文档管理细则

1 目的
明确电子文档管理流程，规范电子文档管理工作。

确保电子档案的真实性、安全性、完整性和可利用性。

2 适用范围
公司及所属单位。

3 编制依据
3.1 《电子文件归档与管理规范》，GB/T 18894-2002, 2002，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局。

3.2 《中国海洋石油总公司档案管理办法》，GM-O1-03, 2011，总公司。

3.3 《中海油海西宁德工业区开发有限公司档案管理办法》，GM-O1-03，2012，公司。

4 释义
4.1 电子文件
指公司在科研、生产和经营管理等活动中形成的，按一定格式存储在磁盘,磁带或光盘等载体上，能够被计算机系统识别、处理，能够通过网络传输的文件。

4.2 电子档案
指具有保存价值的、并已作为档案保存的电子文件及相应的支持软件、软硬件说明、参数和其他相关数据。

5 职责分工
5.1 公司办公室
5.1.1 指导和监督各部门的电子文件形成、整理、收集和归档等工作；
5.1.2 对移交的电子文件进行检测；
5.1.3 对合格电子文件进行分类、归档；
5.1.4 对归档文件进行鉴定；
5.1.5 保管归档电子档案；
5.1.6 提供电子档案利用服务；
5.1.7 对涉密电子档案实施保密防范措施。

5.2 各部门、所属单位
5.2.1 在形成纸质文件材料的同时，形成和积累相应的电子文件；
5.2.2 负责归档电子文件的真实性、完整性和有效性；
5.2.3 将形成的电子文件按归档要求移交给档案部门，并填写电子文件移交登记表；
5.2.4 对涉密电子档案配合实施保密防范措施。

6 工作内容与程序
6.1 电子文件的形成和归档
6.1.1 电子文件的形成和积累要求
a) 归档的电子文件如有纸质文件材料，则应在内容、格式及描述上保持一
致，孤份电子文件或具有永久保存价值的电子文件，应及时制作副本。

b) 用文字处理技术形成的电子文件，应按本细则所指定的文件存储格式进
行存贮归档。

c) 用扫描仪等设备形成的图像电子文件，应按本细则所指定的通用格式，
进行存贮归档。

d) 用计算机辅助设计或计算机辅助绘图形成的图形电子文件，除按本细则
所指定的通用格式进行存贮外，还应注明软硬件环境。

e) 用视频设备形成的动态图像电子文件，应将相关软件及操作步骤一同积
累归档。

f) 用音频设备形成的声音电子文件，应将其属性标识、参数和非通用格式
的相关软件一同积累。

g) 用计算机多媒体技术制作的电子文件，其中包含前面所示的两种以上的
信息形式，形成积累时应保证参数准确、数据完整。

h) 专用软件形成的电子文件材料，原则上应转换成通用电子文件：如不能
转换，必须连同专用软件一并积累归档。

6.1.2 电子文件代码的要求
电子文件的形成或积累应使用统一的电子文件代码。

a) 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式
电子文件。

b) 电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影
像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

6.1.3 电子文件归档范围
a) 与归档纸质文件材料相符的电子文件；
b) 原始基础资料；
c) 科研成果；
d) 各专业数据库形成的数据体；
e) 原始带、有价值的中间成果带、处理成果带；
f) 购进或研制的各种通用和专用软件及说明书等。

6.1.4 电子文件的归档时间
a) 逻辑归档可随时动态进行。

b) 物理归档应根据纸质文件材料的归档时间进行归档。

c) CAD电子文件在工程竣工后的二个月内完成归档。

6.1.5 电子文件的归档要求
a) 归档的电子文件应采用光盘、磁盘或其它耐久性强的载体。

b) 归档电子文件的内容必须与目录相符，存储在同一载体上。

c) 完成归档的电子文件应在形成部门至少保留一年。

d) 通过网络进行逻辑归档的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。

e) 归档的电子文件如需使用权限保护的，经业务主管部门批准后，填写电
子档案使用权限保护中请表，并在档案目录和载体上标识。

f) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体类型的文件材料时，则在
内容、相关说明及描述上保持一致。

g) 电子档案的分类参照纸质档案分类方案进行：可按问题、年度、机构、
载体类型、文件类型等；
h) 电子档案以件为单位进行整理；
i) 形成电子档案目录表。

6.1.6 电子文件的存贮格式
a) 文本文件：采用中文Word 2003及以上版本格式。

b) 数据表：采用中文Excel 2003及或Word 2003以上版本格式。

c) 幻灯片：采用中文PowerPoint 2003及以上版本格式。

d) 图像文件采用gif, jpeg、bmp, pcx, tiff格式。

e) 图形文件:采用Geosys, cgm, cps, wmf, cdr格式。

f) 工程图形文件:采用Autoplane2.27及AutoCAD 2000以上版本。

g) 矢量汉字：采用中文Snx, Windows格式。

h) 多媒体及数据体：采用mpeg, wav, rm等格式。

6.1.7 电子文件在存储介质上的存贮要求
a) 原始基础资料及成果带应按作业时间顺序或作业逻辑关联顺序存贮。

b) 科研成果必须以课题及子课题树状结构存贮，课题报告内的图、文、表
能够混排的应混排，不能混排的必须标明插图及附表的图、表编号。

6.1.8 电子文件的检测
各部门各单位应配备基本的、通用的读取处理设备，对移交的电子文件按其基本技术条件进行检测。

专用的、特殊的电子文件应委托有关单位进行检测，保证归档电子文件的合格率达到100%。

基本内容包括：
a) 电子文件的完整性、准确性、系统性。

b) 载体有无划痕、有无病毒。

c) 指定存在的环境平台上能否准确的读出电子文件。

d) 存储归档电子文件的介质是否符合归档要求。

6.2 电子档案的管理
6.2.1 对经过鉴定验收合格的电子文件，档案部门应按归档要求进行分类、归档，填写电子文件归档验收单，并建立必要的案卷目录、检索目录以及机读目录，目录上须注明相配套纸质档案的档号。

6.2.2 各部门各单位应按公司规定，对归档电子档案定期检查，并按电子档案保管环境的要求，严格执行管理规定。

6.2.3 由电子档案转换成的纸质档案，须及时归入相应的纸质档案门类中，并在目录中注明其所在的电子档案编号及文件名。

6.2.4 档案部门应将归档电子文件按有机联系，拷贝到耐久介质上。

电子文件一式二套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

6.2.5 归档电子档案的载体或包装盒上必须贴有标识档号、题名、套别、密级、保管期限、硬件及软件环境等的标签。

6.2.6 归档电子档案的载体应设置成写保护操作状态。

6.2.7 如需要修改已归档的电子档案，必须填写电子档案更改中请登记表，并经形成单位项目或课题负责人审批，由中请人负责修改。

6.2.8 电子档案的保管应按电子档案管理要求，说明其技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式和检测数据等。

6.2.9 电子档案保管除具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：
a) 载体不得擦、划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片。

b) 保管环境温度应保持在14℃-20℃；相对湿度应保持在35%-45%。

c) 电子档案的保管应在防磁环境下。

6.2.10 电子档案设备环境更新时，应确保库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少十二年。

6.2.11 磁介质电子档案每满二年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验。

抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复或转换措施，并将检验结果填入相应的电子档案检测登记表。

6.2.12 磁介质的电子档案，每四年转存一次。

原载体同时保留时间不少十四年。

6.2.13 依照纸质档案管理规定，定期对电子档案的保管期限进行鉴定，确属无保存价值的电子档案，按有关规定审批后方可销毁，并填写相应的鉴定、销毁审批表，销毁清册永久保存。

6.2.14 涉密电子档案的销毁，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

非保密电子档案可进行逻辑删除。

6.2.15 档案部门应按照档案管理要求，每年对电子档案的接收、保管、更改、
利用和鉴定销毁等情况进行统计。

6.2.16 涉密电子文档的管理按有关细则执行。

6.3 电子档案的利用
6.3.1 归档的电子档案封存载体不得外借。

需利用时，经申请并批准后，可通过拷贝或网上传输的形式提供利用，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改电子档案。

6.3.2 查阅电子档案，需经档案部门领导批准后方可进行。

6.3.3 凡需要拷贝或利用涉密电子档案和数据，必须依照公司保密办法有关条款进行审批，方可载体复制及利用。

6.4 奖励与处罚
依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相应纸质档案管理办法的有关“奖励与处罚”条款执行。

7 附则
本细则由公司风险管理办公室组织解释。

【正文结束】。