档案整理规则

江苏淮阴发电有限公司

文书档案整理规则

1总则

1.1为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》和《江苏省国信集团档案管理办法》，结合公司实际，制定本规则。

1.2 本规则以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为指导思想，以计算机管理档案为基础，改革传统的立卷方法，推行文件级整理，对应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理原则、整理要求和整理方法作出基本规定。

1.3 本规则从2004年1月1日起实施。

2 整理原则

2.1 将文件以件为单位进行整理归档。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2 归档文件应以本单位产生的具有查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般不归档。其它文件可作资料备查。

3整理要求

3. 1归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。

3.2归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。用纸尺寸采用国际标准A4型；纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

4整理方法

4.1件的确定

一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；收文的文件处理单与收文为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、

函与复函等）；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

4.2 分类

归档文件采用年度----保管期限分类法。即在同一年度下，将归档文件按永久、长期、短期相对集中装盒。

分年度。将文件按其形成的年度分开。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。

分期限。将文件按照规定的保管期限分开。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

4.3装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。

装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。

4.4排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。

4.5编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类

方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注（室编件号）；总页数填写每件文件中有图文的页面的总数。

归档章格式见图A1。归档章采用红色印泥，填写项目的字迹材料应耐久。

4.6 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，生成相应的机读目录，打印装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份（一次写光盘），一般一式两份。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。件号填写室编件号；责任者填写发文机关或署名者（署名者应注明行政职务）；文号填写文件的发文字号；题名填写文件标题，如重拟标题，外加“[ ]”号；日期填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030101；页数填写每件文件的总页数；备注填写注释文件需说明的情况。

归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等必备项（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写全称或规范化简称。

4.7装盒

将归档文件按年度、保管期限依件号顺序装入档案盒，放入备考表，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号用铅笔填写档案盒的排列序号。

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名；日期填写归档文件整理完毕的日期。

5排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与分类方案一致，即每年形成的档案按永久、长期、短期顺序依次上架。

2004.04.15