纸质文件归档表格
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作作者：张晓丽来源：《科学导报·学术》2019年第04期当今社会，信息技术在各个领域都已经得到了全面普及应用。
我们传统的办公模式，都要运用计算机和网络技术来实现，这样每天都会生成大量的电子文件。
电子文件的产生给档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
本文结合工作实际，从“四个统一”谈几点认识。
一、纸质文件与电子文件排序的统一。
电子文件的排列应与之对应的纸质文件排列对应一致。
在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员很多精力和时间。
对电子文件来讲，也可以充分利用电子文件制发过程中形成的成果，简化组盘程序。
简单的说，就是将归档文件在同一保管期限内按发文字号来排列。
二、纸质文件与电子文件编号的统一。
归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。
电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。
在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
三、纸质文件与电子文件分类方案的统一。
现行归档纸质文件的分类规范标准主要是按年度—机构（问题）一保管期限或保管期限—年度—机构（问题）。
这种分类方案比较适应政府机关纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件的手工管理，还比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件对应的一体化管理，它的分类原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
建筑工程文件归档内容一览表
附件1
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
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建筑工程文件归档内容一览表
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建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
建筑工程文件归档内容一览表
备注: 1. 室外工程等文件归档内容参照附录B。
2. 检测单位应当长期保存与工程质量、安全相关的检测报告。
3. 表中符号“★”表示必须归档保存。
附件2
市政（含管线）工程文件归档内容一览表。
文件材料归档制度的内容包括归档范围
文件材料归档制度的内容包括归档范围1. 归档范围是指文件材料归档制度所涵盖的文件类型和内容范围。
一般而言，归档范围包括各类纸质文件、电子文件以及其他形式的文件材料。
纸质文件包括各种纸质文档、合同、报告、信函等；电子文件包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等；其他形式的文件材料可能包括录音、录像、照片等。
归档范围应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，以确保重要的文件材料得到有效管理和保存。
2. 归档范围还应考虑到文件材料的价值和保管期限。
文件材料的价值可以分为永久价值和有限价值两类。
永久价值的文件材料是指具有长期保存价值和历史价值的文件，如重要决策文件、历史档案等，这些文件应该得到特殊管理和保护。
有限价值的文件材料则是指在一定时间后可以销毁或转移的文件，如合同过期后的备份文件等。
归档范围的设定应根据文件材料的价值来确定文件的保存期限和管理方式，以确保文件材料得到适当的处理和利用。
3. 在确定文件材料归档范围时，还应考虑到法律法规和组织内部政策的要求。
根据不同的行业和地区，对文件材料的归档要求可能存在一定的差异。
例如，某些行业可能需要对一些特定的文件进行强制性归档，如医疗机构对病历档案的归档要求。
组织内部政策也可能对文件材料的归档范围有所规定，如公司内部规定某些类型的文件必须进行归档。
因此，在设定文件材料归档范围时，应确保符合相关法律法规和组织内部政策的要求，避免可能的违规行为。
4. 归档范围还应考虑到文件材料的管理和检索的需要。
一个有效的文件归档制度应该能够方便地管理和检索所需的文件材料。
因此，在设定归档范围时，应考虑到组织内部各个部门和业务流程对文件材料的需求，确保文件材料能够按照一定的分类和索引方式进行管理和检索。
这样可以提高文件材料的利用价值和工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。
总结：文件材料归档制度的归档范围是指制度所涵盖的文件类型和内容范围。
归档范围的设定应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，同时考虑到文件材料的价值和保管期限、法律法规和组织内部政策的要求，以及文件的管理和检索的需要。
办公自动化条件下纸质文件的归档
处 理 等 方 面 具 有 纸 质 文 件 无 法 比拟 的 优 越 性 ， 但 是 电 子文 件不 可能 完 全取 代纸 质文 件， 纸质 文 件不 仅需要
归 档 ， 且 还 要 按 照 归 挡 要 求 进 行 认 真 的 整 理 、 类 编 而 分 目， 充 分 发 挥 其 原 始 凭 证 的 作 用 。 以
、
பைடு நூலகம்
办 公 自动 化 条 件 下 纸 质 文 件 归 档 依 然 必 要
很 容 易 破 坏 磁 介 质 上 存 储 的 数 据 。 因 此 ， 为 确 保 电 子
文件 的长 期有 效性 和 可读性 ，必 须通 过 定期 的再生性
（ ） 质 文 件 具 有 原 始 性 、 实性 的 特 点 ， 电 子 一 纸 真 是
文 件 无 法 比 拟 的 。 档 案 的 基 本 属 性 是 “ 始 记 录 原 性 ” ， 归 档 文 件 必 须 存 定 稿 原 件 。 纸 质 文 件 无 论 是 手 写 稿 还 是 机 制 稿 ， 文 件 原 件 在 起 草 、 修 改 、 审 核 、会 签到 签 发 的 各 个 环 节 ， 均 体 现 着 具 体 责 任 人 的 意 志 。 从 修 改 稿 件 的 字 迹 、领 导 签 发 文 件 的 签 名 到 发 文 机 关 的 印 章 ， 都 是 唯 一 具 有 原 始 性 、真 实 性 的 文 稿 ， 必 须 归 档 。 而 电 子 文 件 在 形 成 和 使 用 过 程 中 ， 如 果 不 采 取
维普资讯
办公自动化条 件下纸质文件昀归格
万 彩 娟
信 息 技 术 与 网 络 技 术 的 迅 猛 发 展 ， 使 办 公 自动 化
增 加 了 新 的 手 段 和 途 径 ， 办 公 室 公 文 处 理 的 现 代 化 进
关于组织开展公司档案移交归档工作的通知
关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。
包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。
（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（归档部门：财务部）（三）专题档案。
包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。
（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。
请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。
（二）移交内容。
归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。
各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。
（三）移交方式。
通过线上线下相结合的方式进行移交。
各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。
涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。
文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。
（四）整理要求。
各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。
1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
(档案管理)纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局公布的中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》与湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或者一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先务必明确几种情况1、下列文件或者文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包含定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有储存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或者手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
假如报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种与稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，根据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不一致文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包含成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文与收文日期等等。
分年度时，通常来说就以文件签发日期（或者落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，关于计划、规划、总结、预决算、统计报表与法规性文件等内容涉及不一致年度的文件，统一规定按文件签发日期（或者落款日期）判定文件所属年度。
建设工程文件归档一览表
★
3
招标控制价格文件
无表
★
4
合同价格文件
无表
★
★
5
结算价格文件
无表
★
★
七
其它应当归档的文件
无表
★
★
工程质量责任文件（建设单位负责收集、整理、归档）
1
工程参建各方签章及项目负责人签字存样表
渝建竣-004
★
★
★
★
2
工程参建各方签章及项目负责人签字变更存样表
渝建竣-005
★
★
★
★
3
（建设单位）工程参建单位责任人员名单（报建）（含代建及其他合作主体责任单位）
★
14
（勘察单位）工程参建单位责任人员名单（报建）
责任表-1
★
15
（勘察单位）工程参建单位责任人员名单（归档）
责任表-2
★
★
★
16
勘察单位法人授权书
责任表-10
★
★
★
17
勘察单位项目负责人质量终身责任承诺书
责任表-11
★
★
★
18
（设计单位）工程参建单位责任人员名单（报建）
责任表-1
★
19
（设计单位）工程参建单位责任人员名单（归档）
渝建竣-022
★
★
★
★
11
钢结构构件合格证明与进场检验
无表
★
★
★
12
防水材料出厂质量证明与进场检验汇总表
渝建竣-023
★
★
★
13
防水材料出厂质量证明与进场检验报告
无表
★
★
文件接收、归档、印制表
收文字号
来文单位
文别
事 由
附件
收文日期
处置说明
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
字第 号
文件归档登记表
编号：
归档文件
名称
文件编号
文件总页数
归档编号
归档存放处
保密等级
保管期限
备注：
归档时间
送交人
接收人
修改变更记录
修改日期
更改单号
送交人
接收人
存档变更记录
文件印制申请单
部门： 年 月 日
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ文件
名称
类别数量
□公文 □表单 □转发文件
□信件 □领导讲话 □其他
文件张数（份）
速级密级
□普通 □急件 □特急
□秘密 □机密 □绝密
印制种类
□打字
□扫描
□胶印
□复印
张（份）
张（份）
高级纸
大
普通纸
大
小
小
时间
文件
月 日 时 分
申请部门
主管
校对
月 日 时 分
经办
取件
月 日 时 分
签收
承印部门主管： 经办：
科技文件归档流程
科技文件归档流程归档人按要求在院档案系统中录入需归档文件的案卷、文件信息，将整理好的电子文件上传到系统中并通过系统打印归档清单。
归档人将整理好的纸质档案和归档清单一并移交给院档案室，经档案管理员清点、核查后完成归档。
下文以黄金峡水利枢纽现场设计代表处归档为例演示归档，归档流程如图1所示。
图1 归档流程图1网上归档网上归档有逐一归档、批量归档两种方式（智能识别与自动归档不适用）。
两种归档方式对比如表1所示，设代处可结合具体情况选择适合的归档方式，推荐使用批量归档方式。
（1）逐一归档归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“科技档案收集”，进入科技档案收集页面，著录案卷信息，然后点击“保存”，如图2所示。
图2 著录案卷信息进入卷内文件目录页面，填写文件题名、文号、编制单位、编制日期、编写人、校核人、审查人、密级等档案著录信息，然后上载对应的电子文件，最后点击“保存并送检”，并启动交付前归档流程，如图3、图4所示。
此外，卷内如有多个文件，需要增加行，使一个文件对应一个电子条目，并将电子文件上载至对应的电子条目中。
图3 著录文件信息、上载电子文件图4 送检、启动交付前归档流程（2）批量归档归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“科技归档文件收集”-“已录入信息管理”，下载案卷导入模板（即附件5）、文件导入模板（即附件6），并根据模板制作案卷目录、卷内文件目录（卷内文件目录信息可从收发文登记表筛选获取），如图5所示。
然后先后导入制作好的案卷目录、卷内文件目录，如图6、图7所示。
图5 下载模板图6 导入科技案卷目录图7 导入卷内文件目录导入卷内文件目录后，勾选案卷，点击“附件批量上载（新）”，在弹出的页面中按要求批量上载电子文件，如图8所示。
批量上载电子文件时，将一个案卷的所有电子文件放于同一文件夹内。
电子文件命名格式为“电子条目序号-电子文件题名”（只支持半角“-”，题名无要求）。
图8 附件批量上载附件批量上载后，勾选案卷，点击修改，在弹出的页面中点击“浏览/修改卷内目录”，并在弹出的卷内文件目录页面中核查卷内文件信息后，点击“保存并送检”，并启动交付前归档流程，如图9、图10、图11、图12所示。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
市政工程文件归档内容一览表(已核对版)
渝建竣-018 ★
★★ ★
2 水泥出厂质量证明和进场检验报告
无表
★
★
★
3 钢材出厂质量证明与进场检验汇总表
渝建竣-019 ★
★★ ★
4 钢材出厂质量证明和进场检验报告
无表
★
★
★
5 预拌混凝土（砂浆）出厂质量证明汇总表
渝建竣-020 ★
★★
★
6 预拌混凝土（砂浆）出厂质量合格证明
无表
★
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7 预拌混凝土（砂浆）原材料合格证明及附件
无表
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4 建设工程施工大事记及单位工程大事记汇总表
渝建竣-003 ★
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5 单位（子单位）工程施工大事记
渝建竣-030 ★
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6 工程开工报告
渝建竣-015 ★
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7 工程竣工报告
渝建竣-016 ★
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8 图纸会审汇总表
渝建竣-011 ★ ★ ★ ★ ★
渝市政 验收表-1
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27 单位工程质量竣工验收记录
渝市政验收表 -8
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28 单位工程质量控制资料核查记录
渝市政验收表 -9
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29
单位工程安全和功能检验资料核查和主要功能抽查记 渝市政验收表
录
-10
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30 单位工程观感质量检查记录
渝市政验收表 -11
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31 单位（子单位）验收会议纪要
渝建竣-028
纸质合同归档文件整理方法
纸质合同归档文件整理方法
纸质合同归档文件整理方法如下：
1.按时间顺序排列：将纸质合同按照时间顺序排列，这样在查找资料时会相对方便，也便于定位。
2.分类整理：将不同类型的合同分别放在不同的文件夹或盒子中，如采购合同、销售合同、劳动合同等。
3.标注归档日期：在每份合同上注明归档日期，方便查询和管理。
4.统一编号：如果条件允许，尽量给每份纸质合同统一编号，这样在排序时能更快捷方便。
5.放入专用盒子并编号：将合同放入专用的盒子中，按顺序排列好并做好编号，方便查找和管理。
6.数据备份：合同数据一定要定期备份，以避免数据丢失。
7.安全保护：合同文件夹要设置密码保护或者权限管理，以防止非授权人员查看或篡改合同。
遵循这些步骤，可以高效地整理和归档纸质合同，提高查找和管理效率。
归档文件整理流程图
归档文件整理流程图
1． 确定整理环节 组织工作 2． 注重平时积累 3． 建立制度 4． 加强指导、监督和检查
文件鉴定
1． 原则和标准 2． 归档范围 3． 保管期限
整理与装订
1． 整理单位 2． 文件修整 3． 文件装订
分类与排列
1． 文件分类 2． 文件排列
文件的编号、编目、装盒
归档文件目录的格式（纸质文件） 归档文件目录的格式（纸质文件）
件号 责任人 文号 题名 日期 页数 备注
归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图： 归档文件目录
全宗名称 年 度
保管期限ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ机 构
档案管理相关表单
档案管理相关表单1.档案移交目录移交单位：序号文件类别文件编号文件名称页数保管期限保密程度存档人档案日存档日期备注目录编制人。
单位负责人。
档案接收人。
保密程度。
公开、秘密、机密、绝密保管期限：永久、长期、短期改写：档案移交目录包括移交单位、文件类别、文件编号、文件名称、页数、保管期限、保密程度、存档人、档案日、存档日期和备注等信息。
在编制目录时，需填写目录编制人、单位负责人和档案接收人等基本信息，并注明保密程度和保管期限。
2.归档文件目录第页序号题名档号文件编号保密程度页数责任者日期保管期限备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：归档文件目录包括序号、题名、档号、文件编号、保密程度、页数、责任者、日期、保管期限和备注等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
3.档案案卷目录第页档号题名张数文字图纸编制单位编制日期密级保管期限存放柜号备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：档案案卷目录包括档号、题名、张数、文字图纸、编制单位、编制日期、密级、保管期限和存放柜号等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
4.会计档案案卷目录编码：第页案卷号案卷题名原会计编号所属年度页数保管期限存放位置备注保存部门：档案管理部门保存期：永久改写：会计档案案卷目录包括编码、案卷号、案卷题名、原会计编号、所属年度、页数、保管期限和存放位置等信息。
在编制目录时，需注明保存部门和保存期限。
5.归档文件材料催交通知单归档单位（部门）：归档单位（部门）负责人。
归档单位（部门）档案员：根据文件材料归档制度的要求，您单位（部门）所产生的下列文件材料未能在规定时间内归档。
请你们对其整理，务必在日内向档案室移交。
谢谢合作！档案室(盖章) 年月日应归档文件材料清单及归档要求（档案部门填写）：归档单位（部门）意见：通知单签发人。
签字（盖章）通知单接受人：一式两联：（1）存根（2）有关归档部门（单位）存保存部门：档案管理部门保存期：1年改写：归档文件材料催交通知单是由归档单位（部门）发出，通知其他单位（部门）未能按规定时间归档的文件材料，并要求其在规定时间内整理并移交档案室。
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。
但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。
这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。
电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。
在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
比如：件号：归档文件的排列顺序号。
同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。
发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。
再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。
二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。
我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。
办公室文件归档制度范本
办公室文件归档制度一、目的和意义为了加强办公室文件的管理，确保文件的安全、完整和便于查阅，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
本制度适用于公司办公室各类文件的收集、整理、归档和保管工作。
二、文件分类1. 文件分为纸质文件和电子文件两大类。
纸质文件包括：公司内部文件、外部来文、宣传资料、合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结等。
电子文件包括：电子邮件、办公文档、扫描文件、音频视频资料等。
2. 文件按照内容分为：综合管理类、人力资源类、财务管理类、市场营销类、研发技术类、生产运营类等。
3. 文件按照密级分为：公开级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。
三、文件收集与整理1. 各部门应在文件形成时，明确文件类别、密级，并进行初步整理。
纸质文件应逐页编号，标注页码；电子文件应进行适当压缩，并标注文件名称。
2. 各部门应在每月末对本月产生的文件进行汇总，填写《文件汇总表》，提交给办公室负责人。
3. 办公室负责人对提交的文件进行审核，确保文件符合归档要求。
四、文件归档1. 文件归档采用纸质档案和电子档案双重管理方式。
纸质档案按照文件类别、密级和形成时间顺序进行整理，装订成册，放置在专门的档案柜中。
电子档案存储在公司的服务器或云存储平台上，设置访问权限。
2. 办公室负责人定期对归档文件进行审查，确保文件完整、准确、可用。
对不符合归档要求的文件，应要求相关部门进行整改。
3. 归档文件应保留原始痕迹，如签字、盖章等。
文件复印件、打印件应注明“复印件”或“打印件”字样，并加盖骑缝章。
五、文件保管与查阅1. 办公室负责人负责文件保管工作，确保文件安全。
办公室应配置防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保文件不受损坏。
2. 办公室负责人建立健全文件查阅制度，明确查阅范围、查阅人员、查阅程序。
未经批准，不得擅自查阅、复制、借阅、销毁文件。
3. 查阅文件时，应在办公室内进行，不得将文件带出办公室。
如有特殊需要，须经办公室负责人批准，并办理借阅手续。
文件、材料收集归档制度模版（3篇）
文件、材料收集归档制度模版第一章总则第一条目的和依据1.1 为了规范公司文件、材料的收集和归档工作，保证文件、材料的安全、完整和易于检索，提高工作效率和知识管理能力，制定本制度。
1.2 本制度的制定依据有：公司相关管理制度、法律法规等。
第二章收集范围和方式第二条收集范围2.1 公司文件和材料的收集范围包括但不限于：计划、报告、合同、协议、凭证等各类文件和材料。
2.2 公司文件和材料必须符合收集要求，与公司业务运作相关，能够提供有效的信息支持。
第三条收集方式3.1 公司文件和材料的收集方式包括但不限于以下几种：(1) 纸质文件收集：通过纸质方式收集并归档，包括纸质文件的文件夹、文件柜等；(2) 电子文件收集：通过电子方式收集并归档，包括电子文档的文件夹、电子档案管理系统等；(3) 录像、录音等媒体文件收集：通过相应设备将媒体文件进行记录和归档。
第四章归档要求第四条归档标准4.1 公司文件和材料的归档标准包括但不限于以下几个方面：(1) 根据文件和材料的类型、属性进行分类归档；(2) 采用科学合理的编号方式，确保文件和材料易于辨识和检索；(3) 根据文件和材料的重要性和保密级别，确定合适的存储位置和权限控制。
第五条归档流程5.1 公司文件和材料的归档流程如下：(1) 收集文件和材料：按照规定的收集方式，收集并核实文件和材料的准确性和完整性；(2) 分类归档：根据文件和材料的类型、属性，在归档系统中进行分类归档；(3) 编号：采用科学合理的编号方式，将文件和材料进行编号，并记录在归档系统中；(4) 存储和管理：根据文件和材料的重要性和保密级别，将其存放在相应的位置，并进行权限控制；(5) 更新和维护：定期对归档文件和材料进行更新和维护，确保其有效性和可用性。
第六章归档管理第六条责任人员6.1 公司文件和材料归档管理的责任人员包括但不限于以下几个方面：(1) 文件管理员：负责文件和材料的收集、归档和管理工作；(2) 系统管理员：负责电子归档系统的维护和管理；(3) 安全管理员：负责文件和材料的保密和安全控制。