《文件和控制程序》
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
《文件及记录控制程序》考试试题
《文件及记录控制程序》考试试题部门：姓名：成绩：一、填空题：（每空2分，共60分）1.受控文件是指文件的编制、、批准、发行、、废止等流程必须经具有相应权限的部门和人员审批，并盖有印章。
受控文件在本公司质量活动中具有和，不得随意违背其规定或要求。
2.公司将体系文件分为四级，其中程序文件是级文件，该类文件的编码规则是；作业指导书是级文件，该类文件的编码规则是。
3.文件和记录控制过程由、组成。
4.除年度评审和日常评审外，当公司组织结构调整时或文件生效满年时需进行一次评审。
5.受控正本是指文件原件，存档时加盖蓝色的印章。
6.《文件及记录控制程序》规定公司的体系文件保存年。
7.允许工程师级别以上的人员对现场指导文件进行临时修改，并、注明。
8.记录要连续、完整，以提供整个产品实现过程的。
9.负责建立《受控表单／记录一览表》，并维持更新。
10.当一份记录上出现次以上的修改时，为了确保记录的识别性和严谨性，应该。
11.对有保密要求的记录，由负责处理，按《保密管理制度》执行。
12.军品产品记录保存期限与相一致。
13.各部门负责对本部门的记录的标识和整理，并注意做好防盗、、防鼠和工作，其它媒介的记录还应注意防压、等，以防止质量记录的、变质和丢失，必要时须定期复制备份。
14.文件分为受控正本、、、外来文件，文件存档或发行时需在首页加盖相应的印章，并盖骑缝章。
15.文件的标识确保清晰、准确。
文件的标识以、批准日期、、版次等作为文件的有效标识。
二、判断题：（每题2分，共10分）1.非受控文件虽然不加盖受控标识，但是公司还是需要控制其修改、使用、回收和废止。
（）2.由总裁办公室负责对公司各部门体系文件管理和使用情况进行指导、协调、检查和监督。
（）3.新文件版本号以A0表示。
（）4.受控副本是指加盖了红色“受控副本”印章的受控原件复印件。
文件与资料控制程序心得
文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。
良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。
本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。
二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。
三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。
2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。
3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。
4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。
四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。
2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。
3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。
4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。
5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。
五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。
2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。
3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。
4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
记录的职能代号同文件的编号标准。
5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。
5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。
一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。
iso00 程序文件 文件与资料控制程序
5.7当文件不作为活动依据，只作参考时，执行单位可向文控中心申请并经管理者代表批准后，复印原稿按管理外文件发行,发行同时须加盖“非受控文件”章,管理外文件不再随版本或版次更新而更换。
5.8发往外部的文件（图纸或技术资料）需要更改为pdf格式，且防止打印、复制。
A．质量体系文件类别编码
质量手册：QM（QAULITY MANUAL）
程序文件：QP（QAULITY PROCEDURE）
控制计划：CP（CONTROL PLAN）
设计类文件：D（DESIGN DUCUMENTS）
标准类（包括原材料技术标准、工艺技术标准、检验标准、设备参数等）：S（SPECIFICATION）
3.3文件和记录的保存
3.3.1文控中心负责保存体系文件原件，并编写《质量记录汇总表》，备案各类记录的样本。
3.3.2各部门文件资料管理员负责对本部门的记录进行整理、归档。
3.3.3品质部负责保存管理评审报告，质量审核报告，不合格报告，纠正措施报告、预防措施报告。
3.3.4客服科负责保存客户投诉处理报告。
5.14.5电子文档受控文件的控制
A．公司的文件受控主要采用纸张形式，对于无法用纸张进行受控的文件如工程图纸、软件等，可采用电子文档文件（如PDF文件等）形式进行受控。
B．由文件制定部门以软盘或电子邮件的形式将文件传送至文控中心，并注明文件名称、文件编号、版号、修改号及生效日期等。软件受控时需提交的文件包括源程序、编译后的可执行文件以及相应软件的流程图，其中源程序及可执行文件为电子文档，流程图为纸张文档。
各种质量记录使用公司规定的格式。质量记录表格由各使用部门自行编制，经部门负责人审核，交格式样本到文控中心备案并登记在《质量记录汇总表》中，各项质量记录及图表须可清楚识别,并且易于阅读﹑执行及评核。
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。
它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。
用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。
其中，分类是指对文件进行归档，使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类；存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中，以方便用户随时访问；查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件；修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作；删除是指用户可以彻底删除文件，以释放空间。
记录管理记录管理是另一个重要的功能。
用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息，以便日后查看维护。
比如，在一个销售系统中，记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息，方便统计分析。
权限管理权限管理是一个非常重要的功能，它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制，保证数据的安全性。
在文件和记录控制程序中，权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。
用户权限指针对某个特定用户设置的权限，比如只读、修改、删除等。
而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的，一个角色包括多个权限。
审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控，以便及时发现数据异常。
通过审计功能，用户可以获取到每个用户的操作记录，包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。
当出现异常情况时，用户可以通过审计功能进行追溯，以找到问题所在。
应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中，尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说，其价值不可忽视。
以下是几个典型的应用场景：企业文档管理对于大型企业来说，高效的文档管理是非常重要的。
通过文件和记录控制程序，企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。
文件和资料的控制程序
（2）文件控制的程序图如下：
文件和资料的控制程序
为了使项目工程所使用的文件资料在工作中一直处于有效状态，对项目所有制订和使用的文件资料进行必要的控制，以保证在所有工作场所使用的文件和资料是有效Biblioteka 本。（1）文件控制及主要内容
这些文件主要包括：施工技术要求、标准；施工计划、工序流程、施工图纸及实施细则；质量检测程序、检测计划；试验报告、质量记录，与业主（监理工程师）往来函件等质量体系运行的文件和记录以及相关的文件资料。
文件与资料控制程序
1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。
2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。
3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。
外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。
QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。
CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。
WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。
QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
DCR:文件更改申请。
5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。
5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。
文件与资料控制程序心得总结
文件与资料控制程序心得总结文件与资料控制程序心得总结引言：文件与资料控制程序是组织中非常重要的一部分，它可以确保文件和资料的安全性、可用性和有效性。
本文将深入探讨文件与资料控制程序的多个方面并总结各个方面的心得体会。
一、文件与资料控制程序的重要性及背景介绍（100字）文件与资料控制程序在现代组织中扮演着至关重要的角色。
它们有助于确保组织中的文件和资料的完整性、准确性和安全性，并提供及时访问以支持决策和业务运营。
通过合理的控制程序，组织可以降低错误和遗漏的风险，促进知识共享和合作，提高工作效率。
二、文件与资料控制程序的要素（200字）在实施文件与资料控制程序时，以下要素至关重要：1. 文件分类与标识：确保文件有适当的标签和分类，方便存储和查找；2. 存储与保护：选择适当的存储介质和设备，确保文件安全、可靠地存档，并进行定期备份；3. 文件访问权限：为不同角色和职位的员工分配适当的文件访问权限，以保护敏感信息；4. 文件检索与归档：确保文件可以轻松检索和归档，提高工作效率和文件利用率；5. 文件销毁与清理：定期检查过期和无用的文件，并进行安全销毁或清理，以避免信息泄露。
三、文件与资料控制程序实施的挑战（200字）在实施文件与资料控制程序时，组织可能面临以下挑战：1. 技术挑战：选择适当的技术解决方案，并确保其与组织的信息系统和流程相集成；2. 组织文化挑战：改变组织成员的习惯和行为，并建立起正确的文件管理文化；3. 法律合规挑战：遵守相关的法律法规，例如个人隐私保护和数据保护法；4. 知识管理挑战：将文件与资料整合到知识管理系统中，实现知识的共享与传承。
四、文件与资料控制程序的影响与好处（200字）实施有效的文件与资料控制程序会带来以下好处：1. 提高工作效率：文件的分类、存储和检索变得更加高效，减少了浪费时间寻找文件的情况；2. 降低错误和遗漏：通过严格的控制程序，避免了因错误或遗漏造成的风险和损失；3. 促进知识共享与合作：文件的规范化和共享，有助于跨部门之间的知识共享和合作；4. 提升组织形象：建立良好的文件和资料控制程序，可以提升组织形象，增强客户和合作伙伴的信任感。
QEMS文件和资料控制程序
QEMS文件和资料控制程序1.0 目的实行文件统一管制，确保各相关部门及场所能适时获得文件的最新有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2.0 适用范围适用于公司所有文件的控制和管理（“员工手册”和对外宣传类文件除外)。
3.0定义3.1正本文件：指保存在文控中心的文件，加盖红色“正本文件”，作正本使用。
3.2受控文件：指由文控中心发放到使用部门，在现场使用的加盖红色“受控文件”印章的文件。
3.3外来文件：与质量/环境管理体系有关的法律法规、标准和要求以及客户、供应商提供的产品技术文件等，加盖红色“外来受控”印章。
4.0职责4.1文控中心负责质量/环境管理体系文件及外来文件的受控、分发、更改、作废、回收、保存等活动。
4.2 各相关部门负责相关文件的编制、使用、保存及对文件可操作性进行评审并提出文件修改申请。
5.0 工作程序5.1 文件的分类5.1.1 一级文件：方针、目标、质量/环境手册。
5.1.2 二级文件：程序文件，包括质量管理体系所编制的程序文件。
5.1.3 三级文件/外来文件：作业指导书、工艺/作业流程、检验规程、操作规程、职务说明书、承认书等。
5.1.4 四级文件：报表、计划、记录、表单、文本模板，包括质量体系的要求的相关记录及表单。
5.2文件的编写和审批5.2.1一级文件由综合管理部负责编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.2二级文件由责任部门编写，管理者代表/质量负责人审核，总经理批准。
5.2.3三级文件由责任部门编写，各部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2.4文件编写的格式应符合相应的文本模板，详见《文件编写原则》。
5.2.5文件编写部门也是文件的维护责任部门，负责对文件进行修订、必要时进行文件评审、有效性确认以及推行和宣导、监督执行。
5.3文件的编码规则 5.3.1一级文件编号方法例如：DXC-QEM-2009表示：质量/环境手册2009年编写。
5.3.2二级文件编号方法编写年份文件分类代码 （ Q M 表示质量手册 ） AB - CD - EFGH公司代码 （ D XC 表示公司）事业部代码文件分类代码 （ Q P 表示程序文件 ） AB - CD - E - FGH文件流水号 公司代码 （ D XC 表示公司）5.3.3三级文件/外来文件编号方法AB – C - D EFG文件流水号文件类别代码（A代表工艺参数标准，B代表产品检验规范/标准，C代表作业指导书，D代表设备/仪器操作规程，E代表其它）事业部代码文件代码（WI表示三级文件，WL表示外来文件）5.3.4 记录表格编号方法AB – CD -EFG H版本号（如A、B…以此类推）文件流水号部门代码记录表格代码（FM表示记录表格）例如：FM-ZH-001A表示：综合管理部的第一份表单（A版），表单的编号一律标注于表单右下角，以便于识别。
计算机文件及数据控制程序
计算机文件及数据控制程序计算机文件及数据控制程序一、文件分类与命名1.对公司使用的所有文件进行分类，一般可分为以下几类：系统文件、程序文件、数据文件、文本文件、图像文件、音频文件、视频文件等。
2.制定文件命名的规范，规定各类文件的命名规则，以便对文件进行统一管理。
命名规范应尽量简短、明确、易于理解，并采用英文或拼音等易于识别的字符。
二、文件存储位置规划1.根据文件的性质和用途，规划出不同的存储路径，以便快速定位和查找文件。
2.针对公司的重要文件，应将其存储在具有高可用性和持久性的存储设备上，如云存储或磁盘阵列。
三、文件权限管理1.制定文件权限管理策略，规定不同用户对不同文件的访问权限。
2.使用文件权限管理工具，如Linux的ACL（Access Control List）或Windows的NTFS权限，对文件权限进行精细化管理。
3.定期检查和调整文件权限，确保权限设置符合公司安全策略和最小特权原则。
四、文件备份与恢复1.制定文件备份策略，包括备份频率、备份时间、备份方式等。
2.选择合适的备份介质，如硬盘、U盘、云存储等，并定期检查备份数据的完整性和可用性。
3.制定文件恢复预案，以便在文件丢失或损坏时能迅速恢复数据。
五、文件流转追踪1.使用文件管理软件或文档管理系统，对文件的创建、修改、删除等操作进行记录和追踪。
2.建立文件流转审批流程，规定文件的流转必须经过规定的审批流程，以便对文件的流转进行控制和管理。
3.对文件的流转进行实时监控和提醒，以便及时发现和解决问题。
六、文件审计与稽查1.定期对公司的文件进行审计和稽查，以检查文件的合规性和安全性。
2.对审计和稽查中发现的问题及时进行处理和纠正，并形成相应的报告和分析报告。
3.对审计和稽查的结果进行统计和分析，以便更好地完善文件管理制度和提高公司的管理水平。
七、数据导入与导出1.制定数据导入与导出的规范和流程，规定导入导出的方式、格式、加密等要求。
2.使用数据导入导出工具，如CSV、Excel等，对数据进行导入导出操作，并确保数据的完整性和安全性。
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序 - 知识产权管理体系管理制度文件及控制程序1. 引言1.1 目的本文件旨在建立和维护知识产权管理体系，确保公司的知识产权能够得到有效的保护和管理。
1.2 范围本文件适用于所有与公司相关的知识产权，包括但不限于专利、商标、版权和商业秘密。
1.3 定义在本文件中，以下术语的定义为：(1) 知识产权：包括专利、商标、版权、商业秘密等的概念；(2) 知识产权管理体系：指对知识产权保护与管理所采取的一系列组织、流程和控制措施。
2. 知识产权管理体系的框架2.1 高层承诺(1) 公司的高级管理层将致力于保护和管理知识产权，制定相应的政策和目标。
(2) 高级管理层将为知识产权管理体系提供必要的资源，并对其有效性进行评估和改进。
2.2 组织结构(1) 知识产权管理部门将负责协调和执行知识产权管理体系；(2) 知识产权管理委员会将负责监督和审查知识产权管理体系的运行情况。
2.3 目标与指标(1) 确定和制定知识产权管理体系的目标和指标；(2) 目标和指标应与公司的战略目标和业务需求相一致。
3. 知识产权管理流程3.1 知识产权审查(1) 在产品研发过程中对新技术和发明进行评估和保护；(2) 对商标和版权进行注册和维护。
3.2 知识产权保护(1) 确保公司的知识产权得到适当的保护，采取必要的法律手段进行维权；(2) 对未经许可的知识产权使用行为进行监测，及时采取相应措施。
3.3 知识产权管理(1) 确定和管理知识产权的所有权和使用权；(2) 确保公司内部员工对知识产权的保密和合规要求的了解和遵守。
4. 知识产权管理的控制措施4.1 文件控制(1) 确定和维护相关的知识产权管理文件，包括政策、流程和指南；(2) 对文件进行版本控制和变更管理。
4.2 记录控制(1) 对知识产权相关的记录进行管理和存档；(2) 确保记录的保密性、完整性和可追溯性。
4.3 培训和意识提升(1) 开展相关的培训和教育活动，提高员工对知识产权的意识和理解；(2) 定期进行知识产权相关的沟通和宣传活动。
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。
这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。
它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。
它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。
它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。
它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。
它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。
它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。
4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。
例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
IATF16949-文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3、职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4、文件管理工作流程及说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位NONOYESYES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。
（权责表5.3）4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。
4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。
依权责表审核。
文件废止后，原文件的编号不得重复使用。
受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。
作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。
4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。
统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。
经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。
外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。
《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负责人4.5审核/会签权限见权责表5.3文件制/修/废废审议、会签确认编号/版本5、补充说明5.1文件的分类5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。
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1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。
2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。
3.定义文件分类：红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。
一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。
二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。
三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。
（D）：检验标准、产品规范。
四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。
临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。
外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。
文件分为受控文件及非受控文件：受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。
包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。
非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。
4.工作职责文件的审查、批准权限为：文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。
文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
5.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。
文件制定的要求：A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。
红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成； 编号举例：银农科技（2017）001号流水顺序号年份⑵格式要求：（样式如附件1）① 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； ② 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； ③ 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）； ④ 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方； B 类程序文件： ⑴部门编号说明：文件和资料制定及管理实施图流程图责任部门相关记录文件编写/识别文件审核/会签文件批准文件登记文件发布/签收文件回收文件变更文件存档编写人审核人批准人文控中心文控中心各部门文控中心《受控文件一览表》《外来文件清单》《记录一览表》《文件领用记录表》《文件废止清单》文控中心⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001⑶格式要求：（样式参照本程序文件）①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、……；b二级：如、、……、、……；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；e五级：如①、②、③、④……；f 六级：如a、b、c、d……；C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围， 3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；⑶作业指导书类：①SOP类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明， 4、作业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）；②规范类：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指导，5、注意事项，6、记录表单）；⑷检验标准类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围， 3、检验工具/物料特性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志、运输、贮存等），7、记录表单（若有）]；⑸产品规范类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，5、检验方法，6、判断规则，7、其他（若有）]。
E类临时性文件：⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1《内部业务信息联络单》发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例： E 2017（06）001号）部门编号年份文件类别F类外来文件：⑴外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2 《外来文件清单》后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件）由相应部门负责人收文并处理；⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：流水顺序号⑴记录的格式：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一。
设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3《记录一览表》中；⑵记录的填写：①按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用“/”明示；②填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐，能准确识别；③记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；④各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；⑤记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。
如是笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；⑶记录的修改：记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新提交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；⑷记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部标准表格，则可采取外购形式，无需编号）；表格编号举例：记录表单流水号⑸记录存档：按规定期限保存记录，记录使用及管理按《档案管理规定》执行。
文件版本/版次规定：⑴版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为A.变更后依次为B、C、D……Z；版次号(或修订号):用一位阿拉伯数字表示,初次发行为0，变更后依次为1、2、3……9；⑵文件第一次制定时的原文为A/0，A为版本号，0为版次（修订）号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次(修订)号,依次为1、2、3……9;当版次(修订)号超过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为B、C、D……Z,同时版次(修订)号恢复为0；⑶记录表单的版本/版次修订规定同上。
文件的制定及修订：当文件新制定或修订时，由文件归属部门按的文件审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，经本部门分管领导审核，并授意邮件方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控中心办理文件发布手续。
文件的发布及发放：有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存，并登记06B001-4《受控文件一览表》。
）文件发放的范围：⑴管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；⑵程序文件：发放至总经办、各部门经理；⑶三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；文件发放手续：⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。
（索取发放范围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续）。
⑵发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记06B001-5《文件领用记录表》。
文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。
文件的作废：⑴文件评审确定为无效文件时，由部门经理向文控中心索取原文件，部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档。
⑵文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。
⑶所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹”，并编制06B001-6《文件废止清单》，废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章，保存期不低于1年。
7.相关文件《BG/T 19001-2008质量管理体系要求》。
《GB/T 24001-2004环境管理体系要求及使用指南》。
《GB/T 28001-2011职业健康安全管理体系要求》。
8.记录表单06B001-1《内部业务信息联络单》。
06B001-2《外来文件清单》。
06B001-3《记录一览表》。
06B001-4《受控文件一览表》。
06B001-5《文件领用记录》。
06B001-6《文件废止清单》。
附件1：红头文件样式06B001-01/B106B001-2/B1 外来文件清单06B001-3/B106B001-4/B1 受控文件一览表06B001-5/B1 文件领用记录表06B001-6/B1 文件废止清单会签记录：。