采购部管理制度-2018.2.3

采购部规章制度

一、概述

采购部在公司的统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理的采购各部门所需的物料。确保公司经营正常运行及项目按时顺利完成。

二、组织结构

三、采购部管理制度

（一）总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）采购部职责及管理制度：

一、采购部工作职能：

二、采购部工作职责：

四、采购工作制度及流程：

需求申请——需求单审批——接收——询价比价议价——商务谈判——确定供应商——合同审批——合同签订——合同执行——物料接收——交验——入库(附：采购流程图改.docx)

1、物料需求申请：

（流程：申请人—需求部门审核—采购部）相关表格：《项目用需求单》《库存采购申请单》

1.各部门所需物料请购均必须填写项目用需求单，并按流程完成审批，如只通过电话或纸条形式提出，采购部可拒绝采购。

2.需求单内容须填写完整，若信息不全无法采购的，采购部可拒收需求单。（如：项目部提需求单，项目经理须对需求物料的品名、规格、品牌、单位、需求数量、要求到货时间进行详细填写；并对此项目的客户名称、施工地点、开工日期、竣工日期、项目方案简介（施工内容）、对物料的使用、质量、包装等要求、付款方式、与甲方账期等详细说明，以此作为采购与供应商谈判依据）。

3.所有需求单均应有需求部门审核和采购部审核后，采购人员方能接收。如因特殊情况有紧急采购的，需求人不能按流程审批，可先发邮件给采购部。先安排采购，后尽快补完手续。（发起人在发送邮件时应同时抄送需求部门经理、采购主管、采购专员、库管4人）。

4.需求部门负责人要对需求单中物料内容和项目概述进行确认，并保证信息的完整性。对所提需求物料的准确性、项目概述内容的真实性负责。

5.库管常用物料建立最低库存量。低于库存量时产生需求，由库管按《库存采购申请单》格式填写，经采购主管审核后采购。

2、需求单接收、询价比价议价及商务谈判：

(流程：需求单接收—库管确认数量—询比议价—主管审核—谈判—合同起草)相关表格：《询价单》《比价单》《预算报价单》

1.采购部接到需求单后，应在第一时间与库管确认库存数量并给库管留存一份需求单，确定最终采购数量后在进行采购。如不用采购，应由采购通知需求部门有库存，可以领用。

2.采购专员应充分了解所提物料的品名、规格、质量要求及其他特殊要求。如不明处应与需求部门进行详细沟通，明确物料的要求。保证一次采购合格率100%。

3.采购部应向供应商详细说明物料品名、规格、质量要求、数量、交货日期、交货地点、付款方式及质保条件等事宜。若无法按需求日采购回公司须与需求部门沟通协商，避免耽误工期。

4.同种产品供应商至少对比三家，做三方比价单并需报价方盖章将询价比价结果作成产品价格

对比表并汇报领导，并表明意见，请领导审批。

5.采购部就合同技术指标和技术条件、设备图纸、交货时间地点等与项目经理确认。

6.采购部负责就采购价格与供应商进行谈判并起草采购合同。

7.对于劳务施工项目，应由工程部进行主导，提供至少3家施工方信息和报价。由工程部主导、采购部、预算员参与进行评审，确定施工方。

7.1市场部应与业主对项目施工内容进行确认，并与工程部交底，由工程部与施工方进行施工交底。

7.2工程部应对施工方案中的工程项及工程量进行审核并确认。

7.3预算部应对施工方提供的报价明细进行审核，并与项目经理进行沟通确认。

7.4采购部起草合同，与法务沟通，与施工方谈判，双方签订合同。采购专员同时在T6系统中生成采购订单。

3、合同评审、签署、归档

（流程：合同起草—发起人意见—需求部门审核—采购部审核—法务审核—财务部审核—总经理审批—采购部—行政盖章）相关表格《采购合同模板》《采购订单》《合同审批单》《合同执行台账》《用章申请表》《权限审批单》

1.采购部根据需求单内容起草合同，合同模板应严格按公司法务模板进行，由采购部进行合同审批流程。同时在系统中录入采购订单。合同编号应与系统中的采购订单号保持一致。（年度合同除外）

2.合同审批时应附带相对应的需求单，根据合同审批单各部门审批内容由相关人员对合同进行评审，并在合同审批表上进行签字确认并批复建议：

2.1发起人应对此合同的签订原因、签订合同的重要性、物料的简要说明等进行描述。

2.2需求部门重点把握合同项目名称与内部立项表、图纸名称的准确性和一致性、是否与需求单内容一致、所订物料性能及质量是否能满足需求部门要求、付款条件是否与项目要求保持一致、到货日期是否能满足项目进度等，注明是否同意。

2.3采购部应对合同价格的合理性、签约方资质证明复印件加盖公章是否齐全真实、写明签署该合同的必要性，注明是否同意。

2.4法务人员应把控分析合同条款风险性及预防措施控制，注明是否同意。

2.5财务部应对合同付款金额、付款期限及付款方式是否合理，票据是否符合财务制度要求，注明是否同意。

2.6最终按权限审批由总经理或总经理助理进行审批。

3.每一笔需求单均应有采购合同及采购订单，经审批流程及审批权限批准后方可执行。

4.合同审批后，需向行政部提供合同审批单申请合同章，申请加盖合同章时需根据行政部单据填写齐全。

5.对于审批盖章后的合同，由采购部发与供应商进行盖章并寄回。

6.对于甲、乙双方签字盖章的合同，需提交公司档案室归档，提交时填好提交登记表，以便后续查阅相关信息。

4、物料及发票接收：

（流程：备货—交货方式—确认是否合格—入库—接收发票—登记—财务交接、不合格—退换货—法务流程）相关表格《送货单》《到货单》《入库单》《发票交接单》《对账单》

1.供应商按合同要求进行物料的备货，按收货地点进行发货。

2.物料由供应商直发工程现场时，应由需求单中的指定收货人进行物料的验收与确认工作，经确认无误后在送货单中签字确认，返回公司时交于采购专员，采购专员接到现场送货单后，在系统中录入采购到货单，通知库管录入检验单和入库单，库管同时办理出库手续。

3.物料由供应商发到公司时，采购专员在接到物料后，应第一时间通知需求人和库管进行物料的验收工作，确认是否与需求单内容相符。确认无误后，采购专员在系统中录入采购到货单，库管录入检验单和入库单，需求部门办理出库。

4.采购人员应与需求部门、库管对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与需求单所列内容一致，供应商在送货时应附二联送货单。采购部留一份，库管留一份。