自动化办公系统(OA系统)管理办法

自动化办公系统（OA系统)管理办法（试行）

第一章总则

第一条为确保公司（以下简称“公司”）自动化办公系统（以下简称“OA系统”）安全、畅通运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合集团公司及我公司办公自动化工作实际，制定本办法。

第二条 OA系统主要运用于公司与上下级单位、部门之间；公司内部各部门（或单位）之间的公文流转及日常综合事务处理。

第三条OA系统的功能为协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划等，旨在实现公文电子传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第四条 OA系统的指阅读限权：未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。已办结的文件，除涉密文件外，可公开发布以供查阅。

第五条原则上所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均通过OA系统运行。涉密或不便通过OA 系统流转的公文，仍按档案管理有关办法用纸质文件归档。

OA系统正式公文必须以PDF格式发送。

第六条电子公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，同步将发文底稿等有关纸质文件立卷归档，同时分类建立收发文目录。打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第二章系统管理

第七条公司综合事务部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理，具体职责为：

（一）对系统使用部门（或单位）和人员注册、名称变更、撤销等进行审核;

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用部门（或单位）意见和建议，协调解决各使用部门（或单位）在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用部门（或单位）系统管理人员和使用人员；

（五）负责系统维护和硬件管理，确保系统安全、正常运行；

（六）其他相关工作。

第八条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。使用人员首次登陆系统应及时更换密码，不得泄露，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

第九条使用部门（或单位）需变更系统中的相关资料的，应向综合事务部提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用部门（或单位）名称变更的，由该部门（或单位）来函确认新的信息员和使用人员名单，使用人员应同时备注是新增或是变更用户名；

（二）使用部门（或单位）被撤销的，综合事务部负责通知网络办在交换系统中删除该部门（或单位）名称，注销或转移该部门（或单位）使用人员，并对系统中相关文件进行删除或转存等处理。

（三）使用人员离开单位的，其原所属部门（或单位）应及时通知综合事务部注销其账户和资料。

第十条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权责，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十一条各使用单位和部门应指定一名信息员负责OA

系统信息管理。OA系统所有使用人员在工作时间内开启电脑后，应保持登陆OA系统状态，保证及时动态接收、处置和办理文件。原则上待办事务处理时间不超过两个工作日。

第三章运转流程

第十二条在系统中流转的电子公文，内容由发文部门（或单位）负责审核把关，文种和格式由综合事务部审核把关。

第十三条各部门（或单位）信息员负责相关电子公文传递。不便以电子公文传递或有特殊附件（如手迹、图片、书刊、工程图等）的，正文仍以电子公文形式运转，附件采用纸质公文交换的方式进行流转。

第十四条原则上应在领导签发文件后1个工作日内完成OA系统电子公文发送。

第十五条接受电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入系统进行公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予及时退回。

第十六条电子公文接受失败的，收文部门（或单位）应及时向发文单位说明原因，请求重发或及时排除故障。

第十七条公文处理需进入OA系统运转，OA系统将对每

一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作实际状况及其效能进行督查。

第十八条收文部门根据来文及时提出拟办意见，按公文审批权限送领导批阅至相关部门办理。承办部门应按OA 系统的设置及时办结有关事项。

第十九条拟制公文时，应进入发文系统按《操作规范》要求在发文稿纸中输入相关信息，如公文的标题，公文字、主送单位、抄送单位、份数、主题词、正文等，方可进入发文核稿操作。

第二十条各部门印制文件前，应将经领导签发的文稿清样连同发文稿笺打印一份，交部门负责人进行校对。

第二十一条经领导签发后的文稿，原则上不得再作修改。确需修改的，必须由核稿人员请示签发人同意并请签发人审改后重新签发。文件一经用印，综合事务部应及时对文件进行办结。

第二十二条已印制的文稿必须同时保存纸质发文稿签、文本以及正式印制的文件（2份），由综合事务部定期收集，逐份归档。

第四章文档管理

第二十三条 OA系统使用人员个人资料存放在菜单→个人事务→个人文件柜中，仅限本人查阅。

第二十四条各部门和单位内部共享的文件资料存放在菜单→知识管理→公共文件柜中，仅限本部门或单位人员查阅。

第二十五条部门或单位提供给公司其他部门和单位共享的资料，如管理办法、办事流程等，存放在菜单→知识管理→网络硬盘中，公司所有员工均可查阅。

第五章保密与安全

第二十六条文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、病毒文档录入系统。

第二十七条联入系统的计算机，应安装正版杀毒软件、操作系统和办公软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第二十八条所有涉密信息不得在OA系统内发布，也不得储存在与OA系统相联接的计算机中。

第二十九条使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人的账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。