浅谈互联网思维在现代化办公室的应用何斌

浅谈互联网思维在现代化办公室的应用何斌

发表时间：2018-05-18T11:21:26.950Z 来源：《基层建设》2018年第2期作者：何斌

[导读] 摘要：办公室是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对企业正常运转有极其重要的作用和意义，所以提高办公室的工作水平是十分必要的。

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摘要：办公室是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对企业正常运转有极其重要的作用和意义，所以提高办公室的工作水平是十分必要的。随着经济全球化和信息全球化的快速发展，互联网逐渐融入了人们生活的各个方面，互联网思维在经济建设和社会发展中所发挥的重要应用价值是有目共睹的。办公室工作在经济建设和社会发展过程中起着承上启下的枢纽作用，将互联网思维很好地融入现代化办公室工作中，有利于全面提升办公室工作水平，从而促进办公室为领导、基层、群众提供更优质、更高效的综合服务。

关键词：互联网思维；多维度；现代化办公室；提高工作水平

办公室是一个组织体系中不可或缺的机构，在组织体系运行过程中起着统筹管理、上传下达、信息传递的重要作用，提升办公室工作水平对于一个组织体系的高效运行十分必要。在新时期的发展背景下，办公室管理人员更应该顺应时代发展的需求，运用互联网思维进行自我反思和改进，将互联网思维融入现代化办公室工作体系构建过程中，从而多方面提升办公室的工作水平。

一、办公室工作特点分析

在任何一个组织结构中办公室都是一个不可或缺的结构，办公室工作对于组织体系正常运行起着至关重要的作用。办公室工作有着以下几个重要的特点：其一，党政性特点。办公室的一个重要职能是宣传党和国家的主要政策、传达行政命令，办公室工作的一个主要内容就是贯彻落实上级的各项政策、方针，办公室工作的质量直接决定着一个组织体系的党政工作建设质量，党政性是办公室工作的一个重要特征，因此，办公室工作对员工的政治思想意识要求较高；其二，服务性特点。办公室工作的本质性职能是传达和落实领导交待的各项任务、积极进行调研而为领导做好参谋工作，因此，办公室工作具有服务于上级领导的特点。另外，办公室是连接组织体系内部和外界大环境的窗口，各项接待活动、信息反馈、沟通协调工作主要是由办公室工作人员完成的，因此，办公室工作也具有服务于社会大众的特点；其三，琐碎性特点。办公室事务相对其他部门来说具有琐碎、复杂的特点，电话通知、会议预约、内外联络、客户接待等都是办公室工作的主要内容，虽然办公室工作相对较为繁琐，但对于组织体系的运行却是非常重要的；其四，不规律性特点。办公室工作人员可能长期都没有具体的工作，但一旦接到临时突发性任务，可能在很长一段时间内都需要全力以赴工作，具体一点就是“闲的时候很闲，忙的时候很忙”，因此，不规律性也是办公室工作的一个重要特点，为了减轻工作人员的负担、提高办公室工作水平，制定符合其运行的刚性值班弹性坐班制度是十分必要的。

二、互联网思维在办公室工作中的应用概述

结合办公室工作的特点可以得知，在办公室工作中信息沟通机制是不可或缺的，信息化是互联网技术发展到一定阶段的产物，运用互联网思维构建多元化的信息沟通机制是互联网思维在办公室工作中的重要应用。互联网思维的一个重要核心是将单向信息传播机制改为互动式反馈型信息沟通机制，互动性信息沟通机制在经济建设过程中也发挥了重要的作用。例如，ＭＩＵＩ是近些年来迅速发展起来的一个安卓手机系统，通过社区、微博、反馈系统等途径工程师可以很容易收到广大用户的建议，在之后的设计中通过改进可以让ＭＩＵＩ变得更加完美，毋庸置疑的是，ＭＩＵＩ系统用户量的飞速增加和用户的广泛好评离不开互动型信息沟通机制的构建。在办公室工作中，运用互联网思维构建多元化、多途径、互动型的信息沟通机制，可以为办公室工作创设一种高效流通的信息环境，在这样的氛围下办公室工作效率可以显著提升。另外，通过信息反馈机制办公室人员可以方便快捷地收到客户群体、基层群众的建议和想法，通过上行传达作用可以为领导提供更好的参谋服务。正如上文所述，办公室工作具有琐碎、繁杂的特点，如何将琐碎、繁杂的办公室事务转化为一个系统化、自动化的体系是值得进一步深入反思和研究的。众所周知，互联网思维的一个重要内容是用操作平台代替管道式工作模式，利用互联网信息技术可以简化工作流程，将各项工作融入一体化、系统化的工作平台中。在办公室工作应用这样的工作平台，一方面管理人员可以高效地协调管理各项琐碎的工作事务，从而使相对杂乱无章的办公室工作事务变得井井有条；另一方面可以通过虚拟大数据库显著降低信息搜集、传达、执行的工作成本，确保办公室事务高效保质地完成。将互联网思维运用于办公室工作，对办公室工作水平和服务质量的提升来说十分必要。运用互联网思维进行自我创新与发展，与时俱进地进行互联网信息化建设，是现代化办公室工作转型的必要选择。

三、运用互联网思维，多维度提升办公室工作水平

1.运用互联网思维从时间维度提升办公室工作水平随着信息全球化的快速发展，信息逐渐成为影响经济发展的重要因素之一。越来越多的企业家运用互联网思维进行商业生态建设，互联网思维在我国经济建设过程中发挥着越来越不可忽视的重要作用。在办公室工作领域，运用互联网思维可以从时间维度显著提升办公室工作的效率，主要有如下三个方面的体现：其一，运用互联网思维构建互动式信息沟通机制。一方面，信息具有时效性的特点，办公室工作起着上传下达的作用，在某些紧急情况下工作人员可以适当在上下级之间连通信息沟通渠道，从而使各项工作高效顺利完成，减少时间差带来的影响；另一方面，办公室工作人员应该建立完善的信息反馈机制，确保下级部门、基层群众的建议和想法及时传到上级部门，为上级部门最好参谋工作；其二，通过数字化、网络化建设提升办公室的工作效率。一方面，在办公室工作实践过程中，如果管理人员能将人力资源、财产资源、技术资源、营销资源以及硬件资源数字化，在具体的协调管理实务中办公室工作人员可以做出更优质的决策，从而促使资源合理配置，从而追求最大化的利润空间；另一方面，通过网络化建设可以使各大数据库、资料库在各部门之间得到共享，另外通过网络传输技术可以有效降低传输成本、提升传输效率，对于办公室综合工作水平的提升十分重要；其三，运用互联网思维完善监管体系。办公室工作具有重要的统筹管理作用，通过互联网技术构建实时动态监管体系，一方面可以避免人为因素对办公室事务的干扰作用，更一方面有助于绩效考核工作的顺利开展，可以间接促使各项办公室事务高效完成。

2.运用互联网思维从空间维度提升办公室工作水平运用互联网思维从空间维度来提升办公室工作水平主要强调自动化、系统化、互动性工作平台的构建，通过提升办公平台的系统性和功能性可以显著提升办公室工作水平，是现代化办公建设的客观需要。首先，要建立自动化的工作平台。管理人员应该充分运用现代化多媒体技术和网络信息技术构建自动化的工作平台，确保工作平台在输入工作指令之后能够自动化分析、处理，这样可以显著降低办公室部门的人力资源成本；其次，要建立系统化的工作平台。系统化强调工作平台的功能性，