信息管理控制程序(报批)

1 目的

为了及时、准确地收集、传递和反馈公司有关QHSE管理体系方面的内外部

信息，规范信息管理工作，确保体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围

本程序规定了公司内外部信息的收集、传递、处理和交流方式等。

本程序适用于公司相关职能部门、分公司及事业部。

3 职责与权限

3.1公司质量安全部

负责本程序的归口管理，负责公司质量、健康、安全和环保信息的收集、传

递与处理。

3.2公司其他职能部门

行政管理部、市场营销部、物资装备部等有关部门负责与本部门业务相关的

涉及QHSE活动相关的内、外部信息的收集、传递和处理。

3.3分公司

各分公司负责工作范围内与QHSE活动相关的信息的收集、传递和处理。

3.4事业部

负责建立本事业部的《信息管理办法》，进行与QHSE活动相关的信息的收

集、传递、和处理。

4 管理程序

4.1 信息的种类

4.1.1 内部信息

公司内部QHSE信息包括：

1）公司的理念，QHSE方针、目标（包括事业部的目标）；

2）公司QHSE管理体系、服务过程和产品方面的信息，包括人员状况方面的信息，风险管理和环境管理方面的信息，设备和工作环境方面的信息；

3）内部员工的经验交流和合理化建议等；

4）各种证据性和结论性信息，包括监视和测量记录、内审报告、管理评审报告、风险和环境评估报告、目标完成情况报告、顾客满意度测量报告

等；

5）事故、事件和不符合方面的信息（包括纠正预防措施信息）。

4.1.2 外部信息

外部信息可包括：

1）政府部门、上级主管部门发布的有关质量、健康安全和环保的政策法规、标准、规范和指导性技术文件；

2）国家和地方质量、健康安全和环保管理部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息；

3）来自外部相关方反馈的QHSE信息及其投诉意见等，包括顾客、供方、合作方、以及与健康安全环保有关的社会各界。

4.2 信息的收集、传递和处理

各事业部根据本程序的要求建立并实施《信息管理办法》，对QHSE信息的收

集、传递和处理进行控制。公司市场方面的信息按《市场信息管理规定》进

行收集和处理。公司及分公司其他方面的信息的收集、传递和处理按如下程

序进行。

4.2.1 内部信息

4.2.1.1 公司质量安全部按照相应程序文件的规定收集来自各部门、分公司和事业部

的QHSE信息，对得到的信息进行分析并及时传递，对于需要纳入公司QHSE

体系的信息，按照《文件资料及记录控制程序》执行。质量安全部向各部门、

分公司和事业部传递公司QHSE文件资料、相关记录和报告等。如QHSE方

针、安全目标和指标、内审和管理评审结果。

4.2.1.2各部门收集来自公司质量安全部、分公司和事业部的相关信息，对信息进行

分析并及时传递，对于需要纳入公司QHSE体系的信息，按照《文件资料及

记录控制程序》执行。

4.2.1.3事业部按照本事业部的《信息管理办法》收集、分析和处理相关的QHSE信

息。

4.2.1.4 有关重大事故、事件或紧急情况的信息按照公司《应急手册》执行。

4.2.2 外部信息

4.2.2.1 公司质量安全部负责收集政府部门、上级主管部门发布的有关质量、健康安

全和环保的政策法规、标准、规范和指导性技术文件，公司质量安全部对得

到的上述信息进行分析，对于适合我公司的信息，按照公司有关文件发放规

定发放至各相关部门、分公司和事业部，并对下发文件的落实和执行情况进

行跟踪。质量安全部应随时跟踪上述法规标准等的变化，及时更新，以保证

其有效性。

4.2.2.2 公司质量安全部负责收集国家、地方质量、健康安全和环保监督/管理部门、

认证审核机构等监测或检查的结果和反馈的信息，汇总整理后发放至公司相

关部门、分公司和事业部。

4.2.2.3 公司市场营销部、物资装备部和人力资源部分别负责与上级主管机关和与顾

客、分承包方、装备供应方、材料供方、合同方、合作方、运输方、人员市

场和劳务方等进行联络沟通，随时获取有关公司产品质量、服务质量、合同

管理、装备管理、人员管理、健康管理及安全环保方面的信息和反馈意见。

4.2.2.4 应特别关注顾客投诉和抱怨，公司市场营销部、分公司和事业部应建立有关

投诉和抱怨处理的控制机制。

4.3 信息的交流方式

公司内、外部信息的交流方式可采用以下途径：

1）书面文字资料、报表和记录，电话和传真；

2）会议讨论和研究、例会、提案等；

3）利用内部刊物、宣传栏、网络和声像设备；

4）拜访作业者（顾客）的方式。

4.4 信息的保护、利用和更新

4.4.1 各部门、分公司和事业部应采取措施，对具有保密要求的信息进行加密或分

级审查，以确保信息的保密性和安全性。

4.4.2 公司各部门、分公司和事业部应健全收发文制度，对接受和传递的信息应在

《信息传递记录表》中予以记录或在《文件资料发放表》中记录。

4.4.3 各部门、分公司和事业部应有效地利用所收集的信息，从信息中提取必要的

数据加以分析和使用。

4.4.4 各部门、分公司和事业部应定期更新所收集的数据和信息。

4.4.5 公司将结合内审对信息的管理情况进行检查。

5 相关文件和记录

《文件资料及记录控制程序》（公司文件）

《信息传递记录表》

《文件资料发放表》

《市场信息管理规定》（公司文件）

《信息管理办法》（事业部文件）

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