WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用

WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用

利用WPS表格强大的制表功能，我们能够很轻松完成表格制作，数据的统计分析等任务。但是在数据录入的过程中难免会输入一些错误的数据。比如重复的学号、身份证号，超出正常范围的无效数据。另外，怎么样快速输入一些有特定范围并且重复输入的数据。这些问题我们都可以利用WPS中“数据有效性”这一工具很好的解决。

输入前设置“数据有效性”避免错误

案例一：

在WPS表格中输入数据时，有时会要求某列或者某个区域的单元格数据具有唯一性，比如学生的学号，员工的ID，身份证号等。我们在输入时有时会出错导致数据重复出现，而且这种错误又很难检查。我们就可以利用“数据有效性”来解决这一问题。

1、打开工作薄，如下图1，

图1

2、选中“学号”一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，如图2，

图2

3、打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”（不包括引号），如图3，

图3

4、切换到“出错警告”填写标题和错误信息，单击“确定”，如图4，

图4

5、下面我们开始输入一些数据检验一下效果。输入不重复的数据时，可以正常显示，如图5，

图5

当输入重复数据时，弹出错误警告对话框，要求要求用户检查后输入正确数据，如图6，

图6

注：=COUNTIF（A：A，A1）=1 意思是,在A列每个单元格只能出现一次,当第二次出现时因为函数值,COUNTIF（A：A，A1）=2,将会出现错误提示. =COUNTIF（A：A，A1）>1 意思是,在A列当一个单元格的内容在该列是第二次,第三次……出现，单元格变变成红色。

案例二：

我们在使用WPS表格处理数据时，很多情况下输入的数据是有一定的范围的，比如输入学生的各科成绩时，一般是百分制，分数的范围是0—100之间的小数。超过范围的就是无效数据，我们可以输入数据之前设置数据的有效范围避免出现错误。

1、选中要设置数据有效性单元格范围，如图7工作表中选取的表格区域：“C2:E8”

图7

2、点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“小数”，范围是介于最小值0和最大值100之间，如图8，

图8

3、点击“输入信息”选项卡，填写标题和输入信息。这样，用户在输入数据时可以提醒用户有效的范围，如图9，

图9

4、点击“出错警告”选项卡，填写标题和错误信息，单击“确定”，如图10，

图10

5、我们来检验一下设置的效果，选中C列任意单元格，输入数据之前有相关的提示，如图

11，

图11

6、输入正确范围的数据可以顺利的继续进行操作，如果输入超出范围的数据时，弹出错误警告对话框，要求用户检查后输入正确数据，如图12，

图12

二、利用“数据有效性”快速输入数据

案例一：

我们在刚才的表格中插入“性别”和“院系”两列，我们分别叙述设置的两种不同的方法。在性别一列我们只需要输入“男”或“女”两种结果，我们利用“数据有效性”可以快速准确的输入。

方法一：

1、选中“性别”这一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“序列”，“来源”中输入“男”“女”。注意不同选项之间用英文状态下的逗号分隔。点击“确定”，如图13

图13

2、我们来看一下效果。当我们点击“性别”这列下的单元格时，在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头，点击箭头就会看到“男”、“女”2个选项，选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中，如图14，

图14

方法二：

我们来换种方法来设置“院系”一列的有效性。

1、首先在整个表格的右侧的某列中，如在L列输入的院系名称，如图15，

图15

2、选中“院系”这一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条

件是“序列”，“来源”中点击如图16中箭头所指向的按钮。

图16

选中刚才在图15中输入院系名称的单元格，点击“确定”。如图17所示

图17

3、现在我们来看一下效果，当我们点击“院系”这列下的单元格时，在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头，点击箭头就会看到我们所设置的所有院系名称，选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中，如图18，

图18

4、如果我们要修改其中某个院系的名称时，只需要修改L列中数据即可。为了避免无意中错误的修改、删除L列的院系名称，我们可以将L列隐藏起来，如图19。

图19