邮件使用规范培训 吐血
邮件使用指南
邮件使用指南随着互联网的普及，电子邮件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的沟通工具。
正确、规范地使用邮件不仅可以提高工作效率，还能展现个人专业素养。
下面将为大家介绍邮件使用的一些指南，希望能帮助大家更好地利用电子邮件进行沟通交流。
一、邮件格式1. 主题简洁明了：主题是邮件的门面，应当简洁明了，能够准确概括邮件内容，避免使用含糊不清的词语或过长的主题。
2. 问候语礼貌：在邮件的开头应当使用适当的问候语，比如“尊敬的/亲爱的/您好”，展现出礼貌和尊重。
3. 正文内容清晰：正文内容应当简洁明了，段落分明，避免出现过长的段落，保持阅读的流畅性。
4. 结尾礼貌：邮件结尾应当使用礼貌用语，比如“谢谢/祝好/期待回复”，展现出对收件人的尊重和期待。
二、邮件内容1. 简洁明了：邮件内容应当简洁明了，避免啰嗦冗长，突出重点信息，让收件人能够快速理解邮件内容。
2. 语言规范：邮件中使用的语言应当规范得体，避免使用口头语言或网络用语，保持专业性和正式性。
3. 信息完整：确保邮件中包含所有必要信息，比如时间、地点、联系方式等，避免造成沟通不畅或误解。
4. 附件规范：如果需要在邮件中添加附件，应当确保附件内容与邮件主题相关，附件命名清晰，大小适中。
三、邮件回复1. 及时回复：收到重要邮件时，应当尽快回复，展现出对发件人的重视和尊重。
2. 简明扼要：回复邮件时应当简明扼要，回答问题或表达意见，避免回复冗长无关的内容。
3. 注意礼貌：回复邮件时同样要注意礼貌用语，展现出对发件人的尊重和友好。
4. 确认收到：在邮件中确认收到对方的信息，避免信息传递不畅或产生误解。
四、邮件保密1. 避免群发：在发送邮件时，避免使用群发功能，尤其是涉及个人隐私或机密信息时更要慎重。
2. 谨慎转发：收到他人邮件时，谨慎转发给他人，避免泄露对方的信息或触犯隐私。
3. 注意抄送：在抄送邮件时，应当明确抄送对象，避免抄送给不相关的人员，造成信息泄露或不必要的麻烦。
邮件使用规范培训吐血整理
3.多用1234列表，将事情说明清楚
4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。
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错误示范：
XXX：
确认啥？底薪到底 多少？模板到底给 不给？
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邮件附件
1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、 附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。
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②有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如 “你若安好便是晴天”……这不是QQ空间 ③签名的字体要与正文一致，字号一般要比正文小一些
4.Double check 你的邮件！！！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级！
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清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。
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邮件回复
1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置 为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦 有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。
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错误示范：
一直强调挂附件，但一直被遗忘，严 重影响收件人办事效率。
电子邮件礼仪规范
电子邮件(diàn zǐ yóu jiàn)礼仪和书写规范电子邮件的沟通简单礼仪(lǐyí)与规范如下：（一）慎重(shènzhòng)选择发信对象确认(quèrèn)传送讯息的对象，并将Cc：人数(rén shù)降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」）1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。
使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。
然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。
（二）注意撰写信件内容1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。
许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。
记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。
2、电子信件「标题」要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
3、信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
电子邮件使用规范制度
电子邮件使用规范制度摘要：本文旨在制定一份电子邮件使用规范制度，以帮助员工正确、高效地使用电子邮件进行工作沟通，并提升工作效率和减少沟通误解。
本制度包括规范的邮件格式、电子邮件的语言使用、邮件主题的明确性以及电子邮件的保密性要求等方面。
一、引言随着信息技术的快速发展，电子邮件成为了现代商务沟通中不可或缺的工具。
然而，由于没有统一的规范，许多员工在使用电子邮件时存在一些问题，如语言表达不准确、主题模糊、抄送不当等。
为了解决这些问题，我们制定了本电子邮件使用规范制度。
二、邮件格式要求1.邮件头部：邮件头部应包含完整的收发件人信息，包括姓名、职位、所在部门等。
2.邮件正文：邮件正文应语句通顺，注意段落分隔，并使用恰当的标点符号。
在表达观点时，尽量简洁明了，不罗嗦。
3.字体和样式：为了提高邮件的可读性，推荐使用常规字体，如宋体、Calibri等，并避免使用过多的颜色和格式。
三、邮件语言使用规范1.礼貌用语：在邮件中使用适当的礼貌用语，如“您好”、“谢谢”等，以维护良好的沟通氛围。
2.用词准确：使用准确的词汇和专业术语，避免使用含糊不清或不当的措辞，以减少沟通误解。
3.敏感词汇：禁止在邮件中使用任何可能引起歧义、冲突或冒犯他人的词汇，严禁使用种族、性别、宗教或政治方面的不当言辞。
四、邮件主题的明确性1.简明扼要：邮件主题应简洁明了，概括邮件内容，避免使用过长或不相关的主题。
2.标明紧急程度：对于紧急事项，应在主题中标明“紧急”，以便收件人优先处理。
五、抄送使用规范1.必要性评估：在抄送邮件时，应评估收件人是否真正需要了解相关信息，避免过度抄送。
2.收件人权限：尊重收件人的隐私和工作职责，不要将不相关的人员抄送给所有人。
六、邮件保密性要求1.机密信息：对于机密信息，应使用加密的方式发送邮件，并提前与收件人约定密码。
2.附件保护：对于包含敏感信息的附件，应设置密码保护，并单独发送密码。
3.避免转发：未经授权，严禁将机密邮件转发给任何人。
工作邮件的规范与注意事项
工作邮件的规范与注意事项工作邮件的规范与注意事项一、行为准则员工在工作中应当遵守以下行为准则：1. 严格遵守公司一切规章制度及工作守则；2. 工作中尽忠职守，服从领导，团结同事，保守业务秘密；3. 平时爱护公司财物，不浪费，公私分明；4. 不做任何有损公司声誉的行为。
二、行为细则员工务必仔细阅读以下行为细则并严格遵守：1. 员工应按规定时间上下班，不得无故迟到、早退，上班时间须配戴胸卡；2. 员工在工作时间内不得随意离开工作岗位，如需离开应向主管请示；3. 员工每天应注意保护自身和同事的安全与健康，维持作业、办公等区域的清洁和秩序；4. 员工不得私自携带公物离开公司，如因工作原因确须携带，须征得主管人员的同意；5. 员工在工作时应尽忠职守，服从上级安排，听从上级的工作批示和指导；6. 员工在工作时间应全神贯注，努力提高工作效率，严禁-看与工作无关的书籍、报刊、杂志；7. 员工在上班时间内禁止吸烟、打电话聊天、上网聊天、玩游戏、看电影、听音乐、吃零食或做其他一切与工作无关的事情；8. 员工不得在办公场所大声喧哗，打电话时声音应尽量不影响其他人工作；9. 员工无论在上班或休息时间都应尊重其他同事，未经许可不得翻阅或挪用他人的物品和文件（特殊工作、紧急情况除外）；10. 不得经营与本公司类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行企业的职务；11. 员工应严格遵守公司的制度规定、办事程序，绝不泄露公司的机密；12. 员工不得打听同事的考绩结果和薪酬收入；13. 员工应爱惜并节约使用公司的一切财产物品。
三、着装着装应相对正式，不得太花哨或太暴露。
1. 男士不得穿背心、沙滩裤、凉鞋或拖鞋上班；2. 女士不得穿背心、吊带装、超短裙、休闲短裤或拖鞋上班。
四、员工礼仪员工礼仪应符合通常公共场合之礼仪规范。
1. 接听电话时，应在电话铃声响3遍之内接听，外线应首先说：“您好！**事务所”。
内线应首先说：“您好!XXX（指自己姓名/部门）”；同事不在但电话铃声响，周围同事应代为接听，问清对方姓名，来电事项以便转告。
邮件规范与技巧 PPT课件
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
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邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
关于电子邮件的使用规范
电子邮件使用规范一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长。
3.标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
5.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。
二、关于称呼与问候1.邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
2.Email开头结尾最好要有问候语。
三、有关电子邮件礼仪1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长,避免长篇大论。
发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。
4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.尽可能避免拼写错误和错别字。
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅1 / 3读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
邮件使用规范完整
在转发邮件时，请先简要说明邮件内容及转发原因，避免直 接转发原始邮件。同时，注意保护收件人的隐私，避免将收 件人的地址泄露给第三方。
03 邮件使用规范
邮件主题的撰写
主题明确
01
邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容，方便收件人快速了
解邮件主题。
避免使用模糊或过于随意的主题
02
避免使用模糊或过于随意的主题，以免让收件人对邮件内容产
生误解。
使用关键词
03
在主题中合理使用关键词，有助于提高邮件的搜索效果和重要
性排序。
正文内容的组织
开头礼貌问候
在邮件开头，应礼貌地称 呼收件人，并表达发件人 的意图和目的。
清晰表达
正文内容应条理清晰，逻 辑严密，避免使用过于口 语化或含糊不清的表达方 式。
结尾致谢或询问
在邮件结尾，可以表达感 谢或询问收件人对邮件的 意见或建议。
感谢您的观看
邮件钓鱼的识别与防范
总结词
了解邮件钓鱼的手法和识别标志，采取 防范措施保护个人信息和财产安全。
VS
详细描述
邮件钓鱼是一种常见的网络诈骗手段，通 过伪造虚假邮件诱导用户点击恶意链接或 下载病毒附件，进而窃取个人信息或实施 诈骗。用户应学会识别邮件钓鱼的常见手 法，如邮件来源、主题、内容和链接等， 避免点击不明链接或下载附件，同时使用 可靠的杀毒软件和防火墙保护设备安全。
密送
当需要将邮件发送给特定收件人，同时又不希望其他收件人知晓时，可以使用密送功能，但需谨慎使 用，避免造成不必要的困扰。
邮件回复的规范与技巧
及时回复
收到邮件后应及时回复，避免耽误工作，如有特殊情况无法及时回复，请告知发件人。
清晰表达
电子邮件书写规范及注意事项 2(学习)
电子邮件书写规范及注意事项寄送电子邮件时的礼貌，和与客户电话交谈或亲自拜访客户时的礼节一样重要。
电子邮件需要的礼节可能不同，但目的却是一样的。
不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。
按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。
万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。
因此，请务必注意一些电子邮件守则：1、写邮件就像写信一样。
以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。
其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。
邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。
请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。
例如：致：××公司尊敬的×小姐：2、要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。
使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。
尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。
由于我们自己的机器装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时记得要去掉，否则容易引起客户的误会！邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。
如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。
如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。
给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
给客户的邮件中，尽量避免使用公司内部的专用词汇及过于专业的网络用语，如我们内部简称Toprank为TR，数据不同步等。
邮件礼仪规范
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不 同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
电子邮件礼仪
电子邮件交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间
前沿
基地员工会和各个项目组打交道，很多时候，邮件是最重要的沟通方式之一。
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个：
1.专业： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象。 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。
回复技巧3/3
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该reply all，让大家都知道;不让对方 帮你完成这件事情。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通， 不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。讨论好了再告诉大家。 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行！
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他； 如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影 响邮件所涉及问题的解决。 4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或 10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字 体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
邮箱使用规范
邮箱使用规范邮箱使用规范是为了提高邮箱使用的效率和安全性而制定的一套规范，使得我们在使用邮箱时能够更加方便、快捷地进行工作和沟通。
下面是一些常见的邮箱使用规范，供参考：1. 邮箱命名规范：在选择邮箱账号时，应遵循一定的命名规范，例如使用自己的真实姓名或易于辨识的用户名，避免使用无意义的字符或数字组合。
2. 密码安全性：设置强密码是保障邮箱安全的重要措施，密码应包含大小写字母、数字和特殊符号，并且尽量不使用与个人信息相关的密码。
3. 定期更新密码：为了保护邮箱的安全，建议定期更改密码，一般来说，三个月到半年更新一次密码是比较安全的做法。
4. 邮件主题明确：发送邮件时，应保证邮件主题简明扼要，能够准确概括邮件的内容，方便收件人阅读和分类。
5. 邮件附件规范：发送邮件时，如果需要附加文件，请确保文件内容与邮件正文内容相关，并合理确定附件的格式和大小，以免对收件人的邮箱造成负担。
6. 邮件正文格式：在撰写邮件正文时，应遵循书面的礼貌和规范，使用正确的英文大小写和标点符号，避免使用口头语言和网络语言。
7. 合理使用抄送和密送功能：在发送邮件时，应根据邮件的内容和收件人的关系，合理选择是否抄送或密送其他人，避免造成无谓的信息泄露。
8. 邮箱容量管理：定期清理邮箱中的废旧邮件和垃圾邮件，删除不必要的附件和大文件，以便节省邮箱空间，同时也有助于提高邮箱的查询和处理速度。
9. 及时回复邮件：在收到他人的邮件后，应尽快回复，特别是对重要的邮件，回复的时间应尽量控制在24小时内，以体现自己的工作效率和对他人的尊重。
10. 注意邮件安全：收到不明邮件或可疑邮件时，应保持警惕，切勿随意打开附件或点击邮件中的链接，以免引发电脑病毒或个人信息泄露的风险。
综上所述，遵守邮箱使用规范有助于提高工作的效率和安全性，保护个人隐私和信息的安全，是每个使用邮箱的人应该遵循的基本原则。
办公邮件使用礼仪规范
办公邮件使用礼仪规范电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。
1. 决定邮件的目的和内容发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。
1.1 邮件适用范围：（1）正式工作报告；（2）部门之间事务往来；（3）通知；（4）知识推荐和信息传递；（5）没有见面交流条件的其他交流内容；（6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。
1.2 不适用内容：（1）要求立即回应的紧急事务；（2）有不同观点的人需要参与讨论的内容；（3）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。
2. 邮件写作2.1 收件对象（1）收件人/TO：要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；（2）抄送人/CC：只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建议时可回复；（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件对象。
2.1.1收件对象排列顺序收信人的排列需遵循一定的顺序规则：（1）按部门排列；（2）按职等职级从高到低排列。
2.1.2注意事项只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。
2.2 标题/主题（1）引起收件人的注意；（2）告知邮件的主要内容；（3）让收件对象知其所以然。
2.2.1 注意事项（1）空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加一封邮件表示歉意；（2）标题宜短不宜长；（3）对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司XXX的邮件”；（4）标题要能真实反映邮件的内容和重要性；（5）一封邮件尽可能只针对一个主题；（6）可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意；（7）不可出现错别字和语句不通顺的地方。
2.3 称呼和问候邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。
2.3.1称呼（1）称呼是顶格第一行书写；（2）同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可；（3）多人、群体用统称，如各位、大家、Dear All等均可；（4）上级用尊称（头衔、性别），如X总、Y经理、Z女士等均可。
邮件收寄安全培训课件PPT
邮件验视检查
总结词
防止违禁物品的夹带
详细描述
在验视环节，操作人员需要对邮件进行全面检查，特别是对疑似存在夹带违禁物品的邮件进行重点检查。通过此 环节，可以防止危险品、禁寄品等违禁物品的夹带。
邮件封装处理
总结词
确保邮件安全送达
详细描述
在封装环节，操作人员需根据邮件类型和目的地选择合适的封装方式，确保邮件在运输过程中不受损 坏。同时，还需对封装好的邮件进行质量检查，以确保其能够安全送达收件人手中。
恶意软件感染
邮件中可能携带病毒、木马等恶 意软件，感染收件人的计算机系
统。
钓鱼邮件诈骗
伪装成正规机构或个人的钓鱼邮件， 诱导收件人点击恶意链接或下载附 件，窃取个人信息。
邮件内容泄露
邮件内容被非法截获或被不当转发， 导致机密信息泄露。
02
邮件收寄安全操作流程
收件人信息核对
总结词
确保准确无误
详细描述
在线培训
利用多媒体和网络技术，为员工提供在线培训课程，方便员工随时 随地学习邮件收寄安全知识。
案例分析
通过分析真实的邮件安全事故案例，引导员工总结经验教训，提高 员工对安全问题的敏感性和应对能力。
邮件收寄安全考核标准
1 2
考核内容
制定详细的考核内容，包括员工对邮件收寄流程 的掌握程度、安全规定的执行情况以及紧急处理 措施的运用能力等方面。
03
邮件收寄安全防护措施
邮件收寄安全防护设备
监控设备
扫描设备
安装全方位的监控摄像头，对邮件收 寄的各个环节进行实时监控，确保安 全无死角。
配备高精度的X光机或CT扫描设备， 对所有寄出的邮件进行全面检查，确 保无违禁品。
报警系统
电子邮件使用规范
原则 简明扼要，重点突出 注意行文措辞和语气
子原则 用语简洁明了
分类叙述、逐条排列
合理提示重要信息 警惕书面语语气（写完邮件自 己读一遍） 杜绝怒吼式 杜绝可爱式
举例/说明
通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到 10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟 通效率
领导： 今天约见了OA厂商，沟通信息如下： 1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流… 2、产品报价300元每用户：…… 3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机
.net 邮箱： • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
.cn 邮箱 • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
- 26 -
电子邮件使用规范
完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
TO
发送
发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、 理应对邮件予以回复响应的人
CC（carbon copy）
• 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
避免无谓的回复
• 为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定 部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句： “全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考， 无需回复”等。
严禁全部回复（Re All） • “全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。
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6.合理提示重要信息：不要动不动就大写加粗彩色底色下划线，强调重点即可。
正确示范：
1234列表式，条理清 晰 强调部分用颜色进行区分
一次交代完整信息
发送·抄送·密送
1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复 的人只需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应 3.BCC是秘送，收件人不知道你给BCC的人发了邮件，用在非常规场合 4.TO、CC的收件人排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位从高到低等 5.只发给有需要的人 6.转发邮件要突出信息
邮件使用规范培训
目录
邮件标题 称呼与问候 邮件正文、发送抄送和密送 邮件回复 邮件附件 邮件对象
邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意 义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容，并判断其重要性。 注意以下几点：
1.不要空白标题！！！ 2.简短，不要冗长 3.一封信只针对一个主题 4.回复对方邮件时，可根据回复内容需要修改标题，不要“RE RE RE” 5.不要有错别字！发邮件前请检查确认后再发出
错误示范：
XXX：
确认啥？底薪到底 多少？模板到底给 不给？
邮件附件
1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、 附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。
错误示范：
一直强调挂附件，但一直被遗忘，严 重影响收件人办事效率。
2.注意论述语气 ①根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以 免引起对方不适； ②尊重对方，例如“请”、“谢谢”； ③你的email可以轻易被转发给他人，因此对别人意见的评论必须客观。
3.多用1234列表，将事情说明清楚
4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。
4.Double check 你的邮件！！！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级！
清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。
3.对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear……
4.最简单的开头写一个“您好”，结尾写一个“谢谢”
▼开头结尾最好要有问候语
1.最简单的开头 “Hi”或“你好” 2.结尾常见的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝顺利”
邮件正文
1.email正文要简明扼要，行文通顺 ①简明扼要说清楚事情 ②如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，单独挂个附件进行详细描述。
致！
2.文字颜色：
正常情况下使用黑色文字，需突出的重点可使用其他颜色，一封邮件最好不要超过3
种颜色，这不是海报~
3.结尾的签名：
①邮件结尾写签名是必要的，但是签名内容不要过多，最好不要超过4行
②有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如 “你若安好便是晴天”……这不是QQ空间 ③签名的字体要与正文一致，字号一般要比后要电话跟进，时间点前未收到反馈结果要跟进，避免不能
按时完成工作
▼转发资
料
1.原则上所有资料都要保密，不得随意转发
2.如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或接口人提出请求
3.如获权对外发资料，请将资料转成PDF等不可修改的格式。
其他提醒
1.关于字体：
尽量使用微软雅黑10号或者五号字体，字号可根据突出主体变化，但字体一定要一
图片也需要命 名，一张还可 以忍受，但是 如果发多图， 绝对要命名！
邮件对象：领导
▼汇报工
作
1.简明扼要汇报结果
2.提纲要说明白，如果需要细节请写在附件里
3.不要忘了附件！！！
▼请求批
示
1.如果领导完全不知道事情的来龙去脉，请补充背景资料
2.提出问题的同时，尽量给出自己的解决方案
3.紧急事件直接打电话
错误示范：
XXX
无主题还敢抄送上级。。。
哪个无人门店？谁入职？
XXX怎么了，请假？调店？ 需要介绍信？。。。
称呼与问候
▼恰当的称呼收件人
1.邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，同时也提醒收件人，这封邮件是面向他的， 要求其给出回应；如果收件人是多人，可称呼“大家”、“ALL”；
2.对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X总”；如果不清楚职务，则 按通常的“X先生”、“X女士”称呼，但性别要搞清楚；公司内部的邮件，除了面向 总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通，直接称呼名字即可；
邮件回复
1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置 为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦 有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。
▼转发资
料
请写清主题，领导会根据其重要性决定什么时间看邮件
邮件对象：同事
▼请求协
助
1. 写清楚事情、需要谁处理、什么时间点解决
2.如有附件截图等，请附上，注意将图片做成最小格式
3.如果有统一模板，别自己创造
4.如果跨部门请求协助工作，请通过部门经理或接口人发起
▼跟进处
理
1.事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单联系方式要齐全
2.进行针对性回复 当回件需要答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理解，避 免在反复交流，浪费资源。
3.不要就一个问题多次回复讨论 ①如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应电 话沟通后再做判断， ②对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件不适阅 读，应把之前讨论的结果进行小结，删减信息，突出有用的信息。