电子邮件沟通规范

• 减少使用感叹号“！”
• 主题明确
• 描述清晰有条理
• 基本要素要完整
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性 邮件基本礼仪 如何撰写邮件
如何发送邮件 如何处理邮件
如何撰写邮件
发 送 对 象
个部分。
主 题
正 文
签 名
邮件包含了收件人、主题、正文、签名四
如何撰写邮件——发送对象
撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄
为附件进行详细描述。最好不要让人家拉滚动条才能 看完你的邮件。 10、一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。 不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件。
如何撰写邮件——邮件正文
三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2、附件文件应按有意义的名字命名。
【职场Email八大习惯】
①不要越级发邮件 ②不要在Email里谈论跟工作无关的事 ③不要转发有不良影响的Email ④保留好发送Email的证据 ⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 ⑥Email的收发要及时 ⑦多用"抄送",少用"暗送" ⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。
企业电子邮件沟通规范

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性 邮件基本礼仪 如何撰写邮件 如何发送邮件
如何处理邮件
邮件的重要性
1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式
2、企业用户电子邮件的用途主要体现为一下几个方面 日 常 工 作 交 流 传 递 公 司 的 产 品 与 服 务 信 息 获 取 外 界 信 息 展 示 企 业 形 象
3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时。
2、邮件的日期与时间要明确

在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下 个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下 周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也要 明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？ 以免双方认知不同而产生误会。
如何撰写邮件——邮件正文
3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
清楚谁是直接收件人（TO），邮件需要抄送（CC）给谁，
或者密送（BCC）给谁。 邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。
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如何撰写邮件——邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用
有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断
其重要性。 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加 大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
如何撰写邮件——邮件正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字很 难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 不要随意使用 :-) 之类的字符，这样显得轻佻。

8、邮件内容里不可缺少的三个部分

如果要从对方那里得到想要的信息，需要给对方提供 哪些信息。


希望对方采取哪些行动措施。
需要对方什么时候给予回复。
如何撰写邮件——邮件正文
9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确
实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作
如何撰写邮件——邮件主题
4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清 的标题。
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件
事情，以便日后整理。 6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。 7、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。
如何撰写邮件——邮件正文
一、邮件开头称呼 1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提 醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
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如何处理邮件
邮件基本礼仪
态度友好
措辞得当 信息齐全
• 邮件是解决问题，处理事情的工具 • 精心构思，认真撰写 • 不要带着脾气发邮件 • 文明礼貌，多用敬语 • 语言流畅、内容简介
你写信时愤怒 么？请先存为 草稿，1小时后 重新打开再决 定是否发出~

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清 晰的说明。保持每个段落简短不冗长，不要长篇大论。
4、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

没有错别字是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是
中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
如何撰写邮件——邮件正文
二、邮件主要内容
1、主动说出你期待对方做的事情

当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在 信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，就 直接在信件内容的结尾提出要求即可。

最好开篇点明主题，明确自己的目的，清晰描述事件
内容以结论和建议措施结尾。
如何撰写邮件——邮件正文
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大

领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
4、不少企业工作完全依赖电子邮件

80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电 子邮箱收发邮件

70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没 有尚未处理的紧急邮件

30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式 地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务