物资采购管理程序

目录

1.目的 (3)

2.范围 (3)

3.定义 (3)

4.相关文件 (3)

5.职责 (4)

6.程序 (4)

7.报告和记录 (11)

8.附录 (12)

归档夹类：管理制度夹号：3

本版文件于 XXX年XX 月 XX日开始实施。

批准人：

物资采购管理

1. 目的

规范工程项目物资采购管理工作，对采购工作进行有效控制，保证所采购物资满足规定的质量、成本等要求。

2. 范围

适用于XX工程项目部所有物资采购、外委加工活动。

3. 定义

3.1. 采购管理：为得到所需要的物资所进行各种活动，从提出需求开始，

到购买验收入库、保管发放一系列活动。

3.2. 采购部门：项目部的物资部及负责采购的实施部门。

3.3. 施工项目：施工部的XX、XX、电仪、综合、调试项目。

3.4. 管理部门：工程管理部、质量部、安全部、行政部、物资部、合同部。

3.5. 安全件：直接涉及人身、工程安全或为保护人身、工程安全而采用

的物资（如安全帽、安全带、扣件、主要起重工具及其它

安全防护用品）。

3.6. 关键件：对工程质量有决定性影响的物资，本工程泛指主要的装置

性材料（如钢材、管道等），包括辅助施工使用的管道、钢

材、电缆等在公司物资分类中属主材类物资。

3.7. 辅助材料：不构成本工程安装设备的实物形态，辅助施工使用的消耗

材料及工具。

3.8. 周转材料：不随施工而损耗或损耗较少，可于多个工程周转使用的大

宗物资，主要指架子管、竹排、扣件、路轨等。

4. 相关文件

4.1. QBXXXX7 《物资采购管理规定》

4.2. QB/XXXXX07 《物项控制程序》

4.3. QB/XXXXX-X006 《监控、检验和试验的控制管理》

4.4. QB/XX 20X01007-200XX 《物资检验大纲》

4.5. QB/XX 20X01008-200XX 《物项标识管理》

4.6. QB/XXC 20X00006-20XX 《不符合项管理》

5. 职责

5.1. 施工项目负责提出物资需求计划、使用计划和提供技术条件，协助对

物资质量或技术要求的检验，配合做好安全件、关键件及周转材料使用质量状况跟踪工作。

5.2. 物资部负责市场、供方信息收集，制订和实施采购计划，择优订货，

签订采购合同或订单，保证所购物资按合同或订单的技术要求按时、按质、按量到达，并保存好采购活动记录。对潜在供方进行评估以及进行年度复评，编制合格供方名册。负责对辅助材料的质量验收、放行，关键件和安全件的检验放行向安全部或质量部提供充分的质量证明资料并给予积极配合。

5.3. 安全部参与对安全件进行质量验收、放行，负责经回收检修后的安全

件及机工具二次验收、放行。

5.4. 质量部负责对关键件、周转材料进行质量验收、放行，但其中属安全

件部分应有安全部参与验收、放行；参与对主要供方的质保能力的资格评审，并对采购管理进行监督和监查。

5.5. 合同部负责对大宗材料采购物资供货范围的核对。

6. 程序

6.1. 对潜在供方的评估和控制

6.1.1. 评估方式

采购部门根据采购文件要求和需采购物资的复杂性选择下列一种评估

方式或几种评估方式的组合。

1) 根据供方提供类似的历史情况、试验结果、其它使用者的经验和有

关资料进行评价。

2) 根据供方新近可供客观评价的、成文的、定性和定量质量记录进行

评价。

3) 到货源地评价供方的技术能力或通过抽查产品进行评价。

4) 对供方产品的样品进行评价。

6.1.2. 评估方式和评估人员的确定

1) 采购部门负责组织有关人员对物资的潜在供方进行综合调查和评

估，涉及到安全件请安全部参加，并按“潜在供方调查报告”中规

定进行填写。

2) 对于与产品质量无关的辅助材料和外观可以判断质量情况的小批量

物资采购，对供方的评估可用对供方产品的样品进行评价的方式由

采购人员在售货地点进行。

6.1.3. 评估要点及内容

1)供方拥有必要的资源，技术能力和经营管理活动状况（人员和设备）；

2)是否已建立质量保证体系以及符合的状况；

3)以往提供的同类产品可靠程度是否稳定及售后服务是否持续；

4)其它顾客使用供方的产品情况；

5)供方的质量保证记录是否完整、清晰、可靠；

6)对不可接受的条件供方能否作出纠正的书面承诺，并令人确信能及

时纠正。

6.1.4. 评价为合格供方的准则

6.1.4.1.评价为合格供方必须符合以下条件：

1)供方拥有必要的资源，如：必要的生产设备和技术能力等。

2)具有提供过同类产品或服务的业绩且评价良好。

6.1.4.2.具有以下条件之一不能评为合格供方：

1)重要材料设备的供方（如：焊条、阀门等）没有建立和实施质量管

理体系。

2)以往提供给我公司同类产品或服务过程中出现严重不符合项或评价

较差。

6.1.5. 合格供方名册的建立和管理

6.1.5.1.合格供方名册应按如下物项分类进行建立：（但不限于）

1) 主要材料（装置性材料)）

2)消耗材料

3)周转材料

4)工具

6.1.5.2.采购部门根据评估意见和审批权限，把评估结果送有关部门和人

员审批。对首次评估合格的供方，只定为合格等级，根据审定好的

合格供方名单，建立“合格供方名册”。

6.1.5.3.总公司工程部评估合格的供方应提供“合格供方名册”。

6.1.6. 合格供方的升级、更新、验证及复评

6.1.6.1.合格供方名册建立后，采购部门要定期（最少每年一次）依照评

估标准对合格供方进行复评，XX公司工程部评估的合格供方由XX

公司工程部复评，按“供方资信复评表”要求进行，分别确立合格、良好、优秀等级，不合格者取消其资格。选择供方时应按优秀、良

好、合格的顺序同等条件下优先选择。对于在“合格供方名册”中

在评审满一年后，没有实施采购和服务的供方应在名册中删去。6.1.6.2.对于业主指定的供方也要进行评审，方能进行采购活动。若评定

后定为不合格的供方，必须向业主反馈。

6.2. 需求计划的编制

6.2.1. 所有材料需求计划应在XX管理信息系统内录入。