用友UFO系统账务取数函数的正确运用

二、模型的建立

１．建立原始变量输入区

启动“microsoft Excel ”程序，进入Excel 工作表。将

B3：D3区域的单元格合并，输入“原始数据”表头；然后将C5：C12区域各单元格中分别输入各原始变量的标识，把D5:D12区域留出用来输入原始变量的数据，将D12单元格的数字格式设为百分比。（参见附图原始数据部分）２．建立计算结果显示区

合并G3:J3区域的单元格，输入“计算结果”表头；在

H5、H7、H9、H11、H13、H15各单元格中分别输入相应标识（参见附图）；然后按表1在相应单元格中输入公式和

设置格式。

I13用到了函数ROUND （四舍五入），为了避免小数

位太多，不好比较。在I15用IF （）函数构造了一个管理提示框，当实际销售增长率和可持续增长率相等时显示“增长均衡”，如果不等则显示“增长不均衡”以引起管理者

的注意。

３．建立模型显示区

为了增强模型的可读性以及提供给读者直观的数学模型，

我们添加了公式区域。在“插入”菜单的“对象”子菜单中选择

“Microsoft Equation ”进入公式编辑器中，将期权定价模型的公式输入，建立一个公式对象；然后将公式对象用鼠标拖至B14：

D16工作表区域。（参见附图公式区域）４．修饰显示区为了增强本模型的可视性，用户可根据自己的需要设置边框、单元格的底纹、颜色、图案以及公式对象的填充颜色等修饰。附图是笔者设计的结果。至此，基于Excel 的可持续增长分析模型创建完成。这一模型在企业应用和计算机财务管理的教学中均取得良好的效果。

用友UFO 系统账务取数函数的正确运用

李松青

（荆州职业技术学院工商管理系，湖北

荆州

４３４０２０）

【摘要】本文通过笔者多年的实践与教学心得，较为系统地说明了账务函数在资产负债表和损益表中

的正确运用，同时也指出了其运用中应注意的事项。【关键词】账务函数运用

会计核算与管理的基本目标是为使用者提供有用的经济信息。在当前会计实务中，提供信息的主要工具是会计报表，即资产负债表、损益表、现金流量表以及其

他有关报表，其中，资产负债表和损益表是提供信息最

基本的报表。报表数据的准确性和真实性直接关系到管理当局和其他信息使用者的决策，乃至企业的生存与

发展。

企业信息化是企业面向市场、立足市场、扩大市场的必由之路。会计信息化是企业信息化的核心。目前，许多企业开始了会计信息化的进程，纷纷购买财务软件，管理软件，甚至ERP软件，然而在使用软件过程中出现一些问题。本文就用友UFO系统（以U8.12版为例）用账务取数函数来编制资产负债表和损益表的用法进行深入说明，并与同仁商榷。

一、会计科目方向控制对账务取数函数的影响

顾名思义，账务取数是指UFO报表中的数据来源于总账系统和其他子账系统。从用友软件的应用来看，只有在总账系统中已记账的数据才可以取数到UFO报表系统中。而用友总账系统中的账簿数据的填列方向受总账会计科目设置的影响（如图1）。假定有一笔提现凭证：借：现金1000元贷：银行存款—工行存款1000元。如果工行存款（100201）不进行方向控制，则查询工行存款日记账时，发现在其贷方发生额中登记了1000元；如果工行存款进行了方向控制（如图1），则查询工行存款时，发现在其借方登记了-1000元。虽然两种情况对余额没有影响，但对发生额有影响，从而也就影响了部分账务取数函数，如FS、LFS等，进而也就影响了损益表的取数。

笔者认为，是否进行会计科目方向控制，要具体情况具体对待。一般来说，银行存款科目不应进行方向控制。因为如果进行了方向控制，在期末银行存款进行对账时就无法自动对账，只有凭手工对账。相反，损益类科目可以进行方向控制，它有利于运用FS函数来取数编制损益表。

二、账务取数函数的一般参数

用友UFO系统中的账务取数函数的一般参数主要

有：账套号、会计年度、会计科目、会计期间、方向。

（一）账套号与会计年度

账套号与会计

年度的值有两种：

（1）默认值，（2）具

体的账套号与会计

年度。其中默认值

取决于UFO系统的

【数据】菜单下的

【账套初始】子菜单

的设置（如图2）；具

体的账套号与会计年度的值来源于“系统管理”模块中所建立的账套号及相应的年度。

（二）会计科目与会计期间

会计科目是根据总账系统的会计科目来选择。会计期间可分为年、季、月、周、旬、日。具体如下表：

以上期间必须被指明是哪一年度的期间。其中，会计月份、会计季度和会计全年，依赖于会计年度。自然周、自然旬、自然日，依赖于自然年度。在账务函数中，一般给定两个参数：期间、会计年度（与账套号一起指定用户数据库）。因此，全年、季、月三个期间，依赖于业务函数中的会计年度参数；旬、周、日三个期间，依赖于在应用环境中定义的自然年度，或是当前机器时间中的年度。

（三）方向

账务取数函数对“方向”的设置有两类，其中对余额函数有三种：默认、借、贷；对发生额函数有两种：借、贷。

在进行账务取数函数的一般参数设置时，应注意：

账套号与会计年度应设置为默认。这主要是让编制的计算公式一劳永逸。如果企业的账套号和会计年度改变，只须修改【数据】菜单下的【账套初始】内容，而无须修改每个计算公式。

会计期间应用关键字来设置，不要直接用数字。其目的与前面相同，使公式具有通用性。这样，期末只须调整相应表页中的关键字的值。

方向设置中的“默认”，既不等于“借”，也不等于

图1会计科目设置图2账套初始

“贷”。例如，某企业有如下科目设置及余额如图3：

公式“＝QC ("2171",全年,,,,,)”的结果为-16800元，公式“＝QC ("2171",全年,"贷",,,,)”的结果为17000元，公

式“＝QC ("2171",全年,"借",,,,)”的结果为-33800元。可见，方向为“默认”，与“借”或“贷”都是不一样，这有利于资产负债表中用明细账进行分析填列的公式编辑。

三、账务取数函数在资产负债表中的运用

根据会计制度，资产负债表的“年初数”与“期末数”

的填列一般分三种情况：（1）按相应会计科目的余额直

接填列；(2)根据会计科目的相应明细账分析填列；（3）根

据资产负债表的项目加减计算填列。

（一）直接填列项目公式

对于直接按余额来填列的项目，其公式形如“＝QC ("科目编码",全年,,,,,)”和“＝QM ("科目编码",月,,,,,)”。由于表中项目太多，所以本文用部分例子来说明函数的用法，见下表：

（二）分析填列项目公式

对于按相应明细账余额分析填列的项目，其公式形如“＝QC ("科目编码",全年,"借",,,,)或QC ("科目编码",全年,"贷",,,,)”和“＝QM ("科目编码",月,"借",,,,)或QM ("科目编码",月,"贷",,,,)”。需要分析填列的项目主要有：应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、待摊费用、预提费用等。其公式编制如下：

注：（1）应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、

待摊费用、预提费用的科目编码分别为1131、1151、

2121、

2131、1301、2191。（2）表中的应收账款项目公式并未考虑坏账准备（1141）

。在2001年出台的新会计制度中，应收账款项目是指应收账款净值，

如果要冲减坏账准备，总账系统最好应在坏账准备科目下增设两个二级科目：应收账款坏账准备（114101）和其他应收款坏账准备（114102）。这

样，应收账款项目公式应为“年初数＝QC ("1131",全年,"

借",,,,)+QC ("2131",全年,"借",,,,)－QC ("114101",全

年,,,,)”和“期末数＝QM ("1131",月,"借",,,,)+QM ("2131",月,"借",,,,)－QM ("114101",月,,,,)”。

四、账务取数函数在损益表中的运用

损益表有“本月数”与“本年累计数”的填列。其填

列方式一般有两种：（1）按相应科目的发生额填列；（2）按损益表的项目加减计算。

根据前述可知，发生额的数据受会计科目方向控制的影响，所以在具体运用账务函数在取数时，应视总账系统会计科目设置的具体情况来书写不同的公式。众所周知，损益类科目中收入类科目的发生额一般在贷方，

若出现销售退回、销售折让等，其发生额在借方，那么在未进行会计科目方向控制时，用“＝FS ("科目编码",月,"

贷",,,,,)”来取数，其数据将会出错。不过，我们有两种方

法来修正：一是用“＝FS ("科目编码",月,"贷",,,,,)－FS ("科目编码",月,"借",,,,,)”；二是用“＝JE ("科目编码",

月,,,,,)”。同理，损益类科目中费用类科目的公式可改为“＝FS ("科目编码",月,"借",,,,,)－FS ("科目编码",月,"

贷",,,,,)”

；或者用“＝JE ("科目编码",月,,,,,)”。如果总账系统中对损益类会计科目进行方向控制，

则收入类科目可直接用

“＝FS ("科目编码",月,"贷",,,,,)”，费用类科目可直接用

“＝FS ("科目编码",月,"借",,,,,)”，当然它们都可用“＝JE ("科目编码",月,,,,,)”来代替。图3科目及余额