合同管理流程

合同管理流程

1、目的

防范企业法律风险、维护企业合法权益；降低企业运营风险，提高企业经营管理水平；控制企业财务风险，提升资金使用效率。

2、适用范围

公司和外部签订的各类合同和协议。

3、职责

3.1业务承办部门：合同调查、合同谈判、合同文本拟订、组织合同评审、合同履行及合同的补充、变更及解除，合同条款审核及合同的评估，根据需要参加重大合同的谈判，合同的审核、盖章、履行等业务。

3.2财务科：合同条款的审核、登记、合同结算及合同评估。

4、流程负责部门

业务承办部门

5、定义

5.1业务承办部门：需代表公司对外签订合同的部门。

5.2技术部门：合同中质量条款、技术条款涉及的部门。

5.3重大合同：涉及金额在200万人民币以上的单笔合同。

6、关键点

C4/D4节点:合同条款审核

B7节点:合同履行

7、管理指标

结果类指标：

合同履约率=严格履行合同数量/签订合同总数量×100%

9、节点说明

B1节点：合同主体资信调查

合同涉及的项目按公司各种业务的操作流程经过审批后，由业务承办部门选择准合同对象。在合同订立前，业务承办部门组织相关部门充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。

至少应包括以下内容：

（1）具备签署合同的资格，能以自身名义独立对外签署合同；

（2）涉及专营许可或法律法规有资质(等级)要求的，应具备相应的有效许可证书、资质（等级）证书等；

（3）合同签署人，应具备真实有效的法定代表人身份证明或授权委托书；

（4）履约信用记录良好；

（5）其他与合同签署、履行相关的情况。

B2节点：合同谈判、合同评审

业务承办部门在授权范围内，组织相关部门与初步确定的准合同对象按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与。加强合同谈判的保密工作，必要时签订保密协议。

业务、法律、技术、财务等专业人员应对谈判中涉及的相关内容提出专业的意见或作出说明。

B3节点：合同文本拟订

合同谈判后，业务承办部门根据协商谈判结果，拟订合同文本，合同文本应由公司拟定并使用公司或国家的标准合同文本，特殊情况下，可以使用对方合同文本或与对方共同商定的合同文本。

合同应包括以下基本条款：

（1）首部：合同名称、签约各方的全称、签约时间和地点、签约目的和依据。

（2）合同正文

A 标的，包括产品、劳务、工程、技术等；

B 质量标准及验收方法；

C 价款或者报酬；

D 履行期限、地点和方式：包括交付时间、地点、运输方式、运输费用的承担、付款时间、付款方式等；

E 质量保证、售后服务；

F 违约责任；

G 解决争议的方法；

H 根据法律或合同性质应当具备的其他条款和双方约定的其他主要条款。

（3）结尾和附则：包括合同的份数、生效条件，并有双方法定代表人或授权代表签名，同时加盖单位公章或合同专用章，还应写明合同的附件等其他有关事项。

拟订合同应注意的问题：

（1）自拟的合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简练、准确，不得有模棱两可，表达有歧义的语句；

（2）合同中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释；

（3）除特殊情况外，合同文本应当正式打印，不准涂改；

（4）在与合同对方当事人签订书面合同时，应尽量约定产生纠纷时，由我方所在地的人民法院管辖。

C4/D4节点：合同条款审核

对拟定完成后的合同文本，签订前须财务科、法务部等部门对合同文本的合法性、经济性、可行性及严密性进行审核。对于影响重大的或法律关系复杂的合同文本，应组织财务科、审计部、法务部门及相关专业部门进行会审，以保证公司的利益。（国内销售合同与国外销售合同只审核现执行标准版本，如发生变更的重新审核。）

财务科对合同审核的内容包括：

（1）资金结算、价款支付方式明确、具体、合法；

（2）借款合同资金适用效果的可行性；

（3）复核合同价款数据计算的准确性。

业务/财务对合同审核的内容包括：

（1）合法性：

A 签约各方具有签约的资格；

B 签约各方意思表示真实、有效，是否与法律、法规的强制性规定相冲突；

C 订立合同的形式符合法律要求；

D 其他可能导致合同无效或被撤销的情形。

（2）严密性：

A 条款完整、齐备，具体包括：

a 交易标的是否明确、具体；

b 交易程序是否明确、具体；

c 是否由于表述不严谨而存在权利义务不明确的情况；

d 条款之间是否由于配合问题而存在权利义务不明确的缺陷；

e 争议处理方式是否明确具体；

f 是否存在由于术语或关键词不统一而造成的条款冲突，或存在影响权利义务明确性的表述不一致；

B 权利和义务具体、明确；

C 相关附件完备；

D 合同中明示的或隐含约定的管辖条款对公司是否有利。

（3）安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

业务承办部门对合同审核的内容包括：

（1）合同主体资格：

A 合同对方是否具有签约资格和履约能力；

B 合同对方的名称是否正确。

（2）合同的经济性：

A 市场供应、需求情况经调研属实；

B 市场供应、需求价格预测可靠、合理；

C 应予考虑的其它经济因素。

（3）合同的可行性：

A 整体项目具有可靠性、可操作性；

B 经济效益或社会效益具有真实性。

（4）合同的安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

（5）业务部门认为必须审核的其他内容。

技术部门对合同审核的内容包括：

（1）技术依据真实、可靠；

（2）技术措施完备、可行；

（3）技术标准和参数科学、真实、可行；

（4）技术部门认为必须审核的其他内容。