档案管理制度(征求意见稿)

档案管理制度（征求意见稿）

第一条为加强公司的档案管理工作，规范各类文件、资料、实物的收集、整理和立卷归档，根据公司实际情况，制定本制度。

第二条公司档案工作实行统一集中管理，公司各部门在各项活动中形成的具有保留价值的文件、材料等，应将其中已经办理完结的部分按照相关要求及时交公司综合部统一归档。

第三条公司档案室的设置。

公司综合部设置档案室，存放每年产生的文书档案，及必要留存的其它档案。

第四条档案专职人员的职责。

（一）公司综合部设专职档案管理人员，负责档案的管理工作，其任务是向公司各部门档案兼职人员收集上一自然年度已办理完毕的文书档案和科技档案，鉴定、整理、立卷、归档、保存，并提供利用。

（二）公司综合部专职档案管理人员负责本部门的一切文书档案的日常收集、整理、立卷、归档，并于第二年初，将前一年的文书档案按照《公司档案分类标准》及相关要求整理完毕归档。

第五条各部门档案兼职人员的职责。

（一）综合部以外各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门工作所产生的已经办理完毕的档案的收集、整理、立卷、编目、归档。

（二）每年三月前，各部门档案兼职人员将前一年的文书档案依照《公司档案分类标准》及相关要求，整理完毕，移交给综合部档案管理人员归档。

第六条归档分类。

公司一切档案结合以下两种分类方法进行分类：

（一）依据档案的信息记录方式不同，划分为：

1、文字档案：是指公司在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文字文件及接收的外部文字文件；

2、声像档案：是指公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等；

3、实物档案：是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本企业的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯等实物材料。

（二）依据档案的内容不同，划分为：

1、文书档案：是指机关、团体、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。

2、科技档案：全称为科学技术档案，是生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。

3、会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。

4、专门档案：指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料，如人事档案、会计档案、审计档案等。

5、声像、照片档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治经济科学文化教育军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象、等方式记录信息的特殊载体并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。

第七条归档范围。

凡是本单位工作活动中形成的对本单位及社会、国家有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案部门移交归档，统一集中管理。

（一）公司文书档案，包括：

1、上级机关颁发的命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度、工作报告等文件；

2、公司内部形成的文件材料（有编号的文件、请示、通知、报告、会议纪要、会议记录及资料等）；

3、公司向上级机关的请示报告、工作计划、工作总结及对下属公司的批复；

4、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；

5、公司领导重要活动、公司总结和部署、规章制度、战略研究、信息刊物、基建项目、法律事务等各类文件、资料；

6、经营管理工作形成的文件材料（计划管理、统计报表、资产管理、股权管理、产权变动、清产核资、审计报告、商务合同、投资项目、收购项目等一切材料）；

7、公司技术管理类文件材料，项目管理、投资管理、市场调查、立项、可研、投资、监督考核、科技发展、科技规划创新等一切材料、文件。

8、其他应归档的文件、资料（各部门主要业务工作、部分无编号的文件等）。

（二）科技档案

1、科技档案包括三类：项目档案、用地档案、科研档案。

2、项目档案包括基建文件、监理文件、施工文件、竣工文件、工程档案封面、目录和其他资料。

（三）专门档案：

1、财务档案由公司财务管理部门负责保管；

2、人事档案由公司人力资源管理部门或委托的中介机构（人才交流中心）负责保管。

第八条文书档案归档案卷的质量要求及立卷方法。

（一）归档案卷质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同价值，便于保管和利用。

（二）立卷方法

1、根据文件材料本身的时间特征、作者特征和问题特征组卷。将具有共同特征和联系密切的文件组合在一起，即把一年中同一作者（指组织机构）所形成的同一问题或具有相同性质的同类问题的文件材料放在一起组成一卷，组合方法是按年代――组织机构――问题进行组卷。

2、区分文件材料的不同保存价值。由于文件内容重要程度不

同，所起的作用不同，保存价值也不同。所以，为了日后管理和鉴定的方便，在立卷时必须把具有不同保存价值的文件材料分别立卷，即把需要永久保存、长期保存和短期保存的文件材料分别立卷。

3、在归档的文件材料中，应当把每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的总结放在总结年度内的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

5、立卷时要检查文件是否处理完毕，没有办理完毕的文件材料不立卷。还要检查文件是否齐全完整，如有请示一般都要有批复，附件一定要齐全。属于上报下发的文件必须有领导签发的意见。

6、卷内文件的排列和编号。

（1）要求卷内文件应保持文件之间的联系，排列次序有条理，并编号固定文件位置。

（2）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料必须放在一起排列。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在