秘书如何做好信息工作

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新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见

新形势下秘书人员如何做好信息工作之浅见进入21世纪,我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。

目前面临的是一个世界格局多极化和国际贸易一全化的社会。

随着信息经济的出现、互联网及全球通讯的飞速发展,信息发挥着愈来愈重要的作用。

作为秘书人员,收集、筛选、整理和加工各种有效信息,为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。

因此,现代秘书应具备和强化信息意识,提高信息工作能力,给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。

那么,新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢?笔者认为要做好信息工作,应该从三大方面去下功夫。

一、要树立四种意识信息是领导者管理和决策的基础,领导者决策的前、中、后期都离不开信息活动。

秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色,要更好地为领导者提供信息服务,秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、树立信息意识2、树立政治意识社会生活中是一刻也离不开政治的,政治是经济的集中表现。

邓小平就说过“社会主义现代化建设是我们当前最大的政治”。

因此,信息工作要为经济建设服务,要保持高度的政治敏锐性,要把江泽民同志提出的“三个代表”重要思想贯穿于信息工作的全过程。

“三个代表”是我党的立党之本、执政之基、力量之源,不仅在信息工作的指导思想上要体现“三个代表”的要求,而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要体现“三个代表”的要求;把党和人民的利益放在首位,以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度,积极研究新情况、解决新问题、探索新途径,努力提高信息工作水平。

3、树立创新意识为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。

在铺天盖地的信息海洋中,如何捕捉到领导者最需要的信息,为领导者决策提供最有价值的资讯,这就要求秘书人员必须具备创新意识。

所谓创新,就是主体综合各方面信息形成特定目标,进而产生有社会价值的新成果之过程。

它不是对外界信息的简单模仿剪辑,而是要经过头脑加工厂的分析综合,创造出新的更有价值的信息,为领导者的决策服务。

秘书信息工作:秘书做好信息工作的五个环节

秘书信息工作:秘书做好信息工作的五个环节

;2、筛选。

对原始信息进行筛选,是一个去伪存真的过程。

要有敏锐‘的眼光,准确的信息意识,对原始信息进行一番比较、鉴别、判断,留下真实、信息价值高的才来哦,剔除那些虚假的、没有价值的材料。

要注意的是,负面信息也有价值,有利于全面掌握情况,做好综合治理。

3、加工。

对经过筛选的信息,需要进行综合分析,进一步加工,也就是说,为了保证信息的准确性、客观性,要对信息进行核对、查实;为了保证信息的简明扼要、通畅无误,要对信息的文字进行删削、编辑;为了保证信息的类别清晰,要对众多信息做必要的综合归类。

4、传输。

经过筛选、加工的信息,一般以内部刊物的形式,也可以通过新闻媒介传输。

5、存贮。

不管一条信息是否被领导采用,都应该存贮归档。

存贮的信息,一方面可以产生资料价值,另一方面,在某种特殊情况下也许仍然会产生信息价值,所以,要有意识地逐步形成信息档案。

要做好信息工作的五个环节需要有一个完善的信息工作系统,需要做到“四化”:一是科学化,要求信息反馈的内容紧紧围绕当前的工作要求,达到多、新、快、实,特别是要求确保真实性与准确性;二是专业化,要逐步建立立起一支专门从事信息反馈工作的队伍;三是制度化,要坚持大事日报逐级反映信息的制度;四是现代化,除了使用常规的电话、传真等手段设备外,还要学会使用计算机网络、光纤通信等现代化传输手段,以便更准确更迅速地开发各种信息资源。

秘书如何做好企业信息的收集与整理

秘书如何做好企业信息的收集与整理

秘书如何做好企业信息的收集与整理在当今竞争激烈的商业环境中,信息对于企业的决策和发展至关重要。

作为企业中的秘书,做好信息的收集与整理工作是一项不可或缺的职责。

有效的信息收集与整理能够为企业提供准确、及时、全面的情报,帮助企业领导者做出明智的决策,提升企业的竞争力。

那么,秘书如何才能做好企业信息的收集与整理呢?一、明确信息收集的目标和范围在开始收集信息之前,秘书首先需要明确信息收集的目标和范围。

这意味着要清楚了解企业的战略规划、当前的业务重点以及领导的决策需求。

例如,如果企业正在考虑拓展新的市场,那么秘书就需要重点收集有关该市场的规模、竞争状况、消费者需求等方面的信息。

同时,要确定信息收集的范围。

这包括时间范围(是关注近期的信息还是长期的趋势)、地域范围(是局限于本地市场还是涵盖国内外)、行业范围(是聚焦本行业还是跨行业)等。

明确的目标和范围能够使信息收集工作更具针对性,避免盲目和浪费时间。

二、选择合适的信息收集渠道1、内部渠道企业内部存在着丰富的信息资源,秘书要善于挖掘和利用。

这包括公司的文件、报告、会议记录、业务部门的工作总结等。

与各个部门的同事保持良好的沟通,能够及时获取第一手的业务信息。

此外,企业内部的数据库、信息系统也是重要的信息来源。

2、外部渠道(1)行业报告和研究订阅相关的行业杂志、报纸,购买专业的市场研究报告,参加行业研讨会和论坛,能够获取到权威、深入的行业信息。

(2)政府部门和行业协会政府发布的政策法规、统计数据以及行业协会提供的行业动态、标准规范等,对于了解企业所处的宏观环境和行业趋势具有重要意义。

(3)网络资源利用搜索引擎、专业网站、社交媒体等网络平台,可以广泛收集各类信息。

但要注意信息的真实性和可靠性。

(4)竞争对手通过分析竞争对手的网站、产品、市场活动等,了解其战略和业务发展情况。

三、掌握有效的信息收集方法1、文献检索利用图书馆、数据库等资源,查找相关的书籍、期刊、论文等文献资料。

文秘工作中的信息整理技巧有哪些

文秘工作中的信息整理技巧有哪些

文秘工作中的信息整理技巧有哪些在当今信息爆炸的时代,文秘工作面临着大量繁杂的信息。

如何有效地整理这些信息,使其为工作提供有力支持,成为了文秘人员必备的技能之一。

以下将详细介绍一些实用的信息整理技巧。

一、明确信息整理的目标在开始整理信息之前,文秘人员首先需要明确整理的目标。

这可能是为了撰写一份报告、准备一次会议、协助领导做出决策,或者是为了建立一个便于查询和使用的信息库。

明确目标能够帮助我们确定所需信息的范围和重点,从而提高整理的效率和效果。

例如,如果目标是为领导撰写一份关于市场趋势的报告,那么重点应放在收集和整理与市场规模、增长趋势、竞争态势等相关的信息上。

二、建立有效的信息收集渠道广泛而准确的信息来源是做好信息整理的基础。

文秘人员可以通过以下渠道收集信息:1、内部渠道公司的文件、报告、邮件和内部数据库,这些通常包含了公司的业务数据、运营情况和决策记录。

与同事和部门之间的沟通交流,了解各部门的工作进展和问题。

2、外部渠道行业网站、专业论坛和社交媒体,获取最新的行业动态和专家观点。

政府部门发布的政策法规和统计数据,了解宏观环境对公司的影响。

竞争对手的网站、新闻报道和公开财务报告,分析竞争对手的策略和表现。

三、对收集到的信息进行筛选和分类面对海量的信息,筛选和分类是关键步骤。

筛选时,要根据信息的相关性、准确性和可靠性进行判断。

去除那些过时、错误或与工作目标无关的信息。

同时,对于一些重要但不确定的信息,可以进一步核实和求证。

分类可以按照不同的标准进行,如按照信息的主题、来源、时间顺序等。

例如,将关于市场营销的信息分为市场调研、营销策略、品牌推广等子类;将来自不同部门的信息分别归类。

这样可以使信息更加条理清晰,便于后续的查找和使用。

四、运用合适的工具和方法进行整理1、利用电子表格对于数据类的信息,可以使用 Excel 等电子表格软件进行整理。

可以对数据进行排序、筛选、计算和图表化展示,使数据更加直观易懂。

秘书信息工作注意事项

秘书信息工作注意事项

秘书信息工作注意事项秘书信息工作是现代社会中不可或缺的一部分,谁都知道秘书的职责是负责协调日常办公室的工作,但是如果你是一名秘书,你了解自己工作中的关键内容吗?你清楚地知道哪些方面需要注意吗?你是否在技术上获得了足够的定制化熟练度,这样才确保你不仅能处理来自其他同事的问题,也能更好地为管理层提供支持和帮助?当你做好了秘书的工作,就要想到很多细节,这些细节可能会被忽视或者被认为是不重要的。

但事实上,这些细节可能会直接影响到公司的形象和利益。

秘书信息工作是一项重要的责任,需要保证信息的保密性、准确性、及时性和可靠性,这就需要秘书们注重以下几个方面的注意事项。

一、工作流程:作为秘书,你必须有一个清晰的工作流程,清楚地了解每个阶段的具体内容和流程;了解公司日常工作的特点,确保对这些内容的理解和处理;确保所有工作可以迅速、准确地传递和实施,从而保证在紧急情况下工作高效,不会耽误公司正常运行。

二、信息管理:作为秘书,你需要对公司文件、产品和客户信息等重要资料进行管理,并确保信息的准确性、及时性和保密性。

在管理过程中,可以采用分类和整理的方法,确保任何时候需要这些信息的人都可以轻松地获得它们,而且不会泄露重要信息。

相应地,秘书还要确保所有信息都完整无缺,而不是仅仅是片段或断章。

三、保证质量:秘书的工作需要注重细节,处理每一项工作都需要具有严谨的态度和敬业精神,这意味着需要在每一位员工和管理者之间建立信任关系,这可以通过每天工作精益求精的态度来实现。

秘书需要时刻关注细节,关注过程还是结果,关注纪律和标准的维护,关注员工的贡献和意见,并对整个组织进行全面管理。

四、处理好紧急事件:在公司中,秘书可能会在一段时间内处理很多紧急事件,这意味着秘书需要快速地、准确地做出决策,并与相关人员协商、沟通,从而保证不会对公司和员工造成不良影响。

如何处理紧急情况通常是一个需要持续学习和提高的过程。

秘书们需要备料,时刻保持清新的思维,迅速地做出决策,以便在任何情况下都能最大化地发挥作用。

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策作为企业的秘书,其工作职责包括协助管理层进行信息收集、整理和分析,以辅助领导科学决策。

在当前信息爆炸的时代,企业秘书的信息工作能力显得尤为重要。

如何提升企业秘书的信息工作能力,进而辅助领导科学决策,是每个企业秘书需要思考的问题。

一、加强信息收集和整理能力企业秘书需要具备良好的信息收集和整理能力。

一方面,秘书需要不断关注国内外经济、政治、科技等方面的新闻动态,及时了解市场信息、竞争对手的动向等重要信息。

秘书还需要整理和分类这些信息,制作报告和汇报材料,供领导层参考。

提升信息收集和整理能力是企业秘书必须具备的基本能力。

为了加强信息收集和整理能力,企业秘书可以采取以下几点措施:1.建立信息收集渠道。

秘书可以通过订阅各类报纸、杂志,关注专业网站和行业论坛,加入相关行业协会等方式,建立起信息收集的渠道。

2.利用信息化工具。

秘书可以利用互联网、大数据等信息化工具,进行信息收集和整理工作,提高工作效率和信息质量。

3.学习信息整理技巧。

秘书需要学习信息整理的相关技巧,比如逻辑思维、数据分析等,以提高整理信息的能力和质量。

二、提升信息分析和研判能力除了收集整理信息,企业秘书还需要具备较强的信息分析和研判能力。

只有深入分析和研判信息,才能给出更有参考价值的决策建议。

提升信息分析和研判能力是企业秘书很重要的工作能力。

1.学习数据分析知识。

在信息化时代,数据分析是非常重要的技能。

秘书可以学习相关的数据分析知识,提高自己的信息分析能力。

2.多维度思考问题。

在进行信息分析和研判时,秘书要多角度、多维度地思考问题,全面分析问题的各个方面,做到客观、全面。

3.积累经验。

通过不断的实践和积累经验,秘书可以提升自己的信息分析和研判能力,磨练自己的“洞察力”。

三、加强领导与团队协作能力企业秘书需要与各个部门和岗位的人员进行合作,协助领导做出科学决策。

秘书需要具备较强的领导与团队协作能力。

只有与团队良好协作,才能更好地完成工作任务,发挥秘书应有的作用。

办公室秘书如何做好信息沟通

办公室秘书如何做好信息沟通

办公室秘书如何做好信息沟通作为一名专业的秘书,各种细节都不应该被低估,因为秘书的信息处理就是在细节中看到精神。

想了解办公室秘书如何做好信息〔沟通〕吗?请接着往下阅读吧!在日常工作中,信息是以多种形式存在的。

例如,秘书收到的文件和电子邮件、接听的、阅读的报纸和杂志、浏览的网页以及会议记录等。

作为一名秘书,应该处理好天天接触到的各种复杂的信息,保证信息工作的顺利开展,使其在领导决策中发挥积极的作用。

有效协助领导工作秘书是亲自为领导服务的工作人员,其工作定位必须以领导为服务对象,以领导工作为核心。

可以说,秘书协助领导的日常工作是一种正常的状态,因此,信息工作的上传和发布、清理、撰稿、会议准备、文件处理、处理等都是围绕它进行的必要环节。

秘书信息工作的基本途径应以领导为中心,发挥有效的辅助作用。

日常事务未雨绸缪作为一名秘书,除了接听、收发文件、接待和发送、参加会议等杂项日常事务外,还经常面临着随时可能出现的各种特别状况。

可以说,信息正在大量涌入并高度密集。

一个专业的秘书应该具备充分的心理准备,以科学的眼光和充分的实战经验,使自己立于不败之地。

因此,秘书信息工作应的第二种方式就是日常事务要未雨绸缪。

主动承当和有效沟通积极处理信息,认真传递信息,争取信息工作畅通无阻,这是对秘书的一次考验。

秘书信息工作的第三条方式应该是积极承当任务,完成有效的沟通,这也是实现有效沟通的基本前提。

可以说,信息处理的良性循环就是要突破〔管理〕的各个环节,理清工作思路,使组织成员朝着共同的愿景工作。

重视反馈和及时跟进秘书要对日常信息深入理解、综合处理和合理运用是秘书工作的基本职能,是秘书活动的必定内容。

由于秘书信息工作受历史和自身熟悉能力的限制,对社会和单位对新精神、新趋势、新政策、新经验等"新信息'的把握总是不到位,这在一定程度上影响了问题的力度。

为此,秘书信息工作的第四种方式应该是认真对待信息反馈,及时做好后续工作。

秘书实务之信息工作

秘书实务之信息工作

秘书实务之信息工作秘书实务之信息工作在现代社会中,信息的获取和传递是非常重要的一项工作。

作为一名合格的秘书,信息工作是其职责之一。

信息工作主要包括信息的收集、整理、存档和传递等方面。

只有做好信息工作,秘书才能更好地协助领导完成各项工作。

首先,信息的收集是秘书工作中必不可少的一环。

秘书需要及时了解各种信息,包括媒体报道、行业动态、政策法规等。

通过不断收集信息,秘书能够及时了解到各种信息动态,为领导作出决策提供信息支持。

其次,秘书需要对收集到的信息进行整理和分析。

秘书需要将收集到的信息进行分类整理,建立起一个完整的信息库。

通过对信息的整理和分析,秘书能够更好地把握各种信息的内涵和价值,帮助领导更准确地把握形势。

然后,秘书要做好信息的存档工作。

收集到的信息需要进行存档,以备将来使用。

秘书需要建立起一个规范的信息存档系统,确保信息的安全和便捷使用。

在存档的同时,秘书要注意信息的保密工作,确保信息不被泄露。

最后,秘书需要及时将信息传递给相关人员。

信息的传递是秘书工作的核心环节之一。

秘书需要将领导需要知道的信息及时传递给相关人员,并保证信息的准确性和完整性。

在信息传递的过程中,秘书要注意沟通的技巧和方式,以确保信息的顺利传递。

总结起来,秘书的信息工作是一项复杂而重要的工作。

秘书需要及时收集各种信息,进行整理和分析,并将信息存档和传递给相关人员。

只有做好信息工作,秘书才能更好地协助领导完成各项工作。

在信息工作中,秘书需要具备一定的专业知识和技能。

首先,秘书需要熟悉各种信息收集和整理的方法和技巧。

例如,掌握搜索引擎的使用方法,能够高效地查找和筛选信息;掌握文献检索的方法,能够全面了解相关领域的信息。

其次,秘书需要具备一定的信息分析能力。

只有通过对信息的分析,秘书才能将信息转化为对领导决策有价值的内容。

最后,秘书需要具备良好的沟通和协调能力。

在信息传递的过程中,秘书需要与各方人员进行有效的沟通和协调,以确保信息准确地传递给相关人员。

办公室秘书如何做好信息工作

办公室秘书如何做好信息工作

办公室秘书如何做好信息工作办公室秘书如何做好信息工作日常工作中,信息的存在形式是多方面的。

例如,秘书收到的文件及邮件,接听的电话,阅读的报刊,浏览的网页及形成的会议记录等。

面对每天接触的各种纷繁复杂的信息,作为秘书,应有效地处理这些信息,保障信息工作得以顺利开展,使之为领导的决策发挥积极作用。

苏珊是某单位的秘书,她是怎样进行信息工作的呢?一、着眼领导工作,做到有效辅助秘书是近身服务于领导的工作人员,其工作定位必然是以领导为服务对象,以领导及其工作为核心。

可以说,秘书辅助领导日常工作是一个常态,因而,那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。

秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作,做到有效辅助。

这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。

一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项;二是捡拾出必须由主管过目的航空信件;三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内;四是将查阅的资料附在来信之后,置于主管的“速件”卷夹内;五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。

我们看到,苏珊的一系列务实做法,正是本着为领导服务的宗旨,根据领导的实际工作需求,跟进信息工作。

面对一个日理万机的主管,苏珊秉持的信息工作理念是:熟悉并适应主管的行事风格,熟悉公司的业务流程,为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。

毋庸置疑,领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。

譬如,当领导表示出某种意图时,秘书应当注意领会和把握其主要精神,并以此为信息处理的切入点,最终形成决策所需的文本,为解决今后的实际问题搭桥铺路。

又如,当领导有外出考察任务时,秘书应当及时传递辅助信息,这其中除了制订明确的计划外,还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料,以保障领导出行的实效性,提高其工作效率。

二、放眼日常事务,做到未雨绸缪作为秘书,除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外,还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。

如何在办公室文秘工作中提高信息处理能力

如何在办公室文秘工作中提高信息处理能力

如何在办公室文秘工作中提高信息处理能力在办公室文秘工作中,信息处理是一项至关重要的技能。

高效的信息处理能力能够提高工作效率,减少错误和延误,并为工作同事提供及时准确的支持。

本文将探讨如何在办公室文秘工作中提高信息处理能力。

一、加强信息获取能力在办公室文秘工作中,准确获取信息对于后续的处理至关重要。

首先,我们可以通过定期阅读相关行业报刊、网站等渠道,了解领域动态和新闻。

同时,与同行交流,参加行业研讨会等活动也是提高信息获取能力的有效途径。

此外,建立并维护一个完善的信息网络,包括收集和整理公司内部的文件、资料,以及及时了解和收集外部供应商、客户等相关方的信息。

二、提升信息筛选和分类能力大量的信息需要我们进行筛选和分类,在办公室文秘工作中,我们需要迅速准确地找到所需信息,同时将其进行分类整理,方便日后查找。

为此,我们可以采取以下方法来提升信息筛选和分类的能力。

1.设立优先级:对于重要且紧急的信息,我们需要及时处理;对于一般信息,可以安排在闲暇时间处理;而对于无关或次要信息,则可以直接忽略。

2.采用分类系统:在电脑上建立文件夹、标签等分类方式,将信息进行整理,例如按照时间、项目、重要性等分类,以便快速找到所需信息。

3.制定工作标准:根据公司的工作需求,制定信息处理的标准和规程,统一信息的录入、归档和查找方法,提高整体效率。

三、优化信息处理流程高效地处理信息需要一个清晰的流程和规范。

我们可以通过以下途径来优化信息处理流程。

1.简化流程:审视当前流程,删除繁琐的环节和无效的步骤,使信息处理流程更加简单高效。

2.引入自动化工具:利用电子邮件、办公软件等自动化工具,可以大大提高信息处理的效率。

例如,利用自动回复功能、过滤器等,减少重复的工作和无关信息的干扰。

3.制定工作规范:建立一套明确的处理规范,如信息收集的途径、信息处理的时间限制等,帮助员工减少犹豫和迷茫,提高信息处理的效率。

四、加强沟通合作能力在办公室文秘工作中,与同事、上级以及外部合作伙伴之间的沟通协调是信息处理的关键环节。

秘书如何做好信息管理与保密工作

秘书如何做好信息管理与保密工作

秘书如何做好信息管理与保密工作在当今信息爆炸的时代,信息成为了组织和企业发展的重要资源。

作为秘书,承担着信息管理与保密工作的重要职责,这不仅关系到组织的正常运转和发展,更关乎组织的利益和声誉。

那么,秘书如何才能做好信息管理与保密工作呢?一、信息管理(一)信息收集信息收集是信息管理的基础。

秘书需要通过多种渠道,如内部报告、会议记录、行业资讯、网络信息等,广泛收集与组织相关的各类信息。

在收集过程中,要确保信息的准确性、完整性和及时性。

同时,要有敏锐的洞察力,能够从大量的信息中筛选出有价值的内容。

(二)信息整理收集到的信息往往是杂乱无章的,需要进行整理和分类。

秘书可以根据信息的性质、来源、用途等进行分类,建立相应的信息档案。

在整理过程中,要对信息进行核实和校对,去除重复和无效的信息,使信息更加条理清晰、易于查询和使用。

(三)信息传递信息的价值在于传递和共享。

秘书要根据组织内部的工作流程和权限,将整理好的信息及时传递给相关人员。

在传递过程中,要注意信息的保密性,避免信息泄露给无关人员。

同时,要确保信息传递的准确性和完整性,避免因信息传递失误而导致工作延误或错误。

(四)信息存储对于重要的信息,秘书需要进行妥善的存储。

可以采用电子文档、纸质档案等多种形式进行存储,并建立相应的索引和目录,方便查询和使用。

在存储过程中,要注意信息的安全性,采取必要的备份和加密措施,防止信息丢失或被篡改。

二、保密工作(一)增强保密意识保密意识是做好保密工作的前提。

秘书要充分认识到保密工作的重要性,时刻保持警惕,自觉遵守保密法规和组织的保密制度。

要树立“保密无小事”的观念,对涉及组织机密的信息,做到不打听、不传播、不泄露。

(二)规范工作流程在日常工作中,秘书要严格按照保密工作流程进行操作。

例如,在处理文件时,要根据文件的密级进行分类管理,严格控制文件的传阅范围和知悉人员。

在使用电子设备时,要设置密码,定期清理敏感信息,防止信息被窃取。

秘书工作中如何提高信息处理和管理能力

秘书工作中如何提高信息处理和管理能力

秘书工作中如何提高信息处理和管理能力在当今信息爆炸的时代,秘书作为组织中的重要角色,面临着海量信息的冲击和处理挑战。

具备高效的信息处理和管理能力成为秘书工作中不可或缺的关键技能。

这不仅能够提升工作效率,还能为组织决策提供有力支持,增强组织的竞争力。

一、充分认识信息处理和管理的重要性信息是组织决策的基础,准确、及时的信息能够帮助领导层做出明智的决策。

秘书作为信息的收集者、整理者和传递者,其工作的质量和效率直接影响到组织的运行和发展。

高效的信息处理和管理能够确保信息的准确性、完整性和可用性,避免信息的遗漏和误解,从而为组织的正常运转提供保障。

二、提高信息收集能力1、明确信息需求秘书需要与领导和各个部门进行充分的沟通,了解组织的战略目标、工作重点和当前面临的问题,从而明确信息收集的方向和重点。

只有明确了信息需求,才能有的放矢地收集有价值的信息。

2、拓宽信息渠道除了日常的文件、报告、会议等渠道,秘书还应积极利用网络、社交媒体、行业期刊等多种途径获取信息。

同时,与同行、合作伙伴建立良好的关系,通过交流和分享获取有价值的情报。

3、学会筛选信息在信息收集过程中,会获取到大量的冗余和无关信息。

秘书需要具备敏锐的洞察力和判断力,能够快速筛选出有价值的信息,并将其与组织的需求进行匹配。

三、优化信息整理和分类1、制定科学的分类标准根据组织的工作特点和业务流程,制定一套科学合理的信息分类标准。

例如,可以按照部门、时间、主题等进行分类,确保信息能够有条不紊地存储和检索。

2、运用合适的工具和方法借助电子表格、数据库管理软件等工具,对信息进行整理和录入。

同时,采用标签、索引等方式,提高信息检索的效率。

3、定期更新和维护信息是不断变化和更新的,秘书需要定期对已整理的信息进行检查和更新,确保信息的准确性和时效性。

四、提升信息分析和评估能力1、掌握数据分析方法学会运用统计分析、趋势分析等方法,对收集到的信息进行定量分析,找出其中的规律和趋势。

秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作在当今信息时代,信息的资源价值日益突出,信息业倍受社会重视,在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员,怎样才是一个合格的秘书呢?怎样才能做好秘书信息工作呢?这是我们所面临的问题。

接下来,我将从5个方面来阐述与之有关的问题一、信息要想做好信息工作,首先,我们就必须知道,什么是信息,信息的特点与分类,只有这样,我们才能做接下来的工作㈠信息有许多种不同的定义:美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释:“信息就是信息,不是物质,也不是能量”而后,他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”①《牛津字典》解释:信息就是谈论的事情、新闻和知识;②《韦氏字典》解释:信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识②《辞海》解释:信息是音讯和消息;通信系统传输和处理的对象,泛指消息或是信号的具体内容和意义;①信息管理专家霍顿认为:信息是按照最终用户决策的需要,经过处理和格式化的数据,处理可以是自动化的或是手工的,有数据转为信息是由信息处理者完成的①信息论中的信息是:用符号传递的报道,报道的内容是接收符号者预先不知道的简单地说:信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述总体来说:信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映②㈡分类依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法:⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。

织中的信息一般有三个流动方向,即为上行信息,是在组织中按照组织管理关系,下级向上级传递的信息,它可以描述出组织的当前状态;向下流动的信息即为下行信息,是上级向下级传递的各种信息,主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令;水平流动的信息为平行信息,是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

⑵信息的来源划分,按照这种分类方法,信息可以分为内部信息和外部信息。

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策

提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策一、加强信息技术知识和技能随着信息时代的到来,信息技术已经成为企业秘书工作中不可或缺的一部分。

提升企业秘书的信息工作能力,首先要加强信息技术知识和技能的培训。

现代化办公软件的使用、网络信息的搜索和筛选、数据分析处理工具的应用等都是企业秘书必须要掌握的技能。

只有通过不断地学习和实践,才能使企业秘书在信息工作中更加得心应手,更加高效地完成信息收集和处理的工作。

二、建立高效的信息收集渠道企业秘书作为信息工作的主要负责人,要想提升信息工作能力,就必须建立起高效的信息收集渠道。

这包括建立信息检索系统、关注行业和市场动态、加强与外部合作伙伴的沟通等。

通过多种渠道获取信息,可以帮助企业秘书更加全面地了解外部信息,及时为领导提供相关信息支持,从而辅助领导进行科学决策。

三、加强信息分析能力信息工作不仅仅是收集和整理,更重要的是对信息进行分析和提炼。

企业秘书要提升信息工作能力,就要加强信息分析能力的培养。

企业秘书要学会从海量信息中迅速筛选出有价值的内容,进行深入分析和研究,为领导提供精准的信息支持,使他们能够做出更加科学的决策。

四、善于利用信息工具现代企业秘书在信息工作中还要善于利用各种信息工具,例如数据分析软件、信息可视化工具、信息管理系统等。

这些工具可以帮助企业秘书更加高效地进行信息整理和分析,提升信息工作的效率和质量。

通过善于利用信息工具,企业秘书可以更好地辅助领导进行科学决策,提高企业的竞争力。

五、主动关注领导的信息需求企业秘书在信息工作中,要主动关注领导的信息需求,根据领导的工作职责和决策需求,有针对性地进行信息收集和整理。

只有了解领导的工作要求,才能做好信息工作的支持工作,为领导的决策提供更有力的支持。

提升企业秘书的信息工作能力,对于辅助领导进行科学决策具有重要意义。

只有通过不断的学习和实践,加强信息技术知识和技能的培训,建立高效的信息收集渠道,加强信息分析能力的培养,善于利用信息工具,主动关注领导的信息需求,才能使企业秘书更好地发挥信息工作的作用,为企业的发展提供有力支持。

秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作在当今信息时代,信息的资源价值日益突出,信息业倍受社会重视,在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员,怎样才是一个合格的秘书呢?怎样才能做好秘书信息工作呢?这是我们所面临的问题。

接下来,我将从5个方面来阐述与之有关的问题一、信息要想做好信息工作,首先,我们就必须知道,什么是信息,信息的特点与分类,只有这样,我们才能做接下来的工作㈠信息有许多种不同的定义:美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释:“信息就是信息,不是物质,也不是能量”而后,他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”①《牛津字典》解释:信息就是谈论的事情、新闻和知识;②《韦氏字典》解释:信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识②《辞海》解释:信息是音讯和消息;通信系统传输和处理的对象,泛指消息或是信号的具体内容和意义;①信息管理专家霍顿认为:信息是按照最终用户决策的需要,经过处理和格式化的数据,处理可以是自动化的或是手工的,有数据转为信息是由信息处理者完成的①信息论中的信息是:用符号传递的报道,报道的内容是接收符号者预先不知道的简单地说:信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述总体来说:信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映②㈡分类依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法:⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。

织中的信息一般有三个流动方向,即为上行信息,是在组织中按照组织管理关系,下级向上级传递的信息,它可以描述出组织的当前状态;向下流动的信息即为下行信息,是上级向下级传递的各种信息,主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令;水平流动的信息为平行信息,是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

⑵信息的来源划分,按照这种分类方法,信息可以分为内部信息和外部信息。

文秘工作中如何做好信息管理

文秘工作中如何做好信息管理

文秘工作中如何做好信息管理在当今信息爆炸的时代,文秘工作面临着越来越多的信息处理和管理任务。

有效的信息管理对于提高工作效率、保证工作质量以及为领导决策提供有力支持具有至关重要的意义。

那么,在文秘工作中,如何才能做好信息管理呢?一、明确信息管理的重要性信息是决策的基础,准确、及时、全面的信息能够帮助领导做出明智的决策,推动工作的顺利开展。

同时,良好的信息管理可以提高工作效率,避免重复劳动和资源浪费。

此外,它还有助于提升文秘人员自身的工作能力和职业素养。

二、收集全面准确的信息1、拓宽信息渠道不能仅仅依赖于单一的信息来源,要通过多种途径收集信息。

这包括内部的文件、报告、会议记录,以及外部的新闻、行业动态、政策法规等。

与各个部门保持良好的沟通,及时了解工作进展和相关情况。

2、明确收集重点根据工作需要和领导的要求,确定信息收集的重点领域和关键内容。

例如,近期公司的重点项目进展、市场竞争态势、政策对行业的影响等。

3、保证信息准确性在收集信息时,要对来源进行核实,确保信息的真实可靠。

对于重要的信息,要进行多方求证,避免误传和误导。

三、科学整理分类信息1、建立分类体系根据工作性质和内容,建立合理的信息分类体系。

可以按照业务板块、时间顺序、重要程度等进行分类。

分类要清晰明确,便于查找和使用。

2、规范整理流程制定统一的信息整理标准和流程,包括信息的格式、标题、摘要等。

对收集到的信息进行筛选、归纳和总结,去除无用和重复的信息。

3、运用信息技术借助办公软件和信息管理系统,提高整理分类的效率和准确性。

例如,使用电子表格进行数据统计和分析,利用文档管理系统对文件进行分类存储。

四、妥善存储信息1、选择合适的存储介质根据信息的重要性和使用频率,选择合适的存储介质。

重要且经常使用的信息可以存储在本地电脑或服务器中,便于快速访问;不常用但具有参考价值的信息可以进行备份,存储在移动硬盘或云端。

2、建立索引和目录为了方便查找,要对存储的信息建立详细的索引和目录。

秘书工作实务-信息工作

秘书工作实务-信息工作

秘书工作实务-信息工作秘书工作实务-信息工作作为一名秘书,信息工作是非常重要的一项职责。

信息的流通和处理对于组织的高效运作来说至关重要。

在本文中,将探讨秘书在信息工作方面的职责和技巧,以及如何在日常工作中有效地处理信息。

首先,秘书在信息工作中的职责包括收集、筛选、整理和传递信息。

秘书需要收集并筛选与组织相关的各种信息,包括邮件、传真、电话、会议记录等。

在收集到信息之后,秘书需要对其进行整理和归档,以便于日后查阅和使用。

同时,秘书还需要将重要的信息传递给相关人员,确保信息的及时传达和处理。

在信息工作中,秘书需要具备一定的技巧和能力。

首先是信息处理能力,秘书需要能够快速而准确地处理和筛选大量的信息,确保重要的信息能够及时传达和处理。

其次是信息管理能力,秘书需要对各种信息进行分类和归档,以便于日后查阅和使用。

此外,秘书还需要具备良好的沟通能力,能够与其他人员沟通交流,确保信息的准确传达和理解。

在日常工作中,秘书需要遵循一定的原则和方法来处理信息。

首先是及时性原则,秘书需要确保信息的及时传达和处理,避免信息的延迟或遗漏。

其次是准确性原则,秘书需要对信息进行准确的记录和传达,确保信息的准确性和可靠性。

此外,秘书还需要保密信息的原则,确保机构和个人的信息安全和保密。

在信息工作中,秘书还需要与其他人员进行协作和合作。

首先是与上级的协作,秘书需要与上级进行良好的沟通和合作,确保信息的准确传达和上级的意图的理解。

其次是与部门同事的协作,秘书需要与其他部门的同事进行信息共享和协作,确保组织的信息流通和处理的顺畅。

此外,秘书还需要与外部合作伙伴进行信息交流和合作,确保组织与外部的良好合作关系。

除了以上的基本职责和技巧之外,秘书在信息工作中还需要不断提升自己的专业能力和素质。

秘书需要关注行业和组织的最新动态和信息,不断学习和更新知识。

此外,秘书还可以参加相关的培训和研讨会,提升自己的专业技能和能力。

综上所述,信息工作是秘书工作中非常重要的一项职责。

关于秘书人员做好新形势下信息工作的几点意见

关于秘书人员做好新形势下信息工作的几点意见

关于秘书人员做好新形势下信息工作的几点意见在当今快速发展的时代,信息已成为一种极其重要的资源。

对于秘书人员来说,做好信息工作更是至关重要,它不仅关系到工作的效率和质量,还直接影响到领导的决策和单位的发展。

随着社会的不断进步和科技的日新月异,新形势对秘书人员的信息工作提出了更高的要求。

以下是关于秘书人员做好新形势下信息工作的几点意见。

一、增强信息意识信息意识是秘书人员做好信息工作的前提。

在新形势下,信息的数量和种类呈爆炸式增长,秘书人员必须时刻保持对信息的敏锐感知,才能在海量的信息中筛选出有价值的内容。

首先,要树立主动获取信息的意识。

不能被动地等待信息找上门,而应积极通过各种渠道,如网络、报刊、会议等,广泛收集与工作相关的信息。

同时,要善于观察和倾听,从身边的人和事中发现潜在的信息线索。

其次,要培养对信息的分析和判断能力。

面对纷繁复杂的信息,能够迅速判断其真实性、可靠性和重要性,准确把握信息的核心内容和潜在价值。

这需要秘书人员具备扎实的专业知识和丰富的实践经验,能够运用科学的方法和思维方式对信息进行分析和处理。

二、提高信息收集能力信息收集是信息工作的基础。

秘书人员要掌握科学有效的收集方法,确保收集到全面、准确、及时的信息。

一是明确收集重点。

根据单位的工作目标和领导的需求,确定信息收集的重点领域和关键内容。

例如,对于企业来说,市场动态、竞争对手情况、行业政策等可能是重点;对于政府机关,民生问题、政策执行效果、社会热点等则是关注的焦点。

二是拓宽收集渠道。

除了常见的文件、报告、新闻媒体等渠道外,还应充分利用社交媒体、专业数据库、行业论坛等新兴渠道获取信息。

同时,加强与相关部门和人员的沟通交流,建立良好的信息网络。

三是注重信息的核实。

在收集信息的过程中,要对信息的来源进行核实,确保信息的准确性。

对于重要的信息,要通过多种渠道进行交叉验证,避免因信息错误而导致决策失误。

三、加强信息整理与加工收集到的信息往往是杂乱无章的,需要进行整理和加工,使其条理清晰、重点突出,便于领导查阅和使用。

秘书信息工作案例

秘书信息工作案例

秘书信息工作案例秘书是管理者的延伸,秘书信息工作是秘书的重要工作之一。

秘书信息工作是指秘书对于各种信息进行收集、整理、传达、存档和保密等方面的工作。

秘书信息工作的重要性在于提高了领导的高效管理能力,为机构的决策和发展提供了有序可靠的信息保障。

本文结合自己的工作经历,分享几个秘书信息工作案例。

案例一:高效完成领导要求的大量文件资料整理和保密处理我们公司决定进行一次重大的并购计划,这项工作需要大量的文件资料的整理和保密处理,以确保信息的安全。

因为领导一直十分忙碌,无暇处理这些琐事,所以找到了我这个秘书负责报道。

根据领导的要求,我高效地完成了各类文件资料的整理,并合理地分类、标准化处理,保证信息的可靠性和完整性。

同时,根据保密要求,将这些文件进行加密压缩处理,统一存储到指定的网络文件夹中,并只授权给相关领导和本部门业务人员。

这样,领导可以随时了解并购计划的进展情况,并且保证了信息的机密性和安全性。

案例二:及时反馈高管会议上的讨论和决策我们公司的高管会议是公司决策的重要平台。

作为秘书,要及时掌握会议的有关内容,并进行描述和反思。

当然,这也需要很好的理解和沟通技巧。

在上一次高管会议中,有关思路方案的讨论收取了大量领导决策的意见,我通过记录会议,详细记录了每位领导提出的有益意见和建议,并有针对性地在每次讨论中提出自己的意见和建议,让领导们更好的理解和认识思路方案。

最后在高管会议结束后,将会议决议和意见结果及时反馈给所有与会人员,并起草会议纪要,并向指定人员汇报相关情况,确保公司及时高效的执行领导决策。

案例三:细致准确地做好领导日常工作报告作为秘书,需要制定领导的日常工作报告,以更好地反映领导们的工作进展情况。

在我的工作中,有一次领导下设了一个新的工作小组,我的任务便是定期细致准确地使用数据和事实记录日常进展情况。

我细致地召集工作小组中所有成员的反馈和意见,并将其整合为报告,确保报告的准确性和完整性。

我还根据领导的要求,将每个进展阶段的详细情况一一解释和概括,以便更好地反映领导的思路、计划和目标,从而让管理者更好地了解企业的运作状况。

秘书如何在工作中提高信息管理能力

秘书如何在工作中提高信息管理能力

秘书如何在工作中提高信息管理能力在当今信息爆炸的时代,信息管理能力对于秘书来说至关重要。

作为领导的助手和单位的信息枢纽,秘书需要高效地收集、整理、分析和传递信息,以支持决策、协调工作和提高效率。

那么,秘书如何在工作中提高信息管理能力呢?首先,要培养敏锐的信息意识。

信息意识是指对信息的敏感度和洞察力,能够主动发现和捕捉有价值的信息。

秘书要时刻保持对工作相关领域的关注,了解行业动态、政策法规的变化以及单位内部的各种情况。

通过阅读报纸、杂志、网站等渠道,广泛获取信息,并对其进行筛选和分类。

同时,要善于从日常工作中的交流、会议、文件等细节中发现潜在的重要信息。

其次,建立科学的信息收集渠道和方法。

秘书不能仅仅依赖单一的信息来源,而应该构建多元化的收集渠道。

可以与各个部门保持密切联系,及时获取第一手资料;参加相关的会议和活动,收集现场信息;利用网络搜索引擎、数据库等工具,查找专业的信息资源。

在收集信息时,要明确收集的目的和重点,有针对性地进行收集,避免盲目和无序。

再者,提高信息整理和分类的能力。

收集到的信息往往是杂乱无章的,秘书需要对其进行整理和分类,使其条理清晰、易于查找和使用。

可以根据信息的性质、内容、来源等因素进行分类,建立相应的文件夹或数据库。

在整理过程中,要对信息进行去粗取精、去伪存真,筛选出真实、准确、有用的信息,并对其进行简要的概括和总结,以便于快速了解信息的核心内容。

然后,加强信息分析和处理的能力。

秘书不仅要收集和整理信息,还要能够对其进行深入的分析和处理,为领导提供有价值的参考和建议。

通过对信息的比较、归纳、推理等方法,找出信息之间的关联和规律,预测发展趋势,评估可能产生的影响。

同时,要能够根据领导的需求和工作的实际情况,对信息进行综合处理,形成条理清晰、观点明确的报告或文件。

此外,熟练掌握信息传递的技巧和方法也非常重要。

信息的价值在于传递和共享,秘书要确保信息能够准确、及时地传递给相关人员。

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秘书如何做好信息工作在当今信息时代,信息的资源价值日益突出,信息业倍受社会重视,在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员,怎样才是一个合格的秘书呢?怎样才能做好秘书信息工作呢?这是我们所面临的问题。

接下来,我将从5个方面来阐述与之有关的问题一、信息要想做好信息工作,首先,我们就必须知道,什么是信息,信息的特点与分类,只有这样,我们才能做接下来的工作㈠信息有许多种不同的定义:美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释:“信息就是信息,不是物质,也不是能量”而后,他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”①《牛津字典》解释:信息就是谈论的事情、新闻和知识;②《韦氏字典》解释:信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识②《辞海》解释:信息是音讯和消息;通信系统传输和处理的对象,泛指消息或是信号的具体内容和意义;①信息管理专家霍顿认为:信息是按照最终用户决策的需要,经过处理和格式化的数据,处理可以是自动化的或是手工的,有数据转为信息是由信息处理者完成的①信息论中的信息是:用符号传递的报道,报道的内容是接收符号者预先不知道的简单地说:信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述总体来说:信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映②㈡分类依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法:⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。

织中的信息一般有三个流动方向,即为上行信息,是在组织中按照组织管理关系,下级向上级传递的信息,它可以描述出组织的当前状态;向下流动的信息即为下行信息,是上级向下级传递的各种信息,主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令;水平流动的信息为平行信息,是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

⑵信息的来源划分,按照这种分类方法,信息可以分为内部信息和外部信息。

内部信息是组织内部各项活动所产生的各种信息,如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息;外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息,如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。

对组织而言,内部信息主要描述了组织中特定业务的内容和情况,外部信息描述了组织周围的环境,它们都是组织活动必不可少的。

⑶管理的层次划分,与管理层次相对应,组织的信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。

战略级信息是供企业的高层管理人员制定长期战略和决策的信息,外部环境信息将在其中发挥重要作用;战术级信息是供企业中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息,与中层管理部门的职能活动有关;作业级信息又称为执行级信息,是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息,如企业中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等,这类信息来自组织内部,基层主管人员是这类信息的主要使用者。

⑷的稳定性划分,按照这种分类方法,信息可以分为固定信息和流动信息。

固定信息是指具有相对稳定性的信息,在一段时间内可以重复使用,不发生质的变化,如计划合同、档案、各类定额标准、规章制度等。

流动信息又称为作业统计信息,是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息,因此它会随着业务活动的进展不断更新,这类信息时间性较强,一般只有一次性使用价值,但它是控制和评价组织活动的重要信息。

一般来说,固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%,整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。

⑸组织的活动划分,按照这种分类方法,信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息、资产信息等,企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及其他重要活动信息等。

⑹按信息的加工程度划分,信息可以分为原始信息和综合信息。

原始信息是指从信息源直接收集的信息;综合信息则是在原始信息的基础上,对之进行综合加工后产生的新信息。

综合信息往往对管理决策更有用。

⑺按信息发布的渠道划分,信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。

正式渠道信息是指由正式组织通过正式渠道,如会议、文件、信件、正式谈话、新闻媒体等发布的信息,这类信息的准确性和权威性都比较高;非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息,但需要加以认真分析、鉴别后才能使用。

①㈢信息的特点⑴客观性信息是事物及其变化的客观反映,由于事物的特征和变化是不以人的意志为转移的客观存在,所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。

信息不仅其内容具有客观性,而且一旦生成,还具有客观存在性。

⑵传递性,也叫传输性信息要借助于文字、图象、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态的载体,才能为人们所感知、所接受。

信息通过载体能进行空间和时间上的传递,从一处传到另一处。

信息的传递通过信道(信息的传递通道)进行,也就是说,信源(信息的源泉,即信息的发送者)发出信息后,经由信道传递至信宿(信息的归宿,即收信者)。

信源、信道、信宿组成信息系统的有机整体。

信息的传递手段和方式多种多样。

信息传递的快慢,对信息的效用影响很大。

⑶效性信息作为客观事物的一种反映,总是现有事实,后有信息的。

也就是说,信息有一定的滞后性。

因此,信息一旦生成,就须赶快传递,尽快减少信息的滞留时间。

这种信息的时效性,是由人们获取信息的目的决定的。

人们获取信息的目的在于利用,而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。

信息的价值在于即使传递给更多的需求者,从而创造出更多的物质财富。

社会需求的时间性带来了信息的时间性。

愈是及时的信息愈有价值,过时则价值小甚至没有价值。

⑷享性信息借助于载体,即可被传递又可为人们所共享。

这是信息不同于一般物质或能量的属性。

一个发电厂的电力如果全部输送给四川,就不能同时输送给陕西;一吨钢材用于制造汽车,就不能再用于制造轮船。

而任何信息,如一本书或一部电影所传载的信息,人们却是可以反复共享的⑸发性从信息作为一种资源看,有与它取之不尽,用之不竭,因而可以不断探索和开掘;从信息所载的内容看,由于客观事物的复杂性和事物之间的相互联系性,反映事物本质的非本质的信息常常交织在一起,加上它们难免会受到历史和人们认识能力的局限,因而需要开发;从信息的价值看,利用信息可以开发出新的材料和新的能源。

不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用,而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用,也有赖于信息③二、信息工作的要求了解信息后,我们就要进一步了解信息工作,包括信息工的要求和特点为了做个好文秘,必须建立先进的信息系统,是信息工作能够做好。

实践证明,加强了信息工作,会给文秘的工作注入活力,改变以往陈旧的常规,使文秘工作以信息为核心,变成快速运转的良好形势。

看来,高质量的信息工作能促进文秘工作的改革。

文秘从事信息工作的基本要求是:及时,准确,全面,适用。

㈠及时不管信息的作用大小,若传递晚了,就失去了效用。

上司能在瞬息万变的信息时代快速作出决断,关键在于能不能及时得到信息。

文秘在信息的每个程序,都应突出“快”字。

收集快,整理快,传递快,要减少信息传递过程中的迟滞㈡准确只有准确的信息才能使上司的决策建立在正确的基础上。

在文秘的信息工作中,文秘应该以高度负责的精神,尊重事物的客观性,,认真的反映和描述。

不要为迎合上司的意图而把信息任意夸大或者缩小,造成信息的失真。

㈢面某个侧面或者一时的情况,无法真实的反映事物的全貌。

比如,重要的动态信息,常常只注意事物的内容和情况,忽视了事物发生的时间,地点,任务等信息。

文秘应多层次去收集信息,想上司提供能够全面反映事物的信息。

㈣适用要根据上司决策的需要,围绕上司关心的“焦点”提供信息。

有的问题尽管没有列入上司的议事日程,可是很重要,要及时向上司汇报。

为了做好信息工作,文秘应掌握信息工作的规律,根据上司的需要,为上司的决策提供信息。

上司急需的一般有以下4种信息:㈠测性信息事物矛盾变化在没有表露以前,针对各种预兆,证据对事物发展变化的方向,作出预测性信息。

事物的发展,筹划阶段的信息也可称为预测性信息。

预测性信息包括预料,推断,规划,等等。

㈡动态性信息事物在发展的过程中的信息。

㈢性信息反馈性信息的专题性比较强,比普通信息要求高一些。

㈣性信息综合性信息要求比较系统全面。

信息时代,瞬息万变,文秘为了做好信息工作,应该做到以下几点㈠增强意识⑴策意识。

政策制定后,应提供政策的反馈信息。

⑵强全局意识。

上司的决策必须从全局出发,文秘在收集,选择,综合和提供信息时,也应从全局出发想上司提供信息。

⑶强主动服务意识。

信息工作是主动性非常强的工作。

应主动寻找信息,积极全面掌握信息,要综合,分析和研究信息,积极想上司提供信息。

㈡加强信息的开发和利用。

⑴从全局出发去收集信息。

⑵努力加强信息的开发。

⑶加强信息的分析,把信息充分利用起来。

①信息工作的特点表现在如下几方面:㈠超前性秘书在信息工作中要有超前意识.社会生活的变化,社会事件的发生、实现总会有某些预兆,预示某种将要发生的变化与变化的方向和幅度.及时获得先兆性、预测性的信息,对于及时做出正确的决策具有重要意义.因此,秘书要善于运用科学的分析手段和思维方法,对事物未来的发展趋势做出科学的预测,及时向领导提供正确的"预测性"信息,使领导能够走在事物发展的前面,在决策时能够做到未雨绸缪.㈡紧迫性秘书信息工作要根据领导工作的需要又快又准地提供信息.由于信息的时限性和非消耗性,秘书处理信息的周期要短、速度要快.同样的信息,如果利用地晚,信息就会失去它的价值.因此,秘书的信息工作要有很强的时间观念,领导一旦需要,就要幽快幽准地既是提供信息,这使得领导者耳聪目明,适时地做出正确的决定.这样,不仅使领导科学决策有了重要的保障,而且也使秘书做好辅助管理有了重要的保障.㈢开拓性信息具有可开发性,秘书要勇于开拓和善于开拓信息资源.早在20世纪80年代中期,中央领导就提出了"高层次信息"的概念.即信息的开发和处理,可分为两个层次:初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工;高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析,并在此基础上提出对策意见和处理方案.在实际工作中,两者相辅相成,不可偏废.因此,秘书应重视对初级信息的看法,为领导提供信息,并善于应用现代化的信息载体和信息加工手段.㈣普遍性不在,也无处不有,因而秘书的信息工作具有普遍性.对秘书来说信息的收集工作没有职内职外之分,一切多工作有用的最新变化信息,都是秘书收集的对象.在别人眼里,秘书的言行也是在发布和传递某方面的信息.所以,对秘书来说信息工作是存在于时时处处的①三、秘书做好信息工作的几个重要环节了解上述资料后,就到了最重要的一步了,面对信息,秘书因该怎么做?怎样做到既能让领导满意也让自己满意呢?我们要注意如下几方面的内容:㈠确定信息收集的范围由于技术的进步,人们每天都面对着无限多的信息,如何从大量的信息中选择有效的信息是每一个人都必须认真对待的问题。

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