雅居乐物业档案管理培训课件
档案管理培训课件完整版
档案管理培训课件完整版一、教学内容二、教学目标1. 理解并掌握档案管理的基本流程和原则。
2. 学会运用档案分类、编目、存储的相关技巧，能够独立进行档案的整理工作。
3. 掌握电子档案管理的基础操作，了解其安全性与规范性的重要性。
三、教学难点与重点教学难点：档案的鉴定标准与方法、电子档案的安全管理。
教学重点：档案整理的实际操作流程、档案检索系统的构建与使用。
四、教具与学具准备1. 教具：多媒体教学设备、档案管理软件、档案盒、标签机。
2. 学具：笔记本电脑或平板电脑、档案整理练习材料。
五、教学过程1. 导入（10分钟）：通过展示一组档案管理混乱导致的问题案例，让学生认识到规范档案管理的重要性。
2. 理论讲解（20分钟）：介绍档案收集、整理、鉴定、保管、利用的基本理论，强调电子档案管理的新趋势。
3. 实践操作（30分钟）：a. 案例分析：分析特定档案的分类和编目方法。
b. 分组讨论：每组设计一个档案检索系统，讨论其优缺点。
c. 操作演示：展示档案整理的步骤，包括电子档案的导入、分类、标签制作。
4. 随堂练习（20分钟）：学生利用模拟档案材料进行实际操作，教师巡回指导。
六、板书设计1. 档案管理流程图2. 档案鉴定关键点3. 档案检索系统构成要素七、作业设计1. 作业题目：选择一组具体的档案材料，完成从收集到利用的全过程管理，并编写管理报告。
2. 答案要点：包括档案分类的合理性、编目的准确性、检索系统的有效性、电子档案的安全性。
八、课后反思及拓展延伸2. 拓展延伸：鼓励学生探究电子档案管理的高级功能，如权限控制、数据加密等，了解档案管理的最新技术发展。
重点和难点解析1. 档案鉴定标准与方法2. 档案的电子管理操作流程3. 档案检索系统的构建与使用4. 电子档案的安全管理一、档案鉴定标准与方法1. 鉴定依据：熟悉国家档案局的相关规定，明确各类档案的保管期限和鉴定标准。
2. 鉴定方法：掌握直接鉴定法、比较鉴定法、综合鉴定法等，能够根据档案的形成时间、内容、形式等特点，综合判断其价值。
物业管理档案管理培训
物业管理档案管理培训一、培训目的和背景物业管理档案管理是确保物业管理工作正常运行的重要环节。
为了提高物业管理人员对档案管理的认识和能力，加强物业管理档案管理工作的规范性和效率，特举办此次培训。
二、培训内容1. 档案管理的基本概念和原则- 档案管理的定义和作用- 档案管理的基本原则：完整性、真实性、可靠性、可检索性、安全性- 档案管理的法律法规和政策要求2. 档案管理的组织与建设- 档案管理的组织架构和职责划分- 档案管理的工作流程和操作规范- 档案管理的信息化建设和技术支持3. 档案的分类与归档- 档案分类的原则和方法- 档案归档的流程和要求- 档案的装订和标识4. 档案的借阅与归还- 档案借阅的申请和审批流程- 档案借阅的管理和监督措施- 档案归还的验收和登记5. 档案的保管与销毁- 档案保管的环境要求和安全措施- 档案销毁的程序和规定- 档案转移的管理和监督6. 档案管理的质量控制- 档案管理的质量评估和监督- 档案管理的问题处理和改进- 档案管理的培训和绩效考核三、培训方法1. 理论授课通过讲解和演示，介绍档案管理的基本概念、原则和操作流程，使学员对档案管理有全面的了解。
2. 实践操作在培训场地提供实际的档案管理案例，让学员进行操作练习，掌握档案管理的具体技巧和方法。
3. 案例分析分析实际案例，引导学员思量和解决档案管理中的问题，提高其分析和解决问题的能力。
4. 互动讨论通过小组讨论和问答环节，促进学员之间的交流和互动，加深对档案管理知识的理解和应用。
四、培训时间和地点本次培训计划于XX年XX月XX日在XX地举办，具体时间和地点将另行通知。
五、培训对象和要求本次培训对象为物业管理部门的档案管理人员及相关工作人员。
参训人员需具备一定的档案管理基础知识，并积极参预培训活动。
六、培训效果评估培训结束后，将进行培训效果评估。
评估方法包括学员满意度调查和实际操作能力测试，以确保培训的有效性和实用性。
物业档案管理PPT课件
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马上就要 上课了
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上课时希望大家
• 讲手机调成静音或关机 • 听讲仔细，积极回答和配合 • 别人回答后，请不要吝啬你的掌声
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档案管理的概念
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（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围 权属资料档案 技术资料档案 验收文件档案
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二、物业入住期档案的收集与整理
（一）物业入住期物业管理档案收集的特点
1. 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对 象——业主、物业使用人；
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容二、教学目标1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程1. 实践情景引入（10分钟）通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计1. 档案分类及归档原则2. 档案保管方法3. 档案检索系统构建4. 电子档案管理七、作业设计1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。
答案：（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：（1）提高档案检索速度，便于信息共享。
（2）节省存储空间，降低保管成本。
（3）有利于档案的长期保存，提高安全性。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生对档案管理的理论知识掌握较好，但实践操作能力仍有待提高。
在课后，建议学生加强对档案管理软件的学习，了解电子档案管理的实际应用。
同时，可开展课外实践活动，如参观档案管理部门，加深对档案管理的认识。
雅居乐物业档案管理培训课件
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19
第三章 怎样管好档案
3.2.6归档文件目录填写示例
件号 责任者
文号
题名
日期 页数 备注
雅集行中 关于“推选2006年度
1 地产置业 〔2007〕2 ‘优秀经理’候选人” 20070112 2 含附件
号
事宜
20
第三章 怎样管好档案
3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例
全宗号 年度
保管期限
机构（问题）
文员
人员
文件转化为档案
业务指导 分类
编号
整理
办法
库房
保管
管理 办法
利用
利用
办法
鉴定
鉴定
办法
统计
统计
办法
11
第三章 怎样管好档案
3.1.1档案管理体系和机构
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合DAS 区域综合DAS
部门ZLS 部门
项目行政人事部
项目综合DAS
工程ZLS
普通
⊙
秘密
⊙
⊙
机密绝密
⊙
⊙
⊙
外部利用 要素 对口部门负责人 行政负责人 主管副总裁（区域/项目负责人）
普通
⊙
⊙
秘密
⊙
⊙
（集团 行政中心负责人）⊙
机密绝密
⊙
⊙
⊙
36
第三章 怎样管好档案
3.8.1档案保密办法
过
整理 按件整理，便于利用
程 保
保管 严守库房、重点监控、专题索引、调整密级
密
利用 利用审批、勤于监督、出借谨慎、及时归还
准确：最终版本签字盖章手续完备
雅居乐物业员工手册培训
调低音量，参加培训、会议时应设置静音或者关机。
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雅居乐物业员工手册培训
第三章 职场纪律
§ 4.考勤 § 4.1工作时间 § 4.1.1公司根据业务性质、岗位特点的差异，
实行不同的工时制度，包括：长短周工作制、 不定时工作制、综合计算工时工作制等。
§ 4.1.2具体作息时间因项目所在地区、业务性 质不同而有所差异。详情可咨询人事部门或 任职部门负责人。
§ 1.3员工有责任对各自的薪资保密。
§ 1.4公司将根据行业薪酬水平、薪酬策略、经营绩效 等适时调整薪酬标准。
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雅居乐物业员工手册培训
第四章 薪酬福利
§ 2.福利 § 2.1国家法定福利
§2.1.1 公司按政府有关规定为员工办理社会保 险，并承担公司应缴纳部分，个人应缴纳部 分由公司代缴并从员工工资中扣除。具体险 种、缴交比例因项目当地政府规定不同而有 所差别。
雅居乐物业员工手册培训
第一章 公司介绍
§1. 公司名称 中文：雅居乐地产控股有限公司 英文：AGILE PROPERTY HOLDINGS LIMITED
§2. 公司标志
§3. 企业使命 构建未来地标，缔造优质生活。
§4. 企业愿景 中国最具实力的房地产开发商。
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雅居乐物业员工手册培训
好或点头致意；
§ 3.7使用电话注意简单明了，要自我介绍、确认内容、 并礼貌地结束；
§ 3.8接听领导工作安排电话，要做好记录，并按要求 及时处理、及时反馈；
§ 3.9代接同事电话时，要做好必要记录并及时转达；
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雅居乐物业员工手册培训
第三章 职场纪律
（续上）
§ 3.10办公时间离开工作岗位，应与同事交代去向及 紧急联系方式；
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容本节课我们将在《档案管理学》第四章“档案的整理与保管”以及第五章“档案的检索与利用”的基础上展开。
详细内容包括档案整理的基本原则、档案分类与编目、档案保管的要求与措施、档案检索工具的编制与应用，以及档案信息资源的电子化利用。
二、教学目标1. 理解并掌握档案整理的基本原则和方法，能够合理分类和编目档案资料。
2. 学习档案保管的基本要求，能够采取适当的措施保护档案资料。
3. 掌握档案检索工具的编制和应用，能够有效地利用档案信息资源。
三、教学难点与重点教学难点：档案的电子化检索与利用、档案保管中的环境控制。
教学重点：档案整理的基本原则、档案的分类与编目、档案检索工具的使用。
四、教具与学具准备教具：PPT课件、档案整理示例、档案保管设备模型。
学具：笔记本电脑、档案管理软件、分类编目练习册。
五、教学过程1. 导入新课（10分钟）实践情景引入：通过展示一个档案管理混乱的案例，引发学生思考如何高效管理档案。
简要介绍本章学习内容与目标。
2. 理论讲解（25分钟）讲解档案整理的基本原则、分类与编目方法。
介绍档案保管的要求与措施，强调环境控制的重要性。
3. 例题讲解（15分钟）通过具体案例，演示如何进行档案分类、编目和保管。
解析档案检索工具的编制与应用。
4. 随堂练习（15分钟）学生分组进行档案分类编目练习，巩固所学知识。
老师巡回指导，解答学生疑问。
5. 档案电子化管理实践（20分钟）学生使用档案管理软件，进行电子化档案检索与利用。
回顾本节课所学内容，强调重点与难点。
提出拓展问题，引导学生课后思考和深入研究。
六、板书设计1. 档案整理：原则、方法、分类编目2. 档案保管：要求、措施、环境控制3. 档案检索：工具、编制、应用七、作业设计1. 作业题目案例分析：根据给定档案资料，进行分类编目，并说明整理原则。
实践操作：使用档案管理软件，完成电子档案的检索与利用。
2. 答案案例分析：整理原则为“便于检索、保持资料完整性、有利于保管”；分类编目按照给定资料进行合理划分。
物业档案管理培训课件
05
物业档案管理的定义： 物业档案管理是指对物 业的规划、建设、管理 、使用等各个阶段所产 生的各种形式和载体的 历史记录进行收集、整 理、鉴定、保管、利用 等工作的总称。
物业档案管理的特点
综合性：物业档案管理 涵盖了物业的规划、建 设、管理、使用等多个 阶段，涉及多种类型的 历史记录，如文字、图 像、音像等。
档案管理质量体系认证
01
ISO 9001质量管理体系认证
02
环境管理体系认证
03
职业健康安全管理体系认证
04
物业档案管理中的问 题与解决方案
档案管理中的问题
档案收集困难
物业档案涉及多个部门和人员 ，收集过程中经常遇到阻力， 影响档案的完整性和及时性。
档案分类不规范
物业档案种类繁多，分类标准 不统一，措施，确保档案的安全和 完整。
定期检查与维护
定期对档案进行检查，发 现损坏及时修复，并对保 管环境进行维护。
物业档案的利用与开发
档案查阅服务
提供档案查阅服务，满足业主、 客户和管理人员的查阅需求。
深层次开发
对物业档案进行深层次开发，挖掘 其中的有价值信息，为物业公司的 决策提供支持。
物业档案管理信息化
该写字楼引入了物业档案管理信息系统，实现了档案信息的数字 化和信息化管理，提高了档案管理效率和查询速度。
档案信息安全管理
该写字楼加强了档案信息安全管理，采取多项措施保障档案信息的 保密性和完整性，避免信息泄露和损坏。
租赁合同档案管理
该写字楼对租赁合同进行了分类整理和归档，确保合同信息的准确 性和完整性，为租赁管理提供了有力支持。
据分析、人工智能等，提高管理效能。
THANK YOU
档案管理培训完整版ppt课件
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例，展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度，如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题，如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度，确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训，提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流，提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式，提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度，简化 利用流程，提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识，为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术，实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析，进一步提 高档案利用效率。
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4 是保存备查的文 件材料
第一章 什么是档案
1.2、文件的定义
文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形 成的各种载体形式的信息记录材料。
是信息记录材料
•实质是信息
是各种载体形式的
•载体形式多样
是公司直接产生和形成的
•原生性和相关性
是各项工作和活动中形成的
•内容极其丰富
组卷
原则 要求 方法
排列
卷内 案卷
编目
页号 封面 目录 备考表
装订
皮装 盒装 夹装
第三章 怎样管好档案
3.2.10文件归档办法
要素
目标
第三章 怎样管好档案
二次利用需 判断保密性 权威性（红 头红章）用 途（报批对 外）等因素
清退
回复及外单位 重份文件
有清退要求
文
暂存 积累收集清理 有参考价值
件
视
重份文件
处
情 况 酌 定
归档 积累收集整理 有保存价值
理 方
超过保管期限
式
销毁
无保存价值
二次利用
出卖
3.2.1文件处理方式
第三章 怎样管好档案
式 变
革
前端控制 过程管理
第一章 什么是档案
1.5、档案基本分类
综合管理类
档
案
基
本
分
技术类
类
其它类
行政管理 经营管理 财务管理 营销管理 物业管理 多种经营 基建工程 设备仪器
特殊载体
第二章 为什么要管好档案
2.1、档案的直接作用
凭证作用 参考作用
1 记录公司历史
2 著录公司资产 维系公司正常运
3.2.3综合类文件整理综述
基本原则 按件整理，按卷装盒
1 整理时间、地点方便灵活
优 点
2 方式简洁，减少工作量
3 便于利用，有利保密
基本前提 有保存价值，属归档范围
件：具有完 整、独立意思 表达的文件基 本整理单位
卷：具有内 在逻辑联系的 件的集合及基 本保管单位
第三章 怎样管好档案
3.2.4综合类文件整理程序
第一章 什么是档案
1.3、文件与档案的关系
具有保存价值
文
整理归档
件
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
形成者
部门资料室
档 案
非现行文件
3—10% 项目档案室
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
附 载
形 式
档案
内 容
包含信息
体
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
转3 保护公司合法权 益4
第二章 为什么要管好档案
2.2、档案在管理活动中的价值体现
伦理
P(plan)
A(again) D(do)
C(check)
信息 决策 计划 组织 领导 创新 控制
文化 档 案
第三章 怎样管好档案
3.0.1档案管理的基本原则
1 集中统一管理本公司全部档案 2 维护档案完整与安全 3 便于各项工作的利用
主管领导
制定计划 树立标准 检查指导 提升业务
贯彻标准 开展业务 基层指导
行政管理部门
档案主管
档案管理员 部门文员
工程资料员
执行制度 整理文件 保管保密
纳入规划 解决关键 协调发展
拟订规划 提供条件 创造环境
抓住头尾 控制过程 图纸管理 竣工验收
第三章 怎样管好档案
3.1.3档案行政工作职能
统筹策划 统筹档案事务，规划目标和发展方向 统一制度 制度、标准、规范的制定、维护、实施 组织协调 施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范） 实施监督 以目标为导向的过程控制（报表巡查） 业务指导 标准指引和行为修正（培训总结咨询）
利用
利用
办法
鉴定
鉴定
办法
统计
统计
办法
第三章 怎样管好档案
3.1.1档案管理体系和机构
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合DAS 区域综合DAS
部门ZLS 部门
项目行政人事部
项目综合DAS
工程ZLS
部门
部门ZLS
三层架构双线管理
工程部
第三章 怎样管好档案
3.1.2档案管理岗位和职责
定件 装订 分类 排列 编号 编目
（规格）
自然件 原装
年度 问
订装 （大）问题
组合件
线装 粘装
时 保管期限
件号
全 宗 号 责任者
题年 度 文号 保管期限 题 名
间件 号 日期
问 题 页数
备注
装盒
封面 盒脊 备考表
第三章 怎样管好档案
3.2.5归档章填写示例
全宗号
年度
室编件号
机构或问题 保管期限 馆编件号
档案管理学习
行政中心 2022年3月23日
雅居乐地产置业有限公司档案管理学习
三个基本问题
1 什么是档案 2 为什么要管好档案 3 怎样管好档案
第一章 什么是档案
1.1、档案的定义
档案：是公司现行 使用完毕或告一段 落的具有保存价值 的并保存备查的文 件材料。
1 是文件材料
2 是使用完毕或告 一段落的文件材料
3.2.2文件管理工作要点
要素 责任者 时间
要求
标准/范围
积累 形成者 收集 文员
随时 定时
及时 完整
工作范围内形成的
及时 齐全 完整 系统
所有文件
整理
文员 随时+定时
齐全 完整 准确 《综合类整理规范》 系统 规范 《技术类整理规范》
归档 文员 随时+定时
及时 完整
《归档办法》
第三章 怎样管好档案
责任者 建设单位
勘测 单位
设计 单位
工程竣工文件
工程竣工验
施工 竣工图 监理 收文件
施工单位
监理 单位
建设单位
职能 全过程
收集、整理、归档
1.遵照所在地城建档案规范
全过程
标准Βιβλιοθήκη 2.结合相关专业标准 3.参考公司《工程文件归档管理规定》
4.图纸依据《技术制图复制图的折叠方法》
第三章 怎样管好档案
3.2.9技术类文件整理程序
机构（问题）
起 止
室
件 号
馆
盒号
A 2007
1
0.1.01
起 止
1-100
件
号
1
盒内文件情况说明 本卷为2007年营业执照变更资料，
共10件，10页。
整理人：欧莹（手签） 检查人：郭杰（手签）
2007年3月20日
第三章 怎样管好档案
3.2.8工程类文件整理概览
工程前期文件 阶段
立项审批 勘测 设计
第三章 怎样管好档案
统筹规划
日常 工作
收集 范围
综合类 规范
技术类 规范
归档 办法
收集 整理
3.0.2档案工作结构展开图
统一制度 组织协调 实施监督
档案行政工作 档案工作
档案业务工作 文件管理工作 档案管理工作
部门 指导监督检查 DAGL
文员
人员
文件转化为档案
业务指导 分类
编号
整理
办法
库房
保管
管理 办法
A
2007
1
0.1.01
1
第三章 怎样管好档案
3.2.6归档文件目录填写示例
件号 责任者
文号
题名
日期 页数 备注
1
地产置业
雅集行中 〔2007〕2号
关于“推选2006年度 ‘优秀经理’候选人”
事宜
20070112
2
含附件
第三章 怎样管好档案
3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例
全宗号 年度
保管期限