如何进行时间管理(共 60张PPT)

整理纸篓的作用 文件存档系统 各就各位的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理一件事 不要为了表面的整洁塞入一处 下班前的清理 5S……
你的办公桌怎么样？
你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感
到愉快和增加效率?
改善工作环境
将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话,
授权应有的心态?
把工作授权给下级, 应该存在一个给下属
发展的机会 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情
授权的形态
主要可以分成两种形态： 下达指令 充分信任
委派授权技巧
预期的成果
解释所分配工作的重
应守的规则
订出下属的权利范围
要性 订出需要的结果 询问下属的意见及疑 问
会议是必须开的吗？（共同问题VS部门间问题） 您必须参加吗？（是否可以授权让下属参加） 会议主题明确（不开没有主题的会议） 会议主题、内容事先知会所有参会者 会议主题数量控制（不要搭便车） 会议议程安排 会议主持人引导与控制 会议时间预计与控制 会议地点选择 会议纪律知会
往往会使您难以专心致志地工作
二、时间管理的陷阱
5、会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工的错误 无效的会议不断重复 测算一下会议成本！
二、时间管理的陷阱
6、文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人喜好
二、时间管理的陷阱
7、事必躬亲 担心部属做错 安全感 不愿意放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属
有空才阅读的书本 - READ
需要传阅的文件 - PASS ON
一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS
三、如何跨越时间的陷阱
7、角色定位与学会授权
角色定位与学会授权
授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它 通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智
诚实地面对
一个只有自己的约会 一个与自己的会议 一场与生命和自爱的对谈 一次自我探索的丰富之旅……
您会发现——
自己其实在追寻什么 活着其实多么喜悦 爱人与被爱其实多么幸福 人生的风景其实多么美好……
这个课程带给大家最 重要的信息是………...
不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是
教你怎样可以不眠不休
补充资料
理想的工作时间表
1/ 要有正面的工作态度
2/ 留意自己的表现曲线 3/ 预留自己安静的时间
4./利用工作日志
补充资料
看看你的工作日志, 然后问自己:
• 几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致 无法完成目标的事情?, 能不能早点开始?
• 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去)
分解目标
“ 剥洋葱法” “多叉树法”
补充资料
计划目标
Specific - 明确的
Measurable - 可以量度的
Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的
补充资料
如果没有目标
命中是偶然的，打不中是必然的！
补充资料
补充资料
订立计划
补充资料
订立计划以掌握时间
运用企划的概念- 拟定计划
订好长期目标, 以及的短期目标
根据目标的轻重, 安排优先次序
搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的工作 时间, 勾勒出“ 理想工作时间表”
以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三 块积木为基础, 想好一天的计划
二、时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮—滑到那里是那里 2、不好意思拒绝别人 3、反正时间还早—拖延 4、不速之客 5、会议病 6、文件满桌病 7、事必躬亲
补充资料
时间杀手的分类
有形 ( 自觉的)
接 打 会 打 官 沟 办 资 阅 交 听 电 议 扰 僚 通 公 源 读 通 电话 话
时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把可以鼓励自己的金石良言放在你抬头 可以看到的地方
改善工作环境
将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档
归档
所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理
只作参考
归档
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归档系统
一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE
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长期目标
• 个人目标• 事业目标
是否有关于健康, 休闲和营养等的目标?
长期的目标应该是
可以鼓励自己和推动自己!!!
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短期目标
项目计划( 例如推行 – 新系统) 日常运作计划 ( 编写每月生产报告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作
短期的目标应该是现实的!
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三、如何跨越时间的陷阱
3、以终为始（以最终结果来开始行动） 是必须要做的吗？ 不完成会怎么样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？
三、如何跨越时间的陷阱
4、学会应对不速之客 不要采取无条件的“门户开放”政策 授权秘书活助理对约会作初步之安排 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见部属时间，或定期会见部属 移樽就教 在办公室外接见不速之客 站立会客 让秘书控制会谈时间，或限时面谈
你是怎样编排时间计划？
一、年度计划－甘特图 二、周计划－执行事项清单 史蒂芬 · 柯维博士－“与时间 有约”
补充资料
本周目标
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
TO DO LIST - 执行事项清单
本周任务 次序 星期一 ____ 月 ___ 日 星期二 ____ 月 ___ 日 星期三 ____ 月 ___ 日 星期四 ____ 月 ___ 日 星期五 ____ 月 ___ 日 星期六 ____ 月 ___ 日 今 天 任 务次 序
5、如何减少长会议
每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有 物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作
三、如何跨越时间的陷阱
6、办公桌5S运动
三、如何跨越时间的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮—要事第一 2、不好意思拒绝别人—学会NO 3、反正时间还早—以终为始 4、不速之客—学会应对不速之客 5、会议病—如何减少长会议 6、文件满桌病—办公桌5S运动 7、事必躬亲—角色定位与学会授权
三、如何跨越时间的陷阱 三、如何跨越时间的陷阱
1、要事第一 二八定律 ABC法则 办事的优先次序
1/改 变 你 的 习 惯
－ 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属 于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。
江山易改，本性难移 !
罗曼· 罗兰名言：性情即命运 !
补充资料
立 即 行 动 !
2/ 修 正 你 的 态 度 － 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行 的蜗牛。
三、如何跨越时间的陷阱
约 会/ 承诺
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
我不懂得如何拒绝
二、时间管理的陷阱
3、反正时间还早—拖延
帕金森定律-工作会自动膨胀占满所有可
能的时间
时段隐含你可以为一项工作安排过多的 时间。而如果你给自己安排了充裕的时
间做某项工作，你会放慢你的节奏以使 用掉你分配的所有时间。
二、时间管理的陷阱
4、不速之客 没有预约的客人 无端的申诉
作 不 室 不 文 堵
风 足 政治 足 件及邮件 塞
补充资料
时间杀手的分类
无形 的 ( 不自觉)
1. 欠 缺 周 详 计 划 2. 不 懂 分 辨 缓 急 先 后 3. 过 分 注 重 细 节 4. 犹 疑 不 决 5. 不 懂 得 说 不 6. 拖 延 7. 善 忘 8. 不 懂 授 权 9. 欠 缺 组 织 10. 健 康 欠 佳
• 你最有效率和最没有效率是什么时候?
• 你将当天的主要目标完成到什么程度? • 你会照着优先次序的书面计划做事吗? • 你在适当的时间做适当的事吗? • 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? • 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? • 你花的时间与你的优先次序是否相称?
补充资料
以行动配合计划
将目标写下来 行动 次序 时间估计 灵活性 时间表 – 是什么目标? 要达致什么的成果? 要做些什么?
哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序
– 每项的行动需要多长时间? – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 – 甚么时候处理甚么事项？
补充资标？
哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对 象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人， 调查发现 ： 27%的人没有目标 60％目标模糊 10％有清晰但较短期的目标 3％有清晰且长期的目标
补充资料
为什么需要目标？
25年后调查发现 ： 27%的人没有目标—社会的最底层，抱怨整个世界 60％目标模糊—社会的中下层面安稳地生活与工作 10％有清晰但较短期的目标—成为各行业的专业人士 3％有清晰且长期的目标—成为社会各界的顶尖人士