(最详细)考研学生毕业生档案邮寄工作的相关说明

毕业生档案邮寄工作的相关说明

1.毕业生档案转出的五种主要情况：

（1）升学读研。对于升学读研的毕业生，要求其在7月1日前将所升入学校所开具的调档函原件交送至档案馆。

（2）参军。此类毕业生往往需提前调档，学生应提前办理好成绩单、审核表、毕业生登记表、报到证等材料，并持所在学院证明、部队调档函原件及个人身份证原件至档案馆进行办理档案转出手续。

（3）就业（签订就业协议）。毕业生档案将按照就业协议上的档案接收相关信息进行转递（详情见后）。

（4）未就业（未签订就业协议及未办理就业代理）。毕业生档案发回至该生生源地人才中心等人才服务机构。

（5）办理就业代理。毕业生档案转递至学校就业办统一联系的就业代理机构。

2. 毕业生档案的邮寄方式

依据人事档案转递的有关规定，毕业生档案必须以机要文件的形式进行邮寄。

机要文件是由党、政、军、企等机关保密（机要）部门通过机要通信或派专人送取的邮件传输形式之一。作为一种特殊的邮件种类，其有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式。邮局有专门途径保障其安全。一般来说，只有党、政、军国家机关、事业单位、国有大型企业等单位有权接收机要文件，民营、外资、私人等性质的单位无接收机要文件的权限。

对于无档案保管能力、不能接收机要文件的私企、外企、合资企业等单位，毕业生需将档案落在用人单位指定的档案服务机构或者是工作单位所在地的人事局、人才中心等档案保管机构。（北京、上海等不能落档地区除外。）

3. 毕业生档案由我校转出后的查询

档案寄出两个月后，毕业生可向派遣单位人事部门及档案接收单位查询。如档案未到，可致电校档案馆查询。如果发现档案中缺少材料应向各原所在学院查询。

机要文件和挂号信在寄出的一年时间之内为查询的有效期。

4. 档案邮寄信息的填写

（1）单位名称的填写要完整，不得使用简称；单位地址的填写要详细规范。

派遣单位具有人事档案保管权限的（主要包括县级以上的党政军、事业单位、国有企业以及各类人才中心和人事代理机构等），如派遣单位对毕业生档案接收地址无特殊要求，则派遣单位为档案接收单位，毕业生档案将转递至该派遣单位，如有特殊要求，则按派遣单位要求的档案接收地址邮寄。毕业生应准确填写该档案接收单位的单位名称、通讯地址等详细信息。

派遣单位不具有人事档案保管权限的（如民营、外资、合资、私人等性质的单位）的，毕业生应首先向派遣单位咨询关于档案转递的相关信息，然后务必提供派遣单位认可的准确的具有人事档案保管权限的档案接收单位名称及详细通讯地址。

5.派遣单位与档案邮寄单位、档案接收地址的填写举例。

6. 其他需特别强调的情况

（1）大连市人力资源和社会保障局除本部外，还设有多个分区机构，如大连市甘井子区人力资源和社会保障局、大连市西岗区人力资源和社会保障局、大连市金州区人力资源和社会保障局委员会等，档案接收单位为大连市人力资源和社会保障局的学生，应事先确认其档案接收单位的地址，并填写准确。

（2）对于因档案转递信息填写原因造成的退档、延期、遗失、私自拆封等情况，学生本人将承担由此产生的一切后果。

7.签订置换协议学生的档案管理办法

对于签订置换协议的毕业生，其档案允许在学校继续保留半年。保留期内若找到新工作可以凭借新的报到证办理档案调转。保管期结束后，无论档案欲转至何处都必须经由本人与档案馆取得联系后方能转出。