邮件系统使用手册(notes)1

Lotus Notes 8.5用户手册

目录

一、邮件用户登录 (2)

二．接收\新建邮件 (3)

(一)接收查看邮件 (4)

(二)回复邮件 (5)

(三)转发邮件 (6)

(四)删除邮件 (7)

(五)新建邮件 (8)

三．创建联系人 (13)

(一)创建单个联系人 (13)

(二)创建联系人组 (15)

四．更改用户密码 (17)

五．邮箱设置 (20)

(一) 邮箱的基本设置 (20)

(二)设置签名 (20)

(三)设置颜色以标识特定的发件人 (22)

(四)使用规则过滤新邮件 (23)

(五)管理多个用户邮件 (25)

(六)授权其他用户访问本人的邮件信息 (35)

(七) Notes 归档操作 (37)

科技条线

二○一一年八月二十二日

一、邮件用户登录

Lotus notes 启动：在计算机桌面点击图标 lotus notes 8.5 或从开始菜单点击Lotus Applications->Lotus Notes8.5 启动邮件程序。如图 1.

图 1

输入用户密码（初始密码“00000000”，各邮件用户请及时修改密码）如图2

图 2

登录成功后，将显示工作台界面：（图3）

图3 二．接收\新建邮件

双击工作台中的邮件图标，即可以进入邮箱（图 4）。

图 4

邮箱界面介绍（图5）：

图 5

(一)接收查看邮件

系统将自动接收到的邮件保存在收件箱中（未读邮加粗显示）如图 6

图6

双击邮件即可查看邮件具体内容。图7

图7

如邮件中有附件，可在附件上单击右键选择保存即可保存在本地。（如图8）

图8

(二)回复邮件

邮件处理后如需要对此邮件回复给发件人相关处理结果，在操作拦中选择答复。系统会自动对发件人建立答复邮件。可输入邮件内容后发送回发件人。（如图9、图10）

图9

图10

(三)转发邮件

用户在处理邮件时如需要将此邮件发给其它人员，可通过转发功能实现。在操作拦中选择转发，如图11。邮件处理发送操作过程与新建邮件类似。如图12

图11

图12

(四)删除邮件

由于邮箱的容量有限，各用户需及时清理自己的邮箱，删除过期的邮件。在邮件列表中选择要删除的邮件点操作拦中删除图标。（如图 13）邮件删除后被移动到废纸篓中，可在废纸篓中进行还原或清空废纸篓。

图 13

(五)新建邮件

1、进入邮箱后在操作拦中选择新建>消息，即可建立新邮件。图14

图14

新邮件中：填加收件人（按需增加抄送或密送），方法：可直接输入收件人的姓名（如有此联系人系统会自动从地址本中匹配出完整的联系人）或从公共地址本/个人联系人选取收件人。比如：输入高，系统会自动列出所有姓为高的联系人。

直接输入联系人：

图15

通过地址本选择收件人：点收件人后系统会调出选择地址提示，在查看依据中选择“Notes 名称层次结构”可按总分行-条线选择收件人，点收件人按钮选出，（可按需选择抄送、密送）

图 15

也可以按照名称列表选择某个人进行添加（名称排列方式是按照拼音首字母顺序）

图16

2、在主题域中键入邮件的标题。

图 17

3、在消息正文中输入邮件具体内容，邮件中如需添加附件可在操作拦中选择回型针填加需要的附件，可选择一个或多个文件创建附件。如图17

图 17

图 18

4、在操作拦单击发送即可将邮件发送到收件人，发送完成的邮件会保存在发件箱中。三．创建联系人

(一)创建单个联系人

创建个人联系人的目的是方便在新建邮件时选取与之经常通信的收件人。以及联系人具体的个人信息。

双击工作台中的联系人图标，即可以转到联系人界面（图 18）

图 19

注意：请按照下列格式填写电子邮件地址（也可以通过公用地址本添加本地联系人）: 人名（或部室名）/条线名称/总行/LJBANK

(二)创建联系人组

当您创建消息或安排会议时，可使用组作为基本邮件列表，而无需分别输入每个地址。当使用组名称发送消息时，每个组成员的名称都显示在消息的收件人域中

从组视图，单击新建

为组提供一个名称，以标识组的用途或一般组成，如“我的同事”，“我的朋友”，“某某项目”然后在目录中选择你要在组中添加的人员名称，添加完成后保存并关闭。

在新建消息－收件人－联系人中就可以添加组成员。

四．更改用户密码

密码初始值：00000000（8个零）

请妥善保管你的ID 文件以及尽快的更改登录密码1.选择，文件>安全>用户安全

图 20 2. 用初始密码登录帐户

图 21 3.点击“更改密码”，再次登录。

图 22 4. 输入新的密码口令，点击确定完成更改。

图23 密码修改成功将弹出消息提示。

提示新口令必须不同于一定数量的以前曾使用过的口令，只有在达到此数量后才能重新使

用旧口令。此数量由管理员设置，并显示在“更改口令”对话框中。例如，如果曾将口令设置为“Hello”，并且此对话框显示新口令不能与最近使用的 4 个口令相同，则您必须使用 4 个新口令之后才能重新使用“Hello”。

非常重要

由于口令存储在用户标识符中，因此不要忘记用新口令更新用户标识符的备份拷贝。

该用户标识文件存储在\IBM\Lotus\Notes\Data目录下，一般在所有文件列表的最后。五．邮箱设置

(一)邮箱的基本设置

邮箱的基本设置包括了邮箱的所有人，拼写检查设置及清空垃箱时间等。

图 24

(二)设置签名

Notes 允许您为自己的邮件创建个人或数字签名。可以从文本、HTML 或图象（图形）文件中创建个人签名。可以将文件存放于操作系统的任何位置，但是为了方便起见，建议把文件存储在 Notes 数据文件夹中。可以让 Notes 自动为要发送的所有邮件添加签名，您也可