公司档案管理培训.pptx
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某企业档案管理培训课程PPT课件
第一節 檔案管理簡介 10分鐘
檔案是對所做工作,業務事項的相應記錄。 檔案記錄的作用是: 一、提供證據,證實作業有按相關流程、標準、要求作業 二、便于追溯 三、資料分析,便于總結與后續工作的持續改善
檔案管理就是要按照相關專業要求、方法,結合檔 案的歸檔方法,以及在快速查找檔案方面(如何進行目視化 管理)下工夫,使之達到一目了然,提高檔案查找效率的目 的。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
跟催： a. 第一時間內各知相關人員知悉； b. 經常檢查公文登記表，根據緩急程度和時限要求
對承辦人進行督促檢查、防止漏辦。 c. 對超過期限仍未辦理，應及時上報上級處理。同
時依情況也可靈活予以催辦。 分類：根據文件內容、部門、時間、性質分別進行歸類。 建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。 2. 發文程序 公文名稱大綱—>撰稿—>審稿—>打印—>校對—>審核—>復 印—>分發—>歸檔。 a. 編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規范化
第四節 公文處理程序 30分鐘
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3. 統計分析
隨著ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有 相當能力，同時還要具備對原始數據的統計分析能力，特別 是生產部門中的文職人員。常見的統計方法有品管七大手法 中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數據中發現其內 在聯系，得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一。
注明。
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3. 分類編案 檔案分類﹐通常以類﹑綱﹑目﹑節為度(也有以某種規定 編號為準)﹐如仍不敷用﹐得在節之後另以小數點補充﹐各級 項目均按分類號大小次序排列。 ▪ 選用各級項目名稱﹐以能充分表示檔案內容性質原則﹐其
檔案是對所做工作,業務事項的相應記錄。 檔案記錄的作用是: 一、提供證據,證實作業有按相關流程、標準、要求作業 二、便于追溯 三、資料分析,便于總結與后續工作的持續改善
檔案管理就是要按照相關專業要求、方法,結合檔 案的歸檔方法,以及在快速查找檔案方面(如何進行目視化 管理)下工夫,使之達到一目了然,提高檔案查找效率的目 的。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
跟催： a. 第一時間內各知相關人員知悉； b. 經常檢查公文登記表，根據緩急程度和時限要求
對承辦人進行督促檢查、防止漏辦。 c. 對超過期限仍未辦理，應及時上報上級處理。同
時依情況也可靈活予以催辦。 分類：根據文件內容、部門、時間、性質分別進行歸類。 建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。 2. 發文程序 公文名稱大綱—>撰稿—>審稿—>打印—>校對—>審核—>復 印—>分發—>歸檔。 a. 編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規范化
第四節 公文處理程序 30分鐘
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3. 統計分析
隨著ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有 相當能力，同時還要具備對原始數據的統計分析能力，特別 是生產部門中的文職人員。常見的統計方法有品管七大手法 中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數據中發現其內 在聯系，得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一。
注明。
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3. 分類編案 檔案分類﹐通常以類﹑綱﹑目﹑節為度(也有以某種規定 編號為準)﹐如仍不敷用﹐得在節之後另以小數點補充﹐各級 項目均按分類號大小次序排列。 ▪ 選用各級項目名稱﹐以能充分表示檔案內容性質原則﹐其
档案培训内容
档案培训内容一、文件归档的鉴定一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。
二是确定文件归档后保管期限的长短。
文件类范围：1、本公司制定的法规政策性文件材料。
2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。
6、上级部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。
7、同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。
科技文件类范围：科技文件纸质载体的主要有文字文件、图样文件和其他形式的文件，有机械制造业、建筑业和其他专业科技文件。
生产技术质量类范围：生产准备、生产安全、生产组织、生产调度工作。
技术质量方面有产品设计任务书、设计鉴定及审批、技术协议书、技术条件、产品图纸、产品变更图、产品变更报告单、产品工艺类、产品的市场调研、立项论证、设计，试验报告、质量分析、标准化审查报告、试制总结、鉴定书、计量化验类报告书、产品的检验、包装，产品的鉴定、产品质量事故分析及处理报告。
市场销售类范围：产品的市场调研、考察、开发及相关文件、产品协议及各类合同的签订、产品销售与售后服务、市场反馈情况。
经营管理类范围：会计类相关的各类统计报表、资产管理、房产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资、属于企业的所有知识产权和商业秘密及其管理、财务管理、资金管理、成本价格管理。
招投标项目管理、本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
采购管理类有物资采购申请、批准、采购调研、物资报价、采购合同、物资保存、供应和流通。
基建工程管理有征用土地批准文件及拆迁、补偿协议书、承发包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照。
基建施工管理有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、原材料及构件出厂证明质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商单、施工定位测量、地质勘察、隐蔽工程验收报告、工程记录及观测、检查评定材料、交工验收记录证明、竣工报告、竣工验收报告、竣工图。
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容二、教学目标1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程1. 实践情景引入（10分钟）通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计1. 档案分类及归档原则2. 档案保管方法3. 档案检索系统构建4. 电子档案管理七、作业设计1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。
答案：（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：（1）提高档案检索速度，便于信息共享。
（2）节省存储空间，降低保管成本。
（3）有利于档案的长期保存，提高安全性。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生对档案管理的理论知识掌握较好，但实践操作能力仍有待提高。
在课后，建议学生加强对档案管理软件的学习，了解电子档案管理的实际应用。
同时，可开展课外实践活动，如参观档案管理部门，加深对档案管理的认识。
档案管理制度 培训
档案管理制度培训第一章总则第一条为切实加强档案管理工作，提高档案管理人员的管理水平和素质，确保档案管理工作顺利进行，特制定本档案管理制度培训计划。
第二条本计划针对公司所有涉及档案管理工作的人员，包括档案管理员、档案管理助理以及其他相关人员，旨在提高他们的档案管理技能和意识，加强档案管理规范化、专业化。
第三条本计划依据公司档案管理制度相关要求和标准，结合实际，内容全面、程序科学。
所有参与培训的人员必须严格按照计划执行。
第四条公司将安排专业的档案管理培训师承担培训工作，确保培训质量和效果。
第二章培训内容第五条档案管理基础知识培训：介绍档案管理的基本概念、原理、内容，培养学员对档案管理工作的认识和理解。
第六条档案管理操作技能培训：包括档案的分类、整理、存储、检索等操作技能的培训，注重实际操作技能的培养。
第七条档案保密管理培训：重点介绍档案保密的重要性、保密管理制度及相关法规，培养学员的保密意识和技能。
第八条电子档案管理培训：介绍电子档案的管理原理和技术，包括电子档案的建立、维护、备份、恢复等方面的培训。
第九条档案管理制度培训：介绍公司档案管理制度相关内容和要求，确保学员了解并严格执行公司制度。
第十条其他相关培训：根据实际需要，安排其他与档案管理相关的培训，提升学员的综合素质和能力。
第三章培训方法第十一条本计划采取多种灵活的培训方法，包括讲座、案例分析、实际操作、小组讨论等多种形式，注重理论与实践相结合。
第十二条档案管理培训将根据学员的实际情况和需求，分别设置初级、中级、高级等不同级别的培训班，确保培训效果。
第十三条培训期间将组织学员进行实际操作和模拟练习，让学员更好地掌握档案管理技能，增强实际操作能力。
第四章培训评估第十四条培训结束后将进行培训效果评估，通过考试、问卷调查等方式对学员进行评估，评估结果将作为培训质量分析及后续培训改进的依据。
第十五条培训效果评估主要从知识掌握程度、操作技能水平、保密意识等方面进行评价，评估结果将影响学员的岗位担任和晋升。
企业档案管理培训PPT
第二部分
档案管理的方式
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资 源，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一 项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
档案管理的方式可分为四类：
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理
XXX有限公司
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3. 档 案 管 理 方 法
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4. 电 子 档 案 管 理
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主讲人：XXX
目录
1. 档案管理工作内容
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2. 档案管理的方式
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企业档案工作规范 -- 归档范围及保管期限.pptx
4、档案保管期限表应该及时进行修订。
2019年6月30
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32
四、档案整理工作
（一）编制分类方案
企业档案的分类，就是根据企业档案的性 质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把 企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案 形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同 层次的系统。
2019年6月30
（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验 收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及 服务业务应定期或按阶段归档。
（3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
2019年6月30
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19
关于附录A的说明：
1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。
2019年6月30
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20
文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档
（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一 季度归档。
2019年6月30
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22
应该随时归档的其它文件： 1、需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。
2019年6月30
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23
电子文件的归档 《企业档案工作规范》8.2.1 电子文件
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四、档案整理工作
（一）编制分类方案
企业档案的分类，就是根据企业档案的性 质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把 企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案 形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同 层次的系统。
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（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验 收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及 服务业务应定期或按阶段归档。
（3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
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关于附录A的说明：
1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。
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文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档
（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一 季度归档。
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应该随时归档的其它文件： 1、需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。
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电子文件的归档 《企业档案工作规范》8.2.1 电子文件
案场管理制度培训(XXXX).pptx
考核标准——行政管理
E-HOUSE CHINA
1）会议纪要 2）工作日志 3）销讲考核 4）巡 场
考核内容（晚会）
要有当日来访客户情况的统计（包含接听电话数量、新老客户接待情况、定
签换退房等情况）
要有当日布置的工作完成情况 要有当日现场的问题（对抗演练、巡场等）的总结以及后续的改进建 议还包括对现场同事的表扬、批评等 最新会议精神传达、最新房地产政策通报 要有明日的工作安排 另，每周（名郡安排在周五）周会和每月（名郡在次月的5日之 前）月会上进行案场排名分析、市调分享、月度培训等 案场所有工作人员及时签字确认会议内容（休息同事需要次日第一时
1）物品配置 2）案场环境 3）物品摆放 4）导视系统
考核标准 案场内的各类导视系统清晰
考核内容 可让客户清晰辨别方向
5）销售讲义夹
E-HOUSE CHINA
考核标准——案场形象
E-HOUSE CHINA
1）物品配置 2）案场环境
考核标准
内容准确、齐全、摆放顺序一致 接待客户全程使用销售讲义夹，合理使用，无人为损坏
考核标准——案场形象
E-HOUSE CHINA
6）案场纪律
考核标准 案场工作人员保持仪容仪表整洁
7）着装规范 8）仪容、仪表 9）佩戴司徽
考核内容
女：化淡妆，头发束起，指甲不得过于指尖，不涂夸张的指甲油， 不戴夸张的耳饰，穿着黑色皮鞋，深色袜子，不露脚趾和脚 跟，不得穿着拖鞋或时装拖鞋
男：头发不超过肩，不带耳钉，不留胡须，指甲要修短保持整洁， 头发不染鲜艳颜色，穿着黑色皮鞋，深色袜子
间阅读会议纪要并签字确认）
考核标准——行政管理
E-HOUSE CHINA
1）会议纪要 2）工作日志 3）销讲考核 4）巡 场
企业档案管理培训ppt课件
精品课件
24
部分名词释意和说明：
1、全宗名称：即立档单位名称，全称或简称。 2、类目名称：全宗内第一级类目，机构或问题。 3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。 4、归档号：文书处理部门编制的案卷顺序号。 5、档号：机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成
。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是 案卷顺序编号。 6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复 、折叠等工作。 7、档案装订打孔时，要在一条直线上。 8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。 9、案卷排列时，一般先按保管期限，再按机构或问题，具体根据 分类方案。 10、购买时需注意，文件夹和文件柜要标准；档案室的文件夹最好 不要超过5种；排排档案之间应有30公分的距离，以防潮。 11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。
❖ 保存母片的胶片库，温度应控制在13-15 ℃，相对湿度应控制在35-45%。（超 过此范围，会自然氧化，褪色掉了）
❖ 各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地区应配备除湿机；专门库房 应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变 化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次 综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
精品课件
2
什么是档案管理
什么是档案 收集、整理、保管、鉴定、统计和提
供利用等活动。
1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚； 2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。 3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。 4、档案的保存期限必须明确。
精品课件
3
档案管理的作用
凭证作用 参考作用 档案工作
档案信息化建设培训课件.pptx
我国档案信息化早期多数应用Foxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 （二）应用软件
应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制 而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业 领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。
本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系 统软件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是， 这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽 然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种 应用软件的开发平台，如数据库管理系统。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。 （一）系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统（DBMS)具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描 述语言，定义数据库结构建 二是管理数据库，控制用户
这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接 收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制 而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业 领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。
本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系 统软件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是， 这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽 然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种 应用软件的开发平台，如数据库管理系统。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。 （一）系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统（DBMS)具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描 述语言，定义数据库结构建 二是管理数据库，控制用户
这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接 收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
企业档案管理培训PPT课件
文件夹
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文件夹
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
请替换文字内容，修改文字内容，也可以直接复 制你的内容到此。请替换文字内容，修改文字内 容，也可以直接复制你的内容到此
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
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1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后，在此框中选择粘贴，您 的内容打在这里，或者通过复制您的文本
文件夹
您的内容打在这里，或者通过复制您的文本后，在此框中选择粘贴，您 的内容打在这里，或者通过复制您的文本
04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
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02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
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1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
文件控制程序培训课程pptx(2024)
验和技能的文件控制专员。
2024/1/30
培训与考核
对新入职的文件控制专员进行系统 培训，包括文件控制程序政策、文 件管理技能等，并进行考核确保其 胜任岗位。
工作职责
文件控制专员需负责文件的日常管 理、归档、借阅、复制等工作，确 保文件的完整性、准确性和保密性 。
14
培训员工掌握文件控制程序
2024/1/30
ISO 9001强调文件控制程序对 于质量管理体系的重要性，包括 文件的创建、审批、发布、修改
、作废等流程。
通过文件控制程序，组织能够确 保质量管理体系文件的一致性和 可追溯性，进而保证产品和服务
的质量。
2024/1/30
23
与GMP（良好生产规范）的关联
GMP要求制药、食品等行业的生产过程必须遵循一系列良好的生产规范，其中包括 对文件控制的要求。
建立激励机制
建立文件控制激励机制，对在文件控制方面表现优秀的员 工进行表彰和奖励，激发员工的积极性和参与度。
21
05
CATALOGUE
文件控制程序与其他质量管理体系的关联
2024/1/30
22
与ISO 9001质量管理体系的关系
文件控制是ISO 9001质量管理 体系的基础要求之一，确保文件
的充分性、适宜性和有效性。
25
06
CATALOGUE
文件控制程序的未来发展趋势
2024/1/30
26
智能化文件管理系统的应用前景
01
自动化文件分类与整理
利用人工智能技术，实现文件的自动分类、整理和存储，提高文件处理
效率。
02
智能检索与推荐
基于用户行为和文件内容，提供智能检索和推荐功能，帮助用户快速找
2024/1/30
培训与考核
对新入职的文件控制专员进行系统 培训，包括文件控制程序政策、文 件管理技能等，并进行考核确保其 胜任岗位。
工作职责
文件控制专员需负责文件的日常管 理、归档、借阅、复制等工作，确 保文件的完整性、准确性和保密性 。
14
培训员工掌握文件控制程序
2024/1/30
ISO 9001强调文件控制程序对 于质量管理体系的重要性，包括 文件的创建、审批、发布、修改
、作废等流程。
通过文件控制程序，组织能够确 保质量管理体系文件的一致性和 可追溯性，进而保证产品和服务
的质量。
2024/1/30
23
与GMP（良好生产规范）的关联
GMP要求制药、食品等行业的生产过程必须遵循一系列良好的生产规范，其中包括 对文件控制的要求。
建立激励机制
建立文件控制激励机制，对在文件控制方面表现优秀的员 工进行表彰和奖励，激发员工的积极性和参与度。
21
05
CATALOGUE
文件控制程序与其他质量管理体系的关联
2024/1/30
22
与ISO 9001质量管理体系的关系
文件控制是ISO 9001质量管理 体系的基础要求之一，确保文件
的充分性、适宜性和有效性。
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06
CATALOGUE
文件控制程序的未来发展趋势
2024/1/30
26
智能化文件管理系统的应用前景
01
自动化文件分类与整理
利用人工智能技术，实现文件的自动分类、整理和存储，提高文件处理
效率。
02
智能检索与推荐
基于用户行为和文件内容，提供智能检索和推荐功能，帮助用户快速找
归档文件整理工作的八个环节通用模板.pptx
2019-10-9
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7
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。
第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
2019-10-9
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8
归档文件价值鉴定的依据是：国家 档案局令第8号《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》。
《规定》中，文书档案的保管期限 分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
2019-10-9
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9
三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求
跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结 年度。
几份文件作为一件时，“件”的日期应以装 订时排在最前面的文件日期为准。
文件没有标注日期时，需要分析文件内容、 制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。
2019-10-9
2019-10-9
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14
装订时
正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无
须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；
2019-10-9
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15
来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后；
2019-10-9
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27
归档章的填写要求
必须使用符合档案保护要求的字迹材 料填写，如碳素墨水。禁止使用圆珠
现代企业档案管理培训PPT.
• 保管单元：具有有机联系的、价值标准相同、密级标准 相同的最小信息组合。主要形式有：卷、册、袋、盒、 盘、张、件等。 • 科技文件的成套性：围绕着一个独立科技项目的进行， 规律性地形成了一系列相关的科技文件。它们之间既以 不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内 容紧密衔接，构成了一个记载和反映该项科技生产活动 的全部过程和成果的文件整体。科技文件的这种性质， 就是科技文件的成套性。 • 科技档案同科技文件、文书档案（文件）、科技资料的 区分 • 1、科技档案与科技文件的区分（关键是时态、作用和管 理方式的区分） • 2、科技档案与文书档案（文件）的区分（关键是成套性 的标准） • 3、科技档案与科技资料的区分（关键是内容与本单位科 技活动的关系）
• （7）简报。简报是机关之间专门用来交流情况，反映问题所使用 的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文等各类文件的具体 形式。根据其内容可以分为综合简报、专题简报、会议简报等。简 报一般具有期数，应连续编号。简报不具有法律法规的作用，仅提 供参考作用。
• 4、请示、批复类文件 • 请示就是请求上级给予指示、批示的意思。一般下级机关在工作 中产生了问题，或遇到不便自行决断而必须请求上级机关予以明示 的情况，都采用请示文种。请示的写作须注意：主题明确；理由详 尽；要求具体；一文一事。 • 批复就是对请示的答复。批复的写作一般分为分析和决断两个 步骤。在拟写批复时，要注意说明所针对的请示文号，如遇请示中 带有普遍性的问题，可以将其批复抄发所属单位，以避免下级重复 请示。 • 5、公函 • 函的结构类似一般书信。但公函要包括：标题、上款（收文机 关的名称）、正文、落款（发文机关的名称、日期等）四个部分。 • 公函的写作一是要直书其事，二是要注意语气，三是用词用语要 正规。
科研档案管理培训课件.pptx
不同载体）内容上应当一致。
（3）外观形式质量鉴别---载体、外观、书写、印制 材料等应符合耐久性要求。
3、科技文件价值鉴定与 密级划分 参见：《企业档案工作规范》
附录A(DA/T42—2009)
（1）科技文件的价值鉴定
一是确定归档范围；二是划分保管期限。
（2）科技文件的密级划分
（ 二）分类
• 首先将科研文件按课题分开；再依据本单
1) 序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序。 2) 文件编号：填写科技文件的文号或型号或图号、设备代号、
项目代号等。 3) 责任者：填写科技文件的形成者或第一责任者。 4) 文件材料题名：填写科技文件的全称。文件没有题名的应
由立卷人根据文件内容拟写题名（用[ ]括起） 5) 日期：填写科技文件的形成时间—年、月、日。 6) 页数：填写每件科技文件总页数。 7) 备注：可根据实际填写需注明的情况。
• 《科研档案管理》
•
主讲 刘益芝
目录
• 一、科学技术研究工作简介 • 二、科研文件系统整理 • 三、科研文件归档 • 四、科研档案管理
是指在自然科学研 究活动中形成的具 有保存价值的科技 文件材料。
成套性特征 按课题成套。围绕一项课 题的研究活动所形成的 全部材料构成一套科研 档案。
科研档案
内容构成：主 要包括以下几 个阶段产生形 成的档案 研究准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定验收 阶段 成果和知识产 权申报阶段 推广应用阶段
装订位置：左侧装订。装订时应将文件左侧、下侧对齐。 装订方法：
（3）卷内备考表的编制
1) 说明：卷内科技文件的数量（总件数、总页数）、 质量以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。
2) 立卷人：由立卷责任人签名。 3) 立卷日期：填写完成立卷的日期。 4) 检查人：由案卷质量审核者签名。 5) 检查日期：填写案卷质量审核的日期。 6) 互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，
看板管理培训课件(PPT74页).pptx
✓ a栏：标记检查顺序的代号； ✓查时b栏的：部标位记。每日检查时的检查时间； 每周检查时的检查星期；每月检 ✓ c栏：标记检查部位。 ✓4. 底色区分: ✓A. 每日检查：红色；B. 每周检查：黄色；C. 每月检查：绿色。
(例)
a
No:03 检查部位
检查部位
检查部位
每日 每周 检查时间 b 09:30分
墙面。 5. 在看板右上角张贴管理责任人标签。
因此，看板管理是发现问题、解决问题的非常 有效且直观的手段，是优秀的现场管理必不可少的 工具之一。
同时，管理看板也是给顾客信心及在企业内部 营造竞争氛围，提高管理透明度之非常重要的手段。
管理看板是一种管理工具，用“眼睛来管理、 用3 数据和事实来说话”。
三.管理看板的目的、意义和影响
1.目的： 创建“透明的”的工作场所，使任何人站在生人和陌生的
21
设备部位的标示
1.制作不干胶规格,颜色如 下图所示 2.贴在安全罩的前面或联结器罩的侧面. 3.皮带轮的上端要有检查口 4.以横写为原则,字要用黑色油性笔写. 5.标示要注明连条的品名,规格,和数量.
22
设备检查要点的标示
✓制作检查部位标签，如图所示（日、周、月三种）。 ✓ 规格：长40mm×宽40mm，不干胶单面印刷。 ✓ 标签记录内容及方法：
60
主要指标管理看板
1. 制作管理看板，内容包括：P、Q、C、D、S、M等管理指标，如图 所示，以月别推移的形式展示。
2. 规格：长2000mm×1500mm，材料：万通板底料，不锈钢架子。 3. 文字和线条用即时贴材料，字体大小自选。 4. 设置在部门重要通道旁，无支撑架时，悬挂在离地面600mm处的墙
47
7.铁皮柜：
(例)
a
No:03 检查部位
检查部位
检查部位
每日 每周 检查时间 b 09:30分
墙面。 5. 在看板右上角张贴管理责任人标签。
因此，看板管理是发现问题、解决问题的非常 有效且直观的手段，是优秀的现场管理必不可少的 工具之一。
同时，管理看板也是给顾客信心及在企业内部 营造竞争氛围，提高管理透明度之非常重要的手段。
管理看板是一种管理工具，用“眼睛来管理、 用3 数据和事实来说话”。
三.管理看板的目的、意义和影响
1.目的： 创建“透明的”的工作场所，使任何人站在生人和陌生的
21
设备部位的标示
1.制作不干胶规格,颜色如 下图所示 2.贴在安全罩的前面或联结器罩的侧面. 3.皮带轮的上端要有检查口 4.以横写为原则,字要用黑色油性笔写. 5.标示要注明连条的品名,规格,和数量.
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设备检查要点的标示
✓制作检查部位标签，如图所示（日、周、月三种）。 ✓ 规格：长40mm×宽40mm，不干胶单面印刷。 ✓ 标签记录内容及方法：
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主要指标管理看板
1. 制作管理看板，内容包括：P、Q、C、D、S、M等管理指标，如图 所示，以月别推移的形式展示。
2. 规格：长2000mm×1500mm，材料：万通板底料，不锈钢架子。 3. 文字和线条用即时贴材料，字体大小自选。 4. 设置在部门重要通道旁，无支撑架时，悬挂在离地面600mm处的墙
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7.铁皮柜：
企业文书档案管理.pptx
• “以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面 的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资 源整合与开发，为企业研发、生产、经营和持续发 展提供有效服务”，提高企业资产的增值，保值及 对资产的运营能力，提高企业的核心竟争力。
4、工作模式
• 适应现代企业投资主体多元化的新形势， 创新工作模式，管好文书档案。
• 7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形 式的文件应在工作结束后应及时归档，或与相应内 容的纸质载体归档时间一致。7.3.3.7 更新、补充 的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗 时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成 的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
2、鉴定环节
贯彻《企业档案发展, 无论是外在要求，如: 公司改革、产权多元化;还是内在的需要,如:科 学决策、优化资源配置、严格管理等，都需要 企业具有完整、准确、系统和有效的档案信息 的支撑与证明。
• 《规范》制定，对于规范新时期的企业档案工 作，有着重要意义。作为企业档案工作体系的 企业文书档案工作，如何在工作中，贯彻和领 会《规范》精神与内涵，以此为契机，在实践 中运用好《规范》，做好企业文书档案工作， 是我们广大档案工作者思考的问题。
（二）树立系统观，促进文书档案工作的整 体发展。
2、树立一种责任意识，处理好与各业务部门的关系， 提高文书档案工作的质量与效率。
• 首先要加大《规范》的宣贯力度，使领导理解和 重视档案工作，使各形成部门明确各自的职责， 自觉地与档案部门配合。
• 其次，文书档案人员应主动介入到档案生成的全 过程中去，提出档案管理的原则和质量要求，加 强对档案的全程监控，加强档案生成前端的控制， 以保证归档文件的完整、准确、系统，其制成材 料有利于长久保存。
4、工作模式
• 适应现代企业投资主体多元化的新形势， 创新工作模式，管好文书档案。
• 7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形 式的文件应在工作结束后应及时归档，或与相应内 容的纸质载体归档时间一致。7.3.3.7 更新、补充 的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗 时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成 的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
2、鉴定环节
贯彻《企业档案发展, 无论是外在要求，如: 公司改革、产权多元化;还是内在的需要,如:科 学决策、优化资源配置、严格管理等，都需要 企业具有完整、准确、系统和有效的档案信息 的支撑与证明。
• 《规范》制定，对于规范新时期的企业档案工 作，有着重要意义。作为企业档案工作体系的 企业文书档案工作，如何在工作中，贯彻和领 会《规范》精神与内涵，以此为契机，在实践 中运用好《规范》，做好企业文书档案工作， 是我们广大档案工作者思考的问题。
（二）树立系统观，促进文书档案工作的整 体发展。
2、树立一种责任意识，处理好与各业务部门的关系， 提高文书档案工作的质量与效率。
• 首先要加大《规范》的宣贯力度，使领导理解和 重视档案工作，使各形成部门明确各自的职责， 自觉地与档案部门配合。
• 其次，文书档案人员应主动介入到档案生成的全 过程中去，提出档案管理的原则和质量要求，加 强对档案的全程监控，加强档案生成前端的控制， 以保证归档文件的完整、准确、系统，其制成材 料有利于长久保存。
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• 三、档案具有第一价值和第二价值
档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其 价值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者 之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。
档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要资源的 来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括 相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以 作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利 用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候， 档案的重要价值作用尤为突出。
28
4、二级以下类目的划分
• 各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特 点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标 准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划 分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、 科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实 际情况细化
• 二、档案具有现实价值和长远价值
现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长 的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。
在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联 系，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各 部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件 资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后 可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用。 档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所有 点滴。所以说，档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具，也 是对日后工作的开展具有指导性的意义。
档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的 特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、 争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案 是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特 征，构成了档案的又一基本价值．—情报价值。
在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭 证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文 件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原 始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使 用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了 其必不可少的作用——凭证价值和情报价值。
例： “1.1.1”
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5、档号
档号即档案号。 按照国家档案行业的有关规定，档号一般 由分类 号、文件顺序号和相关特征号组合 而成。档案号是归档文件保存单元 的唯一 标识，用以管理和检索库存档案。
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2、常用分类方法
• 职能分类 • 时间分类 • 作者分类 • 专题分类 • 项目分类 • 型号分类 • 区域分类 • 专业分类目体系
类目是档案分类的构成要素，分为类列和类 系两个要素。类列是指在不同分类层次上具 有平行关系的类与类之间所构成的体系，其 逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大 类从总到分所构成的具有包 含和被包含关系 的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位 类，下位类被上位类所包含。
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企业档案分类方案
公司档案管理培训
•Logo here
办公室 13年11月
•主要内容
• 档案管理工作内容 • 档案管理的方式 • 归档文件整理操作实务
•档案
•是什么
• 档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。
档案管理
干什么
•合同 •项目资料
•往来票据 •会议记录 •电子文档
同时 建立 索引
•采购合同
•合同
•往来文 件
•招投标资料 •技术资料
•其 它
•档案
•放哪儿
•1．抽屉式直立档案
•容易分类 易于保密 •保护性好 检索简便
•2．开放式横向档案
•整齐划一 •便于取阅 •易于查找 •保密性一般
•3．穿孔式活页夹
档案是一种无形资产
它的无形价值在企业真正需要时则完全 可以体现出来，能为企业的各项工作提 供更好的服务。当档案的原始记录性或 知识信息性能够满足某个方面的社会需 求时就形成了档案的价值。
档案的价值体现在：
价值
具有凭证和情报价值 具有现实价值和长远价值 具有第一价值和第二价值
• 一、档案具有凭证和情报价值
•一类
•二类
•三类
•四类
•类列
•A •B •C •1 •2 •3 •4
•类 系
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3、分类原则
• 遵循文件的来源特性 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系相对稳定性
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4、类号
类号是类目的标识符号，用以表示类目 在分类体系中的位置和排 列顺序。本细 则按照代码制进行类号标识。
在实际工作中，管 理者应该如何做好 档案管理工作，才 能发挥其最大效用， 使企业档案工作更 加规范化、系统化 以及标准化呢？
•档案管理方面的培训放到提高自身 知识水平的日程中去（了解、清楚、 操作、档案存在意义）
•专业的档案管理人员（细心、淡泊、 诚恳）
•公司和部门角度协助做好档案工作 （部门人员配合，不缺失、齐全完整）
•容易保存 •有顺序性
•容易损毁 •保密性差
•4．档案盒
•标准统一 •便于存取 •长期保存 •保护性好
归档文件整理操作实务
档案分类、编号方法 文件归档整理方法 归档范围表的使用说明
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档案分类、编号方法
一、基本概念 1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互 联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用 的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏 的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
•职能分类方适用于一级类目 的区分； •其他分类方法则适用于二级 以下类目的划分
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3、一级类目的划分
• 公司的档案根据企业活动职能性质划分 为十个大类： 党群工 作档案、行政管理档案、经营管 理档案、人事档案、会计档案、生产 管 理档案、基本建设档案、生产（建设、 业务）技术档案、设备仪器档案、科研 开发档案。