文件化信息管理程序实例

1.目的

为使ISO9001：2015质量管理体系能正确、有效地运作，因而对文件使用的方式加以规范，期以使对质量系统能有效运作，且使极为重要的所有场所，均持有适当的相关文件或数据，并将过时无效之文件，立即自所有分发或使用单位移开。

2.范围

本公司质量系统运作中，和产品、服务及达成质量系统有关的文件与数据，均须依本程序规定管理，但不包括各阶文件架构中未指出需被控制的文件，而文件与数据可以文书或其它电子媒体的方式呈现或储存。

3.参考文件

无

4.定义

4.1.文件架构

本公司质量系统文件分为四个阶层(一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件)，

4.2.文件

信息及其承载媒体。例如﹕质量系统中的质量手册、程序书与作业指导书等内

部文件和国际/国家/行业标准、适应的法律法规、客户图面等外部文件。

4.3.资料

指执行工作时所产生的信息，经常是属于变动性或动态的。而此信息是提供他

人或计算机进行工作或分析的依据，若无此结果时，则无法执行工作或不能正

确的工作。例如下给供货商的订单，每次其订购内容均不同。

4.4.记录

将工作执行的过程或结果写于窗体上，而此过程或结果供日后分析、存盘备查

或提供证明使用。例如进料检验后的《进料检验单》。

4.5.受控文件

质量系统文件若变更时，通知文件持有单位更换并自使用场所撤离(回收)旧版

的文件。

4.6.非受控文件

当质量系统文件仅供为参考之用，于文件变更时不须向使用单位更换并撤离(回

收)的文件。

5.权责

5.1.各单位﹕文件变更申请；外部文件登录申请。

5.2.文件制定单位﹕文件制定；决定分发单位；填写文件变更通知

5.3.文件控制中心﹕文件分发、回收管理与维持文件总览表。

5.4.各部门主管﹕文件审核。

6.作业内容

6.1.作业流程图

6.4.2.2.文件版本

6.4.2.2.1.依文件修改发行的顺序以英文字母大写A到Z编码，但“X”

跳过不用(“X”可供识别暂时发行文件的版本)。

6.4.2.2.2.版本状况控制

为辨识文件的最新版本状况，防止过时或失效文件被使用，文件控

制中心须依文件类别建立文件总览表(附件三)，并于制定、变更文

件时，更新为最新内容(版本及变更次数)，以供使用单位查询。

6.4.2.3.文件编码之窗体序号和窗体版本仅在窗体文件编码中使用。

6.5.文件的发行与回收

为了迅速有效地分发与回收文件，文件控制中心可事先发布通知，请文件保管或文件接收单位派人、携带相关文件定时定点、集中完成文件的发行与回收手续。

6.5.1.文件发行权责

对内/外分发的文件由文件控制中心发行与回收或做其他处置；

6.5.2.文件分发与回收控制

凡文件上的文件控制专用戳章是以影印方式复制的，均视为非控制文件，

不具文件效力。

注意：文件控制中心的底稿不盖戳章。

文件控制专用戳章:

文件控制中心发行

禁止影印

6.5.2.1.控制文件的分发与回收。

6.5.2.1.1.每一份文件均须在文件的每一页(含封面)加盖文件控制中心发

行章后，分发文件使用单位，同时请使用单位在文件分发表上签收。

当文件修订或废止时，由文件控制中心在文件分发表签收过时无效

的文件。

6.5.2.1.2.分发厂商的文件

分发厂商的文件由文控中心加盖“仅供参考使用”章后分发，但不

回收。

6.5.2.2.非控制文件的分发

非控制文件在申请核准后，在第一份文件盖上“仅供参考使用”戳章，

影印需求数量后分发。非控制文件在文件变更时不予更换及回收。

6.5.3.过时文件管理

6.5.3.1.保存

6.5.3.1.1.过时文件若因特殊因素，如厂内一些规定或供以后参考使用必

须加以保存时，由文件控制中心盖“作废保留”戳章留存在文件控

制中心，须将此一过时文件与现行文件分开保存。

6.5.3.1.2.文件控制中心应保存前一版的一,二阶文件或其他有需要保存

的前一版文件。

6.5.3.2.销毁

过时文件若不需加以保存时，由文件控制中心统一销毁文件或在文件

上以笔划一个大“X”以供回收使用。

6.5.4.文件补发申请

当文件因破损、遗失或其它因素需申请补发文件时，由申请人填写文件补

发申请单(附件四)经部门主管核准后，经文件控制中心办理文件补发。若文

件是供外界人士参考时，文件补发申请单须经管理代表核准.

6.5.4.1.因破损或遗失的补发申请

6.5.4.1.1.文件控制中心需收回破损文件。

6.5.4.1.2.遗失的补发申请: 须在申请单上申请原因栏勾选“遗失”。

6.5.4.2.未列入分发表内或分发数量不足的补发申请

当使用者认为某一文件对其工作的进行有影响，希望被列入分发表内

接受文件分发控制时，文件控制中心收到申请单后，将其登录入文件

总览表及文件分发表(附注栏)内并盖发行章后分发。

6.5.4.3.非控制性文件的申请

文件控制中心收到申请单后，在第一份文件盖“仅供参考使用”戳章，

影印需求数量后分发。非控制文件在变更文件时不予更换及回收。

6.5.5.文件终止使用申请

6.5.5.1.因组织机构变动等原因,以前分发下来的文件多出不需再使用,应申

请文件终止使用,由文件控制中心回收,并更改文件分发记录。

6.6.修订/变更文件

6.6.1.提议变更文件

当现行使用文件有内容变更需求时，由提议人填写文件修订、废止、登录

申请单（DCR）（附件二）提出变更理由、原文件内容摘要(项次、编号)

及建议变更内容，经审查核准(参见6.2)后由原文件制订单位修订/变更文件。

原文件制定单位提议变更文件，直接执行6.6.2条实施文件变更。

6.6.2.修订/变更文件

文件在核准同意变更后，由文件制订单位以文件变更通知单(DCN)(附件五)

或以版本变更方式变更文件，但以版本变更文件时，不需填写文件变更通

知单(DCN)

6.6.2.1.以文件变更通知单变更/修订文件

若变更/修订文件只涉及文件的部分页数或段落时，为节省变更成本，

可依以下规定填写文件变更通知单变更文件。但同一文件以这种方法