五章时间管理

非重要， 非重要，
非紧急
紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危 机
➢ 防 患 于 未 然
➢ 急 迫 的 问 题
➢ 改 进 产 能
➢ 有 期 限 压 力 的 计 划 ➢ 建 立 人 际 关 系
要
➢ 发 掘 新 机 会 ➢ 规 划 、 休 闲
Ⅲ 不 ➢ 不 速 之 客
Ⅳ ➢ 繁 琐 的 工 作
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局
➢ 自制 ➢ 少有危机
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
4.20/80时间管理法
❖ 20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，因此， 也叫巴莱多定律；
❖ 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的 优质客户；
❖ 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的 20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；
❖ 用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做。 ❖ 20%的工作占整个工作80%的价值 ❖ 集中的精力要做20%的工作 ❖ 投入20%精力做另外80%的工作
你的 时间 安排 是否
6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？合理
7 你经常在做重要工作时被打断吗？
8 你经常占用用餐时间工作吗？
• 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约 会？
• 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很 努力的去做完它们？
• 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易 吗？
• 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙 吗？
• 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感 ？
• 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ • 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做
与目标一致的大事？ • 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中
而没有着眼于未来？
一、你的时间管理状况如何？
12——16 救命！你在时间管理上需 “yes” 改进
• 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从 “1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全 力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全 准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类 推……
• 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴 地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人 士。
• 第四代时间管理的要素与核心是 改变的是思想而不是行为，是一 种思维方式的变革。
• 这种时间管理强调的是一种人生 的远景，而这种人生远景的一个 宗旨就是要学习怎么去思考未来， 所以它是一种改变，这种改变是 一种思想的改变，而不是行为的 改变，是一种思维方式的变革。
四、时间管理的方法
• 1.办公室时间管理 • 2.优先矩阵法 • 3.六点优先时间管理法. • 4.20/80时间管理法
五章时间管理
提纲
• 你具备管理时间的能力吗？ • 什么是时间管理？ • 时间管理的方法有哪些？ • 时间管理的工具有哪些？ • 时间管理系统 • 大学生如何进行时间管理？
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只 需回答“Yes” Or “ No”.
1 你通常工作很长时间吗？
测测
2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪 感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工 作有很多压力？
时间管理就是管理时间？
“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理
“不能管理时间，便什么都不能管理” ——（美）杜拉克
时间管理理论
第一代时间管理：着重利用便条与备忘录，在 忙碌中调配时间与精力；
第二代时间管理：强调日历与日程表，反映出 时间管理已注意到规划未来的重要；
第三代时间管理：目前正流行的，讲求优先顺 序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、 长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将 有限的时间、精力加以分配，争取最高的效 率。
➢ 某 些 电 话 重 ➢ 某 些 信 件 和 报 告
➢ 某 些 信 件 ➢ 某 些 电 话
➢ 某 些 会 议
➢ 浪 费 时 间 之 事
要 ➢ 必 要 而 不 是 重 要 的 ➢ 有 趣 的 活 动
问题
➢ 受 欢 迎 的 活 动
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
时间管理
干扰列在第四位 应酬很多实在累
十大时间浪费
拖延列在第五位 对人对已都不利
时间管理
垃圾档案属第六 鱼目混珠低效率
十大时间浪费
危机属于第七位 接踵而至难应付
时间管理
颠倒授权属第八 别人求援常应答
十大时间浪费
完美主义属第九 精工细雕属多余
时间管理
精神涣散属第十 流畅受阻费时间
三、什么是时间管理
8——12 当心！你需要重新审视你 “yes” 的时间行动指南
4——8 可以！方向正确，但需要 “yes” 提高冲劲 0——4 恭喜！坚持并保留你的方 “yes” 法
二、十大时间浪费的现象
乱放东西是首位 翻箱倒柜最费时
时间管理
开会属于第二位 好多会议无效益
十大时间浪费
电话属于第三位 管理不好掉陷井
1.办公室时间管理的对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
2.优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
M1
重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
要
不紧急 II
65-8பைடு நூலகம்%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
3.六点优先时间管理法
• 该方法是艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的， 它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时 全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元 咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间 管理方法”。