是指被调查岗位担负某一个方面的工作或责任，它是由一项或多项相互联系的任务的集合。

9．绩效标准：由员工或主管提出适合于本岗位绩效考核的要点。主要侧重于工作效率、时间、数量、质量、成本以及员工工作行为方面。

10．工作禁忌：是指按照工作要求应当避免的言行。

11．沟通责任：在工作中用口头或书面形式与外界接触的责任。

12．管理层次：岗位在组织中所处的管理层次。在岗位调查表中，管理层次以所管理的机构层次为标准。

13．监督责任：在职责范围内所具有的对于自己或下属职工的监视、督导的责任。

14．人员培养：工作中需要承担的培养、招募员工的责任，以及根据企业发展战略需要建立合格员工队伍的责任。

15．决定权：代表企业或部门进行管理的过程中，需要在几种方案中选择最佳方案的智力劳动。这