图书馆采购管理系统设计

图书馆采购管理系统设计

系统描述

需求分析

图书采购是图书馆业务工作的第一步，是馆藏信息的入口，是开展读者工作的基础，是决定藏书体系是否是科学合理的关键。

随着学生和老师需求的不断的提高，图书馆信息化建设承受着越来越大的压力、每年都需要大量的外出采书来满足读者的需求。随着馆藏图书数量的不断增加，经常出现书买重复的现象、浪费了资金、而且导致工作效率降低，图书采购管理工作费了大量的人力与时间，但是效果并不理想。而且在图书采购过程中的数据采集滞后和差错导致图书管理的不佳。为了解决这个问题，必须引入新的图书馆管理采购系统。

收集信息

图书馆书刊的选购必须针对本校的专业设置、科研任务、各专业教学所需的各类公共书刊及未来专业的发展方向进行全面考虑。书刊针对性强弱要看它与本校教学科研的接近程度。教学用的公共图书、专业图书或者科研中的重要图书的针对性强，相关性图书或仅作于参考用的图书的针对性弱

书刊所含信息量具有相对性，对学术水平较高的读者群，如教授、博士等，学术性较高、较新颖的书刊能给他们提供更多的信息量，而对于普通的大学生、研究生，则可能更注重其教学价值和应用价值。因此，在书刊选购中应考虑读者群的水平分布，全国重点大学及研究生教育比重较大的高校图书馆，应以学术性和教学性并重作为衡量书刊信息量的依据，而对于普通的大专院校，则以书刊所含适用于教学信息量的大小为依据。

另外，书刊价格的暴涨与购书经费的严重短缺是各高校图书馆共同面临的问题，如何用有限的经费购买最有用的核心书刊是当今图书馆普遍关心和研究的课题。因此，在书刊选购过程中，价格也是必须考虑的因素之一。最后还要注意收集老师和学生的反馈意见，以满足老师和学生的要求，达到采购的高标准。总体决策可参见下图所示高校图书馆书刊采购决策支持系统结构图：

图高校图书馆书刊采购决策支持系统结构图

采购管理系统功能设计说明

本系统共提供了六个菜单项，它们分别是：订购管理、数据维护、数据检索、统计报表、字典维护和系统管理。每当鼠标左击它们时会弹出一下拉菜单列表。

系统总功能图为：

图系统总功能图

订购管理

图书订购管理是本系统主要的一项管理。它提供的功能有：

（1）图书订单的查重录入

（2）订购图书的资金计算

（3）到馆图书的验收

（4）将数据传送到编目数据库中

（5）打印各种票据

（6）图书的预先查重和浏览图书分类表：本功能是依照书商提供的订单目录或文件来进行本馆订购图书的订单查重录入和套录工作。

数据维护

数据维护是系统对采购数据、运行日志和套录数据进行编辑提供的一组工具。它具体包括：

（）修改采购数据

当书目验收后，如果发现验收的图书数据有错，可借助此功能进行修改。

（）剔除采购数据

当书目验收后，由于各种原因需要删除一部分采购数据，可借助此功能进行删除。（）删除运行日志

日志是系统对各数据库操作情况的记载，由于对数据库数据的频繁操作会使日志文件变的庞大，系统提供此功能用来剔除日志数据。

（）套录数据导入

系统提供的“套录数据导入”功能是将书商提供的文件导入系统的套录库中，用于订单录入过程中查重套录库以便提取选中的订单数据，提高订单录入的速度，减轻订单工作量。由于套录数据的不断导入，会使系统套录库也不断的增加，为了提高系统运行性能，需要经常将不再使用的数据从套录库中删除掉。

（）剔除套录数据日志

由于对数据库数据的频繁操作会使日志文件变的庞大，系统提供此功能用来剔除日志数据。

数据检索和浏览

数据检索和浏览是系统提供对预订、验收、套录和馆藏数据进行检索的功能和对预订、验收、套录、馆藏、条形码、字典和分类表数据进行浏览的功能。

（）浏览图书预订数据

调用此功能可以浏览预订库中的全部数据。

（）检索图书预订数据

当需要查找预订数据请使用此功能。

（）浏览已验收过的图书

验收数据的浏览是按照验收批号来提取数据的，只能一批批浏览。

（）检索已验收的图书

（）检索套录数据

（）检索馆藏数据

（）检索馆藏图书的条形码信息

（）浏览出版社字典库

调用此功能可以浏览系统提供的出版社字典库。

（）浏览学科类目

调用此功能可以浏览系统提供的各学科分类的类目表。

（）浏览通用字典

系统为提高录入数据速度、减少键码量及规范数据提供了使用字典功能。通用字典内部是按字典名分项的，每个字典项都可以建立和保存数据。如“图书来源”字典项对应有关图书来源的数据。在录入数据时，可调出对应的字典，选择具体项目。

统计报表管理

（）采购经费管理

（）学科类目统计

（）图书来源统计

（）出版地统计

（）采购方式统计

（）货币单位统计

（）书目期号统计

（）工作库综合统计

（）采购工作量统计工作量是指操作员录入订单的数量。

（）采购总括帐统计

（）采购明细账（按种类统计）

字典维护

系统为提高录入数据速度、减少键码量及规范数据提供了使用字典功能。通用字典内部是按字典名分类的，每个字典都会对应一组数据。如“图书来源”字典对应图书来源数据项。在录入数据时，可调出对应的字典，选择具体项目。因此需要对各类字典经常维护

以保证内容丰富。

（）出版社字典维护

（）责任方式维护系统为用户检索数据方便，将“责任方式”作为一种检索数据的检索点。数据库中“责任方式”字段的内容是系统从用户建立的“责任者”字段内容提取而填写的。系统在从“责任者”字段中提取“责任方式”时需要到“责任方式”字典中查找有无匹配的词，如果有匹配的词就将它写入“责任方式”字段中。因此“责任方式”字典很重要。系统在初始化时已经为“责任方式”字典建立了基本的数据，用户可补充或修改字典数据。

（）书商字典维护

（）汉语拼音字典维护

（）货币单位字典维护

（）建立职工档案

（）学科类目表维护

系统管理

图书采购系统的应用需要一些参数支持，系统管理提供了修改各项参数的功能。（）设置系统口令

在每次进入系统时都会用到系统口令，用于防止非法用户的进入，因此用户在使用系统时经常更换口令是良好的习惯。

（）重新登录

每当更换了新口令可以利用重新登录来验证新口令或由于其他原因与数据库断开连接时系统无法正常运行时需要重新登录。点击系统主窗口上菜单栏中的“系统管理”菜单项，选择下拉菜单中的“重新登录”菜单命令。

（）设置启动参数

启动参数是指每当启动系统时是否要检测系统与服务器的连接状态。缺省情况下是不检测。

（）设置编辑参数

设置编辑参数是指设置编辑器中出现的字段名及每个字段的属性，有效的参数设置极大地提高编辑文件的速度。

（）设置系统参数