我国外贸单证员业务工作中存在问题业务素质提高论文

我国外贸单证员业务工作中存在问题及业务素质提高【摘要】国际贸易通常是以单证为媒介、通过单证的交接和传递实现的，单证工作贯穿于进出口合同履行的全过程。外贸单证员以外贸单证处理为核心，其素质直接影响外贸企业整体的工作质量。本文从外贸单证员工作的基本要求着手，分析了现在我国外贸单证员业务工作中存在的问题及其影响，并对其业务素质的提高提出相应的建议。

【关键词】外贸单证员；基本要求；存在问题；业务素质

一、外贸单证员工作的基本要求

（一）外贸单证员必须具备相关的专业知识和专业技能

1.了解、掌握我国对外贸易的有关方针、政策和法律。例如我国对进出口商品有相应的《货物进出口惯例》规定，对一部分货物实行限制进出口，主要有配额管理和许可证管理两种方式，外贸单证员就需要知道自己公司的进出口商品是否受到相应的管制，并辅助外贸业务员办理相应的单证手续。

2.掌握国际贸易理论和实务的基础知识。例如有关普惠制（gsp）的相关理论知识，由于普惠制涉及到将来的关税优惠，外贸单证员就应该熟知世界上有哪些发达国家至今还给予中国向其出口的制

成品、半制成品等关税优惠。

3.掌握本行业外贸进出口业务流程、单证缮制和相应时间期限的要求。外贸单证工作是一项时效性很强的工作，不仅出单要及时，交单也要在一定期限内尽快完成。例如，国际贸易流程中报检、报

关和装船的顺序就不能颠倒，业务中对于一般的法检商品通常在报关或装运前7天缮制出口报检单申请报检；而出口报关则需在货物运抵海关监管区后装货前24小时完成。

4.外贸单证员需要有良好的沟通和团队合作能力。外贸单证员工作贯穿整个外贸流程，在工作中需要与本公司的业务员、财务员、跟单员等进行良好的沟通，单证员还必须具备团队合作能力，从而和其他业务人员共同履行合同或信用证的要求；单证员还需要与公司以外的货代、保险公司和出入境检验检疫局、海关以及银行等部门打交道，这就需要单证员不仅要熟知这些相关部门的工作要求以及程序，还要有好的协调能力，有效完成单证工作。

（二）外贸单证员应该具备的职业道德

外贸单证员应充分认识单证工作的重要性，工作认真负责，在面对错误或困难的时候，需要调整心态，勇于承担错误，积极地解决问题；外贸单证员还应遵守外贸企业工作纪律，遵守企业的各项规章制度。

二、外贸单证员工作中存在的问题及其影响

（一）外贸单证员业务不熟、工作态度不够严谨、责任心不强造成缮制单证有误或交单延误，给企业造成直接经济损失在外贸企业有的从业人员中，通过在实际单证操作过程中自己摸索的人居多，许多是在企业传统的“师徒传帮带”方式下进入角色的，缺乏对单证知识的系统学习，企业又很少提供培训机会，所以出现部分企业单据制作水平低下，造成不必要的经济损失。还有

一部分单证员是刚刚从本科或大专院校相关专业毕业，虽然学校中有关单证的大部分在知识都已学过，但是很多学生基础不扎实，眼高手低，从学生到员工的转变适应能力差，制单时经常出现失误，给企业造成损失。

（二）外贸单证员的企业忠诚度和吃苦耐劳程度不够

外贸单证员在外贸企业中贯穿整个外贸流程，但由于处理的只是些单据或证明等文件，相对外贸业务员来说起到的只是辅助作用，因此在大多数外贸企业中，虽然单证员每天处理大量的单据，和不同的部门打交道，工作量很大，但整体工作相对繁琐单调，而工资水平又一般，所以经常出现外贸单证员不能吃苦耐劳，浮躁不踏实，频繁跳槽的现象，企业在招聘人员方面需要重新投入时间及金钱。还有的单证员利用工作之便掌握了大量的客户信息，一旦离职，就可能会给原来的企业造成不小的损失。

（三）外贸单证员人际交往能力差，不注重和企业内部相关人员沟通，导致信息传导不顺畅，给企业造成损失

在实际工作中有的单证员只听从客户的要求，而没有与外贸业务员进行确认，就对单证或合同履行进行相应的改动，导致公司处于被动局面。

三、外贸单证员业务素质的提高

（一）外贸单证员在业务中不断学习提高相应的专业技能

作为单证员，一方面除了要掌握单证缮制技巧之外，还应该加强对产品知识的了解，多向跟单员学习，否则不熟悉企业进出口商

品的种类、规格、材质、包装等方面的知识，就无法做到严格区分商品的不同项目，导致hs编码找得不够准确，直接影响通关速度。

另一方面单证员不能满足现有知识技能，即使经验丰富，也应随时关注行业外贸动态。通过关注海关总署网站或贸促会网站等，了解政策动态，加强学习。例如海关总署公告2010年第68号（关于对原产于印度尼西亚、马来西亚和新西兰的进口甲醇实施临时反倾销措施）第二条规定：凡申报进口甲醇的进口经营单位，应当向海关提交原产地证明。如果原产地为印度尼西亚、马来西亚或新西兰的，还需提供原生产厂商发票。对于申报进口时不能提供原产地证明，且经查验也无法确定货物的原产地不是印度尼西亚、马来西亚或新西兰的，海关应当按照本公告附件2所列的最高反倾销保证金征收比率征收保证金。从上述规定中可以看出，单证员就应该对以往的制单习惯做出调整，按照海关的要求准备相应地证书。

（二）外贸单证员需提高协调能力，加强团队合作

对内，单证员必须与公司内部外贸业务员、跟单员、财务、客户关系融洽，掌握相关的业务信息，帮忙化解工作中出现的冲突。例如单证员通过总结以往和货代合作经验，得知部分航线在某一时期租船订舱十分紧俏，常会出现订不到舱位的情况。这时单证员一方面要掌握多家船公司的航线船期、运费信息，做到提早订舱、确保舱位；另一方面要尽早提醒业务员和客户在不影响买卖双方交货时间的基础上尽量避开高峰期，事先做好提早或推后装船的准备，保证成功履行合同。对外，单证员需要与货代、检验检疫局、贸促

会、保险公司、银行等有关部门紧密协作。

（三）企业方面应该加强对外贸单证员的培训，并在薪资待遇方面加以改善，提高外贸单证员工作积极性

一方面针对外贸企业中单证员业务不熟现象，企业可以邀请单证方面的专家进行一定的培训，例如邀请银行审单人员针对单证工作中常出现的问题进行培训，从而提高以后的制单效率；另一方面针对单证员忠诚度不够现象，虽然有单证员自身的问题，企业也应该采取一些措施提高单证员工作待遇，对优秀制单人员进行相应的奖励，让他们更有积极性配合外贸业务员履行合同或信用证的要求，使企业顺利结汇。

参考文献：

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[4]王丽丽.社会需求与高职《国际贸易单证》课程教学模式改革[j].职业教育研究,2010(6).

作者简介：

王述芬，河北外国语职业学院国际商务系助教，研究方向：国际贸易。