宣传品管理规定

编号：SDL–QYGLB /ZD–2009–008

宣传品管理规定

第一章总则

第一条目的

为加强公司宣传品管理，规范工作流程，结合史丹利化肥股份有限公司实际情况，特制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用总公司涉及宣传品的相关部门。

本规定涵盖宣传品的计划及采购、采购结算、发放管理、内部调拨与领用、盘点与对账、责任追溯等内容。

第三条制度管理

本规定由企业管理部起草，相关部门参与修订，总经理签发执行。

第二章职责分工

第四条生产管理部职责

1)负责宣传品库的日常管理；

2)负责常用宣传品的采购计划编制、验收、入库、出库；

3)负责宣传品的出入库台帐；

4)月末与财务部、供应公司、销售管理部、总公司办公室对账；

5)参与宣传品的盘点。

第五条企划部职责

1)审核提交的宣传品图样的图案、文字、色彩、色调等；

2)设计宣传品图样的图案、文字、式样等。

第六条供应公司职责

1)建立、维护宣传品档案；

2)根据物资采购申请单或物资采购计划表保质保量完成采购任务；

3)参与制定宣传品的质量验收标准；

4)与各供应商进行往来、结算、对账、清账；

5)月末与财务部、宣传品库对账。

6)提供合理化采购和品种规划建议；

第七条质量管理部职责

1)组织制定宣传品的质量验收标准；

2)指导、监督宣传品库的质量验收。

第八条销售管理部职责

1)负责宣传品的品种规划与销售定价；

2)负责宣传品的发放计划、发货单处理；

3)监督、检查宣传品使用情况；

4)月末与宣传品库、财务部对账；

5)月末向销售公司提供宣传品发放明细表。

第九条物流中心职责

1)按照计划组织宣传品的运输；

2)跟踪运输过程，保障运输安全，确保货物及时到达。

第十条总公司办公室职责

1)负责办理内部调拨、领用等手续；

2)月末与生产管理部对账。

第十一条财务部职责

1)负责核实款项；

2)负责宣传品的记账、对账和核算；

3)组织宣传品的盘点。

第三章品种规划与计划采购

第十二条宣传品品种增添的申请

1)新增的宣传品品种是指公司先前从未采购或印刷过的宣传品；

2)销售管理部负责常用宣传品品种的规划；供应公司根据市场价格变化等

信息，向销售管理部提供品种规划建议；销售公司向销售管理部提交新

增宣传品品种申请，申请须经片区经理、大区经理、销售总监签章（字）

确认。具体参见《宣传品品种增添申请流程》

3)销售公司新增的宣传品若仅适用于本部门时，宣传品一经采购或自制，

即记入相应的申请人或申请部门费用。

第十三条宣传品规格变更的申请

1)宣传品规格变更是指变更现有宣传品内容，更改其尺寸、大小、色调及

文字等的宣传品（如：宣传喷绘）。

2)销售公司业务人员因宣传需要，需要变更宣传品的尺寸、颜色、文字内

容时，须经企划部审核。具体参见《宣传品规格变更申请流程》。

第十四条宣传品采购计划与采购申请

1)生产管理部组织销售管理部和供应公司，结合淡旺季变化共同商定建立

常用宣传品的阶段性库存定额管理，确定合适的库存上限和采购下限。

2)宣传品库汇总宣传品出入库数据，制作宣传品日报表每天报生产管理

部。根据宣传品需求信息，向生产管理部提报常用宣传品采购计划建议。

3)生产管理部根据宣传品日报表与宣传品发放计划每周三制作下周所需

宣传品的《物资采购计划表》（见附件2），经生产总监确认后，交由供

应公司组织采购和喷绘车间自制。

4)对于总经理指示采购的宣传品，由经办人填写《物资采购申请单》（见

附件1），并标明使用范围，总经理签批后，由供应公司组织采购。经办

人须将《物资采购申请单》复印件送生产管理部，以便生产管理部提前

规划库位和收货。

第十五条自制

符合自制条件的采购申请生产管理部转喷绘车间，制作完毕送宣传品库办理入库。

第十六条预报宣传品计划

为保证宣传品的及时供应，实行宣传品提前预报制度。

由销售办公室主任统计汇总各业务员下周所需的宣传品发放计划，汇总的宣传品预报计划于每周二上午下班前交至销售管理部，销售管理部当天整理后交生产管理部，以保证宣传品的及时采购；急需的宣传品可相应提前预

报。

第十七条采购

1)供应公司负责宣传品采购，其他部门没有宣传品采购权。

2)供应公司根据审批完整物资采购申请单或物资采购计划表进行采购。

3)采购员进行采购前要保证多方询价（1000元以上的采购应至少保证三方

询价）。

4)不需签订合同、先货后款的采购，价格商定后，制作《采购价格审批表》

（见附件3）。经供应配件科科长、供应公司经理审核，总经理批准后，

组织供应商送货。

5)需签订采购合同的，价格商定后，准备采购合同及《合同评审表》（见

附件4）。经供应配件科科长、供应公司经理、办公室法律专员审核（办

公室法律专员审核后的通用正式合同文本无需再审），总经理批准后，

签订合同组织供应商送货。

6)无需签订合同的采购，在采购完毕后，供应公司须每周汇总《采购明细

表》（见附件5），送审计部以备核实；签订合同的采购，供应公司须送

审计部合同复印件一份以备核实。

7)采购前质量管理部与供应公司须共同制定相应的宣传品验收标准。

第十八条验收入库

宣传品库管员按照验收标准办理入库。有特殊要求的按照约定标准进行验收（如按合同或样品验收）。

供应商送货时，供应公司开具到货通知单。宣传品库管员凭到货通知单等单据验收入库，并即时开具入库单。

新增宣传品采购到货后，宣传品库须及时通知申购人。申购宣传品的销售科室应及时领取。

第十九条宣传品采购时间控制

宣传品《物资采购计划表》生产管理部须于每周三传递到供应公司，供应公司于下周前办理宣传品入库。

第二十条其他情况的宣传品采购须经总经理批准同意。

第四章采购结算

第二十一条无合同的采购结算时，由供应公司会计汇总采购申请单/采购计划