档案学复习提纲(下载)

《档案管理学》复习提纲：[1]重点概念：（必弄清楚）1、档案：（档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

——《档案工作基本术语》2、档案工作：档案工作就是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

工作内容在狭义上：档案具体业务工作（8个环节）收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计3、全宗：一个国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

简单地说：一个立档单位的全部档案就是一个全宗。

4、全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，即具有某些历史联系的若干全宗群体。

在意义：全宗群是在全宗理论基础上进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学原则（“全宗群”的全宗要集中保管，不能分散。

）5、立档单位：立档单位是与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。

6、归档制度：国家对各单位向档案部门移交归档文件材料的规定。

具体包括三项内容：（1）归档范围。

（2）归档时间。

（3）归档要求。

7、立卷：对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷，叫立卷。

8、档号：亦称档案号。

是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、分类方案：全宗类档案整理标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，有称“分类大纲”。

10、案卷：案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

11、件：件是档案管理的最小个体，一般以每份文件为一件。

12、档案鉴定：各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

(它贯穿档案工作的始终，决定每份档案文件的去留）13、档案利用：档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

14、开放档案：开放档案是指将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，进行开发利用。

[2]重点问题：——（重点复习）1、档案的概念？本质属性？特点？分类？档案的概念：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

也可表述为档案是原始的数据、信息和知识的记录。

档案的本质属性：原始的历史记录档案的特点：1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累形成的；2、档案是保存备查的文件；3、档案内容的积累方式和载体是多种多样的；4、档案是原始的历史记录档案的分类：①按档案的内容分：1．文书档案（分党、政、工、团档案）2．科技档案（分基建档案仪器设备档案）3．专业档案（分会计档案、教学档案、人事档案）②按记录载体和方式不同分：1、文字档案2、声像档案3、实物档案4、电子档案③按档案形成者的性质不同分：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、名人档案④按档案形成时间标准分：（1）中华人民共和国成立前的档案：——历史档案民国档案、明清档案（2）中华人民共和国成立后的档案：——现行档案⑤按中国历史时期分：古代——近代——现代2、档案的凭证作用即为什么人们遇到问题要查档案？档案作用的双重性？档案的凭证作用：（1）从档案的内容来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来，而非事后人为编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。

（2）从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的签字、亲笔文稿、机关和个人印章、原始照片、原版地图、原声录音磁带等。

档案作用的双重性：指档案具有现行效用和历史效用，也称第一价值和第二价值。

第一价值（现行效用）即档案对其形成机关的利用价值，其实现一般是在档案室阶段（先保证本机关用——10年后移交档案馆）；第二价值（历史效用）即档案对其他个人和机关的利用价值，包括证据价值和情报价值。

其实现主要在档案馆阶段。

3、文件转化档案的3个条件？档案载体的演变及多样的形式？①文件转化为档案的必要条件（1）、文件必须办理完毕（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）（2）、文件应对日后工作有查考利用价值。

（凭证价值和参考价值）（3）、文件必须按照一定规律集中保存。

（文件是档案的基础，档案是文件的精华）②就档案的载体而言，我国既有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、贝叶、缣帛等档案，又有近现代少数民族地区沿用的古老形式的档案、也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘等现代形式的档案。

4．、档案工作的8大内容？工作的基本原则？按工作内容分：收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计工作档案工作基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

5、档案有那些机构？各机构的基本职责和任务？①机构：档案室、文件中心和档案寄存中心、档案馆档案室的基本任务：1、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作进行指导和监督；2、接受和保管本单位各部门应归档的工作，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；3、定期把具有长远保持价值的档案向档案馆移交。

文件中心主要职能：将文件从其形成单位接收、存储进文件中心；提供准确、快捷的文件借阅服务、满足文件形成者的需要；保证所接收和管理的文件的安全，进行科学管理；根据由文件形成单位制定、档案馆批准的档案保管期限表对文件进行挑选和鉴别，销毁不需要继续保存的文件，并向档案馆移交具有永久保存价值的档案。

档案寄存中心：主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等，提供文件与档案的寄存服务。

档案馆基本职责：是集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

基本任务：1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档；2、案以及有关资料，科学地管理；3、通过多种方式、积极开展档案资料的利用工作；4、参与编修史志的工作6、收集工作要做到哪“十收一补？十收：1. 处理完毕的有保存价值的文件随时收。

2．经常用的文件要履行借阅手续定期收。

3．本单位发文在盖章时连同底稿一起收。

4．会议文件材料要事先做到工作及时收。

5．常规性材料（简报、统计报表、会议记录）做到心中有数逐项收。

6．内部材料要掌握线索有针对性地跟踪收。

7．在机构人员变动时要提前收。

8．年节放假，保密检查集中收。

9．年末归档前全面收。

10．归档发现不全反复收。

一补：未做记录的重要活动和事项及时补。

7、档案保管工作的方针和基本任务（四不）？档案保护工作的方针——“以防为主，防治结合。

”档案保护基本任务：四不①维护档案管理实体的秩序化状态。

固定位置，保持——不乱、不散、②尽量保持不受外界影响，延长档案物理寿命。

保持——不丢（丢失）不坏（损失）8、库房八防指什么？库房两控即温湿度的要求？为什么要控制温湿度？八防：库房两控找不到相关的资料；库房为什么要控制温度和湿度？库房中保存的资料是以纸为载体的，纸主要成分为纤维素。

纤维素一方面具有水解性，能与水发生反应，使纸霉烂结块；另一方面具有氧化性，能与氧化剂发生反应，聚合度下降，造成纸发脆。

如果光、氧化剂和水份三者同时作用纤维素，氧化速度会更快。

因此必须严格控制温度和湿度，以保护档案的寿命。

9、档案分类有哪三大层次分类？常见的分类方法有哪4种？档案分类序化的三大层次：1、序化的最高层次：区分全宗、全宗群2、序化的次高层：全宗内案卷的分类3、序化的最低层：卷内文件分类常见的分类方法1、按档案文件的来源分类：（1）组织机构分类法2、作者分类法3、通讯者分类2、按档案文件产生时间分类：（1）、时期分类法(2)、年度分类法。

3、按档案文件的内容分类:：(1)、问题分类法(2)、实物分类法(3)、地理分类法4、按档案文件的形式分类：（1）、名称分类法（如土地证存根、会计凭证）（2）、载体形态(属性)分类法（如：照片、录音带）（3）、文件形状规格分类法：（如成卷的、成张的、不同开本、不用尺寸）10、案卷级的档案整理方法有哪7大程序？其与文件级的整理方法主要有哪些不同？案卷级的档案整理方法7大程序：（1）组成案卷单位（2）排列卷内文件（3）确定文件位置编号（4）填写卷内公文目录（5）填写卷内备考表（6）填写案卷封面（7）装订成卷文件级的整理方法第一步件的确定第二步文件的修整第三步装订第四步分类排列第五步编制归档号第六步编目第七步装盒第八步入库排架11、为什么要以反映机关的文件为主组卷？卷内文件排列的方法有哪些？每一份文件都有一个制发机关，在文书立卷时，各个机关都以本机关制发的文件为主立卷，就能是所有文件不遗漏。

同时，文书立卷以本机关形成的文件为主，可以真实而全面地反映本机关的主要工作情况，以备今后考查其发展历史或清查有关问题之用。

反之，如果不以本机关形成的文件为主立卷，把收到的所有文件都立进卷中，势必形成试卷文件的大量重复。

卷内文件排列的方法①同一份文件排列的规定正件在前，附件在后；正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；转发文在前、被转发文在后；②文件与文件之间，则按文件重要程度排（重要在前，次要在后）①按文件制作单位的级别排中央、省、市②在本机关中心工作中的地位即部门职能重要度（重要部门前，辅助性在后）③与中心问题关系的紧密度来分前后④本机关的文件在前，外机关的文件⑤结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后⑥图样材料——图样目录在前，再按目录进行⑦图文交错材料——说明或指示在前，图样在后，总图样在前局部或补充说明在后③采用按时间顺序先后排列卷内文件▲适应单一特征（责任者、名称）组卷的案卷。

例：总结、会议记录等可按日期先后排。

▲复式排列法1、按问题+时间（例：××公司关于干部任免、处分、调动情况报告。

采取先把同一问题文件集中，再把同一问题文件按形成时间先后次序）2、按名称+时间——报表、名册、统计3、按地区+时间——适用于不同地区文件的组合4、按责任者（通讯者）+时间④按姓氏笔画排：此法适用于人事案卷以及信访案卷。

⑤按自然形成规律排：①简报、院报、通讯等按原编期号排。

②按事件发生的办理的先后顺序排，主要适应一个案件或一项工作等组成的案卷。

③按文件办理处理的先后顺序排，主要用于按工作活动或问复文件组合案件。

12、国家保管期限有哪几种？按时间归档文件时，遇到一些无时间和特殊时间怎样处理？国家《档案法》规定保管期限的划分（3种）（1）永久保管：凡是记述和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。