档案学复习提纲(下载)
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《档案管理学》复习提纲:
[1]重点概念:(必弄清楚)
1、档案:(档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的
各种形式的历史记录。——《档案工作基本术语》
2、档案工作:档案工作就是指用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项
事业服务的工作。工作内容在狭义上:档案具体业务工作(8个环节)
收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计
3、全宗:一个国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
简单地说:一个立档单位的全部档案就是一个全宗。
4、全宗群:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体,
即具有某些历史联系的若干全宗群体。在意义:全宗群是在全宗理论
基础上进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学原则(“全宗群”
的全宗要集中保管,不能分散。)
5、立档单位:立档单位是与全宗相对而言的,其档案能够构成档案全宗的
国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。
6、归档制度:国家对各单位向档案部门移交归档文件材料的规定。具体包括三
项内容:(1)归档范围。(2)归档时间。(3)归档要求。
7、立卷:对办理完毕而又有查考保存价值的文件,按照它们的形成过程中的联
系和一定的规律组成案卷,叫立卷。
8、档号:亦称档案号。是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案
排列顺序的一组代码。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷
号、件号、页号。
9、分类方案:全宗类档案整理标列各个类目名称,表示全宗内档案分类体系
的纲要,有称“分类大纲”。
10、案卷:案卷是文书立卷的结果,是关于某项工作活动或某一问题的有密切联
系的、系统的文件组合体,是文书档案的基本保管单位。
11、件:件是档案管理的最小个体,一般以每份文件为一件。
12、档案鉴定:各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档
案的价值,确定档案的保管期限,并据此剔除失去保存价值的档案予
以销毁的一项档案业务工作。(它贯穿档案工作的始终,决定每份档
案文件的去留)
13、档案利用:档案利用,是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利
用档案信息,满足其利用需求的行为过程,也是档案信息资源潜
在的利用价值得以实现的过程。
14、开放档案:开放档案是指将一般可以公开和保密期限满的档案,解
除“禁闭”,向社会开放,允许档案用户在履行简便的手续后,
进行开发利用。
[2]重点问题:——(重点复习)
1、档案的概念?本质属性?特点?分类?
档案的概念:档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的,保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。也可表述为档案是原始的数据、信
息和知识的记录。
档案的本质属性:原始的历史记录
档案的特点:1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累形成的;
2、档案是保存备查的文件;
3、档案内容的积累方式和载体是多种多样的;
4、档案是原始的历史记录
档案的分类:
①按档案的内容分:
1.文书档案(分党、政、工、团档案)
2.科技档案(分基建档案仪器设备档案)
3.专业档案(分会计档案、教学档案、人事档案)
②按记录载体和方式不同分:
1、文字档案
2、声像档案
3、实物档案
4、电子档案
③按档案形成者的性质不同分:
国家机关档案、党派团体档案、企业档案、名人档案
④按档案形成时间标准分:
(1)中华人民共和国成立前的档案:——历史档案民国档案、明清档案
(2)中华人民共和国成立后的档案:——现行档案
⑤按中国历史时期分:
古代——近代——现代
2、档案的凭证作用即为什么人们遇到问题要查档案?档案作用的双重性?
档案的凭证作用:
(1)从档案的内容来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来,而非事后人为编制的,因此它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。
(2)从档案的形式特征来看,文件上保留着真切的历史标记,如当事人的签字、亲笔文稿、机关和个人印章、原始照片、原版地图、原声录音磁带等。
档案作用的双重性:
指档案具有现行效用和历史效用,也称第一价值和第二价值。第一价值(现行效用)即档案对其形成机关的利用价值,其实现一般是在档案室阶段(先保证本机关用——10年后移交档案馆);第二价值(历史效用)即档案对其他个人和机关的利用价值,包括证据价值和情报价值。其实现主要在档案馆阶段。
3、文件转化档案的3个条件?档案载体的演变及多样的形式?
①文件转化为档案的必要条件
(1)、文件必须办理完毕(文件是档案的前身,档案是文件的归宿)
(2)、文件应对日后工作有查考利用价值。(凭证价值和参考价值)
(3)、文件必须按照一定规律集中保存。(文件是档案的基础,档案是文件的精华)
②就档案的载体而言,我国既有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、贝叶、缣
帛等档案,又有近现代少数民族地区沿用的古老形式的档案、也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案,还有胶片、磁带、磁盘等现代形式的档案。
4.、档案工作的8大内容?工作的基本原则?
按工作内容分:收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计工作
档案工作基本原则:档案工作实行统一领导、分级管理的原则。维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。
5、档案有那些机构?各机构的基本职责和任务?
①机构:档案室、文件中心和档案寄存中心、档案馆
档案室的基本任务:
1、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作进行指导和监督;
2、接受和保管本单位各部门应归档的工作,进行必要的整理、鉴定、统计、
编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些有关的内部书刊
等资料,配合档案提供利用;
3、定期把具有长远保持价值的档案向档案馆移交。
文件中心主要职能:将文件从其形成单位接收、存储进文件中心;提供准确、快捷的文件借阅服务、满足文件形成者的需要;保证所接收和管理的文件
的安全,进行科学管理;根据由文件形成单位制定、档案馆批准的档案保
管期限表对文件进行挑选和鉴别,销毁不需要继续保存的文件,并向档案
馆移交具有永久保存价值的档案。
档案寄存中心:主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等,提供文件与档案的寄存服务。
档案馆基本职责:是集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料,维护历史的真实面貌,为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
基本任务:1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永
久保存价值的档;2、案以及有关资料,科学地管理;3、通过
多种方式、积极开展档案资料的利用工作;4、参与编修史志
的工作
6、收集工作要做到哪“十收一补?
十收:
1. 处理完毕的有保存价值的文件随时收。
2.经常用的文件要履行借阅手续定期收。
3.本单位发文在盖章时连同底稿一起收。
4.会议文件材料要事先做到工作及时收。
5.常规性材料(简报、统计报表、会议记录)做到心中有数逐项收。
6.内部材料要掌握线索有针对性地跟踪收。
7.在机构人员变动时要提前收。
8.年节放假,保密检查集中收。
9.年末归档前全面收。
10.归档发现不全反复收。
一补:未做记录的重要活动和事项及时补。
7、档案保管工作的方针和基本任务(四不)?
档案保护工作的方针——“以防为主,防治结合。”档案保护基本任务:四不
①维护档案管理实体的秩序化状态。固定位置,保持——不乱、不散、