秘书人员的素质

秘书人员的素质，是指秘书人员运用各种媒介，实现增强组织生存能力和在公众中树立良好形象的目标过程中，所表现出来的知识、个性、作风、素养等品质。换言之，就是决定秘书人员从事各项活动能力的各个内在因素的总和，而秘书人员的基本素质是秘书工作的有效保障。秘书人员只有具备了政治理论素质、逻辑思维素质、专业技能素质、公文写作素质、健康的心理素质，秘书工作才能富有成效的实施。

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的基本素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

一、秘书基本素质的具备对秘书工作的作用

（一）高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。

秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差；在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

（二）高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

（三）高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一

项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

二、秘书人员基本素质缺失的原因

（一）专业知识结构不强

文秘人员从事的是综合性、服务性很强的工作，横向上需要具备宽广的知识，纵向上需要具备深厚的专业知识。在政府机关文秘人员中，有的专业知识和相关知识搭配不协调，工作存在顾此失彼。主要表现在：社会知识不丰富，自然科学知识不全面，文化知识不精通。社会知识、自然科学知识是秘书最起码的知识。现实工作中，部分文秘人员应有知识大多是在学校期间获得的，按照原来传统教育方式，一些些学校片面追求升学率，从而影响到人才综合素质的培养，导致部分文秘人员存在偏科现象，一些学校只注重主科教学，忽视素质教育的提高，辅助学科教育可有可无，所学知识不全面，内容不均衡。工作后，各方面事务多，实际操作性强，理论知识钻研不够，学习缺乏积极性、主动性，有时工作只限于具体事务，根本不能学习，甚至有的本身就缺乏社会科学文化知识。有的文秘人员在基础知识和专业知识方面只具有某一方面专长，没有全面专业技能、技巧。在我国，文秘这门学科开办的时间并不长，有的文秘人员可以说压根就没有文秘专业知识。据了解，在一些县级政府机关文秘人员中，大多是来自不同的工作岗位，有以工代干的；有从事教育的；有学农的；有学医、学法的等等，可以说真正学文秘专业的很少。以上这些都是导致政府文秘人员专业知识不够强的根本原因。

（二）政治思想素质不高

政府文秘人员政治思想素质主要体现在全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，富于创新，敢于开拓等方面。当前，有的文秘人员为人民服务的信心和决心不足、本领差；有的对各方面的理论知识学习不够，对党的各项路线、方针政策学习贯彻不够；有的受市场经济发展和价值取向影响，政治思想不纯洁，行为不规范，对党和人民的事业失去信心，思想动摇，工作马马虎虎，拖拖拉拉，抱着混世魔王的态度；有的在工作中相互扯皮，相互推诿，办理机关事务，材料反应不及时，情况反映不属实，工作道听途说，弄虚作假，随意性、猜测性很强；有的还存在“想当然”现象；有的对人对事乱扣帽子，轻下结论，起草公文粗枝大叶，决定问题“草率”、“大胆”、“前后矛盾”，与政策原则相抵触，贯彻执行决策不准确；有的善于抓领导弱点，利用领导职权影响搞腐败，工作不遵章守纪，履职不严，工作墨守成规，固步自封，缺乏开拓创新精神。如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另搞一套。

（三）职业道德不够规范

1987年中纪委通知，要求共产党员模范遵守职业道德，努力做到：“在工作中全心全意为人民服务，忠于职守、公正无私、光明磊落、忠诚积极，坚决反对弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、损公肥私、以权谋私的思想和行为”。要求共产党员、国家工作人员模范遵守职业道德，政府文秘人员更是毫无条件地遵守执行。可在我们现实工作中，有极少数文秘人员置国家、人民利益不顾，工作得过且过，利用领导或部门职权欺压百