档案管理制度(征求意见稿)

档案管理制度（征求意见稿）
第一条为加强公司的档案管理工作，规范各类文件、资料、实物的收集、整理和立卷归档，根据公司实际情况，制定本制度。

第二条公司档案工作实行统一集中管理，公司各部门在各项活动中形成的具有保留价值的文件、材料等，应将其中已经办理完结的部分按照相关要求及时交公司综合部统一归档。

第三条公司档案室的设置。

公司综合部设置档案室，存放每年产生的文书档案，及必要留存的其它档案。

第四条档案专职人员的职责。

（一）公司综合部设专职档案管理人员，负责档案的管理工作，其任务是向公司各部门档案兼职人员收集上一自然年度已办理完毕的文书档案和科技档案，鉴定、整理、立卷、归档、保存，并提供利用。

（二）公司综合部专职档案管理人员负责本部门的一切文书档案的日常收集、整理、立卷、归档，并于第二年初，将前一年的文书档案按照《公司档案分类标准》及相关要求整理完毕归档。

第五条各部门档案兼职人员的职责。

（一）综合部以外各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门工作所产生的已经办理完毕的档案的收集、整理、立卷、编目、归档。

（二）每年三月前，各部门档案兼职人员将前一年的文书档案依照《公司档案分类标准》及相关要求，整理完毕，移交给综合部档案管理人员归档。

第六条归档分类。

公司一切档案结合以下两种分类方法进行分类：
（一）依据档案的信息记录方式不同，划分为：
1、文字档案：是指公司在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文字文件及接收的外部文字文件；
2、声像档案：是指公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等；
3、实物档案：是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本企业的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯等实物材料。

（二）依据档案的内容不同，划分为：
1、文书档案：是指机关、团体、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。

2、科技档案：全称为科学技术档案，是生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。

3、会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。

4、专门档案：指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料，如人事档案、会计档案、审计档案等。

5、声像、照片档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治经济科学文化教育军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象、等方式记录信息的特殊载体并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。

第七条归档范围。

凡是本单位工作活动中形成的对本单位及社会、国家有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案部门移交归档，统一集中管理。

（一）公司文书档案，包括：
1、上级机关颁发的命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度、工作报告等文件；
2、公司内部形成的文件材料（有编号的文件、请示、通知、报告、会议纪要、会议记录及资料等）；
3、公司向上级机关的请示报告、工作计划、工作总结及对下属公司的批复；
4、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；
5、公司领导重要活动、公司总结和部署、规章制度、战略研究、信息刊物、基建项目、法律事务等各类文件、资料；
6、经营管理工作形成的文件材料（计划管理、统计报表、资产管理、股权管理、产权变动、清产核资、审计报告、商务合同、投资项目、收购项目等一切材料）；
7、公司技术管理类文件材料，项目管理、投资管理、市场调查、立项、可研、投资、监督考核、科技发展、科技规划创新等一切材料、文件。

8、其他应归档的文件、资料（各部门主要业务工作、部分无编号的文件等）。

（二）科技档案
1、科技档案包括三类：项目档案、用地档案、科研档案。

2、项目档案包括基建文件、监理文件、施工文件、竣工文件、工程档案封面、目录和其他资料。

（三）专门档案：
1、财务档案由公司财务管理部门负责保管；
2、人事档案由公司人力资源管理部门或委托的中介机构（人才交流中心）负责保管。

第八条文书档案归档案卷的质量要求及立卷方法。

（一）归档案卷质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别文件的不同价值，便于保管和利用。

（二）立卷方法
1、根据文件材料本身的时间特征、作者特征和问题特征组卷。

将具有共同特征和联系密切的文件组合在一起，即把一年中同一作者（指组织机构）所形成的同一问题或具有相同性质的同类问题的文件材料放在一起组成一卷，组合方法是按年代――组织机构――问题进行组卷。

2、区分文件材料的不同保存价值。

由于文件内容重要程度不
同，所起的作用不同，保存价值也不同。

所以，为了日后管理和鉴定的方便，在立卷时必须把具有不同保存价值的文件材料分别立卷，即把需要永久保存、长期保存和短期保存的文件材料分别立卷。

3、在归档的文件材料中，应当把每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的总结放在总结年度内的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

5、立卷时要检查文件是否处理完毕，没有办理完毕的文件材料不立卷。

还要检查文件是否齐全完整，如有请示一般都要有批复，附件一定要齐全。

属于上报下发的文件必须有领导签发的意见。

6、卷内文件的排列和编号。

（1）要求卷内文件应保持文件之间的联系，排列次序有条理，并编号固定文件位置。

（2）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料必须放在一起排列。

即批复在前，请示在后；正件在前，附件在
后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

（3）一份文件之间，把正文（打印稿）放前，有稿面的底稿（领导签字的最后定稿）放后。

（4）卷内文件排好以后，用铅笔依次编写每件文件的页号（阿拉伯数字），正面在右上角、背面在左上角。

7、根据本办法第2条关于文书档案保管期限的规定，确定案卷的保管期限，并在封面规定处标明。

8、根据卷内文件的所反映的问题，结合北控环保分类总表的档案构成基本成分，填写机构（问题）。

9、文书案卷封皮、卷内文件目录、备考表一律采用北京市档案局监制的标准格式。

目录采用机打形式，备考表要由立卷人员和部室主管领导签字后放入案卷中。

10、案卷装订前要对破损文件材料进行修补，装订线切不可压住文字。

遇有文件纸型大小不一时，可做必要的托裱、折叠。

11、案卷的装订要求整齐美观。

案卷装订前要去掉原有金属钉；并将左边、下边对齐后方可进行装订，装订时使用线绳。

第十一条文件材料的归档时间及归档手续。

（一）归档时间。

1、文书档案于次年三月份之前移交至公司综合部档案专职人员处归档。

2、科技档案，项目竣工前，每年三月份之前，已阶段性完工的科技档案移交公司综合部档案专职人员处归档。

3、项目竣工后，收到竣工图后六个月之内，所有项目档案移交公司综合部档案专职人员处归档，并根据相关方要求，移交项目所在地档案局和建设单位北控环保。

（二）归档手续。

档案室接收档案时要按移交目录进行案卷清点、核对，清点无误后交接双方履行签字手续。

移交目录一式两份，交接双方各执一份。

第九条档案的保管期限与密级。

（一）公司根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

（二）保管期限：文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为16年至50年，短期为15年以下。

（三）本规定档案密级分为秘密、机密、绝密三类。

第十条档案借阅。

（一）借阅档案，要履行登记借阅手续。

调阅档案只限在档案室指定地点查阅，不能带出，必须带出查阅的，要经过主管领导批准；
借阅时间，一般档案最长不超过一个星期，秘级档案最长不超过二天；
（三）借阅者不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案；
（四）外单位查阅档案，应持单位介绍信，经领导批准后方可借阅；
（五）调卷人确因工作需要复印档案，须经领导批准并经档案管理人员登记备案后方可复印；
（六）档案借阅、调阅、复印必须进行档案查阅登记。

第十一条档案销毁。

（一）对于经过鉴定认为可以进行销毁的档案要严格执行保密制度，一律送往指定监销点进行销毁。

档案销毁后由鉴定人、监销人在档案销毁清册上签名，此件永久保存。

第十二条公司建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照相关规范进行处理。

第十三条综合部为公司档案管理的业务指导和监督检查管理部门，每季度对公司各部门进行一次指导检查。

本规定即日起征求意见一月，根据各部门或个人意见及时调整，无异议则一月期满开始实行，由公司综合部负责解释。

附件1：
文件交接单
交接日期：移交人：接件人：。