归档文件整理细则
2归档文件整理规则
2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。
2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。
3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。
4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。
二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。
3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。
4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。
5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。
6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。
三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。
3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。
四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。
2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。
3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。
4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。
五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。
2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。
以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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谢 谢！
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感谢阅读
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则
归档文件整理的原则包括：
1. 分类：将文件按照功能、形式、内容或者重要程度等分类，使其易于查找和管理。
2. 标记：使用标签、颜色、编号等方法标记文件，以便快速识别和定位。
3. 命名：为文件命名时，应使用清晰、简明、具备描述性的名字，避免使用缩写、码头符号等，以免产生混淆。
4. 存储：将文件存储在合适的媒介上，例如硬盘、移动硬盘、云存储等，避免使用易损坏的存储媒介。
5. 梳理：定期检查和删除已过期、无用的文件，避免浪费存储空间。
6. 安全：为了保护隐私和机密信息，应对敏感文件进行密码保护，限制访问权限，同时备份重要文件以避免意外损失。
归档文件整理规则解读及实务
3. 保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分 别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
4. 机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件 未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
《归档文件整理规则》 （DA/T 22— 2015），国家档案局 2015年10月25日发 布，2016年6月1日 起正式实施。总体编 排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。
二．增加归档文件组件 和纸质归档文件修整、 装订、编页、排架要 求。将标准适用范围 由纸质文件材料扩展 为纸质和电子文件材 料。
归档文件一般采用年度—机构（问 题）—保管期限、年度—保管期限—机 构（问题）等方法进行三级分类，并且 提出了“年度—保管期限”分类法的应 用。改变了原来的 “保管期限—年度— 机构”分类法，有利于机关档案和日常 管理和利用。
分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全 宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容 （一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片 等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别 按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进 行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系， 使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归 档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
5. 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排 列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0” 补足，如“0026”。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
归档文件整理规则
定期 １ ０年 ， 分 别 以代 码 “ Ｙ” 、 “ Ｄ３ ０ ” 、 “ Ｄ１ ０ ” 标识 。 ｄ ） 机构（ 问题 ） 代码 ： 机构 （ 问题 ） 代 码 采用 ３ 位汉 语 拼 音字 母 或 阿拉 伯数 字 标识 ， 如 办公 室代 码“ ＢＧＳ ” 等 。归 档 文 件 未 按 照 机 构 （ 问题 ） 分 类 的， 应省 略机 构 （ 问题 ） 代码 。
元 纪年 ， 如“ ２ ０ １ ３ ” 。 ｃ ） 保 管期 限 ： 保 管期 限分 为永 久 、 定期 ３ ０ 年 、
将 文 件 按 其 形 成 年ห้องสมุดไป่ตู้度 分 类 。跨 年 度 一 般 应
以 文 件 签 发 日期 为 准 。 对 于 计 划 、 总结 、 预算 、 统
计报表 、 表 彰 先 进 以及 法 规性 文 件 等 内容 涉 及不 同年 度 的文 件 ， 统 一 按 文 件 签 发 日期 判 定 所 属 年 度 。跨 年 度 形 成 的 会 议 文 件 归 入 闭幕 年 。跨 年 度 办 理 的 文 件 归 人 办 结 年 。 当形 成 年度 无 法 考 证时 ， 年度 为 其归 档年 度 ， 并 在 附 注 项 加 以说 明 。 ｂ） 按 机构 （ 问题 ） 分类 将文件按其 形成或 承办机构（ 问题） 分 类 。机 构 分类 法与 问题分类法 应选择其 一适用 ， 不 能 同时 采 用 。采用机构 分类 的 ， 应 根据文 件形成或承 办机构 对 归 档 文件 进 行 分类 ， 涉 及 多 部 门形 成 的 归 档 文
归档文件整理规则2024解读
归档文件整理规则2024解读1.建立文件分类系统：将文件按照一定的分类标准进行归类，例如按照文件类型（合同、报告、信函等），按照部门或项目，按照时间等。
确保每个文件都有明确的分类归属，便于查找和管理。
2.文件编号：为每个文件分配独一无二的文件编号，可以是数字、字母或是两者的组合。
编号有助于标识文件的唯一性，减少混淆和重复存储。
3.文件命名规则：对文件的命名要有一定的规则。
可以采用简洁明了的方式，使文件名能够清晰地表达文件的内容和属性。
例如，合同文件可以用“日期-合同主题-公司名称”的格式命名，方便快速识别文件的重要信息。
4.文件存储位置：根据文件的重要性和访问频率，决定其存储位置。
常用文件可以存放在易于访问的地方，而较少使用的文件可以存放在较为偏远的地方，以节省空间。
6.文件保管期限：根据法律法规和实际需要，确定文件的保管期限。
过期的文件可以进行销毁或者转移到长期存储区域，以节省空间。
7.定期审查和清理：定期审查文件，删除不再需要的文件或将其转移到长期存储区域。
这样可以保持文件管理的及时性和高效性。
8.文件安全保护：采取措施保护文件的机密性和完整性。
例如，对于重要文件可以使用密码加密或者存放在安全的保险柜中。
9.培训和沟通：向员工提供文件管理的培训和指导，确保他们了解归档文件整理规则，并能够正确地执行和遵守规则。
10.使用技术工具：结合电子文档管理系统等技术工具，提高文件整理和管理的效率和精确性。
通过遵守这些规则，组织可以实现文件的高效管理和归档。
这将为公司减少工作时间、提高工作效率，更好地保护文件的安全性提供帮助。
归档文件整理规则
八、编
目
• 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目 录 • 归档文件应逐渐编目。来文与复文作为一件时，只对复文 进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等项目。 • 1、件号：填写室编件号 • 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者 • 3、文号：文件的发文字号 • 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟 标题，外加“【】”号 • 5、日期：文件的形成时间，以8位数字标注年月日如： 20081201
六、排 列
• 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 原则上要求同一事由的相关文件应当排列在一起。 • 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（问 同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（ 的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 题）的排列顺序确定后，原则上应保持不变。 某单位200 2008 如：某单位2008年文书档案如下排列：
收
集
收集应归档的文件材料做到齐全完整 判断文件是否归档，依照归档范围，决定文件的去留 确定归档文件的保管期限，要准确客观 分类方法要科学、适用，保持相对稳定 便于保管利用，用不锈钢钉、包角 顺序相对固定（党、工、青、妇—办公室—业务—其他） 要 求 不 空 号、重 号 填 写 要 清 晰、端 正 按件号顺序装（不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒）
归档文件的整理规则
归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。
归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。
文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。
一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。
一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。
这种形式一般适用于小机关和基层单位。
2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。
这种形式一般适用于大中型机关单位。
3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。
此种形式一般适用于中型机关和单位。
二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。
通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。
2、及时收集。
只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。
3、严格检查。
检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。
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归档文件整理细则一、目的为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。
二、适用范围适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。
三、术语定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。
2、件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。
3、全宗号为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。
4、分类号分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。
5、项目代码项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。
6、案卷号同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。
7、件号件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。
8、档号档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。
本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。
1、采用“事件”分类法，即按照档案的具体内容进行分类，根据公司档案产生情况，初步分为七大类：、文书档案、运营档案、营销档案、声像档案、实物档案、人事档案、账务档案，采用英文字母作为类目代码。
部分产业如有档案无法归入上述七大类时，可根据实际需要增设2、档案分类一般不超过三级，具体二、三级分类详见《文件资料归档范围、归档时限和保管期限表》（附件二）。
3、各类档案以“件”为单位整理归档，同一全宗应保持分类方案的稳定。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文译本在前，其他语言译本在后；合同审批单与合同正本、附件作为一件保存。
4、声像档案要求清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者、重要人物名称等信息，如果拍摄活动结束后发布新闻信息，该新闻稿作为附件一并保存。
5、实物档案按照年度一事一件，移交时需提供名称、获奖时间、地点、发奖/获奖单位、活动名称等信息。
6、与项目开发、运营及营销有关的档案，按项目进行分类。
五、档号编制1、档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。
2、全宗号编制2.1 公司全宗号由两部分组成。
第一部分由集团代码组成，集团代码用四位英文字母标识。
例如：集团代码“中南置地”，取“ZNZD”四字母表示；第二部分由战区名称缩写代码组成，例如：环沪战区的表示方法：[HHZQ]；2.2 全宗号编制举例说明例如：环沪战区公司：ZNZD[HHZQ]；广深战区公司：ZNZD[GSZQ] 以此类推；3、项目代码编制项目代码由所在城市拼音首字母与案名首字母共同组成，例如：成渝战区的“成都樾府”表示为C DYF，各战区公司编制《全宗代码、项目代码一览表》（详见附件三）内的项目代码，并向集团综合人力中心文化体验部备案。
一级分类号由英文字母组成，二三级分类号由数字组成且类别之间用“.”隔开，5、件号、案卷号用三位阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始向后排列。
6、保管期限一般分为永久保存和定期保存，其中定期保存又分为保存30年和保存10年两种；永久保存用“YJ”表示，保存30年用“D30”表示，保存10年用“D10”表示。
7、档号编制7.1 文书档案示例以文书档案为例, 集团总部档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度全宗号：集团本部以文书档案为例, 战区公司档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度：2018全宗号：环沪战区以文书档案为例, 项目公司档号格式：件号保管期限：30年分类号：行政合同年度：2018项目代码：上海锦庭全宗号：环沪战区7.2 运营档案示例7.3 营销档案示例7.4 档号应书写在归档文件首页的右上角。
六、档案的编目1、页次/页数的计算文件页数：每一件归档文件的总页数。
归档文件不编制页号，文件中有图文的页面为一页，将构成该件的各份文字材料（包括：正文、附件、呈批表、稿等）的页数相加作为该文件的页数；卷内目录不计算页号。
2、卷内目录的编制2.1卷内文件目录（详见附件四）排列在卷内文件首页之前；2.2序号：以一份文件为单位，从001开始按顺序标注；2.3责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，须将所有责任者列明，以“，”隔开；2.4档号：根据档号编制要求进行编号；2.5文件题名：填写文件标题的全称；2.6日期：填写文件形成的日期（竣工图填写竣工图章上的日期），用八位数字表示，例：20180101；2.7页数：每一件归档文件的总页数。
3、案卷的编制3.1 案卷题名指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、文件名称等。
一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；3.2 当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；3.3 立卷单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替；3.4 起止日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期；3.5 卷内目录应采用计算机打印，不得手写。
4、案卷目录的编写《档案案卷目录》（详见附件四）主要应填写全宗号、分类号、案卷号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限、备注等。
七、竣工图的编制1、项目竣工图应由施工单位负责编制。
如果行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
2、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章，竣工图章加盖在图表右侧空白处，使用不褪色红色印泥并签署相关内容。
3、施工图没有变动的，由竣工图编制单位直接利用施工图套用竣工图框，加盖竣工图章作为竣工图；凡一般变更且图纸符合更改或划改要求的，可在原施工图（必须是新图）上修改，并附设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章作为竣工图；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。
八、档案装订与装盒1、图纸一般不装订，特殊情况除外。
独立装盒成卷、不装订、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T 10609.3-2009)统一折叠成A4幅面(286mm 208mm)，图标栏露在外面。
2、文书档案的装订：以件为单位的归档文按件装订。
统一使用档案文化体验部门指定使用的装订材料（包括不锈钢钉、棉线、铆管等）装订。
不锈钢钉装订方法是左侧上下各一钉；较厚的文件可用棉线三孔一线装订或用财务铆管装订机进行三孔装订。
装订时，不得压字迹，不是A4文件大小的文件需进行托裱。
3、档案的装盒：档案归档时必须按顺序装盒，档案盒封面无须填写，只须填写档案盒脊背。
九、档案移交与整理1、公司内部移交1.1集团各部门/战区公司/项目公司移交档案时，应编制《归档文件移交书》（详见附件四），批量移交时须发起BPM审批流程，并将电子版案卷目录及卷内目录作为附件，档案接收人员应与移交人共同清点，于BPM审批流程中进行确认；1.2移交人在归档移交实体档案的同时，须按规定将档案文件信息进行扫描并存档，完成文件材料的实体与电子化档案同步归档。
2、外单位向我方移交（专指施工档案）2.1建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的施工档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
2.2建设单位应对乙方施工文件的立卷归档工作进行实时的监督、检查、指导。
2.3乙方单位应在建设项目交工验收前、工程完毕四个月内，向建设单位档案部门移交经系统整理并审查合格的全部档案（含电子档案）；乙方单位未完成竣工档案移交验收的，建设单位有权拒绝进行工程结算。
2.4乙方单位应严格按照有关规定编制项目竣工档案，编制依据为：当地城建档案馆竣工档案移交目录、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2014）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）。
2.5乙方单位对项目档案进行整理排序组卷后，文字部分采用“三孔一线”方式装订，竣工图纸统一折叠成 A4 幅面(286mm 208mm)，图标栏露在外面。
然后装入档案盒中，统一向建设单位移交。
乙方单位编制《归档文件移交单》并填写《竣工档案移交审批表》（详见附件四），经交接双方确认资料无误，相关部门和领导审核同意方可接收。
2.6乙方单位向建设单位归档的档案套数，应能满足建设单位保管和使用的需要。
一般需提供三套竣工档案，一套交城建档案馆，一套交建设单位档案部门，一套交物业公司。