档案综合管理办法(修订版)

赣州康大高速公路有限责任公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为切实加强本公司档案工作，促进档案工作为公司经济发展和各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本规定。

第二条本规定所称的公司档案是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和本公司有保存价值的各种形式的文件材料。包括公司文书档案、科技档案（含项目建设档案、养护工程档案及招投标、合同协议等）、费收档案、会计档案、声像档案和公司在其他各项工作活动中直接形成的对公司具有保存价值的文字、图表、实物等不同形式的历史记录。

第三条公司档案工作业务上接受省档案局、省交通厅档案馆、省投资集团档案部门的业务指导、监督检查。

第四条公司档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，便于保管和开发利用。

第二章管理体制和职责

第五条公司档案室是公司档案信息资源的贮存基地和利用中

心，隶属于公司综合部，由公司综合部负责档案工作的统筹规划。

第六条公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各部门应指定兼职档案员负责本部门归档文件材料的收集整理，并定期交公司档案室集中统一管理。

第七条公司档案室依法履行下列职责

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

2、负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。

3、监督、指导公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第八条公司专（兼）职档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章归档制度

第九条归档范围

凡是公司在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围，均应收集、整理，按要求向档案室移交归档。（详见附件《公司文件

材料归档范围》）

第十条不归档的文件材料

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（二）本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第十一条凡属公司归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司档案移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十二条归档要求

1、各部门移交公司档案室归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水笔书写。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

2、应归档的文件材料不得由承办部门或个人分散保存，更不允

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许据为已有和拒绝归档，各部门如确因工作需要，可按规定复印保存。

3、凡要求归档的文件，正文与附件、正本和定稿、转发件与原件不得分离，保持它们之间的关系，区分保管期限，整理归档。

4、会计档案由财务部门按会计档案管理有关规定整理立卷归档。会计凭证、帐薄、财务报告、会计档案等材料必须装订成册，鉴定保管期限，按年度编写目录一式三份，财务部保存一份，其余两份连同档案材料一起，按规定时间移交公司综合档案室。

5、特殊载体档案（含照片、录音带、录像带、VCD、DVD磁盘、奖旗、奖杯等），应分别由主办人具体标明时间、地点、人物、职务、背景、内容这六要素后按时归档。

6、文件材料移交归档时，应填写移交清单一式两份，并提交电子版本，双方清点后在移交表上签字，各存一份备查。移交过程中如发现档案不符合规范，由移交部门按要求重新整理好后再移交。

第十三条归档时间

1、文书档案文件材料、大型（重要）会议材料、报表应于次年第一季度（3月30日前）移交归档。

2、养护专项工程和大中修工程档案在工程竣工后，3个月内由相关部门兼职档案员整理，移交公司档案室保管。

3、会计档案在会计部门会计年度终了后，由会计部门整理归档，保管一年后移交公司档案室保管。

4、磁带、照片、实物等特殊载体文件材料应在工作结束后及时归档。

5、下列文件材料应随时归档

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（三）其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条归档文件材料的整理要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2、归档的文件材料应为原件；因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档整理。

4、归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第十五条公司各部门的兼职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向公司档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

公司档案室接收档案时应全面检查归档文件材料的质量。

第十六条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

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