04物业管理前期筹备工作流程( word 可编辑版)

为物业管理项目的筹建工作提供指引，从规范机构设置、人员编制、规范建设、硬件装备、公共关系建立、印鉴证zhao 办理及开办费测算等方面，保证新项目筹建工作顺畅、有序进行，为以后管理项目日常工作的开展打下基础。

2. 范围

适用于筹建新物业管理项目之用。

3. 职责

3.1 新项目预订入伙前六个月成立相应的物业管理项目筹建组。

3.2 物业管理项目筹建人员负责参照本工作指引，结合新项目的实际情况制订筹建计划并具体落实。

4. 方法和过程控制

4.1 机构设置、人员编制

4.1.1 物业管理项目筹建人员应根据《物业管理方案》确定项目的机构设置

及人员编制。

4.1.2 设置原则：根据项目经营管理的规模、复杂程度、智能配套、楼宇类型、数量、档次、功能及设施配备、周边环境、以及发展商对物业管理服务的要

求等实际情况，本着利于统一领导、分级管理、精干高效的原则按需设置机构。

4.1.3 职责类型：物业管理项目根据专业需要，一般情况涵盖的主要职责包括：

a. 人事行政：负责人事事务操作、行政后勤、人员培训、绩效考核、资料

管理、信息管理、公关协调等内部管理工作。

b. 客户服务：负责前台接待、社区文化、装修管理、会所管理、特约服务、

投诉处理、品质监控等工作。

c. 财务管理：负责财务核算、费用收缴、经营管理等工作。

d. 保洁绿化：负责清洁消杀、绿化维护、家政服务等工作。

e. 工程维修：负责房屋本体维护、公共设施维护、工程配套完善、家政室

内维修、装修监控等工作。

f. 安全管理：负责消防安全、车场管理、小区内公共区域治安防范、出入

口管理等工作。

g. 物业管理项目筹建人员应综合考虑项目的业务需求及成本状况，必要时

可合并或调整部分岗位的职能，发挥机构及人员的最大功效。

4.1.4 职务类型：物业管理项目的职务设置应根据人员编制的多少及项目管

理的复杂程度来配置，基本上包括 3 个层次：

a. 决策层：包括项目经理、经理助理等，对项目负全面责任，负责对下属

人员进行指导和管理，并承担重大问题的处理和决策责任。

b. 管理层：包括项目各职能、技术、业务主管部门或人员等，负责在各自

职能范围内支持和指挥下属人员及协助领导工作。适用于物业管理规模较大、种类较繁、专业服务组较多的物业管理项目。

c. 操作层：包括业务主办、具体操作人员等，负责具体事务的操作和制度

执行。

d. 对于新建的、物业管理业务量较小的项目，通常采用直线式的两层次（决策层和操作层）的组织架构形式，此时，决策层集决策和管理为一体。

4.1.5 组织架构：

图中所示各岗位、职务名称可以根据项目实际情况及业务需要进行增删和调

2

2 2

4.1.6 定编程序：

a. 根据市场水平确定项目的物业管理费标准，以此为基础制订管理预算及服务方案，确定人力成本构成。

b.

人力成本占总预算的比例建议控制在 50％以内，具体构成如下：

占总预算

项目 备注

的比例

人力成本 30~50％

如保安、保洁服务外包，则人力成本控制在

30％

保洁（外包） 10％

如保洁服务不外包，则相应的保洁费用隶属人

力成本范畴

保安（外包） 15％

如保安服务不外包，则相应的保安费用隶属人

力成本范畴

c.

根据人力成本构成，结合项目实际情况，分配项目各岗位的人员编制。 d.

不同类型项目人均管理面积建议如下：

项目类型 人均管理建筑面积

2 2

建筑面积 10 万 M 以上 1400～2000M

住宅 建筑面积 10 万 M 以下 1200～2000M

高层商住楼

800～1000M

4.1.7 定编要求：

a. 按需定编：物业管理岗位设置类别、场所、定编人数着重要符合现场需求。常

见业务岗定编要求如下： i) 安全岗的定编应综合考虑小区特点：如出入口的多少、小区智能化程度、小区

是封闭管理还是开放式管理、小区周边的治安状况等因素。常见岗位归纳如下： 岗位

性质

固定岗

岗位类别 工作场所 现场需求 编制方法

门岗（或大堂岗） 人行出入口 控制行人进出 1 岗 1 人，全天轮岗控制中心岗 控制中心 控制中心监控 1 岗至少 1 人，全天

轮岗

消防中心岗

消防中心

消防中心监控 1 岗至少 1 人，全天

巡逻岗

车场岗

机动岗

检查岗

现场

全程监控临时替补

班组长兼任

轮岗

形象岗

大门或大堂

展示形象、

1 岗 1 人，日间站岗

接待引导 楼内巡逻岗 楼内 楼内治安

工作量按楼栋设置 楼外巡逻岗 楼外 楼外治安

工作量按地形设置 车场门岗 车辆出入口 控制车辆进出

1 岗 1 人，全天轮岗 车场巡逻岗 停车场

车场巡逻 工作量按地形设置

ii) 保洁岗的定编应根据物业类型、物业档次的定位等进行综合考虑，常见岗位划分如下：

岗位类别工作场所现场需求编制方法

楼内岗楼道、大堂、电梯等楼内保洁工作量按楼层设置

楼外岗家政岗楼外公共区域

住户室内

楼外保洁

家政服务

工作量按面积设置

根据业务需要设置

垃圾清运岗楼外指定区域生活垃圾收集、清运按照当地情况设置iii) 绿化岗的定编应根据绿化面积及园林复杂程度，其工作内容可包括浇水、施肥、拔杂草、修剪、消杀、绿化带卫生、补苗等，一般按人均养护面积约4000 平方米分配人员。

iv) 维修技术岗的定编应根据项目配套设施、设备的数量和复杂程度、住户室内维修、装修需求多少综合进行考虑。

b. 合并满负：本着节省人力成本的角度出发，提倡岗位一专多能、分工不分家的

模式，各编制员工工作量应尽可能饱满、效率高。常见案例：

i) 根据项目结构特点，行人及车辆出入口往往彼此相连，可以考虑合并门岗和车

场门岗；

ii) 控制中心往往兼负消防控制职能，可以考虑与消防中心合并；

iii) 高层楼宇或封闭苑落可以考虑在大门或苑落大堂处设置形象岗，兼负形象、安全、客服等职能；

iv) 物业管理不同阶段对人员编制的要求不一样：集中入住期、装修、返修高峰期，工作量大，人员定编相对较高（可考虑从其它项目调配或临时借调人员），物业

日常管理阶段，则应考虑合并满负、优化整合。

c. 按价定质：即价格决定服务品质，各岗位员工的作息时间、工作频次、服务标

准应严格按照委托合同内容及管理费收费标准制定，防止服务过剩，人力成本相应增加。

d. 按量定编：根据确定的岗位工作量（包括作息时间、工作频次、服务标准等）

分配人员编制。部分岗位的工作量需实地测试，并定期进行工作量评估，适时对部分岗位进行合并满负。

e. 合法定编：人员定编操作不得违反国家及当地劳动法规规定。

4.2 招聘培训

4.2.1 物业管理项目筹建人员应根据审定的项目组织架构、人员编制、岗位需求，开

展相应的人员招聘工作，并确保各岗位、各专业人员按期到位，到位期限建议如下：

岗位名称建议到位时间备注

服务中心经理交楼前 3 个月前期

普通管理人员交楼前 3 个月介入

维修技术员交楼前 3 个月人员

除外

保洁员交楼前 1 个月

安全员交楼前 1 个月

会所服务员交楼前 1 个月