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《文书档案管理》PPT课件
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5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一 个环节,为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案,档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。(前提和基 础)。
• 收集工作做的不好,档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料,最后成为档案,这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能,清楚本部门一年做了哪些 工作,每项工作会产生什么文件,哪些文件应该 归档。不要应归未归,认为材料在自己科里放着 方便,这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份,便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根,各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料;
• 2.本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务 性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电 话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作 参考的文件材料;
• 3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不 需办理的抄送文件材料;
综合统计报表等;
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料; • 6.本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点,是档案工作的第一 个环节,为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案,档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。(前提和基 础)。
• 收集工作做的不好,档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料,最后成为档案,这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能,清楚本部门一年做了哪些 工作,每项工作会产生什么文件,哪些文件应该 归档。不要应归未归,认为材料在自己科里放着 方便,这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份,便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根,各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料;
• 2.本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务 性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电 话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作 参考的文件材料;
• 3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不 需办理的抄送文件材料;
综合统计报表等;
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料; • 6.本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、
公文处理(收发文处理)--ppt课件
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拟稿过程中应该注意的事项
文稿前要使用稿头纸。认真填写。
文件发范围要明确、具体。分两种:单 称、全称,注意简称。
拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的 依据附在文稿后面。
主管部门拟以领导机关名义发文,要经 部门领导审核签字,涉及其他部门的, 要送其他部门会签。
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十、签 发
签发原则:按职权划分的原则、集体负 责的原则、授权代签的原则;加签的原 则、会签的原则。
签发的格式:核准意图要具体(注意圈 阅)。签发人的姓名要写全。签发日期 要写全。
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20
签发过程中应注意的问题
以本机关名义制发的上行文,由主要负 责人或者主持工作的负责人签发;以本 单位名义制发的下行文或平行文,由主 要负责人或者由主要负责人授权的其他 负责人签发。
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传阅-专传法
由专人将传阅文件送给领导审批。主要在 特殊情况下采用:一是特急件;二是绝 密件。一般领导及时批示后送第二个领 导批示,时间短,安全。
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六、催 办
1 . 催办方法: ①电话催办;②书面催办; ③登门催办; ④承办部门来汇报。
2 . 催办要求:①重视催办工作;②制度化; ③催办登记;④催办检查。
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发文件、简报、刊物等。
行文及其要求:注意上行文、平行文、下行文。 发文处理:拟稿、核稿、会签、签发、①/②
登记、编号、印制、分装、搞送等。 核稿要领:公文正式印制前,文秘部门应当进
行复核,复核的重点:一是审批、签发手续是 否完备;二是附件材料是否齐全;三是公文格 式、文种使用、文字表述是否统一、规范。
25
谢谢!
归档文件整理简要说明PPT课件(12张)
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2、打印备考表,如盒中文件有特殊情况,例有空号、 重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况,整理人 填写就是各处室文书人员,检查人就是处室分管负责 人填写。
装订
1、三孔一线; 2、去掉金属物; 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控,落 实监控 人员, 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底;
6.对已发生的事故隐患落实整改,并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故,应 立即采 取措施 ,协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援,并 保护现 场,迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期(30年、10年)
分类完毕后,文件要求下齐和左齐,按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页,在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页,在左上角 (距上1公分,距右1公分)。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘,归档文件目录 一式三份;
汇总单填写
××××××处室名
发文:鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文:共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
(整理人签字) 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程, 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底,履 行签字 手续, 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ,随时 纠正违 章作业 ;
装订
1、三孔一线; 2、去掉金属物; 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控,落 实监控 人员, 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底;
6.对已发生的事故隐患落实整改,并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故,应 立即采 取措施 ,协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援,并 保护现 场,迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期(30年、10年)
分类完毕后,文件要求下齐和左齐,按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页,在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页,在左上角 (距上1公分,距右1公分)。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘,归档文件目录 一式三份;
汇总单填写
××××××处室名
发文:鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文:共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
(整理人签字) 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程, 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底,履 行签字 手续, 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ,随时 纠正违 章作业 ;
档案管理人员培训PPT归档文件整理
![档案管理人员培训PPT归档文件整理](https://img.taocdn.com/s3/m/c7c8c532f4335a8102d276a20029bd64793e626a.png)
在实际操作中就注 意:
组件时注意批复在前, 请示在后;正文在前, 附件在后;正本在前, 定稿在后;重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后; 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前,依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起,编目 时也应视为一条条目, 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起,这样容 易引起检索混乱,难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前,我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法,就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒,使之有序化的过程。
件的定义:件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意:
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》,
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程;不属归 档范围的剔除。 2、注意:
应归档的:主要是本单位形成的文件材 料,反映本单位主要工作职能活动的, 有查考、保存价值的文件材料。
20
二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性,有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ;另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
(一)归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中,坚持“以我为主”的鉴定原则,来划分归档范围和确定保管期 限,均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ,不仅能突出立档单位档案内容特色,保持立档单位档案的有机联系,而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
会议善后工作会议文件的收集整理和归档课件
![会议善后工作会议文件的收集整理和归档课件](https://img.taocdn.com/s3/m/4a2f9c52876fb84ae45c3b3567ec102de2bddfce.png)
结尾:会议呼吁_____________ 会议号召_____________
发言式
标题
成文日期
一、×××× 会议讨论了___________
二、×××× 会议认为_____________
三、×××× 会议决定_____________
会议希望_____________ 会议号召_____________
秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作,及 时清退文件,以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。
•项 目
驱 二、会议文件的收集
Part 04
动 (一)会议文件收集的要求
01 确定好会议文件的收集范围;
02
保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查 核对,以杜绝保密文件清退的死角;
03
1 会议纪要的概念和类型
会议纪要,是记载、传达会议情况和议 定事项的总结性公文。它是根据会议中产生 的会议记录等会议材料提炼综合而成的。
•项 目
驱 三、会议文件的整理
Part 04
动 (二)印发会议纪要
1 会议纪要的概念和类型
会议纪要与会议记录的区别
区别
会议纪要
会议记录
1. 内容和性质不同
会议纪要只记要点,是法 讨论发言的实录,属事
8
排出文件页数
7
拟写题名 (标题)
6
编写文件目录
Part 04 • 项
目 四、会议文件的整理归档 驱 (二)确定归档范围
动
会议文件的归档范围包括:
会议的正式文件,如决议、决定、指示、
1 领导讲话、开幕词、闭幕词等; 2 会议的参考文件; 3 会上的各种发言稿; 4 会议正式文件的历次修改稿; 5 会上领导同志的讲话记录稿、修改稿;
《档案管理》PPT课件全文
![《档案管理》PPT课件全文](https://img.taocdn.com/s3/m/700df0b1162ded630b1c59eef8c75fbfc67d9474.png)
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名:即文件的标题,一般应照实抄录,不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容, 无法揭示文件的实际内容或成份,应加拟或重拟, 附于原题之后,外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
h
28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或(商户)分 开,再将同一部门或(商户)的文 件按三个保管期限分开,同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列,该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
h
8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容:
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节,前六个环节称为基础
工作,后两个环节称为编研利
用工作
h
9
二、件的含义
▪ 单份文件,每份文件为一件; ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等,一册(本)为一件;
h
10
▪ 正本与定稿(最终的修改稿)为一件; ▪ 正件与附件为一件; ▪ 正文与文件处理单为一件;(例1) ▪ 原件与复制件为一件; ▪ 转发件与被转发件为一件;
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
档案的收集与整理
![档案的收集与整理](https://img.taocdn.com/s3/m/d1c294b9fad6195f312ba6df.png)
档案的整理
二、全宗
人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档 案材料按以下类别整理:
(1)生平传记材料。 (4)个人书信
(7)评价材料。
(2)创作材料。 (5)经济材料。 (8)音像材料。
(3)公务活动材料 (6)亲属材料。 (9)其他材料。
档案的整理
二、全宗
(六)判定档案所属全宗
判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成 者—立档单位。要区分两个概念:档案的形成者、 文件的作者。
档案的整理
一、档案整理的概念和范围
范围:
档案的整理
二、全宗
(一)全宗含义及类型
1.全宗的含义
全宗是一个独立的机关、组 织或个人在社会活动中形成的全 部档案的有机整体。全宗,最先 是法国作为档案馆内档案分类的 原则和方法而应用的。其具体含 义如下:
(1)
全宗是一个有机 整体。
(2)
全宗是在一定历 史活动中形成的。
是以年度为一级类目编制。 是以组织机构或问题为一级类目编制。
是以保管期限为一级类目编制。
是可以以密级、案卷的数量为一级类目编 制案卷目录。
档案的整理
ISBN 978-7-5611-8132-4
(二)为什么要按全宗整理档案
1.这种方法符合档案的形成规律和特点。 2.全宗是组成国家全部档案的基本单位。 3.区分全宗是档案整理工作的第一步。 4.全宗为档案提供利用,奠定了科学基础。 5.全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
档案的整理
二、全宗
(三)立档单位及其构成条件
第一
可以独立行使职权,并能主要以自己的名义 对外行文。
按照案卷形成时间先后顺序排列。 按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度 排列。
二、全宗
人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档 案材料按以下类别整理:
(1)生平传记材料。 (4)个人书信
(7)评价材料。
(2)创作材料。 (5)经济材料。 (8)音像材料。
(3)公务活动材料 (6)亲属材料。 (9)其他材料。
档案的整理
二、全宗
(六)判定档案所属全宗
判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成 者—立档单位。要区分两个概念:档案的形成者、 文件的作者。
档案的整理
一、档案整理的概念和范围
范围:
档案的整理
二、全宗
(一)全宗含义及类型
1.全宗的含义
全宗是一个独立的机关、组 织或个人在社会活动中形成的全 部档案的有机整体。全宗,最先 是法国作为档案馆内档案分类的 原则和方法而应用的。其具体含 义如下:
(1)
全宗是一个有机 整体。
(2)
全宗是在一定历 史活动中形成的。
是以年度为一级类目编制。 是以组织机构或问题为一级类目编制。
是以保管期限为一级类目编制。
是可以以密级、案卷的数量为一级类目编 制案卷目录。
档案的整理
ISBN 978-7-5611-8132-4
(二)为什么要按全宗整理档案
1.这种方法符合档案的形成规律和特点。 2.全宗是组成国家全部档案的基本单位。 3.区分全宗是档案整理工作的第一步。 4.全宗为档案提供利用,奠定了科学基础。 5.全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
档案的整理
二、全宗
(三)立档单位及其构成条件
第一
可以独立行使职权,并能主要以自己的名义 对外行文。
按照案卷形成时间先后顺序排列。 按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度 排列。
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日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 衣物的分类
12
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 衣物的分类
13
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 杂物归类
14
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 电子设备和文件的分类
15
厨房分类
5 、宽敞惬意的房间
选择低矮的置物架作为空间的分隔,可以巧妙活用狭窄的空间。低矮的家具可为有限空间营造出宽敞惬意 的效果。
6 、时刻保持清洁
利用方便随时使用的小型清扫道具,发现污迹时可以即时轻松打扫,将每天使用的饭桌和书桌常保整洁。
7 、让旧物焕发新光彩
考虑添置新物件前,先尝试从家中找出可取代的物品来装饰家居。玻璃杯或玻璃瓶可当作花瓶,白瓷碟也 可用作存放零碎用品,利用小装饰营造不一样的气氛。
8 、收集心仪之物
在海边拾到的贝壳、孩子珍爱的玩具、色彩缤纷的胶带等,将这些长年收集的心仪之物放在透明的亚克力 胶收纳盒中,成为可爱陈列。
7
家装布置
9、 点缀墙壁
从喜爱的艺术家的作品,到旅途中觅得的明信片、杂货等,将这些心爱物品装饰于墙壁上。 为空间增添 趣味,打造富自我特色的房间。
10 巧妙利用阳光
12日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观衣物的分类13日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观衣物的分类14日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观杂物归类15日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观电子设备和文件的分类16厨房分类17日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观冰箱分类18日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观家居分类19日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观家居分类20巧用衣架增加收纳盒巧用隔断点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容21点击添加副标题补充说明标题的具体内容22一先整理后收纳二文件整理基本原则全扔在全扔的原则下有以下类东西是需要保留1现在手头正在用的文件
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 衣物的分类
12
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 衣物的分类
13
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 杂物归类
14
日本主妇不小心在网上po了一组照片,引来10万人围观 电子设备和文件的分类
15
厨房分类
5 、宽敞惬意的房间
选择低矮的置物架作为空间的分隔,可以巧妙活用狭窄的空间。低矮的家具可为有限空间营造出宽敞惬意 的效果。
6 、时刻保持清洁
利用方便随时使用的小型清扫道具,发现污迹时可以即时轻松打扫,将每天使用的饭桌和书桌常保整洁。
7 、让旧物焕发新光彩
考虑添置新物件前,先尝试从家中找出可取代的物品来装饰家居。玻璃杯或玻璃瓶可当作花瓶,白瓷碟也 可用作存放零碎用品,利用小装饰营造不一样的气氛。
8 、收集心仪之物
在海边拾到的贝壳、孩子珍爱的玩具、色彩缤纷的胶带等,将这些长年收集的心仪之物放在透明的亚克力 胶收纳盒中,成为可爱陈列。
7
家装布置
9、 点缀墙壁
从喜爱的艺术家的作品,到旅途中觅得的明信片、杂货等,将这些心爱物品装饰于墙壁上。 为空间增添 趣味,打造富自我特色的房间。
10 巧妙利用阳光
12日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观衣物的分类13日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观衣物的分类14日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观杂物归类15日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观电子设备和文件的分类16厨房分类17日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观冰箱分类18日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观家居分类19日本主妇不小心在网上po了一组照片引来10万人围观家居分类20巧用衣架增加收纳盒巧用隔断点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容点击添加内容21点击添加副标题补充说明标题的具体内容22一先整理后收纳二文件整理基本原则全扔在全扔的原则下有以下类东西是需要保留1现在手头正在用的文件
归档文件的收集与整理
![归档文件的收集与整理](https://img.taocdn.com/s3/m/da0ca5ea172ded630b1cb6c9.png)
二、分类
• 采用年度 期限 机构(问题)分类方法。 年度-期限 机构(问题) 年度 期限-机构 将文件先按其形成年度或针对的年度分 开,同一年度的文件按永久、长期、短 期三个保管期限分类,同一保管期限的 文件按机构(问题)进行分类。
三、排列
• 同一年度内的文件按永久、30年文书、10年 文书保管期限的顺序大流水排列,同一期限的 文件按机构(问题)排列,机构(问题)的排 列顺序确定后,原则上应保持不变。 如:某单位2003年文书档案如下排列:
一、装订(二) 2、同一文件的装订顺序
同一文件的不同稿本,正本在前, 定稿在后;正文在前,附件在后;复制 件在前,原件在后;转发文在前,被转 发文在后;批复在前,请示在后;不同 文字的文本,中文本/汉文本在前,外文 本/少数民族文字文本在后。
一、装订(三) 3、装订材料
可采用三角袋固定并用不锈钢钉装订, 也可手工线缝装订。页数多的文件可采 用三孔一线法装订。装订应不影响归档 文件的阅读和复制。
归档文件的收集(二)
• 归档范围 归档范围应考虑以下三个因素: 1、本部门的职能活动 2、文件办理完毕 3、具有查考利用价值
归档文件的收集(三)
机关档案具体收集的范围包括以下几个方 面: • 1 本机关年度归档的文件材料。 • 2 本机关历史上应归档而未归档的零散 文件材料。 • 3 其它有关的应收集的文件材料。
归档文件目录的编制(二)
3、归档文件目录应编制两份,一份直接 装订成册,另一份以盒为单位,分别装 入相应的档案盒内。 4、装订成册的归档文件目录应编制封面。 (A4塑料皮,文件量大的单位要求一年 一本,文件量小的单位可几年订在一起, 并用扣取纸分开)
归
档
文
题名
件
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因此,以“我”为主是文件收集中十分重要的 问题。在具体操作时必须注意两点:
第一,确定哪些文件是重点收集的对象,不能 一概而论地认为红头文件、上级文件都很重要,主 要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面 貌方面考虑。
第二,每个立档单位的工作活动都不是孤立的, 它都和上下左右的单位保持着一定的联系。本单位 和外单位的这种联系是一个有机的整体,只有把自 己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者 很好地结合起来,才能确保“我”单位文件的齐全 完整。
文书档案的收集范围
一、广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特
性,一个立档单位从广义上应收集的、契约性文件、报道性 文件、记载性文件和公布性文件。
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1.收集“红头文件”。所谓“红头文 件”,是指文件首页上方的有关内容和格式 套红印制的公文,如通知、通报、请示、批 复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。
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四、以“我”为主收集文件的意义 一个立档单位是“个体”,一个行政区域内几 十个立档单位则是“整体”。假如每个立档单位在 收集时都以“我”为主,那么几十个立档单位的文 件材料汇集起来记录的将是“整体”的情况。比如, 某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共 135个一级单位,如果每个立档单位都把自己形成 的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐,全市 135个单位的文件的“集体记忆”就能全面反映该 市各行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体 面貌。
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2.同级机关文件。部分党委和政府 的职能部门,如教育局、组织部、编办、 公务员局等部门形成的内容针对本单位 (或包括本单位在内)的诸如人事任免、 机构编制、下达计划等文件材料。这些同 级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有 很强的直接针对性。
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3.下级机关文件。下级单位某些文 件材料实际上是本单位工作活动直接的具 体反映,其直接针对性是不言而喻的。如 本单位指定下级汇报、总结的材料,下级 向本单位的请示、报告,上报的统计表 册、典型专题材料,以及下级向本单位反 映的重要情况、问题和建议等。
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三、以“我”为主,重点收集外单 位形成并直接针对本单位人和事的文件
外单位制发的与本单位工作有直接 针对性的文件材料,从一个侧面记载和 反映了本单位的工作活动,因而应作为 收集的重点。所谓“有直接针对性的文 件材料”从文件的来源看,主要指以下 几种:
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1.上级机关文件。上级机关的文件,其 内容必须同本单位工作有较密切的关系,如果 缺少了这部分文件,就不能全面、完整、系统 地反映本单位工作的主要情况和基本面貌。所 谓有较为密切的关系是指:上级机关文件内容 必须记载、反映本单位工作情况;必须属于本 单位专业主管工作和职责范围内的工作,并需 要贯彻执行的;必须是针对本单位的并需要直 接办理的;必须属于本单位进行工作的依据和 需要执行的方针、政策等等。
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概括地讲,外单位形成、与本单位有 密切联系即有“直接针对性”的文件主要 有以下几个方面:
(1)上级的批复与下级的请示。(2) 有关本单位人员各种具体问题的。(3)有 关本单位机构、编制问题的。(4)有关本 单位各种计划、控制数字的。(5)以上级 机关名义转发的本单位文件。(6)文件内 容针对本单位主要职能的。
5.收集契约性文件。如协议书、合同、 意向书等。
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6.收集报道性文件。如新闻媒体 关于本单位重要事件的新闻报道通稿、 照片、录音录像带,本单位领导答记者 问等。
7.收集记载性文件。如年鉴、志 书、大事记、组织沿革、工作日记等。
8.收集公布性文件。如通告、公 告等。
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二、以“我”为主,全面收集本单位形成 的文件
“我”,即本单位。本单位制发的文件, 是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的 原始记录,其内容直接地、系统地、全面地记 载了本单位的各项活动,反映了本单位的基本 面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、 全国的意义上讲,其价值可能无足轻重,但是 对于本单位而言,它就是最重要的文件了。
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因为没有任何其他单位的文件可以代替本 单位文件的内容。因此,收集时,每个立 档单位都应该充分重视收集本单位的文 件,把本单位形成的文件作为文件收集的 主体,进行全面收集。假如收集时少收漏 收了某些文件,那么今后很可能因这些文 件无处弥补而引为憾事。
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反之,若这135个单位都忽视收集自己形成 (或针对本单位)的文件材料,反而刻意收 集那些与本单位职能无直接针对性的从中央 到地方的各级党政领导机关的文件材料,如 果是这样,收集工作则走进了误区,其后果 一是自己的文件收集得残缺不全,反映不了 本单位的历史状况,二是若干年后这135个单 位的档案移交给当地档案馆,将造成档案馆 馆藏大量的、无意义的重复。
2020/4/16
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学校档案的主要门类
文书档案 专业档案:教学(教务和学籍)、教科研 科技档案:校安工程 会计档案 电子档案 人事档案 其他档案:资助档案
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归档文件收集
主要讲两个问题: 1.归档文件的收集内容; 2.归档文件的收集方法与要求。
2020/4/16
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归档文件收集内容
2.收集“白头文件”。所谓“白头文 件”,是指文件首页即为白纸黑字的文件材 料,如会议材料、经验介绍、领导讲话、人 民来信、典型调查、专题报告等。
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3.收集本单位内部使用的文件。如各 种会议记录,内部使用的规章制度、工作计 划、总结,某些花名册、统计表、登记表等。
4.收集证明性文件。如党、团、工会 组织关系介绍信及存根,干部职工分配、调 动工作时的行政、工资关系介绍信及存根; 属国有资产的房产证、土地证等。
什么是档案? 平常工作中要收集什么材料? 档案材料的保管? 档案的整理?
2020/4/16
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档案,是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。
档案的两大天然属性:查考、凭证 三个要求:原始性、真实性、有效性
因此,以“我”为主是文件收集中十分重要的 问题。在具体操作时必须注意两点:
第一,确定哪些文件是重点收集的对象,不能 一概而论地认为红头文件、上级文件都很重要,主 要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面 貌方面考虑。
第二,每个立档单位的工作活动都不是孤立的, 它都和上下左右的单位保持着一定的联系。本单位 和外单位的这种联系是一个有机的整体,只有把自 己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者 很好地结合起来,才能确保“我”单位文件的齐全 完整。
文书档案的收集范围
一、广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特
性,一个立档单位从广义上应收集的、契约性文件、报道性 文件、记载性文件和公布性文件。
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1.收集“红头文件”。所谓“红头文 件”,是指文件首页上方的有关内容和格式 套红印制的公文,如通知、通报、请示、批 复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。
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四、以“我”为主收集文件的意义 一个立档单位是“个体”,一个行政区域内几 十个立档单位则是“整体”。假如每个立档单位在 收集时都以“我”为主,那么几十个立档单位的文 件材料汇集起来记录的将是“整体”的情况。比如, 某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共 135个一级单位,如果每个立档单位都把自己形成 的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐,全市 135个单位的文件的“集体记忆”就能全面反映该 市各行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体 面貌。
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2.同级机关文件。部分党委和政府 的职能部门,如教育局、组织部、编办、 公务员局等部门形成的内容针对本单位 (或包括本单位在内)的诸如人事任免、 机构编制、下达计划等文件材料。这些同 级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有 很强的直接针对性。
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3.下级机关文件。下级单位某些文 件材料实际上是本单位工作活动直接的具 体反映,其直接针对性是不言而喻的。如 本单位指定下级汇报、总结的材料,下级 向本单位的请示、报告,上报的统计表 册、典型专题材料,以及下级向本单位反 映的重要情况、问题和建议等。
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三、以“我”为主,重点收集外单 位形成并直接针对本单位人和事的文件
外单位制发的与本单位工作有直接 针对性的文件材料,从一个侧面记载和 反映了本单位的工作活动,因而应作为 收集的重点。所谓“有直接针对性的文 件材料”从文件的来源看,主要指以下 几种:
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1.上级机关文件。上级机关的文件,其 内容必须同本单位工作有较密切的关系,如果 缺少了这部分文件,就不能全面、完整、系统 地反映本单位工作的主要情况和基本面貌。所 谓有较为密切的关系是指:上级机关文件内容 必须记载、反映本单位工作情况;必须属于本 单位专业主管工作和职责范围内的工作,并需 要贯彻执行的;必须是针对本单位的并需要直 接办理的;必须属于本单位进行工作的依据和 需要执行的方针、政策等等。
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概括地讲,外单位形成、与本单位有 密切联系即有“直接针对性”的文件主要 有以下几个方面:
(1)上级的批复与下级的请示。(2) 有关本单位人员各种具体问题的。(3)有 关本单位机构、编制问题的。(4)有关本 单位各种计划、控制数字的。(5)以上级 机关名义转发的本单位文件。(6)文件内 容针对本单位主要职能的。
5.收集契约性文件。如协议书、合同、 意向书等。
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6.收集报道性文件。如新闻媒体 关于本单位重要事件的新闻报道通稿、 照片、录音录像带,本单位领导答记者 问等。
7.收集记载性文件。如年鉴、志 书、大事记、组织沿革、工作日记等。
8.收集公布性文件。如通告、公 告等。
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二、以“我”为主,全面收集本单位形成 的文件
“我”,即本单位。本单位制发的文件, 是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的 原始记录,其内容直接地、系统地、全面地记 载了本单位的各项活动,反映了本单位的基本 面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、 全国的意义上讲,其价值可能无足轻重,但是 对于本单位而言,它就是最重要的文件了。
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因为没有任何其他单位的文件可以代替本 单位文件的内容。因此,收集时,每个立 档单位都应该充分重视收集本单位的文 件,把本单位形成的文件作为文件收集的 主体,进行全面收集。假如收集时少收漏 收了某些文件,那么今后很可能因这些文 件无处弥补而引为憾事。
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反之,若这135个单位都忽视收集自己形成 (或针对本单位)的文件材料,反而刻意收 集那些与本单位职能无直接针对性的从中央 到地方的各级党政领导机关的文件材料,如 果是这样,收集工作则走进了误区,其后果 一是自己的文件收集得残缺不全,反映不了 本单位的历史状况,二是若干年后这135个单 位的档案移交给当地档案馆,将造成档案馆 馆藏大量的、无意义的重复。
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学校档案的主要门类
文书档案 专业档案:教学(教务和学籍)、教科研 科技档案:校安工程 会计档案 电子档案 人事档案 其他档案:资助档案
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归档文件收集
主要讲两个问题: 1.归档文件的收集内容; 2.归档文件的收集方法与要求。
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归档文件收集内容
2.收集“白头文件”。所谓“白头文 件”,是指文件首页即为白纸黑字的文件材 料,如会议材料、经验介绍、领导讲话、人 民来信、典型调查、专题报告等。
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3.收集本单位内部使用的文件。如各 种会议记录,内部使用的规章制度、工作计 划、总结,某些花名册、统计表、登记表等。
4.收集证明性文件。如党、团、工会 组织关系介绍信及存根,干部职工分配、调 动工作时的行政、工资关系介绍信及存根; 属国有资产的房产证、土地证等。
什么是档案? 平常工作中要收集什么材料? 档案材料的保管? 档案的整理?
2020/4/16
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档案,是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。
档案的两大天然属性:查考、凭证 三个要求:原始性、真实性、有效性