大学课件:《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法精讲

合集下载

《秘书学概论》课件说明(编辑定稿)

《秘书学概论》课件说明(编辑定稿)

思考训练题 紧随课堂内容,能使学生对该章教学内容做到温故知 设计巧妙 新。固定答案试题与开放性试题相结合,灵活运用。 选取知识结合紧密的其他教材或读物以及互联网上相 知识拓展、知 识本源 关知识,利于学生进行课后自主知识拓展。强化教学互动, 引导改进创新,促进学生终身学习意识的形成与能力的培 板块巩固 养。
第五章 第六章
名称
秘书职能环境 秘书章 第四章
秘书机构
秘书素养 秘书职能
5学时
6学时 8学时
第七章
第八章 第九章
秘书团队管理
秘书职业资格认证 国外秘书工作概况
5学时
5学时 3学时
总计
10章、10份课件
54学时
(二)文件组成
本课程按章共10个课件包、一份doc课件说明。每章课件
5
单击鼠 标左键
返回对应的上 一级标题目录
6
空格链接
单击鼠 标左键
链接打开随教 开放性题目由 学课件附有的 学生自主作答, word文档制作 教师引导 的答案
五、作者群体
(一)教材作者
章 作者 单位 章 作者 单位
绪论
第一章 第二章 第三章 第四章
杨锋
胡明波 杨锋
广州大学
南京师范大学 广州大学 云南师范大学 华北科技学院 广州大学 重庆师范大学
3
4 5
精选书本理论读物,同时提供网络上 与该章相关方面知识的链接地址。
(二)课件层次与按钮
1. 课件结构层次
统一按“章”、“节” 、“一、” 、“(一)” 、“1.” 、 “(1)”和“正文”七级纲目,字体格式按照统一标准制作。
2.链接按钮(示图见下一张)
1.箭头按钮。各章案例后第一张为章节片,整体展示该章,各节后 以箭头按钮 ,链接至具体讲授片部分。

秘书学概论第六章

秘书学概论第六章



2.应对面试 一般意义上所说的面试是指招聘者通过与求职者面对面 地直接交谈,或将求职者置于某种特定情景中进行考察, 从而对求职者的思维能力、表达能力等方面进行评价的 一种方法,在招聘/应聘过程中发挥着非常重要的作用。 秘书求职者必须高度重视面试关。 (1)了解面试目的。面试环节主要考察求职者的思维能 力、分析能力、表达能力、应变能力、操作能力、个人 形象、心理素质等。通过面试,招聘者要了解求职者是 怎样一个人。秘书求职者应当根据自身的实际有针对性 地加强相应的修养和锻炼。

(2)内容规则。 · 没有不当信息。 · 描写生动。 · 使用不同版本。 · 真实相关。



三、应对测试的技巧 1.应对笔试 笔试是由招聘者编制问题,让应聘者用笔解答,据此评价求职者的 一种方法。具体实践中,笔试的作用有两个:一是作为整个面试过 程的一个组成部分,二是做为筛选面试者复试的一种前置方法。不 管是哪种情况,秘书求职者都要做好充分的应对: (1)了解笔试的内容。笔试一般测试秘书专业知识、应用写作水平、 英文水平、函电业务和相关专业知识水平,也可以测试社会科学和 自然科学的基础知识,甚至在笔试中夹杂心理测试和情商测试等内 容。 (2)掌握答题的技巧。笔试有严格的时间限制,试题也会有难有易。 秘书求职者必须有时间观念,在规定的时间内答完试题。答题顺序 要灵活,本着先易后难的原则。另外,要尽量把字写好写清,保持 卷面整洁。
(3)做好面试准备。面试准备主要应该着眼于了解招聘 单位、梳理个人情况和修饰仪表仪容。 首先要了解招聘单位。 其次要梳理个人情况。 最后要修饰仪表仪容。


(4)把握答问技巧。 一是求准确。在回答问题时,答非所问、含糊其词、支 支吾吾、牵强附会等,都是主考官所难以接受的。求职 者必须认真倾听主考官的问题,仔细推敲,弄清实质, 然后再迅速作出准确的回答,比如用什么程序回答、用 哪些知识回答。要做有理有据,重点突出,不能长篇大 论,不得要领;要讲清原委,避免抽象,以求给主考官 留下具体的印象。准确还要求求职者做到语言得体,答 问适度,要针对不同的场合、针对不同的主考官,作出 适合此人的回答。

秘书学概论6

秘书学概论6

一、八大工作:办公室管理;通讯工作;接待工作;日程安排;督查工作;保密工作;印信工作;值班工作。

二、办公室管理的作用:1.办公室是指挥部2.办公室是工作室3.办公室是窗口:办公室又是机关和企事业单位与有关单位工作业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所,是一个窗口。

办公室的设施、装饰、环境,办公人员的工作态度和工作作风,都代表着机关或企业的形象。

树立良好形象,乃是一个组织生存发展的必备条件。

三、接待工作应遵循哪些原则?1、文明礼貌:秘书对待任何来客都应以礼相待,而不计其职务高低、衣着服饰、是否熟悉等情况。

对经常联系或上司约请的来客,秘书主动称呼,问候对方,及时通报或引见给上司,并视需要送上茶水或咖啡。

2、负责:秘书在接待来客时要对本单位负责,也要对来客负责。

对于初次来访者应该确定其身份再交谈,在交谈的过程中应注意必要的内容和范围。

在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理,不能故意推诿、拖延或敷衍了事。

3、与人方便:秘书应尽可能给来客提供方便。

引见、提供资料、转告转办、介绍情况、提供资料等,对外地来客,秘书还应该帮助办理膳宿以及指点交通路线,代办车、船、机票等。

4、讲求实效:秘书接待时应注意不浪费客人的时间,也不浪费自己的时间,更要节省上司的时间。

善于在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围。

5、按制度办事:秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。

6、遵守纪律:接待工作中秘书外出机会多,自由度也比较大,尤应注意自觉遵守纪律,比如保守纪律等。

四、督查:指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查,使之落实、妥善。

督查工作的作用:(1)对领导的作用。

监督工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段;监督是促进领导决策正确、科学的必要环节;监督是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。

(2)对秘书的作用。

是秘书的一项重要职责;是秘书发挥参谋、助手作用事物重要方面。

教学课件 秘书学概论--杨继昭

教学课件 秘书学概论--杨继昭

第一节 秘书学的研究对象与内容
一、秘书学的形成
秘书和秘书工作作为一种社会现象, 几乎同人类社会一样久远,即使从有文 字可考的文明时代开始,至今也已经有 了数千年的发展历程。
在我国,现代意义的秘书学形成于 20世纪80年代,并伴随改革开放而发展。
第一节 秘书学的研究对象与内容
二、秘书学的研究对象
自从秘书学产生至今,在秘书学的 研究对象问题上,存在多种意见,例如, 秘书学的研究对象是秘书工作;秘书学 的研究对象是秘书和秘书工作;秘书学 的研究对象是秘书、秘书工作和秘书机 构;秘书学的研究对象是秘书活动,等 等。可谓众说纷纭,尚无定论。
第一节 秘书学的研究对象与内容
4、科学地说明秘书人员的从业要求和成 长途径,为培养和造就大批高质量的, 满足社会主
义现代化建设事业需要的秘书人才创造 条件。这也是秘书学研究的重要任务之 一。
第一节 秘书学的研究对象与内容
5、建立和完善具有中国特色的秘书学理 论体系,这是秘书学研究过程中的一项 极为艰巨又责无旁贷的任务。
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
5.秘书学与公文写作学的关系 公文写作学是研究公文文体及其写作规律与方法的一门应用
学科,属于写作学的分支科目。它以提高机关公文的写作质量, 更好地满足组织和领导信息沟通的需要为宗旨。
秘书学的研究内容里面,包含着公文写作的内容。这是因为 代领导人或组织草拟文稿,“以文辅政”是秘书人员的经常性工 作,是秘书人员发挥参谋助手职能的重要体现。秘书人员应当作 为第一流的文章写作能手。因此,秘书学历来注重培养秘书人员 的公文写作能力。
秘书学与领导科学具有及其密切的 关系。这是因为,秘书与领导,秘书工 作与领导工作关联紧密。秘书是为领导 工作服务的,秘书工作的成绩体现在领 导工作的成绩之中。因此,秘书学和领 导科学就自然而然地实现了“手牵手”。

秘书工作的规律及秘书的思维与方法ppt

秘书工作的规律及秘书的思维与方法ppt

第一节 秘书工作得规律性
一、秘书工作得一般规律2 (二)一般规律得运用 1、从目标把握,坚持主辅配合得正确方向。(某服
装公司案例) 2、从主辅加深理解,提高综合辅助得有效性。 3、从主辅配合协调,提高综合辅助得效率。 4、从主辅增强素质,提高综合辅助得效能。
第一节 秘书工作得规律性
二、秘书工作得特殊规律1
第二节 秘书工作思维
一、运用一般思维方法2 (三)其她思维法
1、想像振奋法。 通过想象开拓思路、激发创造灵感 2、发散思维法。 特点就是思维方向多角度、多侧面、多层次; 思维活动随机应变。 3、结构思维法。 从系统与子系统得依存关系,从属关系与各种 联系得条件中分析事物规律得方法。 4、生疑提问法。 对一种事物或一个对象提出疑问得思维方法。 5、系统思维法。 从系统得观点出发,从系统与要素、要素与要 素、系统与环境之间相互联系与相互作用得关系综合地考察事物。 6、层层逼近法。 通过层层分析,向问题得实质与核心一步步地 “逼近”地思维方法。
指秘书在授权办理特定工作事务中,兼有“领导代表”与“秘 书”得双重角色 2、综合协调强化整体功能原则。
指秘书在处理协调工作中,要按照整体大于部分之与得原理, 充分发挥综合部门得作用,正确使用各种协调手段,从目标、利 益 、功能、节奏等多方面促子系统 、各要素、各相关方面得协 调配合。 3、有效信息沟通原则。
返 回
第二节 秘书工作思维
二、特殊思维方法 (一)秘书思维得层次选择 1、秘书与领导同层次思维。 2、秘书与领导不同层次思维。 3、秘书得多层思维。 (二)选择思维角度得方法 1、秘书得本位思维。 2、秘书得换位思维。 3、秘书得多角度思维。 (三)秘书把握思维节奏得方法 1、秘书与领导思维同步。 2、秘书超前思维。 3、秘书继后思维。

秘书工作的规律与方法(ppt 34页)

秘书工作的规律与方法(ppt 34页)

上司
员 工 秘 书
员 工 员 工电脑 Nhomakorabea门
员工 员工 秘书
窗户
员工 员工

上司

茶几

了解时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里就是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间还早——拖延 文件满桌病 喋喋不休的电话粥 源源不断的信息
跨越时间的陷阱 要事第一 学会拒绝 计划使用时间
第五讲:秘书工作的规律与方法
第一节:秘书工作的一般规律 第二节:秘书工作的特殊规律 第三节:对立统一规律 第四节:秘书的职业守则 第五节:秘书的思维方法 第六节:秘书的工作方法
第一节:秘书工作的一般规律
一、秘书工作一般规律的揭示 秘书在主辅配合中近身综合辅助与领
导对秘书公务服务需要相适应规律 二、秘书工作一般规律的运用
相同 5、因果推理:从某些现象的变化推出现象之间的
因果联系。
(二)形象思维和灵感思维
1、形象思维:通过感性形象把握事物的状态
2、灵感思维:是一种突发性思维,也叫直觉 或顿悟
(三)其他思维:发散思维法、生疑提问法 等
二、特殊思维方法
(一)秘书选择思维层次的方法 1、秘书与领导的同层次思维 2、秘书与领导的不同层次思维 3、秘书的多层次思维
(二)秘书选择思维角度的方法 1、本位思维 2、换位思维 3、多角度思维 (三)秘书把握思维节奏的方法 1、同步思维 2、超前思维 3、继后思维
发散思维教你解放智慧 有一天,牧师正在家里准备布道用的材料,不料,
他的小儿子却一直吵闹不休。牧师灵机一动,从杂志上撕 下一页地图,撕成碎片,对小儿子说:宝贝,地图被弄坏 了,你要是能把它拼好,我就给你两美圆。小孩子高高兴 兴接过了那些碎片。牧师长吁一口气说,现在好了,可以 安心工作了! 不料,没到十分钟他的小儿子就回来了: “爸爸,给我那两吧。”牧师看到那张拼好的地图,大惑 不解:怎么会这么快就拼好了呢?

大学课件:《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法

大学课件:《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法
秘书工作方法,指秘书发挥职能作用,实现工作目标,完成工作任务的途径、程序和手段。 秘书专项业务活动领域十分丰富。主要有:参谋活动、调查研究、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务、信访接待等。 在实践中,完成专项业务的方法与发挥综合职能的工作方法是不能截然分开的。秘书必须根据实际需要,灵活选择并综合使用各种方法。
(二)督查工作与调研工作相结合
日常督查与重点督查相结合 日常性的督查工作是秘书的常规工作之一。 重点督查是遇到难点问题,即对全局有重大影响的事项和问题时,领导发出的指令性督查要求。为确保督查工作取得实效,秘书必须“突出重点、各个击破”。 重点督察需要注意: 把握好处理的时机,当机立断,雷厉风行,力求速战速决 抓住关键,对关键环节重点督查 讲究方法,既要坚持原则,又要灵活机动,力求督查不引发并发症,不留后遗症
单击添加大标题
(二)走访调研协调法
#2022
征询协调法 征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工作,如制订计划、修改文件、协调进度等,可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务。 应注意以下几点: 此法主要针对无根本原则分歧的失调 提醒各方有时间观念和大局观念 秘书要帮助各方相互理解、协调配合 秘书要增强及时协调意识,提高工作的效率和质量
应聘总经理秘书
阵子,我在同一天得到了两家企业总经理秘书的面试机会。巧的是面试题目都是现场写祝酒词。上午,我洋洋洒洒很快就写好了,满脸自信地交给了第一个考官。考官很认真地看过,先是点点头,然后又摇摇头:“没做过总经理秘书吧?” “文章是写得不错,可是太缺少文采了!这样的祝酒词会有人鼓掌吗?”我无语。 下午我吸取了教训,尽力地寻找华丽的词句下笔,用满了时间才谨慎地交卷,可这个考官却说:“这份祝酒词,写得浮华了吧?听众愿意听吗?”“别看你学历高,写的东西要符合领导的需要才可以。为什么下笔前不与我交流,摸清总经理的说话风格再写?” 我大悟,这不是在看文笔,而是在考……

秘书学课件——秘书工作的规律性

秘书学课件——秘书工作的规律性

第七章:秘书工作的规律性
反:秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约,
但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例 如,秘书人员应当善于领会领导意图,紧紧围绕 中心工作寻找主动出击的方向;应当具有超前意 识,增强工作的预见性和计划性;应当勤于动脑, 多思善想,积极主动向领导提出工作建议;应当 注意各种情况和资料的积累,随时掌握准确、全 面、有用的信息,等等,所有这些,都离不开秘 书人员的主动性。
第七章:秘书工作的规律性
合:秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先,二者
是相互渗透的。一方面,秘书工作在整体上具有极强的 思想性,但就局部而言,即使是思想性很强的工作,也 或多或少地带有事务性。另一方面,秘书部门日常平凡 的事务工作,又无不具有内在的思想性。其次,二者是 相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作,思想性 主要是在处理事务中体现出来的,离开事务性工作,秘 书工作的思想性就失去存在的基础和本体;思想性是秘 书工作的灵魂和“内核”,是做好事务工作的关键所在, 离开思想性,秘书工作就失去方向和目标,办事效率不 可能高。第三,二者是有主从关系的。在秘书工作中, 思想性是主导方面,事务性是从属方面,但我们决不能 因此而忽视事务工作。
1、从秘书与领导者的工作关系来看,秘书工作具有贴近运 转的特点。秘书工作是直接为领导决策和管理服务的, 是最贴近领导的工作。这种特殊的工作关系,不仅使秘 书与领导者贴身近身,形影不离,亦步亦趋,更重要的 是在政治思想、言动行动上同领导者贴脑贴心,保持高 度一致,甚至在气质习性、兴趣爱好等方面也达到志同 意合。做到心心相印,心照不宣,灵犀相通,肝胆相照, 合默契。
第七章:秘书工作的规律性
合: 秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系,
二者相互依存,相互结合,不可分割。如果只看到秘书 工作的机要性,而忽视秘书工作的群众性,把自己完全 封闭起来,拒群众于干里之外,就会割断领导与群众的 联系,脱离群众,造成信息不灵,情况不明,滋生官僚 主义和衙门作风,损害领导机关的形象和威信;反之, 如果只看到秘书工作的群众性,而忽视秘书工作的机要 性,就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕, 内外无别,泄露机密,给党和国家及组织自身造成不应 有的被动和损失,其后果不堪设想。因此,秘书工作者 必须妥善处理好二者之间的关系,既要始终坚持密切联 系群众,又要时刻注意保守机密。但是,就秘书工作的 个性特征而言,机要性是它的主要方面,因而,当保守

秘书工作规律、思维与方法概述PPT(63张)

秘书工作规律、思维与方法概述PPT(63张)
第六讲:秘书工作规律、思维与方法
一、秘书工作规律
• (一)秘书工作一般规律 • 在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务
服务需要相适应
• 为此揭示了秘书工作中: • 最本质最稳定的关系:秘书与领导主辅配合 • 基本特征:领导近身综合辅助 • 基本内容:综合辅助,既办事、办文、办会,
提供事务服务,又出谋划策,拾遗补缺,提供 参谋辅助 • 位置:领导身边,即“近身”
• 最后,当建筑材料齐备后,再将沟里的水放掉,
并把建筑皇宫的废杂物——建筑垃圾统统填入 沟内,这样又恢复了皇宫前面宽阔的大道。
丁渭造宫—续2
• 显然,这是一个非常杰出的方案。 • 首先,丁渭就地取材烧砖,解决了近处无土烧砖的难题,避免了从更
远的地方去取土烧砖;
• 其次,利用河道运送大量建筑材料,既解决了运输难题,又能将各种
案例分析
• 案例40(P137)中,领导更换后,秘书应如何做适应 工作的需要的变化?
• 案例41(P138)中,梅秘书如何与代总主辅配合,坚 持依法经营的?若代总听从了混混杨光杆的话,其后 果如何?
• 案例42(P139)中,腐败分子杨某想与其秘书建立怎 样的关系?建立这种关系的目的是什么?当腐败分子 的“忠臣”,意味着什么?
(二)一般思维方法在秘书工作中的应用
• 1、逻辑思维方法
• (1)直接推理
• 从一个判断,推出结论。
• (2)演绎推理
• 一般到个别,整体到个体
• (3)归纳推理
• 个别到一般,个体到整体
• 决策执行中:收集信息进行反馈,协助领导调控 • 2、管理事务:凡领导需代劳的,尽职尽责完成; • 领导工作需要服务的,及时有效提供; • 领导工作需要参谋辅助的,竭尽全力献计献策。

秘书工作方法与规律课件

秘书工作方法与规律课件

信息收集与处理
收集信息
通过多种渠道收集有用的 信息,如阅读文件、听取 汇报、实地调查等。
处理信息
对收集到的信息进行整理 、分析和归纳,提取有用 的信息,为领导提供决策 参考。
保密工作
对于一些机密信息,要严 格保密,确保信息安全。
03
秘书工作规律
领导意图的把握
准确理解领导意图
秘书要充分了解领导的工作要求 、目标和期望,以便在工作中准
作的及时性和高效性。
03
时间预留
在制定计划时,要适当预留一 些时间,以应对突发情况或进
2
03
建立沟通渠道
协调各方资源
传达指示
及时了解领导的需求和意见,通过多种沟 通方式,如电话、短信、会议等,保持信 息的畅通。
在领导需要与其他部门或人员进行协调时 ,要积极沟通、合理调配,确保工作的顺 利进行。
尊重他人
秘书要尊重他人的意见和建议,以便建立良好的人际关系。
解决问题
在工作中遇到问题时,秘书要积极与他人协商解决问题,以便达成 共识。
04
秘书工作技能提升
文字处理能力提升
总结词
加强文字理解、提高写作能力
详细描述
秘书作为文字工作者,文字处理能力是基本技能之一。提高文字处理能力需要注 重写作技巧、语法和标点使用,同时加强阅读理解训练,提高对文字的理解能力 。
秘书突发事件处理案例
总结词
冷静、果断、机智
详细描述
通过分析秘书处理突发事件的案例,总结出 秘书在处理突发事件时的特点和能力,强调 冷静、果断和机智等关键能力。
秘书人际关系处理案例
总结词
人际关系、团队合作、领导力
详细描述
通过分析秘书处理人际关系的案例,总结出 秘书在处理人际关系方面的特点和能力,强 调团队合作、领导力和有效的沟通技巧等关

《秘书职业概论》第六章 秘书的沟通与协调工作

《秘书职业概论》第六章  秘书的沟通与协调工作
秘书职业概论
过渡页
Transition Page
第六章 秘书的沟通与协调工作
• 第一节 秘书的沟通工作 • 第二节 秘书的协调工作
第六章
秘书的沟通与协调工作
第一节 秘书的沟通工作
第3 页
一、沟通的概念和种类
(一)沟通的概念
沟通是一种信息传递和交流的过程,不仅包括公务 信息的传递和交流,也包括个人情感、思想和观点的交 流。
“软”协调指的是以理服人,利用协商处 理的方法,劝服各方面从大局出发,以团 结为主,统一行动。“软”协调相当于做 思想工作。
第 22 页
第六章
秘书的沟通与协调工作
(二)协调的内容
1.事务协调
第二节 秘书的协调工作
• 事务协调是指根据领导的意图,对各 单位、各部门之间及单位内部就有关 文件制发、会议安排、工作和生活保 障以及行政管理等事务的协调。
第 11 页
第六章
秘书的沟通与协调工作
第二节 秘书的协调工作
第 12 页
2.关系协调
关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调,主要包括个人之间、单
反复磋商:秘书应分别向各方进行解释、征求意见,并予以沟
3 通。直至取得一致意见或制订出落实的计划。
督促落实:秘书对每一个步骤都要加以督促,并随时向各方通
4 报情况,务求最终落实。
检查反馈:计划落实之后秘书应听取双方的反馈意见,经常关心、检
5 查结果,予以巩固。如果出现新的问题,秘书应进行下一轮的协调。
方法和
技巧
5
3
注重非语
言沟通
4
运用反 馈手段
第9 页
第六章
秘书的沟通与协调工作
第二节 秘书的协调工作

秘书学___周剑平-精品课件

秘书学___周剑平-精品课件
二、信息工作程序
收集——整理——传递——存储——利用
三、信息传递
1,基本形式:信件;备忘录;通知或告示;传阅单;企事业内部刊 物;新闻稿;新闻发布会;声明;直接到位
一次,中央一位领导同志到南方某省视察,原计划要到位于该省C市 的一座大型水电站看看,后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办 公厅秦主任由于工作忙,未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消 之事告诉前卫车有关人员,而只是托人转告。次日车队到达C市时,前卫 车直奔电站,脱离了车队。事后了解,才知道前卫车人员没接到已取消 视察电站的通知。
服务质量。45家中,没有被投诉过的只有5家,投诉过5次以上的有 10家,投诉过3次以上的有20家,投诉过1次以上的10家。
王俐初步得出这些数字,但目前还是凌乱不清的,请代她用表格的 形式反映出来,以便她能及时交给李总。
一、信息整理
1,信息分类:字母;地区;主题;数字;时间。 2,信息筛选:看来源;看标题;看正文;决定取舍。 3,信息校核:溯源;比较;核对;逻辑;调查;数理统计。

3、Patience is bitter, but its fruit is sweet. (Jean Jacques Rousseau , French thinker)忍耐是痛苦的,但它的果实是甜蜜的。08:305.26.202108:305.26.202108:3008:30:575.26.202108:305.26.2021
第二节 协助管理
一、管理和机关管理的含义 二、协调管理的特点
(一)管理的综合性 (二)管理的层次性 (三)管理的间接性 (四)管理的适变性
三、协助管理的作用 四、如何有效协助领导加强管理
(一)要强化服务意识 (二)要服从领导工作的需要 (三)要上下精诚合作 (四)既要有原则性,又要有灵活性 (五)要把质量和效率放在首位 (六)要有一个好的作风

秘书学概论(PPT 85页)

秘书学概论(PPT 85页)

秘秘
书书
协 调 学
参 谋

秘秘 书书 管学 理原 学理
办文 办会 办事
综合性辅助
通用秘书学
…… ……
党 政 秘 书 学
企 业 秘 书 学
商 务 秘 书 学
司 法 秘 书 学
公 安 秘 书 学
涉 外 秘 书 学
教 育 秘 书 学
科 技 秘 书 学
当代中国秘书学
…… ……
秘 书 心 理 学
秘 学 素 质 论
(一)理论与实践相结合的方法 (二)运用比较的方法 (三)对其他学科尤其是相关学科的研究 (四)高校教师与秘书工作者的合作
中国当代秘书学
秘 书 实 务
文 书 学
秘 书 写 作
机 关 档 案 管 理
会 议 组 织 学
办 公 日 常 事 务
秘 书 公 共 关 系
信 访 学
秘 书 督 促 检 查
秘 书 信 息 学
思考题
1. 罗斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同 的?
2. 秘书与亲朋好友谈话或闲聊时,是否可以不 分场合、不分对象的畅所欲言?
3. 企业的机密有哪些? 4. 秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作?
案例分析
杨修是三国时魏军行军主薄,即为曹操掌管薄籍与
文书的官,相当于现在的政府秘书长。此人才思敏捷, 颇具才华,但却屡屡“犯曹操之忌”。《三国演义》 中载有这么几则小故事:一则是曹操去看新造的花园, 在门上写了一个“活”字,众人皆不知其意,杨修说: “门内写活,乃阔字也。丞相是嫌门阔了”。曹操知 道后,口虽称美,“心甚忌之”。二则是塞北送来一 盒酥,曹操在盒上写了“一合酥”三个字,杨修即 “取匙与众人分食”,曹操问其原因,杨修说:“丞 相已写明一人一口酥。”曹操“虽笑,而心恶之”。 三则是曹操为试曹丕和曹植的才能,杨修却多次为操 植出谋划策,使曹操认为杨修与曹植联合起来欺骗自 己,于是就有了杀杨修之心。最后,当曹操兵退斜谷, 前被马超所拒,退又恐蜀兵讥笑时,传出夜间口令为 “鸡肋” ,杨修就叫军士收拾行装,准备归程,因为

2024版《秘书学》全套课件完整版

2024版《秘书学》全套课件完整版

《秘书学》全套课件完整版•秘书学概述•秘书工作基础•秘书职业素养目录•秘书实务技能•秘书沟通与协调•秘书参谋与辅助决策•秘书培训与职业发展秘书学的定义与性质秘书学定义秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的科学。

秘书学性质秘书学具有综合性、实践性、应用性等多重性质,既包含理论知识,又强调实践技能。

秘书学的研究对象与任务研究对象秘书学的研究对象包括秘书工作的基本规律、秘书人员的素质与任职要求、秘书与领导的关系等。

研究任务秘书学的研究任务在于揭示秘书工作的基本规律,提高秘书人员的职业素养和综合能力,优化秘书与领导的关系,提高组织运转效率。

秘书学的历史与发展秘书学历史秘书学作为一门独立学科,其历史可追溯至20世纪初。

随着社会的不断发展和职业分工的细化,秘书学逐渐受到重视并得到深入研究。

秘书学发展近年来,随着信息技术的迅猛发展和办公自动化水平的提高,秘书学的研究领域不断拓展,研究内容不断深化。

同时,秘书学也日益与其他学科相互交叉、相互渗透,形成了多元化的研究格局。

秘书是协助领导处理日常事务、协调内外关系、提供信息服务和辅助决策的专业人员。

秘书职业定义秘书工作特点秘书工作范围具有从属性、辅助性、服务性、综合性、机密性等特点。

包括文书处理、会议组织、信息管理、接待工作、日程安排、督查催办等。

030201秘书工作概述秘书工作原则与要求秘书工作原则坚持准确、及时、保密、规范的原则,确保工作质量和效率。

秘书工作要求具备高度的责任心和敬业精神,严格遵守工作纪律和保密规定,注重团队协作和沟通协调,不断提升自身素质和业务能力。

秘书工作方法与技巧工作方法采用分类处理、轻重缓急、沟通协调、灵活应变等工作方法,提高工作效率和质量。

工作技巧掌握文字表达、信息处理、会议组织、接待礼仪等技巧,提升专业素养和服务水平。

同时,注重细节把握和时间管理,确保各项任务顺利完成。

忠诚诚信敬业公正对组织和领导忠诚,不泄露机密,尽职尽责。

2024年度《秘书学概论》ppt课件

2024年度《秘书学概论》ppt课件
记录方式选择
根据会议类型和需要,选择合适的记录方式,如文字记录、录音记录等。
记录内容要点
准确记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等关键信息。
2024/3/23
20
会议筹备、记录及跟进技巧
• 记录整理与保存:及时整理会议记录,形成规范的会议纪要或决议,并妥善保存。
2024/3/23
21
会议筹备、记录及跟进技巧
2024/3/23
9
保密意识及法律法规遵守
保密意识
时刻保持警惕,不泄露任 何涉密信息,确保组织信 息安全。
2024/3/23
遵守法律法规
严格遵守国家法律法规和 组织规章制度,不违法乱 纪。
知识产权保护
尊重知识产权,不盗用他 人的创新成果和智力劳动 成果。
10
03
办公室管理实务与技能
2024/3/23
2024/3/23
33
应对压力和挑战策略
识别压力源
找出导致压力的原因,如工作量过大、时间紧迫等。
调整心态
保持积极乐观的心态,相信自己能够应对挑战和压力 。
2024/3/23
34
应对压力和挑战策略
• 寻求支持:与同事、朋友或家人分享自己的感受,寻求他们 的理解和支持。
2024/3/23
35
应对压力和挑战策略
51
THANK YOU
2024/3/23
52
2024/3/23
50
建立良好人际关系网络
真诚待人
以真诚的态度对待每一个团队成员,建 立互信互助的良好关系。
关注他人需求
2024/3/23
关注团队成员的需求和困难,主动提 供帮助和支持,营造温馨的团队氛围

2024版《秘书学概论》PPT课件

2024版《秘书学概论》PPT课件

01秘书学概述Chapter秘书学的定义与研究对象秘书学的定义秘书学的研究对象近现代秘书工作近现代以来,随着社会的变革和经济的发展,秘书工作逐渐从政治领域扩展到经济、文化等各个领域,秘书人员的职责和素质要求也发生了变化。

古代秘书工作古代秘书工作主要服务于宫廷和官府,具有浓厚的政治色彩和官僚主义特点。

当代秘书学的发展当代秘书学在继承和发展传统秘书学的基础上,不断吸收现代管理理论、信息技术等相关学科的理论和方法,逐渐形成了具有时代特色的学科体系。

秘书学的历史与发展秘书学的研究方法与意义研究方法研究意义02秘书的角色与职责Chapter秘书的角色定位辅助角色沟通角色协调角色秘书的职责范围文书处理会议管理信息管理时间管理接待工作良好的心理素质耐心细致、情绪稳定、应对压力能力强。

能够协调各方资源,确保工作顺利进行。

优秀的沟通能力善于倾听、表达清晰、准确传达信息。

良好的职业道德扎实的业务能力秘书的素质与能力要求03秘书的工作流程与规范Chapter文件处理接待来访会议筹备领导交办的其他任务信息收集与整理秘书的工作流程秘书的工作规范与标准文件处理规范礼仪规范注重个人形象,保持礼貌、热情、保密规范会议筹备规范确保会议通知及时、准确传达,会议资料准备充分。

信息收集与整理规范合理安排时间,制定详细的工作计划,制定工作计划合理安排休息时间,保持身心健康,保持身心健康根据工作的重要性和紧急性,合理安排处理顺序。

优先处理重要事务提高工作效率对于非本职工作或超出自身能力范围的任务,学会拒绝或委托他人处理。

学会拒绝和委托0201030405秘书的时间管理与效率提升04秘书的沟通与协调能力Chapter01020304积极倾听,理解他人观点和需求,给予反馈。

倾听技巧用简洁明了的语言传达信息,避免使用模糊或晦涩的词汇。

表达清晰运用肢体语言、面部表情和声音语调来强化口头信息。

非语言沟通掌握商务写作规范,能够撰写清晰、准确的邮件、报告和备忘录。

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

(五)会稿协调法
会稿指若干相关部门和个人,为处理相关问题, 就所认同的内容与合作的事项等共同撰写文稿的过程。 秘书在运用会稿协调法时要做到:
1.准确把握文件内容与哪些职能部门的管理权限有关 2.要了解客观实际情况 3.要了解国家和上级组织已发布的相关的政策法规 4.约请相关职能部门人员在遵循国家和上级政策法规的基 础上,进行会稿,制成一份各方都满意的文件,再按法定程序 施行 5.组织各方通力合作,确保取得良好的执行效果
(二)办公室日常工作的规律
1.办公室存在的意义,是使领导的工作有头绪,使大量的
复杂的烦琐的工作制度化、科学化、效率化 2.办公室日常工作的正常有效运转,标志着中枢职能的 强有力实现 3.办公室日常工作要尽量合理化、效率化 4.合理优化办公室环境,可增强办公室的凝聚力和向心 力
(三) 秘书公文写作的规律
采取分解工作降低难度或交替做事的方法。 如尽可能把复杂的工作分解成小的行动,把大块时间妥善 分段,降低工作难度再各个击破关键工作。
(三)随机应变灵活处理法
领导突然交办或临时出现的工作打乱了正常的工 作秩序,往往造成秘书措手不及。突发性事务的特点 是急迫。虽然此类工作占秘书工作总量的比例并不高, 但对秘书工作的影响很大。解决好突发性的事务:
服务领导活动,辅助领导管理,适应领导观 念与行为。
二、秘书工作的特殊规律
指秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的
体现。
一、秘书工作的一般规律
(一)从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律 (二)从辅助领导管理看秘书工作的一般规律 (三)从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律
(一)从服务领导公务活动看秘书工作 的一般规律
层次性 政策性 权威性
(六)督查与督报相结合
督查与督报是确保落实的两个重要环节。当决策 开始实施以后,督查工作随之开始,督报工作也要启 动。

首先,各单位、各部门要及时开展抄报备案工作。 其次,督查人员要坚持实事求是地上报情况。使领导尽 快了解决策效应,及时发现、纠正决策实施中的偏差。

再次,及时召开督查座谈会,相互交流经验,提高督查
1.秘书工作的实质是为领导服务 2.秘书工作随管理的产生而产生 3.哪里有领导活动,哪里就有秘书的工作 4.秘书工作是领导公务活动的需要 5.秘书工作的质量影响领导工作的效果
(二)从辅助领导管理看秘书工作的一般规律
1. 辅助领导管理是秘书工作的中心任务 2.秘书必须努力提高辅助水平 3.秘书对领导的辅助是综合辅助 4.秘书工作有一定的权威性 5.辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系
华了吧?听众愿意听吗?”“别看你学历高,写的东西要符合
领导的需要才可以。为什么下笔前不与我交流,摸清总经理的 说话风格再写?”
我大悟,这不是在看文笔,而是在考……
第六章 秘书工作规律与方法


第一节 秘书工作规律
第二节 秘书专项业务工作方法 思考训练与教学互动
第一节 秘书工作规律
一、秘书工作的一般规律
1.把握好处理的时机,当机立断,雷厉风行,力求速战速 决
2.抓住关键,对关键环节重点督查
3.讲究方法,既要坚持原则,又要灵活机动,力求督查不
(四)单线督查与网络督查相结合
单线督查是指仅靠秘书督查部门督查。 网络督查是指在一定区域形成纵向到底、横向到 边的督查网络,做到上下贯通、左右顺畅、前后交叉, 确保督查预案迅速、准确、完整地得以落实,保证 “事事有回音,件件有结果”。
应聘总经理秘书
阵子,我在同一天得到了两家企业总经理秘书的面试机会。
巧的是面试题目都是现场写祝酒词。上午,我洋洋洒洒很快就 写好了,满脸自信地交给了第一个考官。考官很认真地看过, 先是点点头,然后又摇摇头:“没做过总经理秘书吧?” “文章是写得不错,可是太缺少文采了!这样的祝酒词会有人 鼓掌吗?”我无语。 下午我吸取了教训,尽力地寻找华丽的词句下笔,用满了 时间才谨慎地交卷,可这个考官却说:“这份祝酒词,写得浮
1.围绕中心工作抓督查调研 2.针对督查工作需要,把调研工作放到重要位置来抓,不 断探索和研究督查工作的新途径、新方法
3.注意总结督查和调研工作经验
(三)日常督查与重点督查相结合
日常性的督查工作是秘书的常规工作之一。 重点督查是遇到难点问题,即对全局有重大影响 的事项和问题时,领导发出的指令性督查要求。为确 保督查工作取得实效,秘书必须“突出重点、各个击 破”。 重点督察需要注意:
二、秘书督促检查工作方法
(一)督查工作与目标管理相结合 (二)督查工作与调研工作相结合 (三)日常督查与重点督查相结合 (四)单线督查与网络督查相结合
(五)督查工作与决策纠偏相结合
(六)督查与督报相结合
(一)督查工作与目标管理相结合
通过确定目标并实施目标考核和目标成果自我控
制来达到管理的目的。
(1)上行沟通
(2)下行沟通
2.横向信息沟通 根据秘书信息沟通所使用工具的不同区分 1.语言信息沟通
(1)口头语言信息沟通
(2)书面语言信息沟通 (3)态势语言信息沟通
2.网络信息沟通
四、秘书工作进程调度方法
(一)ABC重点管理法(ABC
Analysis)


(二)分解工作降低难度法
(三)随机应变灵活处理法

4.具体问题具体分析,不搞一刀切。
(三)征询协调法
征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工 作,如制订计划、修改文件、协调进度等,可以通过由 有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成 协调任务。
应注意以下几点:
1.此法主要针对无根本原则分歧的失调
2.提醒各方有时间观念和大局观念 3.秘书要帮助各方相互理解、协调配合 4.秘书要增强及时协调意识,提高工作的效率和质量
(四)政策法规协调法
政策法规协调法,是以系统完备的政策法规体系为依据
的协调方法。
在实践中的某些失调现象,有的是由于理解或执行有关政
策法规出现偏差造成的,有的是各部门在自行制定政策法规时
由于考虑问题的出发点不同,所追求的利益关系不同,导致政
策法规相冲突造成的。对此类失调问题,宜用政策法规协调法。
秘书受命处理此类失调问题时应注意:
(一)会议协调法
1.事先准备好有关会议资料。 2.根据客观需要请相关人员参加会议。 3. 秘书作为会议的召集人和主持人 , 时刻注意向主题方 向引导。 4.在协调会议上要做好必要的会议记录 ,形成工作意见,
以利于集中意见或下次会议继续讨论。
5. 制订出协调的具体措施。
(二)走访调研协调法
对不宜以会议形式协调的事项,秘书可直接通过走
督查的实施要注意:
1.相互之间配合督查,互通信息 2.建立纵向到单位、横向到部门的督查网络 3.就某一问题实施集中性的督查以防督查力量的分散
(五)督查工作与决策纠偏相结合
秘书要了解领导的意图,防止决策执行出现偏误,
使决策实施达到理想状态。
程序 性
督促检查过程中,秘书
要注意以下问题:
注重程序性。 注重层次性。 注重政策性。 注重权威性。

五、秘书工作时间调度方法
一、秘书协调工作方法
秘书协调的意义:
协调可以使各部门和人员在工作上密切配合,和谐一致,避免内耗, 从而达到齐心协力、团结一致的目的。协调也可以消除各部门在人力、物 力、财力和时间上的浪费,避免重复工作,增进效率。
协调将分散的力量集中起来,使每个单位、每个人的个别努力成为集

一靠平常培养的硬功夫(文字能力、表达能力、人际关系、
办事能力)
二要有良好的心理素质(切忌产生急躁情绪) 三是有较强的应变能力
五、秘书工作时间调度方法
在一切资源中,时间是最稀有的资源,又
是一种最易流逝的资源。
(一)科学计划使用时间法
(二)弹性管理时间法
(三)统计时间法 (四)提高时间利用率法
(一) 科学计划使用时间法
秘书计划使用时间法,就是根据领导工作的需要,在保证
工作质量和完成工作任务的前提下,对工作时间有计划地使用, 定出完成各项工作任务的时间使用标准,并按照时限完成任务, 克服时间使用上的盲目性和随意性。
(二) 弹性管理时间法
秘书必须在整体时间安排上适应领导工作的需要,而在时
(三)从适应领导的观念与行为看秘书工作的一
般规律
1.全面领会领导意图 2.取得领导信任 3.研究领导的工作特点
二、秘书工作的特殊规律
(一)秘书有效参谋活动的规律
(二)办公室日常工作的规律 (三)秘书公文写作的规律
(一)秘书有效参谋活动的规律
1.潜移默化规律 2.参谋作用普遍存在规律 3.秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律
秘书专项业务活动领域十分丰富。主要有:参谋活动、调
查研究、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务、信访接
待等。 在实践中,完成专项业务的方法与发挥综合职能的工作方 法是不能截然分开的。秘书必须根据实际需要,灵活选择并综 合使用各种方法。
第二节

秘书专项业务工作方法
一、秘书协调工作方法 二、秘书督促检查工作方法 三、秘书信息沟通工作方法 四、秘书工作进程调度方法
实施过程中要注意抓好以下几个方面:
1.督查考核
2.检查各级目标实施中的方向偏差和达标情况
3.加强督查反馈 4.实施有效的目标控制
(二)督查工作与调研工作相结合
督查与调研是相辅相成的,督查工作的实质是通
过督促检查工作了解实际工作情况,明确责任,帮助 解决有关具体困难和问题。 在开展督查活动时秘书就应当做到以下几点:
(一)ABC重点管理法(ABC Analysis)
ABC重点管理法,又称帕累托分析法、主次因素分析法 、
ABC分析法、分类管理法。它是根据事物的经济、技术等方面 的主要特征,运用数理统计方法,进行统计、排列和分析,抓 住主要矛盾,分清重点与一般,从而有区别地采取管理方式的
相关文档
最新文档