高效能工作方法(PPT 78页)
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工具2：用“80/20法则”分配时间
80% 20%
20% 80%
重点做20%重要性是80%的工作
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）
第一步，安排事项 •例会 •与人事经理淡奖金问题 •审阅文件 •接听电话 •准备招聘计划 •会见客户 •辅导下属 •老总召见 •准备工作总结 •处理应急事项（3件） •与财务经理讨论费用预算问题
有明确的长期目标
社会顶尖成功人士
有清楚但短期目标
3%
社会中上层
有较模糊目标
10%
社会中下层
无目标
60%
社会最底层
27%
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具4 :用“SMART”法确定目标
可确定的 (Specific)
可衡量的 “SMART”原则 （Measura
ble)
有时间限制 的（Time Indication)
…… …… ……
子目标
……
……
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具5:用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤）
6.判断目标能否达成 5.评估目标 4.检查多杈树分解是否充分 3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标） 2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标） 1. 写出大目标
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
事项三：与财务经理讨论费用预算问 给业务经理
题（30分钟）
事项八：让秘书过滤电话，只处
事项四：1个小时临时紧急事件处理 理重要电话
……
事项九：其他事件处理
……
时间管理—要事第一
工具3：用“ABC控制法”使用时间 ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最 重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别 地管理时间的一种分析方法。
工具8 :标准化管理
标准设定
标
准
教育
化
管
实施管理
理
步 骤
例外处理
定期评估
重复频率高的经常性 业务要标准化！
计划管理—凡事都善始善终
工具8 :标准化管理
拉斯迪宾馆的服务标准 麦当劳的标准化管理
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第二步，工作价值分类
价值80%的工作
事项一：审阅文件 事项二：准备工作总结 事项三：与财务经理讨论费用 预算问题 事项四：与人事经理淡奖金问 题
价值20%的工作 事项五：例会 事项六：准备招聘计划 事项七：会见客户 事项八：接听电话
B类较重要，每天5件，占总工作量 30~40%，所费时间占总工作时间 20~40%
C类为日常性一些事务占总工作量的 40~50%，所费时间占总工作时间的 15%
目录
一、目标管理工具
“SMART”原则 目标管理
目标多杈树法 “6W3H”法
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具4:用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）
目录
“四象限原理” 时间管理
80/20法则 “ABC控制法”
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
Ⅰ
Ⅱ
要
紧急又重 重要但不
要事项
紧急事项
Ⅲ
Ⅳ
不 重
紧急但不 重要事项
不紧急也不 重要事项
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
关注第二象限—— 成功的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！
A——最重要的 B——较重要的
一个工作日
C——次重要的
时间管理—要事第一
工具3：用“ABC控制法”使用时间 成功人士对每天工作的划分：
类型 A 类
B 类
C 类
简述 规划与发展
持续性项目 日常性事务
具体描述
A类工作重要且紧迫每天1~3件占总 工作量15~20%；所费时间占总工作 时间60~80%。分类时，可根据时间 分列为A-1、A-2等
工具6:用“6W3H”法分析细化目标
6W
Why(明确了解工作进行的目的及理 由） What（确定要做哪些事项） Who（明确责任者及协助者，诠来 做） When（什么时候完成） Where（在什么地方完成） Which（确定工作的优秀顺序，找 出解决问题的重点对策）
3H
How to（明确各项行动如何进 行及进行的顺序步骤）
How many（工作数量是多少） How much（预算费用是多少）
二、计划管理工具
“PDCA工作 循环”
计划管理
标准化管理 有效计划法
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
Action
A (处理）
Plan (计划）
P
Check (检查）
CD
PDCA循环的4个阶段
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
Ⅰ
Ⅱ
要
25%~30% 15%
普通人士的
时间安排
Ⅲ
Ⅳ
50%~60% 2%~3%
不
重
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重 要
Ⅰ
Ⅱ
20%~25% 65%~80%
成功人士的
时间安排
Ⅲ
15%
不
重
要
Ⅳ ＜1%
时间管理—要事第一
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第三步，时间和精力分配
价值80%的工作
价值20%的工作
事项一：审阅文件（例会后8：10-8： 事项五：例会
30
事项六：招聘计划与奖金问题让
事项二：准备工作总结（8：30-9： 人力资源部先提供资料
30）
事项七：把会见客户的任务授权
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
要
Ⅰ 紧急状况
迫切问题
限期完成
准备事项
Ⅱ 准备工作，预防措 施计划建立、维持 人际关系，休闲充电 提高学习能力
Ⅲ
Ⅳ
造成干扰的访问、 忙碌而琐碎的事
不
电话、信件、报告、 处理一般文件等函件 会议许多紧急事件 打电话，看太多电视
重
许多凑热闹的活动 消磨时光
可接受的 现实可行的
（Acceptable) （Realistic)
成目善
功标于
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
。上将
的时
人间
,
更 可 能 也 更 容 易
和 精 力 用 在 一 个
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具5:用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）
目标多杈树法是专业的目标分解工具
子目标
大
目
子目标
标
即时目标 ——具体行动项目
Do (执行）
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
提出 新问 题 总结经验
检查
执行
PDCA循环的8个步骤
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
PDCA 目前水准
PDCA
改善后水准 PDCA
科学的工作循环周期
计划管理—凡事都善始善终
80% 20%
20% 80%
重点做20%重要性是80%的工作
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例）
第一步，安排事项 •例会 •与人事经理淡奖金问题 •审阅文件 •接听电话 •准备招聘计划 •会见客户 •辅导下属 •老总召见 •准备工作总结 •处理应急事项（3件） •与财务经理讨论费用预算问题
有明确的长期目标
社会顶尖成功人士
有清楚但短期目标
3%
社会中上层
有较模糊目标
10%
社会中下层
无目标
60%
社会最底层
27%
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具4 :用“SMART”法确定目标
可确定的 (Specific)
可衡量的 “SMART”原则 （Measura
ble)
有时间限制 的（Time Indication)
…… …… ……
子目标
……
……
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具5:用“目标多杈树法”分解目标（分解步骤）
6.判断目标能否达成 5.评估目标 4.检查多杈树分解是否充分 3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标） 2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标） 1. 写出大目标
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
事项三：与财务经理讨论费用预算问 给业务经理
题（30分钟）
事项八：让秘书过滤电话，只处
事项四：1个小时临时紧急事件处理 理重要电话
……
事项九：其他事件处理
……
时间管理—要事第一
工具3：用“ABC控制法”使用时间 ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最 重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别 地管理时间的一种分析方法。
工具8 :标准化管理
标准设定
标
准
教育
化
管
实施管理
理
步 骤
例外处理
定期评估
重复频率高的经常性 业务要标准化！
计划管理—凡事都善始善终
工具8 :标准化管理
拉斯迪宾馆的服务标准 麦当劳的标准化管理
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第二步，工作价值分类
价值80%的工作
事项一：审阅文件 事项二：准备工作总结 事项三：与财务经理讨论费用 预算问题 事项四：与人事经理淡奖金问 题
价值20%的工作 事项五：例会 事项六：准备招聘计划 事项七：会见客户 事项八：接听电话
B类较重要，每天5件，占总工作量 30~40%，所费时间占总工作时间 20~40%
C类为日常性一些事务占总工作量的 40~50%，所费时间占总工作时间的 15%
目录
一、目标管理工具
“SMART”原则 目标管理
目标多杈树法 “6W3H”法
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具4:用“SMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）
目录
“四象限原理” 时间管理
80/20法则 “ABC控制法”
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
Ⅰ
Ⅱ
要
紧急又重 重要但不
要事项
紧急事项
Ⅲ
Ⅳ
不 重
紧急但不 重要事项
不紧急也不 重要事项
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
关注第二象限—— 成功的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！
A——最重要的 B——较重要的
一个工作日
C——次重要的
时间管理—要事第一
工具3：用“ABC控制法”使用时间 成功人士对每天工作的划分：
类型 A 类
B 类
C 类
简述 规划与发展
持续性项目 日常性事务
具体描述
A类工作重要且紧迫每天1~3件占总 工作量15~20%；所费时间占总工作 时间60~80%。分类时，可根据时间 分列为A-1、A-2等
工具6:用“6W3H”法分析细化目标
6W
Why(明确了解工作进行的目的及理 由） What（确定要做哪些事项） Who（明确责任者及协助者，诠来 做） When（什么时候完成） Where（在什么地方完成） Which（确定工作的优秀顺序，找 出解决问题的重点对策）
3H
How to（明确各项行动如何进 行及进行的顺序步骤）
How many（工作数量是多少） How much（预算费用是多少）
二、计划管理工具
“PDCA工作 循环”
计划管理
标准化管理 有效计划法
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
Action
A (处理）
Plan (计划）
P
Check (检查）
CD
PDCA循环的4个阶段
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
Ⅰ
Ⅱ
要
25%~30% 15%
普通人士的
时间安排
Ⅲ
Ⅳ
50%~60% 2%~3%
不
重
要
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重 要
Ⅰ
Ⅱ
20%~25% 65%~80%
成功人士的
时间安排
Ⅲ
15%
不
重
要
Ⅳ ＜1%
时间管理—要事第一
时间管理—要事第一
工具2：用“80/20法则”分配时间（应用范例） 第三步，时间和精力分配
价值80%的工作
价值20%的工作
事项一：审阅文件（例会后8：10-8： 事项五：例会
30
事项六：招聘计划与奖金问题让
事项二：准备工作总结（8：30-9： 人力资源部先提供资料
30）
事项七：把会见客户的任务授权
时间管理—要事第一
工具1 ：用“四象限原理”规划时间
紧急
不紧急
重
要
Ⅰ 紧急状况
迫切问题
限期完成
准备事项
Ⅱ 准备工作，预防措 施计划建立、维持 人际关系，休闲充电 提高学习能力
Ⅲ
Ⅳ
造成干扰的访问、 忙碌而琐碎的事
不
电话、信件、报告、 处理一般文件等函件 会议许多紧急事件 打电话，看太多电视
重
许多凑热闹的活动 消磨时光
可接受的 现实可行的
（Acceptable) （Realistic)
成目善
功标于
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
。上将
的时
人间
,
更 可 能 也 更 容 易
和 精 力 用 在 一 个
目标管理—确定一个清晰而明确的目标
工具5:用“目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）
目标多杈树法是专业的目标分解工具
子目标
大
目
子目标
标
即时目标 ——具体行动项目
Do (执行）
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
提出 新问 题 总结经验
检查
执行
PDCA循环的8个步骤
计划管理—凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划（戴明环）
PDCA 目前水准
PDCA
改善后水准 PDCA
科学的工作循环周期
计划管理—凡事都善始善终