文书工作与档案管理9243364页PPT

❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
❖1 了解档案的提供利用的形式与特点。
❖2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
❖3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 ❖4 了解网络信息服务。 ❖5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
❖6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
❖ 阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
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对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
❖
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
❖
老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学
档案利用典型案例十则
❖
档案，圆了70岁老人的驾车梦
❖
家住渝中区的刘启昌老人，为了实现自己驾车外出旅游的梦想，
苦练驾驶技术，学会了驾驶汽车，2019年5月的一天，当他高高兴兴去
领取驾驶执照时，办证的同志告诉他年龄已超，身份证上年龄已71岁，
不能驾驶汽车了。老人申辩说自己实际年龄是69岁，不是71岁。可是，
❖ 10、本馆保管的属于国家所有的档案，依法由本馆公布，未经本馆同意， 任何组织和个人无权公布。
❖ 11、利用者在著作中摘录引用本馆档案，应注明档案的收藏单位和档 号。如需全文发表、出版或陈列在本馆复制的档案，须征得本馆同意， 并签订公布、出版合同。
❖ 12、欢迎利用者向本馆赠送利用档案资料编写的著述或其他学术成果 出版物。
资
❖ 3、我国公民和组织利用本馆未开放的档案，须持本组织或公民本人 料
所在街道（乡、镇）以上组织的介绍信，注明利用目的和查档范围， 利
到本馆办理申请手续，经本馆同意后提供。
用
❖ 4、台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件可直接 指
到本馆查取本人及其亲属历史证明。
南
❖ 5、我国公民和组织利用寄存档案必须持档案寄存单位或其主管部门的 介绍信，因特殊原因需外借的，须向本馆申请办理出借手续。
❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
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复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
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1. 按基本性质分，档案用户可分为两类
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为 三类
3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分 为三类
4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可 分为三类
（二）档案用户的利用规律
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档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还会表
现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生前后，相应
❖ 6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
❖ 7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
❖ 8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
❖ 9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
会有一些用户来查找与之相关的或相类似事件的材料；又如一
些部门在编史修志过程中往往会按时间顺序逐步查找一定范围
的档案，而一些研究型用户除了要用到一些直接反映某一问题
的材料以外，还需要一些相关的参考材料。档案工作者如能在
实际工作中注意发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利
用前的准备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
一、档案提供利用的一般形式
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“利用档案”
❖ 和“档案提供利
❖ 用工作”是密切
❖ 联系而又不同的
视野拓展: 福建省档案馆馆藏介绍
福
建
省
档
❖ 1、我国公民和组织持本人身份证、工作证、介绍信等合法证明，可 案
以利用本馆已开放的档案。
馆
❖ 2、台、港、澳同胞和华侨经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介 档
绍，外国人和外国组织由外办、接待单位、工作单位、就读学校等介 案
绍，并注明利用者身份、利用目的和范围，经本馆同意后可利用已开 放档案。