公文写作常见错误

公文写作常见错误例析广东省动物防疫监督总所办公室一、发文字号编写不当例：[98]粤动防函字第06号，错误有四：①发文字号顺序颠倒；②年份简写；③年份用方括号；④序号前加“第”、“字”、编虚位。

应改为：粤动防函〔1998〕6号。

二、标题拟写不当（一）标题中的标点符号使用不当例1：《关于举办重大动物疫情应急条例培训班的通知》（被转发的“条例”属于法规性文件，应加书名号）。

例2：转发中国动物疫病预防控制中心《关于强化秋季禽流感等重大动物疫病防控工作的紧急通知》（“通知”不是法规性文件，不能使用书名）。

例3：《关于征订2008年“广东畜牧兽医科技”杂志的通知》（《广东畜牧兽医科技》是杂志名称，该用书名号而不能用引号）。

例4：《关于举办“狂犬病监测技术培训班”的通知》（随意滥用引号，“狂犬病监测技术培训班”表意明确，没有必要加引号强调）。

例5：《关于做好猪高热病防范工作的紧急通知》（“猪高热病”为特殊称谓、具有特殊含义的名词，需要加引号着重指出）。

例6：《关于加强重大动物疫病的防控工作，确保春节、两会期间动物产品安全的通知》（乱用顿号、逗号。

在需要间隔的地方用空一格代替顿号，是公文标题的习惯写法，故此标题应去掉逗号，中间保留一个空格即可）。

例7：《关于印发<规模养殖场防疫消毒规定>（试行）的通知》（“试行”说明“规定”的成熟程度，是标题的组成部分，应放在书名号内）。

※注：引号、括号、书名号、点号在公文标题中的运用引号：公文标题中引号的使用意义较为固定单一，一般是对某一事物需要着重指出及特殊称谓和特殊含义时使用。

特别要注意的是，除法规性文件（条例、规定、办法、细则、规则等）外，在批转、转发文件时，被批转和转发的文件一般用引号而不用书名号。

括号：公文标题中的括号，一般多是针对文件内容的成熟程度予以说明，是公文标题的一部分。

如《规模养殖场防疫消毒规定（试行）》，“试行”是对文件成熟程度的限定语，是标题不可分割的一部分。

常见错误是把“试行”、“修改草案”、“暂行”等说明性词语放在书名号之外，有损标题的完整性。

但括号只在题尾说明时才使用，而题内则不用。

如《村级动物防疫员管理暂行办法》，则不能写作《村级动物防疫员管理（暂行）办法》。

书名号：公文标题使用书名号，主要用于批转、转发性公文。

《国家行政机关公文处理办法》中有所规定。

在拟制标题时使用书名号常出现漏用、误用。

法规性文件，应该用书名号。

非法规性文件，不宜用书名号，使用书名号的应改为引号。

点号：公文标题中不用点号，需要用的地方用空一格代替点号。

（二）文种使用不当例1：《关于拨给我所档案升级经费的报告》（“请示”与“报告”误用，请求上级机关批准拨给经费的，应用“请示”。

）例2：《关于申请购买×××的请示报告》（不能将请示与报告并用，应去掉“报告”两字。

）请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，必须事前行文。

报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，不需要上级答复，可事中行文，也可事后行文。

例3：某县农业局给该县财政局的《关于解决村级动物防疫员经费问题的请示》。

例4：某镇政府给县国土局的《关于要求批准我镇畜牧兽医站土地使用权的请示》。

“函”与“请示”错用。

例3的农业局与财政局是平级机关，例4的某镇政府与县国土局是不相隶属机关。

因此，应用“函”。

函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

例5：《××市农业局关于设立动物疫情举报电话的公告》（通告与公告错用。

“公告”适用于向国内外宣传重要事项或者法定事项，发布机关级别高。

“通告”适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，机关、团体、企事业单位都可发布。

）例6：《关于表彰模范站所和模范站所长的通知》（滥用“通知”。

对有关单位和人员进行奖励的，应用“决定”。

）例7：《××农业局关于维修线路暂停供电的通知》（滥用“通知”。

以行业管理机关名义在一定范围内公布社会各有关方面应周知的事项，应使用“通告”）例8：《××畜牧局关于“安全在岗位”工作的总结》（“总结”不属于公文文种，“总结”如果要用公文的形式发出有两种方式：一是向上级机关行文，用“报告”，改为《××畜牧局关于呈报“安全在岗位”工作总结的报告》；二是向下级机关行文，用“通知”）。

例9：《××家禽公司关于“创一流”活动情况的汇报》（“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”）。

例10：《关于追加××乡镇兽医站基建用款的申请》（“申请”等不属于公文文种，应改为“请示”）。

（三）介词“关于”、“对”省略不当。

例1：《××农业局整顿家禽交易市场的报告》（在“整顿”前加介词“关于”）。

例2：《关于对××监督所×××同志违法违纪情况的通报》（介词“关于”、“对”不能连用，去掉“对”字）。

（四）转发性公文标题不当。

例，《××市农业局关于转发××省农业厅关于转发农业部关于切实做好春节期间重大动物疫病防控工作的通知的通知的通知》（表述罗嗦，“关于”、文种“通知”均重复出现3次。

处理方法：省去中间的所有转发环节，直接由发文单位转发，改为：《××市农业局转发农业部关于切实做好春节期间重大动物疫病防控工作的通知》，但应在正文中将具体转发情况说清楚。

）（五）词义重复、表述罗嗦。

《关于申请××监督所增加人员编制的请示》（文种“请示”已含“申请”之意，删去标题中“申请”二字）。

《关于请求拨给××监督所项目基建经费的请示》（文种“请示”即“请求批示”，已包含“请求”之意，删去“请求”二字）。

《关于要求批准建造疫苗冷库的请示》（“请示”已包含“要求批准”之意，所以应去掉“批准”二字。

）《××市人民政府对××动物监督检查站检疫乏力和放松管理，造成不良影响予以撤销的处理决定》（事由部分太锣嗦，几乎写了原因和决定，应改为“××市人民政府关于撤销××动物监督检查站的决定”）《关于切实做好春季动物防疫工作有关问题的通知》（标题已表明主旨，加上“有关问题”反而画蛇添足、冲淡主旨，应去掉）。

（六）表述不准确、不清楚。

例1：《××市农业局关于×××同志的通报》（“通报”既可表彰先进，又可批评错误，到底是对×××同志先进事迹进行通报表扬，还是对其所犯错误进行通报批评，没有表达清楚，应改为《××市农业局关于表扬×××同志×××先进事迹的通报》）。

例2：《××兽医局关于铺张浪费问题的请示》（这一标题容易被人误解为该局想搞铺张浪费，本义是“开展反对铺张浪费活动”，行文时漏掉了“反对”二字，意思正好相反）。

（七）语句不合语法、词语搭配不当。

例1：《关于加快发展我县生猪生产若干措施的通知》（标题动宾搭配失当，文种使用不当。

“加快发展”的宾语应是“生猪生产”而不能是“若干措施”，文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。

若使用“措施”等是非规定文种，应另拟文附发）。

例2:《关于加快和深化兽医体制改革若干问题的试行意见》（动宾搭配不当，“加快和深化”的宾语应是“兽医体制改革”，“若干问题”需另外用动词与之搭配。

“意见”属于导向性和参考性文书，不具强制性，加上“试行”实属多余。

改为《关于加快和深化兽医体制改革的意见》）例3:《关于开展严厉打击偷猎国家珍稀野生动物的通告》（“开展”“打击”后均无宾语搭配，但如果都搭配，又太罗嗦，改为《关于严禁偷猎国家珍稀动物的通告》）。

三、主送机关标注不当上行文多头主送。

如：“××兽医局关于修建办公大楼需用资金的请示”，主送机关是“市委、市政府”，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则。

四、引用公文不当主要错误有：只引标题不引发文字号；只引发文字号不引标题；标题与发文字号顺序颠倒；标题用引号而不是用书名号，发文字号未加小括号。

五、结构层次序数标注不当公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

只有一个结构层次时用“一、”。

但时常发现结构层次序数混乱，应予以注意和纠正。

六、数字使用不规范该用阿拉伯数字的地方用了汉字。

如：“疫情起数上升百分之五，损失上升百分之一十五”。

有的在同一公文中，数字使用前后不一致，先后出现“五百头”、“60只”、“七十人”、“捌仟元”等写法。

这些均应使用阿拉伯数字。

七、正文表达欠妥（一）句子结构不完整。

如，“他们为了检查站的利益，通过提高收费标准，达到增加收人，多发奖金。

”（缺少宾语，应在“多发奖金”后加“的目的”三字）。

（二）不合逻辑。

如“我县去冬今春虽然遭受禽流感疫情袭击，但全年畜牧总产仍然获得10年来的最好水平”。

（“水平”只有高低之分，没有好坏之分，应改为“最高水平”）（三）用词不够准确、不得体。

如，“新建养殖场要充分利用农村闲散土地，尽量不占耕地。

”（“闲散”是用来修饰“人”的，修饰土地应为“闲置”）。

“以上请示如无不妥，望速批准。

”（请示是上行文，措词用语应该谦恭有礼，可改为“恳请批准”等。

）（四）滥用长句。

如“对其他的问题如畜主资料录入及其他的差错的有关问题和失误通过自己的逐步纠正和努力是完全可以得到修正和解决的”。

（读起来令人窒息，改为“对其他的问题，如畜主资料录入及其他的差错的有关问题和失误，通过自己的逐步纠正和努力，是完全可以得到修正和解决的”。

）八、生效标识不规范（一）成文日期必须用汉字表示，其中“零”用“○”来表示。

成文日期常见的错误有（1）误用阿拉伯数字；（2）误用“元月”代替“一月”；（3）误以“0”代替“○”；（4）随意省略成文日期各部分等。

（二）用印不规范。

表现为：缺盖或漏盖公章；误在“会议纪要”或以领导人名义制发的公文上加盖公章；联合行文时用印混乱；印章中的名称与发文机关名称不一样；用章不严肃如印章字迹模糊、倾斜甚至盖倒章等。

九、版记不规范（一）主题词标注不规范。

上行文按照上级机关的要求标识主题词。

主题词的构成是“类别词＋类属词（内容词＋文种词）”。

先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标文种；一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对第一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。