秘书综合实训教程PPT
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秘书实训项目PPT课件
会议室一设在公司的最里边，因为会议室往往会涉及公司 一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保密的考 虑。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
《秘书培训》PPT课件
承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
秘书综合实训ppt课件
16
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
（三）、会务工作
案例： 华夏啤酒（杭州）有限公司建立于2004年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产
的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根 据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的 冰啤。
方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到 将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子 参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
8
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。规定完成时间：20分钟。 2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效 果的新闻。规定完成时间：25分钟。 3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰，编辑打印精美。
13
（二）、文书工作
案例： 中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包
括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根 亚洲投资有限公司等。
截止到2017年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险 收208亿元。其中杭州分公司成立于2009年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的 目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2012年6月1日起开展“扎实基础、提升品质， 促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和 分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲 座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评 选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书综合实训教程PPT
培养良好的职业素养
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
高级文秘、行政助理综合技能实战培训(PPT256页)
高级文秘、行政助理综 合技能实战培训（ PPT256页）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
秘书综合实训教程ppt
活动策划与组织
确定活动目的和主题
根据部门或公司的业务需求，明确活动的目的和 主题，确保活动有针对性地促进业务发展。
发布活动信息和邀请函
将活动信息通过正式文件、邮件、微信等渠道发 布出去，邀请相关人员参加活动。
策划活动内容和形式
根据活动的目的和主题，策划具体的内容和形式 ，包括演讲嘉宾、议程安排、场地布置等。
《秘书综合实训教程》
目录
• 秘书实训概述 • 秘书日常事务处理 • 商务会议与活动管理 • 商务礼仪与职业形象 • 有效沟通与协调 • 秘书综合实训案例分析
01
秘书实训概述
实训目标与任务
01
掌握秘书日常办公的基本技能和方法；
02
了解企业秘书岗位的职责和要求；
学会解决秘书工作中常见的问题。
03
实训方法与步骤
工作潜力考核
考核秘书工作潜力的关键指标包括学习能力、适应能力、创新能力等，通过对这些指标的 评估，可以全面评价秘书工作潜力。
THANKS
感谢观看
活动组织与实施
在活动前，要协调好各项资源，安排好人员和工 作分工，确保活动的顺利进行；在活动中，要负 责签到、接待、引导等工作，确保参会人员得到 良好的体验
04
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
商务礼仪概述
01
商务礼仪是人们在商务活动中，为表达尊重和善意而采取的、
约定俗成的行为规范和交往程序。
商务活动中的基本礼仪
02
包括会面、交谈、会议、宴请、电话等环节中的礼仪规范。
商务礼仪的实践应用
03
如何将商务礼仪应用于实际工作场景，如何根据不同文化背景
灵活运用商务礼仪。
职业形象
职业形象的重要性
《秘书培训》PPT课件
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作："一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： "分级负责， 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题：解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?（文员即领导的助手） 什么是秘书?（秘书小姐是公司的形象的代言人） 企业需要秘书懂得什么?（请问在坐的：把自己怎样
定位的）
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力： 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理（文书拟写/收发文处理/文档
管理） ➢ 接电话的技巧（不要什么事情都去打扰领导） ➢ 收发邮件、传真，并进行分类整理。 ➢ 会议管理（会前筹备/会中服务/会后落实） ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表，以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 ， 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 秘
秘书综合实训项目八课件
实训项目二 应对群体事件
七、参考案例
案例
员工不满辞退补偿标准 东莞一玩具厂发生群体事件
代希奎 周伟涵
2008年11月25日下午5时50分左右，中堂镇开达玩具厂发生一宗劳资纠纷引起的群体性事件。事后，
中堂镇委镇政府在对事件进行的情况通报中称，事件中约500多人(约有2000多人是围观者)在厂区门口
聚集闹事，现场被打砸的有先期处警的“全顺”牌警车1辆，开放式巡逻车4辆，后闹事工人又冲进工
1
实训情境
2
要求
3
评价标准
4
评价办法
5
实训组织
6
时间安排
实训项目三 应对各种灾害
二、实训内容
任务三
应对疫情
1
实训情境
2
要求
3
评价标准
4
评价办法
5
实训组织
6
时间安排
实训项目三 应对各种灾害
三、实训环境
场地 普通场地
设施 设备
工作台、椅子、毛巾、灭火器、电话机
实训项目三 应对各种灾害
四、模式描述
实训模式：过程/流程实训
实训项目二 应对群体事件
六、信息链接 （二）基本技能
1. 任何组织都需要建立应对群体事件的常态工作机制。 2. 企业应对群体事件首先要确保自身的稳定。 3. 应对群体事件要善于化解矛盾。 4. 应对群体事件必须发动群众、讲求策略，分工负责、统一宣传口径，注重尽快恢复秩序。 5. 企业应对群体事件必须首先立足自身，谨慎考虑依托外部力量，原则上不申请使用外力。
“‘三鹿奶粉事件’已动摇消费者对国产奶粉的信心，”一位业内人士告诉记者，三鹿、伊利、 施恩、圣元、明一等国产奶粉品牌，近来销量普遍下降超过15％，“预计这几个月的降幅可能超过一 半”。商务部对全国350家重点零售企业监测，9月17日未检出三聚氰胺的国产品牌婴幼儿奶粉销量较 12日下降33%，
秘书综合实训教程PPT
五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
任务三 秘书掌握“德”“谋”“技” 的内功
一、任务描述
1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能 力要求。
2.秘书要具有广博知识和各种综合能力，成为复 合型人才。
二、任务分析 三、相关知识
四、技能训练
训练一：收集秘书在职业道德、职业素养、专业 能力方面的事例（正、反）。
1．明确秘书办公室工作的基本内容和职责范围。 2．掌握办公室典型工作的规律和方法。 3．熟练运用办公室工作方法来解决实际问题。 4．不断提高日常工作的效率和质量。
二、任务分析 三、相关知识
四、技能训练
训练一：写出办公室事务秘书日常工作的基本内 容和职责范围，明确自己的角色定位和职权范围。 训练二：概括出办公室事务秘书日常工作中带有 典型性的工作内容、任务，并借助以往的知识， 归纳整理出工作环节、程序等。 训练三：通过讨论、研究，将办公室的典型性工 作的工作程序、流程，制作为流程图。
训练二：收集并分类整理出“秘书接打电话礼仪手册”。
建议：职场礼仪我们已经学习和了解了很多，关键在于 能够很好地应用。秘书在处理电话业务时，充当了重要 角色，注重礼仪是非常重要的。这本“手册”为今后工 作奠定扎实的基础。请你要认真，尽可能全面到位。
训练三：秘书的办公桌上，怎样摆放电话、电话记录本 等办公设备和用品？
五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
任务二 学会倾听、学会服从、奉命行事。
一、任务描述
1．学会认真倾听他人的讲话，表现出自己职 业素养和敬业。
2．学会牢固树立服务与服从的职业意识。
3．遵从领导的要求，认真执行自己的职责， 正确行事。
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•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有 助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂， 前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左 右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成 一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
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• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分 开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活 。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气 也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如 此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时 有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松， 练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
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课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办 文、办事、 办会三大技能切入，以必需、 够用为量，以精当、 扎实为度，兼顾与秘 书专业其他课程内容的交叉关系，是专业 核心主干课程。其理论教学内容与实践 教 学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求 来实施。
秘书综合实训课件
⑸敬语：出于礼节，信的最后往往写一 两句祝颂的话或敬语。
⑹结尾：依次写出求职人姓名、时间、 联系地址、邮编、电话，位置在敬语右 下方。
⑺附件：指对求职人有用的材料，如个 人自传或履历表，学历证明、学位证明 及各种获奖证书的复印件等。
求职信的写作要求
⑴求职信的格式很重要。如果称呼、问候都写错了或不规范，主管 人对求职者第一印象就不好，影响对全信的阅读；如果是敬语格式 出错，往往会被精明、细心的主管人所挑剔，影响求职者的入选。 ⑵应聘的时间，即年、月、日不仅要写清楚，而且要写全，因为求 职信的时效性较强。 ⑶最重要的一点是信的内容一定要如实、朴实，切忌夸夸其谈，洋 洋万言，给人一种华而不实之感；也不要谦虚过度，缩手缩脚，给 人一种平庸无能之嫌。
培养作为一种遍及各行各 业的社会职业的通用素质
社会职业概论；职业伦理(即职业道德、纪律等)； 公务员法规(政策)
秘书的求职之路
收集和掌握有关招聘信息 了解招聘岗位及用人单位的基本情况 做好求职应聘准备（求职信、个人简历、
照片、有关证书及复印件、服饰、心理 等） 参加求职应聘（投递简历、面试、笔试、 考察等）
求职应聘之材料制作
求职材料的内容：一般包括求职信、个 人简历以及附件材料等
求职信的写法 个人简历的写法 附件材料的内容：证件、证书等的复印
件；有关证明材料；获奖作品、创作成 果等。
求职信的写法
⑴标题：“求职信”三字写在首行正中. ⑵称谓：分两种情况，如果不知对方姓名， 那就写“××企业总经理”、“××厂长” 等；如果知道姓名,那就写“×××”，称呼 后加上“先生”、 “女士”、 “小姐”， 以示尊敬。位置在第一行顶格单独写。称呼 后要加冒号，表示下面有话要说。 ⑶问候语：是对收信人礼貌的表示，一般书 信是既要有礼节性还要有针对性，因为收信 人各式各样，情况又各不相同，但求职信的 收信人很单一，所以只强调礼节性，写上 “您好!”、“近好!”即可，位置在称呼下一行， 一定要空两格，用感叹号。
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商务谈判实训
01
商务谈判概述
介绍商务谈判的概念、目的、原则和 程序等。
02
商务谈判策略与技巧
分析不同类型的谈判风格和策略，介 绍如何运用谈判技巧，如积极倾听、 提问和回答、表达己方意见等。
03
商务谈判礼仪
介绍在商务谈判中如何运用礼仪技巧 ，如握手、座位安排、言谈举止等， 以增加彼此的信任和尊重。
05
03
现代办公自动化实训
计算机操作与维护实训
计算机硬件与软件故障检测与排除 数据备份与恢复
计算机安全与防护
办公软件应用实训
Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint ）的高级应用
数据处理与分析
文档格式化与排版 演示文稿设计与制作
网络应用与信息检索实训
互联网信息检索与获取 网络沟通与协作工具的使用
文件处理与档案管理实训
总结词
熟练处理商务文件，包括文件的分类、归档、保管等，提高档案管理水平。
详细描述
通过实践操作，使学生掌握文件处理和档案管理的技巧和方法，了解档案分 类、归档的标准和流程。
商务活动组织与安排实训
总结词
培养学生具备组织安排商务活动的能力，包括会议策划、组织、执行等。
详细描述
通过实践操作，使学生掌握商务活动的策划和组织流程，了解如何安排座位、布 置会场、制定议程等细节。同时，培养学生的协调能力、应变能力和组织能力。
秘书职业规划与发展
秘书职业特点与要求
具备扎实的现代办 公自动化技能
熟练掌握现代办公自动化软件， 能高效、准确地完成日常办公文 档的编辑、排版、打印、复印等 工作。
具备良好的沟通协 调能力
能准确地理解领导意图，有效地 与同事、客户进行沟通交流，促 进各项任务的顺利完成。
秘书综合实训教程
《秘书综合实训教程》xx年xx月xx日•秘书实训概述•秘书日常事务处理•商务会议与活动管理•商务礼仪与职业形象目•有效沟通与协调•秘书综合实训案例分析录01秘书实训概述实训目标与任务了解企业秘书岗位的职责和要求；掌握秘书日常办公的基本技能和方法；熟悉企业商务礼仪及职业形象塑造。
学会解决秘书工作中常见的问题和难题；实训方法与步骤针对秘书岗位的工作内容和职责进行调研和分析；进行实际操作训练，包括企业商务礼仪、职业形象塑造、文档处理、会议组织、商务沟通等；学习并掌握秘书日常办公的基本技能和方法；对实训过程中的问题进行总结和分析，并提出解决方案。
学生分组展示实训成果，包括工作流程、操作规范、沟通技巧等方面的展示；实训考核与评价实训成果展示学生对自己的实训成果进行自我评价，同时对其他同学的实训成果进行评价；自评和互评教师对学生的实训成果进行评价，包括工作态度、技能水平、团队协作等方面的评价。
教师评价02秘书日常事务处理接待流程热情迎接来访者，询问来访目的，介绍公司或部门情况，安排会见或参观，最后送行。
接待准备熟悉来访者基本情况，准备好接待室、茶水和文具等。
注意事项保持礼貌、热情、诚恳，注意保护公司和客户隐私。
接待工作铃响三声内接听，问候来电者并询问其目的，做好记录，及时转接或安排回复。
接听电话保持电话畅通，音质清晰，接听及时，不泄露公司和客户机密。
注意事项电话接待接收邮件并确认邮件地址、姓名、内容等信息，及时回复邮件。
收件处理寄件处理注意事项根据客户需求撰写邮件，发送邮件并确认接收者地址和姓名，跟踪邮件状态。
保持礼貌、规范、及时，不泄露公司和客户机密。
03邮件处理0201日常行政事务处理根据领导要求安排会议时间、地点、参会人员等，做好会议记录和纪要。
安排会议管理文件维护办公环境注意事项负责文件收发、登记、整理、归档等管理工作。
保持办公区域整洁、卫生、安全。
熟练掌握办公软件操作，具备组织协调能力和责任心。
03商务会议与活动管理会议筹备根据部门或公司的业务需求，明确会议的目的和需要讨论的议题，确保会议有针对性地解决实际问题。
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五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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任务五 成功面试的细节
一、任务描述
1．明确细节决定面试的成败。 2．通过分析，得出面试中重要的细节问题。 3．在日常学习和生活中从细节做起，养成良 好的职业习惯和素养。
四、技能训练
训练一： 行业企业基本情况的网络查询
训练二： 企业招聘信息的收集
训练三： 企业招聘信息的整理与分析
训练四： 自我分析
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五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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任务二 企业跟你输不起
一、任务描述 1．学会从企业用人的角度来理解企业招聘的 “初衷”。 2．正确认识企业为了谋求发展，需要构建合理 的人才结构。 3．通过对企业招聘人员所付出的基本成本、机 会成本、隐形成本的认识，来分析企业招聘人才的 观念与我们的认识差异。 4．调整就业心态，适应企业的需求。 二、任务分析 三、相关知识
五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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第二篇 敲开职场大门
朋友你想过这个问题吗？想找一份如意 的工作不是一项容易的事情。当我们看到眼 花缭乱的企业招聘广告，会觉得无所是从， 对于刚刚走出校园的学生更是困难的事情。 我们刻苦学习，努力希望自己能够被社会、 企业接受，期冀能够找到一份满意的工作。 但是如果我们没有在更早的时候，就有自己 追求的目标，为自己着想，规划自己的未来 ，那么到了临近就业时，情形就非常糟糕了 。
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任务一 研究企业的招聘信息
一、任务描述
1．明确企业招聘信息的重要性； 2．运用各种方法对信息分析，从企业的招聘 信息中获得有价值的重要资讯； 3．做好自我分析； 4．明确自己努力方向。
二、任务分析 三、相关知识
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五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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任务二 学会倾听、学会服从、奉命行事。
一、任务描述
1．学会认真倾听他人的讲话，表现出自己职 业素养和敬业。
2．学会牢固树立服务与服从的职业意识。
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任务一 认 知 秘 书
一、任务描述
1．了解秘书的基本涵义。 2. 了解秘书职业内涵的变化与发展。 3. 熟悉秘书工作部门的划分和工作系统。 4. 明确秘书工作的内容、职责和作用。
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：通过讨论，归纳企业秘书工作的基本内容、作 用和工作原则。 建议：借鉴自己已有的专业理论知识，并进行归纳和梳 理形成自己对这些问题的独立见解。 训练二：通过调查，了解一家企业的秘书办公系统，并 画出办公系统结构图。 建议：与同学合作进行，可以参考的对外宣传资料等提 供的信息。 训练三：古人讲“事以密成，语以泄败”，现代职业意 识讲究沟通和传播，讲究公众的知情权。通过讨论，请 你谈谈秘书工作的保密原则如何执行？ 训练四：收集优秀秘书的工作实例。 建议：可以从不同行业、地区、秘书中部门或秘书岗位 来进行收集，会更有针对性。
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五、任务成果展示 六、学习评估
自我评价 他 人 评价 教 师 评价 任务完成小结
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•
• 任务二 秘书一种拥有职业符号的工作
• • 一、任务描述
•
1．明确职业秘书的工作价值。
• 2．准确的工作角色定位，发挥重要的职能。
• 3．掌握职业特点，练就扎实的专业技能和
建议：有针对性的收集事例，并进行交流。
训练二：收集、归纳重点行业、企业，对秘书 的职业素养、能力等方面的要求。
建议：结合地区经济实际情况，有针对性地进 行行业、企业的走访、调查等活动。
训练三：个人职业道德、职业素养、专业能力分 析。
建议：以自我反思、自我分析等形式进行。
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五、任务成果展示 六、学习评估
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任务六 面试后的有效沟通
一、任务描述
1．明确面试后沟通的重要性。 2．掌握不同的沟通方式。 3．能够正确运用恰当的方式与招聘单位沟通。 4．让面试后的有效沟通成为建立良好人际关系 的起点。
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四、技能训练 五、任务成果展示 六、学习评估
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任务三 撰写成功的简历
一、任务描述
1．掌握撰写成功简历的要求和方法。 2．明确撰写简历的禁忌。 3．掌握各种不同风格的简历写作中反映出的 个性。
能力。
二、任务分析
三、相关知识
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四、技能训练
训练一：举例说明秘书工作价值的具体体现在 哪些地方？
建议：应包括秘书工作的有形价值、无形价值。
训练二：从秘书工作的特点和职能来分析，恰 当的秘书定位和秘书角色。
建议：可以与同学、朋友或有秘书工作经验的 人交流，获得更多信息。
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：有人认为：“面试后没有必要再写感谢信，尤 其是感觉自己没有被录用的可能的时候，是多此一举。” 你是怎么认识这个问题的？
建议：可以与有过面试经历的朋友来交流，多听取他们 的意见和感受。
训练二：通过讨论，请你与大家一起研究一下常用的沟 通方式的不同特点。
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：在日常学习生活中，寻找或发现自己在 哪些细节上的认识上、行动上存在误区和错误？ 建议：请你多听取别人的意见和看法，并写下自 己的感受。 训练二：行为习惯训练。如：左右手、脚交替训 练等。 建议：自己找一些简单、易行的小游戏、活动项 目，来锻炼自己、改变不良习惯。 训练三：借助瑜珈、体操、舞蹈等训练项目，来 塑造自己良好的体态和举止。 建议：一定要长期坚持，锻炼毅力和信心，并可 以辅以日记来记录自己的锻炼情况。
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第三篇 学习与成长
职业秘书以服务为宗旨、以服从为天职 、以工作高效有质量为生存之本。你应聘秘 书职位时，做好思想准备了吗？没有关系， 打开职业的大门，从这里开始做好一名初入 职场的学习者。初入职场的我们怎样才能顺 利度过实习期，打开工作局面，初步得到领 导和同事们的认可，奠定自己的职业基础， 这是需要我们认真研究的问题。
建议：运用对比的方式，针对各种沟通方式，在使用优 势与不足、使用的条件以及注意事项等方面，提出你的 看法。
训练三：请你根据自己收集的信息，再例举出其它面试 后沟通的方法。
建议：我们所介绍的沟通方式是有限的，需要你不断去 学习和发现，寻找最恰当的沟通方式。
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五、任务成果展示 六、学习评估
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任务四 做好充分的面试准备
一、任务描述
1．认识到面试的重要性。 2．“形”的塑造——掌握面试的自我形象塑
造、礼仪基本技巧。 3．“智”的内涵——掌握面试中的语言表达
技巧。 4．成为自信的面试者。
二、任务分析
三、相关知识
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五、任务成果展示 六、学习评估
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：归纳自己的个人信息
建议：准备好几个文件夹；收集个人信息时，要 特别注意各种资料的证书、证件是否齐全，并保 存好原件，将复印件整理出若干份备用；个人信 息要准确、无误，不能要虚假充分。
训练二：邀请指导教师或其他人，撰写一份你的 推荐信
任务三 秘书掌握“德”“谋”“技” 的内功
一、任务描述
1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能 力要求。
2.秘书要具有广博知识和各种综合能力，成为复 合型人才。
二、任务分析 三、相关知识
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四、技能训练
训练一：收集秘书在职业道德、职业素养、专业 能力方面的事例（正、反）。
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四、技能训练
训练一：请你每天临出门之前，从镜子中观察自 己的整体着装、发型、服饰等方面是否和谐？你 能够从中发现什么问题？ 建议：请你坚持2周—4周，并自己设计观察记录 表，做好观察记录。在观察结束时，对记录信息 进行分类、归纳，看看自己能够找到哪些有价值 的内容。 训练二：从身边的人中挑选2—3人作为观察对象， 说出你对他们在职业形象上，给你的感觉和印象。 建议：建议最好是陌生人，感觉他给你留下的职 业形象感觉。 训练三：请你对比下面的图片，谈谈你对图片中 人物着装、服饰、表情等的看法。 建议：语言描述要尽量准确、精炼。