大型国有集团公司公文使用规范化指引(公文格式规定版)
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大型国有集团公司公文使用规范化指引(公文格式规定
版)
一、公文种类按照《党政机关公文处理工作条例》〔中办发〔2022〕14号〕所明确,现行公文种类主要有:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,共计
15种。
其中,集团公司常用公文种类主要有:
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。各类
公文在制发目的、
-2-格式、印发对象、签发流程等方面各不相同。
二、公文格式〔一〕格式要素1.版头
版头例如
〔11〕份号:涉密公文应当标注份号。
〔22〕密级和保密期限:涉密公文应当分别标注密级与保密期限。
〔33〕紧急程度:紧急公文分别标注“特急”“加急”,电报分别标
注“特提”“特急”“加急”“平急”。
〔44〕发文机关标志:一种是发文机关全称或者标准化简称加“文件”;一种是使用发文机关全称或者标准化简称。联合行
文,可并用联合发文机关名称,也可单独使用主办机关名称。
〔55〕发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行
文使用主办机关的发文字号。
主体例如
〔11〕标题:由发文机关名称、事由和文种组成。
〔22〕主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称、
-4-标准化简称或者同类型机关统称。
〔33〕正文:公文的主体,用来表述公文的内容。
〔44〕附件说明:公文附件的顺序号和名称。一般与上面正文保持空1行距离。
附件说明例如
〔55〕发文机关署名:署发文机关全称或者标准化简称。一般与上面正文保持3行距离。
〔66〕成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期
一般居右空4字距离。
〔77〕印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
印章例如
3.版记
-6-
〔11〕抄送机关:除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关的统称。
〔22〕印发机关和印发日期:公文的送印机关和送印日期。
〔二〕标准要求1.发文机关标志
由发文机关全称或者标准化简称加“文件”二字组成,也可以使用发
文机关全称或者标准化简称。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前。
2.标题一般由发文机关全称或标准化简称、公文主题和文种组成,位
于红色分隔线下空二行位置。
多行标题排列为梯形或菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。
多个发文机关名称之间用空格分开,不加顿号,换行时省略。
3.主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或标准化简
称或同类型机关统称;向下普发的公文主送机关名称应标准、稳定。有多
个主送机关的,各机关名称之间用顿号隔开,最后一个主送机关名称后标
全角冒号。
4.正文中的层次序数第一层“一、”;第二层“〔一〕”;第三层“1.”;第四层“〔1〕”。
5.成文日期
一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签,署最后一位的签发日期;联合行文,署最后签发机关领导同志的签发日期。
6.加盖印章的公文联合行文时,将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。〔骑年盖月〕印章之间排列整齐,互不相交或相切。
7.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。
-8-8.总体格式要求
〔11〕页边距
一般情况下,上为37mm,下为35mm,左为28mm,右为26mm。
〔〔2〕空格和对齐公文中每段首行缩进2个字符,全文要做到两端对齐。
〔33〕字体和字号
总体来讲,文件大标题采用二号方正小标宋简体;一级标题采用三号黑体;二级标题采用三号国标楷体;正文采用三号国标仿宋。
除此以外,密级和保密期限、紧急程度采用3号黑体;签发人姓名采用3号国标楷体;版记中要素采用4号国标仿宋。
〔44〕行数和字数
在以上页边距和字体字号标准标准下,国标定义为每页22行和每行28个字,以此计算得出,行间距掌握在28磅左右。
〔55〕标点和字母
正文中标点采用全角,字母通常选用TimeNewRoman字体。
总体格式例如
三、常见错误〔一〕标题要素不全标题的三要素是:发文机关、事由、文种。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外,各
要素应齐全。
〔二〕文件标题断行不当应保证标题词句的连贯性,不应从词中间断
开换行。如:
《《集团公司关于健全完善集团公司董事会专门委员会的通知》》
〔三〕文种使用混乱报告、请示不分,通报、通知不分,函、请示不分;一个公文标题中出现两个文种,如《天津港集团公司关于开展第二批
多式联运示范工程验收工作的请示报告》。
〔四〕生造文种将“方案”“方案”“安排”“措施”“要求”“汇报”等,这些不属于公文的文种作为公文文种使用,如:《天津港集团公
司关于清产核资管理的汇报》《天津港集团公司关于2022年投资的方案
安排》等。
〔五〕发文主送单位名称不标准如将“天津市人民政府国有资产监督
管理委员会”写成“市国资委”。
〔六〕行文中前后称谓不一致
-10-如:将“天津港集团公司”一会儿称为“天津港集团”,一会儿
称为“集团本部”,一会儿又称为“集团公司”。一般情况下,集团公司
标准全称为“天津港〔集团〕”,标准简称为“天津港集团公司”或“集
团公司”,根据语境或发文对象灵活使用。