员工费用报销流程及办法

员工费用报销流程及办法

为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于湖南阳扬文化传播有限公司全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。

一、通则

1. 任何一种类型如请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发

生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。

2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误《湖南阳扬文

化传播有限公司》)，由报销人整齐地自行粘贴在公司统一的报销单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用（现金、支票、转帐）及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。

3. 报销以“周”为单位每周二报销上周产生的费用，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，

否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

4. 对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，

报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。

5. 签名的规定：

①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实

申报或认真审核之责。

②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最

不利之结果。

6. 财务复核结果视情况做下列处置：

①退回报销单(注明退回原因)。

②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。

③要求报销人员补充说明或补必要单证。

④交出纳付（汇）款。

7. 每周员工报销款一次，每月的最后一个周五不报销。

8. 在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

二、报销流程：

1. 事先核准及事后报销表单流程如下：

实物报销：报销条件为发票（因故无法开据发票需由部门领导签字）、验收（入库）单、采购单原件，三者缺一不可。

出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

①交际费：“出差（预算）申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报

销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。

②车费：“用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出

租车车费，附已经核准乘坐出租车之“用车申请书”)。

③验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验

收，经IQC核验后填写《入库单》。

④“采购单”（如有借款，应附“借款单”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借

款，应附“借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表”）——部门

主管——财务复核——总经理签准——出纳报销。

三、途中交通费标准和说明：

1. 标准：

员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标

准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。

说明：

①火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

②员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准。

③出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生

的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。

四、市内交通费用标准和说明：

1. 标准：

①凡从事销售、业务等经常因公需要外出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交

通费可以选取以下方法之一：

据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车

票。

②除销售、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，出租车费依本办法第3点规定执行。

公交车票可据实全额报销。

③员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为20元为限（从

出发地到目的地单程最高只能报销出租车费20元，而不是单张票据最高只能报销出租车

费20元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。

④员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允

许报销两个城市间的跨市出租车费。

⑤公司个人汽车报销规定:

a)申请报销个人汽车费用必须事先填写《异动审批表》，被核准后方可报销相应费用。

b)公司行政人员个人汽车、只有在办理公司事务的前提下，才能给予补贴。

采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月元，若有到机场接送高层主管或公司客人，可增加每单程元报销标准，超过元须经总经理签字认可后方可报销；异地出差可报销来回过桥费及相关油费；办理报销手续时，都必须提供相应单据（如停车费、过桥费，汽油费等）的

原始发票实报实销。受此补贴的员工原则上都不得再另行报销其他与其有关的交通费用，如出租车费用等。

说明：员工已享受任何其他车贴福利者,不享受本办法规定待遇。

五、住宿费用标准和说明：

标准：出差费用标准经理级：

办事员：

常驻住房补贴：

六、餐费补贴说明：

员工因公到常驻地以外的城市出差（不含长沙），每天有元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工资）；如有申请报销交际餐费(含早茶，夜宵)者，则不再享受该餐津贴。伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20元；可享受报销的时间限定条件是：早餐为8：

00 am以后、午餐为1：00pm以后、晚餐为19：00pm以后仍在出差途中。

七、交际费用说明：

员工外出聚（就）餐、请客：为某一特别的主题、或作公关和销售活动，公司经理可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或销售的目的，公司经理级及以上员工（如有必要，销售员）可以请客，但必须遵守以下规定：

a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核准。

b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。

c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在报销时向其上一级主管说明具体原因。

d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。

e.报销时应注明所有在场人员姓名。