企业文件编号规范
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
公司公文编号规则
公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
（一）编号格式：
安东×字[××××]第×号
1、“安东×字”中的“×”代表文件主办单位简称；
2、“[××××] ”中的“×”代表发布年度，用四位阿拉伯数字；
3、“第×号”中的“×”代表文件号
（二）公司红头文件发文单位简称见下表：
注：发文单位简称将会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。
（三）举例：
如：安东司字[2008]第1号
二、公司便签文件编号规则：
（一）编号格式：
安东[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表通知号
（二）举例：
如：安东[08] 1号
三、会议纪要编号规则：
（一）编号格式：
安东会纪[××] ×号
1、“[××] ”中的“×”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字；
2、“×号”中的“×”代表会议纪要号
（二）举例：
如：安东会纪[08] 1号。
公司文件编号
1. 目的：有效管理公司内部文件、技术文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2. 适用范围：适用于公司内部所有文件、技术文件及表单记录文件的管理。
3. 文件用语定义：3.1 一级文件：管理手册；3.2 二级文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图等技术文件；3.3 三级文件：表单、记录。
4. 文件编号原则：4.1 文件编号要求：一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“JY”）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
4.2 文件编号格式：4.2.1 主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）例如：Q/JY-PA 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简称PA——文件型简称001——文件流水编号2012——文件编写年号4.2.24.2.3 技术文件编写格式——技术规范要求（Ⅱ级文件）例如：Q/JY- TD-WPS 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简写TD——部门代码WPS——技术文件类型简称001——文件流水编号2012——文件编写年号4.2.4 操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）例如：Q/JY- PO-PED 001-2012Q——企业标准代号JY——公司名称简写PO——部门代码PED——记录表单代码001——文件流水编号2012——文件编写年号5. 部门英文代码如下：PO——办公室TD——技术部PD——生产部HRD——人力资源部GAD——财务部END——工程部POD——市场营销部GW BD——国外业务部GL BD——国内业务部6. 记录表单代码如下：PA——管理文件PM——质量安全文件PP——程序文件WPQP——焊接工艺评定任务书WPS——焊接工艺指导书PQR——工艺评定试验记录PWI——作业指导书文件PR——记录表单文件PED——外来文件7.。
公司文件编号原则
例如：Q/JY-PA 001-2012
Q——企业标准代号001——文件流水编号
JY——公司名称简称2012——文件编写年号
PA——文件型简称
4.2.2技术文件编写格式——技术规范要求（Ⅱ级文件）
例如：Q/JY- TD-WPS 001-2012
Q——企业标准代号WPS——技术文件类型简称
PM——质量安全文件PWI——作业指导书文件
PP——程序文件PR——记录表单文件
WPQP——焊接工艺评定任务书PED——外来文件—日常使用文件（Ⅲ级文件
WPS——焊接工艺指导书）
3.3三级文件：表单、记录。
4.文件编号原则：
4.1文件编号要求：
一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“JY”）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
4.2文件编号格式：
公司文件编号原则
文件编号
版次
V1.0
页次
共2页
1.目的：
有效管理公司内部文件、技术文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件、技术文件及表单记录文件的管理。
3.文件用语定义：
3.1一级文件：管理手册；
3.2二级文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图等技术文件；
JY——公司名称简写001——文件流水编号
TD——部门代码2012——文件编写年号
批准：审ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ：会签：编制：
ISO0014企业文件编号标准
保密级别：公司内部传阅范围：公司内部文件编号标准发布实施修改历史记录目录1 目的........................................................................................................................ 错误!未定义书签。
2 利用范围................................................................................................................ 错误!未定义书签。
3 编号方法................................................................................................................ 错误!未定义书签。
公司名称及项目名称约定: ................................................................... 错误!未定义书签。
日期表示................................................................................................ 错误!未定义书签。
文件版本编号........................................................................................ 错误!未定义书签。
技术文件命名........................................................................................ 错误!未定义书签。
企业文件编号规范
企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范.请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法.本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。
各部分编号间用“-”间隔。
3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码,XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件—A;标准规范类文件—B;指导书说明书类文件—C；公共制度文件—D.4)第四部分：发文部门5)第五部分:文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…。
.099……999等。
3.2举例：文件编号: 含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5。
2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。
附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时,可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
有限公司管理文件编号规范
管理文件编号规范
1.体系管理手册为GY/SC-A，GY表示公司，SC表示为手册，A表示版本。
2.体系程序文件为GY/CX-XX-YY，GY表示公司，CX表示为程序文件，XX表示对应标准章节号，YY表示顺序号。
3.体系支持性制度为GY/ZD（GC）-XX，GY表示公司，ZD 表示制度文件（GC表示操作规程），XX表示顺序号，汇编成册的以册统一一个号。
4.其他公司行政类文件，编号原则为：“赣粤高速XXX字[YYYY]ZZZ号”，其中XXX表示部门，YYYY表示年度，ZZZ表示顺序号。
体系支持性制度以行政文件发放时，同时按照体系支持性制度编号规则编号。
5.各所站编制的各类体系支持性文件或规章制度为GY/SZ-XX-YY，GY表示公司，SZ表示所站，XX表示所站代号（如雷公坳：LGA；艾城：AC），YY表示顺序号。
6.公司各部门所发体系文件必须先到综合部获取编号，再由综合部统一发文。
其它部门不得自行发文。
企业制度文件格式规范
企业制度文件格式规范一、文件标题制度文件的标题应准确概括文件内容，简洁清晰。
可以使用层次标题格式，如：“公司XXX制度”。
二、文件编号为方便管理和查阅，每个制度文件需要有独立的编号。
编号可以根据公司内部规定的标准进行设置，例如：“XXX制度-编号-版本号”。
三、修订记录修订记录用于追踪和管理制度的更改情况。
应记录每次修订的日期、版本号、修订内容，以及修订人员的姓名和职务。
四、生效范围生效范围说明制度适用的对象或范围，可以包括部门、岗位、全体员工等。
五、目的简要阐述制定制度的目的和意义。
六、责任明确相关职责和权限，以便员工清楚自己的须知义务。
七、制度内容制度内容需要明确详细，简洁明了。
可以分为不同的章节、条款或部分，以便阅读和理解。
1.章节标题：使用层次标题格式，如“一、引言”、“二、XXX”。
2.目录：大部分制度文件应包含目录，便于查找和导航。
3.条款编号：每个条款都应有独立的编号，例如“1.1”、“1.2”。
4.条款内容：条款内容应简练明了，可以使用项目符号或段落格式。
5.关键词和术语：对于涉及关键词和术语的制度，可以在文中适当标注和解释，以便员工理解。
八、说明和解释对于一些内容较为复杂的制度，可以在相关条款之后添加说明和解释。
这些说明可以提供具体操作细节、流程图、示例等，以帮助员工理解。
九、附件如果制度文件需要附带表格、模板、样品等支持材料，可以在文末附上，便于员工查阅和使用。
十、文档版本和管理制度文件需要记录版本号，以便管理和查阅。
同时，制度文件需要进行管理，如定期审查、更新和重新发布。
以上仅为企业制度文件格式规范的一个示例，具体的格式和内容可以根据企业实际需求进行调整。
规范的制度文件将有助于提高员工对制度的遵守和理解，进而提升企业的管理质量和效率。
企业文件编号标准
企业文件编号标准
企业文件编号的标准取决于具体的企业规定，但通常都会包含以下元素：
1. 公司标识：如公司的logo代码。
2. 部门标识：如办公室、销售部等，可以用字母或数字表示。
3. 文件类型标识：如安全类文件、标准类文件、公共制度文件等，也可以用字母或数字表示。
4. 文件顺序号：用来区分同类型、同部门的不同文件，从001开始递增。
5. 日期：可以包括文件的创建日期或修改日期。
这些元素组合在一起，就形成了一个完整的文件编号。
例如：“公司logo 代码-部门标识-文件类型标识-顺序号-日期”。
请注意，以上内容仅供参考，具体的文件编号标准需要结合企业的实际情况进行制定。
企业管理部文件格式和编号管理规范
企业管理部文件格式和编号管理规范1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 适用范围：本规范适用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 企业管理部：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程序文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过4层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5文件的字体5.1.5.1文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4流程表框内----宋体五号5.1.6管理类文档类型为word 文档，表单不限；5.1.7文档行距：文档自设最小行距12磅5.1.8文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2适用范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所（组织别）、产品、职能等进行界定。
3职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
（已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
）4定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或较难理解的则需要进行解释。
关于公司文件编号的管理办法
关于公司文件编号的管理办法背景在一个公司或组织中，管理文件的多样化和数量逐渐增长，使文件的编号变得更加方便了。
文件编号系统是一种有效的管理方法，可以更好地追踪和寻找文件。
编号系统使员工和文件管理者能够快速找到所需的文档，并确保遵守公司的文件管理流程。
目的本文的目的是为公司和组织提供一种基本的文件编号管理方案，以确保文件整洁、追踪和管理，提高工作效率，减少工作中出现的错误，进而提高工作质量和效率。
管理办法1. 编号格式文件编号应该包括以下组成部分：•编号类别：文件类别的首字母缩写，如会议纪要可以用MY，合同可以用HT。
•编号日期：按照YYYYMMDD格式编写。
•序号：从1开始连续编号，同一天内的编号应该在最后两位数字上表示。
例如，2022年3月5日发布的第一个会议纪要应该用编号MY2022030501。
2. 编号规则对于不同的文件类别，可以建立不同的编号规则。
每个部门应该为自己的文件类别设置规则，并严格按照规则进行编号。
应该禁止随意更改文件的编号。
3. 文件存储所有文件应该存储在专门的文件夹中，以免管理混乱。
应该为不同的文件类别设置不同的存储位置。
可以根据文件编号快速查找文件。
4. 文件查询文件查询应该遵守以下规则：•如果需要查询某个文件，请向自己的部门管理员提出申请。
•若要更改文件名或其他属性，请先与管理员联系。
•涉及法律事务的文件应该严格保密，需要授权才能查看。
5. 文件销毁所有文件都应该根据规定的时间进行销毁。
根据文件类别设置销毁时间。
销毁前应及时申请授权，并在销毁记录中进行记录。
总结本文介绍了文件编号管理的基本方法。
文件编号是保持文件整洁、追踪和管理的基础，可以提高工作效率和工作质量。
应该为不同的文件类别设置不同的编号规则。
所有文件都应该存储在专门的文件夹中，根据编号快速查找文件。
涉及法律事务的文件应该严格保密。
最后，所有文件都应该根据规定的时间进行销毁。
公司体系文件编号规则明细
公司体系文件编号规则明细1.文件结构1.1管理制度/控制程序文件结构，通常包括：封面、目录（次）、前言或文件履历1目的及适用范围2规范性引用文件/编制依据（适用时保留）3术语及定义（适用时保留）4职责与权限5管理/工作流程6管理/控制要求7改进与责任担当/监督、考核8相关文件/记录9适用的记录表单式样10附录（适用时保留）其中文件结构中：“目的及适用范围”、“职责和权限”、“管理/控制要求”、“相关记录”是必要内容，不能缺项。
其他结构内容，根据适用程度和必要性进行保留、删减。
1.2要求进行公示或备案登记的产品与服务标准，文件结构和编写格式等要求，应符合GB/T 1.1标准化工作导则标准的结构和编写、HG/T2467农药系列产品标准编写规范要求。
1.3技术文件、操作规程/作业指导书（SOP），根据过程或活动的特点和实际需要，根据GB/T1.1标准化工作导则标准的结构和编写、附录C C1.1管理制度/控制程序文件结构，组织编制或进行调整，保留、删减。
2.文件编制要求2.1文件内容的策划和编写，应考虑业务/活动的目的和对象，基于过程方法、风险思维，对业务/活动涉及的“人、机、料、法、环、测”制定规范要求。
文件内容策划结构：2.2文件正文编写在逻辑关系和内容，应考虑或引用：a）做什么：业务、事项、活动；为什么这么做，理由何在，造成这样的结果为什么；b）谁来做：明确责任主体；c）在哪里做：地点、岗位；d）什么时间做：什么时机需要做、最适宜，什么时间完成；e）怎么做：什么工具、作业规范，如何提高效率、如何实施、如何改善；f）工作场所/岗位环境因素和职业危害、危险因素及控制；g）做到什么程度：数量如何，质量水平如何，有没有成本控制、费用如何；h）如何测量：测量什么项目，测量的标准、测量的结果向谁报告有谁落实；i）适用时，还应考虑常见故障及排除和紧急情况处置等；j）保留什么记录。
3.文件编制格式3.1文件封面格式见示例。
企业文件编号规范2
企业文件编号规范目录1、目的2、使用范围3、编号办法3.1公司名称规定3.2日期表示3.3文件版本编号3.4文件具体编号3.4.1合同协议3.4.2站点资料3.4.3对外发文3.4.4文件附件4、编号管理1、目的为了有效管理公司内部文件、合同协议及站点资料等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转2、使用范围公司内部文件、合同协议及站点资料、对外发文等文件的管理3、编号办法3.1公司名称及项目名称规定.公司全称为：安徽观方投资管理有限公司。
简称：GF。
3.2.日期表示格式如：AAAABBCCAAAA：表示当前年份BB：表示月份，不足两位的前一位用0代替，如：1月表示为01CC：表示日期，不足两位的前一位用0代替，如：3号表示为03如：2016年6月5日表示为2016-06-053.3文件版本编号文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪，用一个字母“B”加两位数字表示B00—表示该程序为新起草的程序。
B01—表示该程序为第一次修订后的版本。
B02—表示该程序为第二次修订后的版本3.4文件具体编号3.4.1合同格式：GF-HT-YYYY -NNNYYYY：签订合同的年份日期阿拉伯数字HT--合同类型；ZL：租赁合同CG：采购合同GC：工程合同JM：加盟合同QT：其他合同NNN：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0例：2016年6月份房屋租赁合同表示为：GF-ZL-2016-06-001 3.4.2站点资料：格式：GF-ZD-YYYY-NNNYYYY：站点资料编制年份日期阿拉伯数字ZD：各站点名称汉语拼音首字，如合钢站表示为HGHS：黄山HG：合钢HB：横埠WJ：望江SX：寿县NNN：资料流水号，流水号每年1月1日自动归0例：合钢站2015年合同表示为：GF-HG-2015-0013.4.3对外发文格式： GF-YYYY-（外）文字第NNN号YYYY：发文年份日期，阿拉伯数字NNN：流水号，流水号每年1月1日自动归03.4.4文件附件所有文件若有另外附件一律在原文件编号后加—M-NNN（NA）M：附加文件的类别T：表格F：附件B:补充文件NNN：附加文件流水号NA：文件名称4. 编号管理公司性文件由公司办公室统一管理编制各部门文件由各部门自行管理编制。
文件编号规范
1.目的
为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单等文件编号实行统一管理，实现文件编码唯一性。
2.范围
适用于与公司管理活动有关的文件编码管理。
包括管理文件、表单等。
3.职责
文件编码管理工作由公司品管部归口管理。
4.文件编号规定
4.1《质量手册》的编号： QY/M －QC —2013 4.2
程序文件、作业文件、记录表单及其他管理文件的编号
QY/ □—□□—□□□
管理领域类别代码一览表
4.3 文件编码的管理
4.3.1 各相关部门在制度编写过程中，当文件拟定好后，可持成文到品管部备案，品管部根据文件编号规范并结合文件内容给出相应编号。
品管部做好编号发放备案登记。
4.3.2 在受控文件实施的时间里，品管部要做好编号管理、跟进工作。
5.引用文件
《文件控制程序》。
6.记录
《文件编号登记表》。
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保密级别：
公司内部
传阅范围：
公司内部
文件编号规范
20030311发布20030311实施
修改历史记录
目录
1 目的 (4)
2 使用范围 (4)
3 编号办法 (4)
3.1 公司名称及项目名称约定: (4)
3.2 日期表示 (4)
3.3 文件版本编号 (4)
3.4 技术文件命名 (5)
3.5 其他文件的编号 (6)
3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6)
3.5.2 合同协议 (6)
3.5.3 传真 (6)
3.5.4 电子邮件的命名规则 (7)
3.5.5 外来文件 (7)
3.5.6 对外发文 (7)
3.5.7 会议纪要 (7)
3.5.8 其它文件 (8)
3.5.9 文件附件 (8)
4 编号管理 (9)
1 目的
确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围
适用于公司文件的编号管理和控制：
a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术
有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3 编号办法
3.1公司名称及项目名称约定:
公司全称为：南非中国制衣集团(北京)
本组织简称：CGMBJ
项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版
项目简称：CGM v1
3.2日期表示
格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。
mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。
例如：
2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日）
3.3文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
3.4技术文件命名
格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy
CGM:项目缩写。
nn:版本号，参见3.3节。
AA:子项目名称。
yy:文件版本号。
BB:工作过程名称：
相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该
例如：
CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc
CGM-v1-SRS-1.2.doc
CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc
3.5其他文件的编号
3.5.1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
TT：大写英文字母，文件类型；
RR —规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；
QS —质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。
AB：文件名称
dd：文件版本号。
例如：
CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc
CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc
3.5.2 合同协议
合同协议的编号格式为：yyyy CGMBJ-T-nnn
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；
T：合同类型
S-销售合同
P-采购合同
C-合作协议
H-劳动合同
O-其它合同
nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。
3.5.3 传真
发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA -R/S–BB-yyyymmdd- nn
AA：人员姓名
BB：传真的主题（不超过15个汉字）。
nn：流水号。
yyyymmdd：表示日期。
R表示收到传真，S表示发出传真
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来
文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：
CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01 （表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。
3.5.4 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。
3.5.5 外来文件
外来文件结构为：CGMBJ – AA – yy - nnnn
AA：文件种类编号:
RM：需求相关
yy：文件来源编号:
01：台湾嘉可公司
nnnn：文件流水号。
例如：
CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc
3.5.6 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
yyyy CGMBJ（外）文字第nnn号
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份
nnn：流水号，每年1月1日自动归0。
3.5.7 会议纪要
指公司内部会议的记录等。
CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd
yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。
AB：会议主题（不超过15个汉字）。
dd：阿拉伯数字，文件流水号。
例如：
CGMBJ-20030314-M-周例会-0001
3.5.8 其它文件
项目周报:
CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB
周工作计划:
CGM-vnn- yyyymmdd -周计划- AB
工作任务单:
CGM-vnn- yyyymmdd -任务单- AB
工作日报:
CGM-vnn- yyyymmdd -日报- AB
nn:版本号，参见3.3节。
yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。
AB：人员姓名
例如：
CGM-v1-20030312-周报-张三
CGM-v1-20030312-日报-李四
3.5.9 文件附件
所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- M nn(-NA)
M：附加内容类别；
T：表格
A：附件
S：补充文件
nn：附加文件流水号
NA：文件名称；
4 编号管理
➢合同协议由公司办公室统一编制管理。
➢传真由公司办公室编制和管理。
➢对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。