谈基于二维码技术对现有固定资产管理工作的改进

谈基于二维码技术对现有固定资产管理工作的改进

作者：王希亚

来源：《现代经济信息》 2018年第20期

王希亚国家国防科技工业局新闻宣传中心

摘要：固定资产是事业单位资产中重要的构成部分，是保障单位正常运行的重要物质基础。固定资产具有使用期限较长、单位价值较高、在使用过程中保持原有实物形态等特点。这些特

点决定了对固定资产的管理工作难度较大。随着二维码技术的出现和普及，将二维码技术应用

到固定资产管理中将成为可能，基于二维码技术的固定资产管理系统将会大大地提升事业单位

对于固定资产的管理。

关键词：二维码；固定资产管理系统

中图分类号：TP311???文献识别码：A???文章编号： 1001-828X(2018)030-0190-01

一、固定资产管理现状和存在的问题

1. 固定资产“家底”不清

很多事业单位因历史沿革、机构改革和发展等问题，存在固定资产规模较大、种类较多但

权属不清等问题，这导致了无法真正摸清资产“家底” ，存在账实不符的情况。

2. 现有固定资产管理方式无法满足需求

现有的固定资产管理方式比较传统，模式单一。由固定资产管理人员对固定资产的购入、

领用、转移、调整、处置、盘点等环节进行管理，通过传统固定资产卡片实现对资产的识别和

确认。这种管理方式存在时间的滞后性，一旦涉及大量资产的变动，台账往往不能实现随实物

的同步更新，随着时间的推移，易造成账实不符、核算不实的现象。在固定资产盘点时，需要

资产管理人员对资产逐一进行实地盘点，在实际使用过程中，资产经常在位置上发生移动，因

此给盘点人员的工作带来很大不便，工作量巨大。传统的固定资产卡片通常粘贴于实物资产上，且所载信息量有限，在实际使用中极易发生毁损或遗失，在盘点时往往需要盘点人员进行专业

辨别，导致盘点效率不高。

3. 资产价值不准确

在固定资产的使用过程中，资产发生毁损、维修等情况无法通过现有的固定资产管理系统

进行及时反映。因此，财务账与资产账账面金额无法准确反映实物价值，导致折旧和减值数据

不准确。

4. 资产管理流程设置及人员匹配脱节，存在内控风险

根据事业单位内部控制要求，对资产的购入、领用、转移、调整、处置、盘点等环节需要

在资产管理系统中设置相应环节，由有相应管理权限的人员进行管理。而现实情况中，往往是

全部流程由一名资产管理人员完成，无法实现对资产的审批管理等功能，存在一定的内控风险。

二、二维码技术概述及在固定资产管理系统建设

1. 二维码技术概述

二维码是一个近几年来移动设备上流行的一种编码方式，它使用若干个与二进制相对应的

几何形体来表示文字数值信息，将信息换算成二进制的几何形体，并生成一个矩阵图。它的特

点有：高密度编码，信息容量大，编码范围广，可以把图片、声音、文字、签字、指纹等可以

数字化的信息进行编码，容错能力强，具有纠错功能，译码可靠性高，制作成本低，持久耐用。

2. 基于二维码技术的固定资产管理系统建设

将二维码技术应用于固定资产管理，就是以二维码为信息存储载体，以固定资产生命周期

为管理对象，分析和梳理固定资产管理的计划、购置、验收、登记、领用、使用、维修、报废

等各个环节，进行动态跟踪，实现对固定资产价值的管理。

梳理现有固定资产，拆分成最小单元，对每项资产的信息进行完整录入，由系统生成二维码，通过条码打印机打印并粘贴在固定资产上。在实物现场，可以通过二维码识别器进行扫描，实现对资产的识别和核查。如果资产使用状态发生了改变，需要修改数据，具有修改权限的管

理人员可以直接在识别器上进行人工修改，二维码识别器中的数据实时传输至计算机，实现数

据的互联互通。

通过固定资产二维码管理系统，可以有效实现资产台账查询功能、新增资产功能、领用出库、退库及调拨管理功能、盘点功能、故障登记和维修管理功能、资产处置功能、资产信息统

计分析等功能。

三、系统应用优势分析

1. 资产管理的时效性增强

通过利用二维码技术给每件设备都赋予唯一的二维码标签，它犹如人的“身份证” ，唯一可查询。资产管理人员通过手机、扫描枪等二维码识别设备可以查询并在职权范围内修改资产

的具体信息。根据资产变动审批，资产管理人员及时对变动申请进行调整，保证资产信息的动

态更新。同时，依托于移动终端的使用，可以在现场核对、采集、维护资产信息，提高资产盘

点的效率。

2. 降低资产管理内控风险

根据资产流转的各个环节，为相关人员设置不同的查询、申请、修改、审批等权限，实现

对资产的全流程管控，有效地降低了资产管理的内控风险。

3. 全员参与，提高资产管理意识

根据工作需要，员工可以通过手机提出领用、变动、维修、借用或退还、退库等申请，并

及时查询资产的最新审批及变动信息。通过让职工个人参与其中，可以增强全员的资产管理意识，提高资产管理效率。

4. 有利于责任追究

对于设备采购、采购时间、设备分配管理、使用人员 ( 包括以前和现在 )、维修原因、报废处理等都是有迹可循、精准到每分每秒，有利于责任追究。

5. 可进行多维度数据分析

可以对资产的借用、采购、调配、人员流动、维修、折旧及报废等数据信息进行汇总统计

并生成资产分析报告。

二维码技术的应用能够使固定资产管理更加方便、高效，实现数据信息的共享和在线管理，使固定资产的管理由静态变为动态，对实物整个生命周期进行全程跟踪管理，确保资产管理做

到账账相符、账卡相符、账实相符。该系统的研究与应用对固定资产管理工作向信息化、标准化、科学化的发展起到了推动作用。