数字档案管理系统技术要求

技术要求一、项目背景及信息化现状（一）项目的建设背景随着技术的发展、社会的进步，德清县国土资源局在工作过程中产生了大量各类介质的原始材料，主要以纸制档案为主，由于工作中需要经常查阅相关的档案，这种以纸张介质为载体的档案查阅耗时、费力，导致工作效率低下，因此，必须将这些不同介质的原始材料实现数字化转换和处理，适合于信息时代的数字化管理及信息的共享。

目前德清县国土资源局不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要对数字化的电子档案资源进行有效管理，提供方便的档案查询和利用。

因此，本项目所用的档案管理系统软件要求具有极强扩展性并能适应各种复杂需求的档案解决方案，对档案扫描、档案管理、档案查询等功能，可以利用系统自由定义功能定制。

档案管理系统需要建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案管理信息资源为处理核心，以高速带宽通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。

其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。

包括统一平台基础之上的多个分布式的、大规模的、具有可互操作的电子档案资源管理系统。

（二）德清县国土资源局信息化现状信息化建设采取总体规划、分步实施、网络平台建设结合基础应用开发的技术路线，经过几年的建设，德清县国土资源局已经建立了包括6台IBM服务器、1套EMC光纤磁盘阵列、1套磁带库及由思科网络设备组成的高性能千兆局域网络。

二、项目内容德清县国土资源局本次档案信息化建设招标主要分为两大部分内容，进行统一招标：（一）德清县国土资源局数字档案管理系统定向开发（二）德清县国土资源局纸质档案的数字化加工：待加工档案总数为9.5万卷宗（300万页）三、档案数字化项目技术要求（一）档案管理系统建设原则1、先进性在保证系统实用、稳定的前提下，适当采用先进成熟的主流技术，符合今后的发展方向，延长系统的生命周期，在软件开发思想上，严格按照软件工程的标准和面向对象的理论来设计、管理和开发。

2、实用性系统应满足工作流程合理、直观、操作简单、易于使用，即实用性原则。

本系统将实现档案扫描、数据管理、查询统计、数据交换应用等日常管理功能，优化的系统结构和完善的数据库系统，完善灵活的查询与统计功能，友好的用户界面等。

3、可扩展性系统采用在总体框架基础上挂接实现业务功能子系统的模式，实现数据的自动流转，并且这个模式本身具有高度的灵活性和可扩展性。

在规定的业务规范范围内，能够机动、灵活地更改业务内容，增删业务处理程序，改变相关报表及统计信息，并能够为后续系统扩展和功能完善增加组件设置接口，使得数据更新简便和系统升级容易，保证系统的可持续发展和强大的生命力。

由于国土资源管理工作的法律、法规和政策随着社会经济建设发展会作相应的调整，要求系统应具有良好的动态性与可扩展性，能够依据实际工作情况作一定程度的动态修改、扩充和调整，并保证调整前后应用过渡的平稳性，能以零编码扩展实现相关表单、字段、报表等的变化。

4、兼容性选择符合国家和浙江省标准的软、硬件平台，基于组件式、模块化的设计思想和开发方法（部分功能采用底层开发），对现有各种异构数据源在进行数据有效性检验后通过适当的修改被系统接受，与当前业务人员使用的MS Word、MS Excel等通用软件兼容，实现数据交互。

系统实施要在形成高度统一和集成的系统解决方案基础上，整合现有的网络资源和数据资源，对已经建成的基础设施和数据资源，在本系统建设中要充分加以利用。

在基础数据库和业务系统建设中，要注重系统之间的衔接，切实保障系统之间的信息资源共享，避免重复建设，最大程度发挥现有各类资源的效益，保护已有的投资。

5、安全性系统应遵循安全性原则，可建立较为严密的访问分级、数据加密、电子身份验证等机制，并通过手工、定期自动等方式进行多途径数据备份，在保证系统用户权限合法性的同时，保证数据的准确、不易破坏和不易泄密。

系统建设中应充分考虑分级联网及与外网衔接中的应用操作与信息访问安全问题。

6、系统性地籍、土地利用、OA、档案等相关数据要素之间关系错综复杂，综合分析业务内涵和数据要素之间的关联，充分考虑各系统之间的接口、数据调用的问题，保证系统具有较好的关联性、整体性和一致性。

7、规范性一是技术上要符合国家和国土行业信息化建设的规范，要有能与采购方其他系统实现对接和数据相互调用的功能，同时能随关键技术的发展不断升级，始终保持先进性和适用性；二是外观上要符合采购方的相应要求，做到美观、大方、大气、庄重；三是作为综合档案管理工作的专业平台，反映业务工作内容上要符合档案工作规范，无论术语、符号、格式、数据关系，还是法律、法规、政策规定的其他内容，都要严格符合专业要求。

（二）档案管理系统总体技术要求1、系统架构要求系统采用三层体系结构：整个系统的设计框架应该基于三层体系结构，将逻辑业务层、应用处理层和数据层分开，提高系统的管理性能。

应用查询模块必须采用B/S架构，应用程序除操作系统外不依赖任何第三方软件、中间件、硬件；管理模块和扫描加工模块可以采用B/S架构或C/S架构。

2、数据库要求本项目可采用SQL Server 2005或者Oracle数据库。

3、应用服务器要求应用服务器采用IBM Websphere，但也支持选择WebLogic，Tomcat等其它J2EE应用服务器。

4、操作系统要求服务器操作系统采用Windows Server 2008，兼容Windows Server 2003；客户端适用Windows XP、Windows VISTA等操作系统。

（三）档案管理系统功能模块要求档案管理软件必须具备以下功能1、档案管理模块功能要求（1）档案分类管理功能I、可根据国土资源管理工作实际情况，自行增设档案分类。

II、灵活增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级分类及修改当前分类，并能体现出隶属关系。

III、根据各组织机构的信息资料类别进行分级管理，可编辑信息资料类别的属性；具有信息分类属性的继承功能，方便查找档案。

按照档案分类大纲，德清县国土资源局档案卷宗主要分以下几个类别：业务类：地籍管理、国有、集体建设用地、土地估价、土地监察、土地利用规划、土地整理、土地出让、转让、土地详查、农村私人建房用地、矿产管理等类别；文书档案类：含文秘、劳动人事、党群、纪检、行政、政策法规；会计档案：含报表、账簿、凭证等；特种载体档案：含照片、声像、磁介质档案、实物等；（2）密级管理功能秘级可以根据国土局实际情况，根据用户业务情况，自行设置。

档案的密级等级分别为公开、秘密、机密、绝密四个保密等级。

（3）保管期限管理功能保管期限可以根据国土局实际情况，根据用户业务情况，自行设置。

保管期限分为永久、长期、定期（10年、30年）。

（4）组织机构管理功能可以根据国土资源局的实际情况，组织机构是可以自由增加、修改和删除的，结合需求建立自上而下的树状组织结构，可以创建子部门，在组织机构发生变化时也可以随需要进行修改。

（5）角色管理功能角色是从现存的各组织机构中选择具有相同权限的人员的一个组，以方便授权（例如系统管理员、扫描人员、质检人员、查询人员等）。

在系统中，角色也是可以根据需要可以自由增加、修改和删除的。

（6）人员管理功能在系统中，可灵活定义人员属性，增加、修改和删除人员，并且根据需要可以更换部门，方便处理人员调动部门的情况，人员的相关权限具有同步变更性，人员可以单独分配权限，也可以属于某个角色，满足机构重组的需要。

（7）字段管理功能无须再进行程序开发，可以灵活自由定义字段名称、字段类型（如日期型、字符型、数字型等）、字段长度等属性，通过一定的字段组合，满足不同的国土档案业务类型。

（8）属性录入界面管理功能兼容扫描加工模块中的属性录入（详细内容见描加工模块功能要求），支持属性字段的自定义。

按照需要，提供人性化的表单输入界面设置功能：设置哪些字段需要录入，哪些排在前面，哪些排在后面，录入框的长度和高度，哪些需要多行显示等。

（9）权限管理功能完善严密的授权机制，针对不同的档案分类，为不同的用户赋予相应的权限；只有经过授权的用户才能使用本系统；必须提供用户分层权限管理，角色授权，人员授权，权限申请和审批，条件授权，临时授权，字段隐藏，代理管理员等各种权限管理功能，满足灵活授权的功能。

所有涉及到用户密码的信息全部采用加密方式存储。

（10）日志管理功能提供系统日志、业务日志、数据库日志、操作员日志、管理员日志等详尽的信息。

对涉密数据的查询需要有查询记录日志，从该日志中可以获取查询人、查询内容、查询计算机基本信息等情况。

（11）其他功能要求包括数据导入导出、一文一件管理、未归档文件管理、卷内文件管理、归档文件管理、案卷管理、复制、粘贴、修改(单个/批量)、智能检索、排序、报表、统计、组卷、拆卷、调整文件顺序、档号自动生成等功能。

1）、提供灵活的报表、统计表设计功能，可以对档案业务进行不同角度的统计，如根据统计类别、案卷年度、保管期限和案卷类别等来统计。

也可以根据需要自行设计报表。

如可以设计档案列表、案卷目录表、卷内文件列表等。

设计好的报表格式可以保存，以便重复使用，报表设计方法能兼容MS Excel的操作方式。

2）、同时实现电子影像文件原件的出入库管理和存放，统计原始档案借阅情况。

主要包括：借阅管理、档案存放管理。

借阅管理是对档案原件的借阅/归还、销毁等情况进行记录和管理的过程。

档案存放管理是记录档案在档案库房的实际存放位置(库房号、架号、排号、盒号)的管理，用来快速找到相对应的纸质档案原件。

2、应用查询模块功能要求查询浏览应提供BS查询浏览方式，BS查询使用IE浏览器即可使用查询功能，适合于一般用户的查询使用。

用户通过网络连接档案管理系统，可以不受地理位置和时间的限制，按照分配权限方便快捷地进行查询。

各类检索功能让每个用户能轻松找到想要的文档，各种排序功能让信息显示更有序化，分组功能对数据进行分组显示，让用户一目了然。

能根据各种检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率、快速查询的要求；能根据用户需要设置检索条件；能对查询结果进行显示、排序、保存、打印输出等技术处理。

（1）单项查询功能对条目属性(如：归档编号，土地使用者，土地坐落，宗地号，证书号，发证日期，权属性质，申请编号，使用权类型面积等……)进行检索，并且提供精确查询、模糊查询、匹配前面、匹配后面等查询选项。

比如：需要检索“档案号”为“C41-3-1-1”的地籍个人资料，则在“档案号”录入框中输入“C41-3-1-1”即可。

一般情况下，单项查询只用于“归档编号”等具有唯一值的查询，如果对“土地使用者”等进行单项查询，有可能会出现多个具有相同“土地使用者”的档案，像这种情况可以使用“复合查询”。