01文件控制程序
COP-01-文件控制程序
b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制；
c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制；
d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图)》、《物料卡》、《零件包装工程图》、《零件检验规范》、《喷印作业指导书》、《控制计划》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。
C、文控员按5.2.3A《文件分发总览表》通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在《文件分发记录表》上签收；
D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；
c、作业指导书类：
①工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）；
②检验指导(SIP)：作业内容；
③作业指导(SOP)：作业内容；
④岗位说明书（PA）。
B、文件的编号
对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见《文件与资料编号作业》)。
C、文件版本
a、新制定的版本以“A”表示；
A、建档
a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定《档案目录表》、《文件分发总览表》
（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中《文件分发总览表》（电脑平台）显示
文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知
会各部门使用；
b、文控员将受控文件（签字稿）连同对应《文件分发记录表》与/或《文件领/借申请单》
E、对于一般非紧急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
01文件控制程序
昆山金亿机械电器有限公司文件与资料控制程序1．目的：对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。
2．范围：适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。
3．职责：4．控制内容4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。
编号原则：质量手册：用QM-★★表示。
其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。
程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。
检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。
QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。
外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。
4.2文件制订、修订、废止作业（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。
（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。
（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。
（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。
4．3文件分发、回收作业（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。
修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。
01文件控制程序 2
OK
深圳市瑞峰盈管理咨询有限公司
文件编码：RFY-QP-001
文 件 控 制 程 序
生效日期：2013 年 03 月 08 日 版 本：A/0 工 作 内 容
类别 质量环境 手册 程序文件 产品技术类 指导类 检验标准 表单记录 光盘、 音像等 编 制 审 核 批 准
深圳市瑞峰盈管理咨询有限公司
文件编码：RFY-QP-001
文 件 控 制 程 序
生效日期：2013 年 03 月 08 日 版 本：A/0 工 作 内 容
5.4.7 借阅： 按文件的保密等级需临时查阅的人员， 经相关领导批准后到文控中心查阅， 但仅限于现 场查阅；若需借离现场则需填写《文件申请单》 经申请部门经理确认， 分管领导审批后方可到文 控办理手续后借阅，正本文件一律不予外借。 5.4.8 补领：文件丢失时，由责任部门填写《文件 申请单》 ，并必须在《文件申请单》中备注说明 并检讨，经审批后，到文控中心办理补领手续； 5.4.9 印刷：需印刷表单的由使用部门提出申请， 经文控核对无误后方允许转采购部制作。需使 用电子版的，则由使用部门自行调用服务器中 文控共享目录下的相关空白表单即可； 5.4.10 多媒体文件则由网管员统一检验或处理后， 送人事行政部管理； 5.4.11 四层文件（表单）的管控依《记录管理程
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5.0
工 作 流 程
责任部门 /岗位
退回
5.3 文件的会 签和审批
NG
总经办、 各部 门负责人
5.3.1 文件制订后的会签： （1）一、二级文件会签：由管代负责主持和组织相关 部门人员进行质量环境手册与程序文件的会签； （2）三级文件会签：由各部门经理负责组织人员对各 自部门的工作指导书、管理制度会签；
01文件控制程序
山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版文件控制程序受控状态：编制部门：经济节能处审核人：闫建刚批准人：常元光2013-7-1批准2013-7-3实施~ 1 ~更改状态表版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3~ 2 ~文件控制程序1 目的为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。
2 适用范围适用于综合管理体系文件的控制。
3 术语3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。
3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。
3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。
3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。
管理文件等同于公司专业管理制度或办法。
3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。
4 主要职责4.1总经理负责批准发布管理手册。
4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。
4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。
负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。
4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。
5 工作程序~ 3 ~5.1文件的分类5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。
SP-01-文件控制程序11
修订记录：1. 目的本程序说明全公司文件控制，包括香港写字楼及国内生产部过程对综合管理文件作出控制，包括文件建立、批核、分发及更新。
2. 范围适用于本公司所有管理体系运行下的所有文件与资料。
3. 定义3.1管理体系文件：本公司管理体系运行流程文件，如各种工作程序、工作规范等。
3.2程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。
3.3指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。
3.4表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。
凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。
b．正式附属于管理手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。
3.5 外来文件: 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。
3.6电子文件:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
4. 责任4.1 文控人员4.1.1文控人员由管理者代表选任；4.1.2负责综合体系文件之保存、发放、更新及记录；4.1.3按综合体系文件类别给予所属编目；4.1.4监督各部门文件及表单使用的有效性；4.2 主管/ 经理4.2.1负责将有效的受控文件传达其所属部门，确保受控文件副本是有效性；4.2.2所有受控文件在各部门容易取阅及得到适当之保存；4.2.3将已作废受控文件回收或撒离现场。
4.3 管理者代表负责审批体系文件及订立《受控文件发放总表》内收件人或部门。
5. 程序5.2 受控文件包括如下两类：第一类体系文件受制方式，以首页盖上红色「受控文件」印章监控，正本文件需在反面盖「正本」、「受控文件」印章，文控人员将最新版本登录入《受控文件清单》内，相关部门在《受控文件发放总表》上签收并将最新版本登录入《受控文件清单》内。
01文件控制程序P1-9
标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 1 页，共 9 页文件控制程序1.目的确保与质量管理体系有关的所有文件和资料都得到有效控制，确保各相关场所使用的文件都是现行有效版本，防止使用失效性文件或作废的文件。
2.适用范围适用于本公司质量体系有关的各层次文件和资料的控制。
包括质量手册、程序性文件、作业指导书、管理制度、与检验检测服务有关的外来文件，如法律、法规、规章、技术规范、标准、政府相关部门的文函以及客户图纸、资料等。
3.职责3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准。
3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录表格的编制和批准。
3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制与审核，并负责质量记录表格的批准。
3.4质量负责人负责质量管理体系文件的全过程控制。
3.5综合办公室负责质量管理体系文件的发放、归档以及上级部门下发的各类质量管理文件的管理。
3.6各部门负责相关质量管理体系文件的保管、使用和执行，并反馈体系文件实施过程中有关适宜性和充分性的信息。
3.7检测部负责本部门技术性文件和记录表格的编制，经公司技术负责人批准后组织实施。
4、控制程序4.1文件的控制范围（1）质量手册；标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 2 页，共 9 页（2）程序文件；（3）管理制度、作业指导书（实施细则、操作规程等）；（4）法规、规程、标准、图书资料、科技档案等；（5）质量、安全、技术记录表格4.2文件的控制形式（1 )以文字形式构成的文件；（2 )以实物、照片、软件、拷贝等形式构成的文件。
4.3 文件的编号4.3.1质量手册编号LZHA — QM —□□□□发布年份质量手册英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.2程序文件编号LZHA —QP—□□—□□□□发布年份程序文件序号程序文件英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.3 管理制度编号标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 3 页，共 9 页LZHA —MS—□□—□□□□发布年份管理制度序号管理标准英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.4作业指导书编号LZHA —WP—□□―□□□□发布年份作业指导书序号作业指导书英文缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.5质量记录、安全记录、技术记录LZHA —□□—□□—□□□□发布年份序号专业代号本公司的汉语拼音缩写专业代号：（1）QS -- 质量记录（2）SR -- 安全记录（3）TR -- 技术记录标题：文件控制程序修改状态：O页码：第 4 页，共 9 页4.3.6记录填写规则（说明）LZHA — JT —□□—□□□□发布年份序号填写规则缩写本公司的汉语拼音缩写4.3.7法规、规程、标准、图书资料和科技档案等按《图书档案分类编号规定》；4.4文件的编制4.4.1手册、程序文件和质量记录表格、安全记录表格由质量负责人组织编制。
01文件控制程序
版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第1页，共4页生效日期：201907101.目的对与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件及资料进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件和资料是有效版本。
2.适用范围适用于本公司有关质量、环境、职业健康安全管理体系的所有文件和资料（包括外来的技术文件和顾客提供的图样）的控制。
3.职责3.1总经理负责管理体系手册和程序文件的发布和实施；3.2管理者代表负责组织编制手册、程序文件并对其进行审核；3.3各部门负责编制本部门的相关程序文件；3.4三级文件由相关部门和人员编制，经部门主管审批后发布；3.5四级文件由各部门编制，经部门主管审批；3.6总经办负责文件和资料的归口管理；3.7制造部负责公司技术文件的管理；3.8有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。
4.工作程序4.1文件和资料的控制范围a.一级文件：质量、环境、职业健康安全手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业指导书、管理文件、规章制度、操作文件、技术文件等；d.四级文件：各类表单；e.外来文件：产品或行业标准、法律法规、同行或兄弟企业的参考资料等；f.与体系有关其他文件。
4.2文件的编制4.2.1文件编制要求：a.规定版本号－A/0，表示第A版，第0次修改；b.进行文件编号：1.一、二级文件编号AFK／－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；2.三级文件的编号AFK- －－a)前两个空格表示文件类型代码，根据附录1填写；b)第三、四空格表示所属部门，根据附录2填写；C) 第五、六空格表示顺序号，01－99；3.四级文件的编号AFK- －a)前两个空格表示部门代码，根据附录2填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4．外来文件的编制 AFK- －a)第一、二空格表示文件类型代码，根据附录1填写b)第三、四空格表示顺序号， 01－99；4.2.2编制权限版本：C/0 文件编号：AFK/CX01-2019 第2页，共4页生效日期：201907104.3文件的审核4.4文件的批准4.5文件的发布和发放：4.5.1一、二级文件经管理者代表审核，总经理批准后颁发；4.5.2三级文件经部门主管审核批准，总经办登记后发布；4.5.3四级文件经部门主管批准，由总经办备案后发布；4.5.4一、二级文件由总经办根据附录3对文件进行受控编号，文件领用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名，方可领用；4.5.5三级文件发布后，由编制部门实施文件发放，文件使用人或部门须在《文件发放回收记录表》上签名后方可领取；4.5.6与体系有关的外来文件和资料，由文件接收部门根据附录1的要求对外来文件进行编号后，由接受部门自行管理，相关部门或人员需要使用时，经接受部门主管同意后方可借阅。
P-01 文件控制程序
文件控制程序1 目的为保证公司体系文件和资料得到有效控制，确保公司相关部门和船舶获得有效文件，特制定本程序。
2 范围适用于公司体系内相关部门和船舶。
3 定义内部文件：是指本公司体系内全部文件及相关附件、附页等。
外来文件：是指由外部机构发布的，本公司体系执行的有关所有法规性文件（包括主管机关、船级社颁发的强制性规定、规则；推荐性指南和标准；航海图书资料；船舶与设备的技术资料等）4 职责4．1 公司总经理负责批准发布质量、职业健康安全、安全管理手册（简称管理手册）。
4．2 指定人员（管理者代表）负责除管理手册以外体系相关文件的批准。
4．3 行政部是公司行政文件的主要管理部门。
4．4 安全办是体系文件的主管部门。
负责拟定体系文件框架，组织建立和完善体系文件，编制《有效文件清单》，对体系相关部门明确体系文件管理要求，对体系文件实行动态管理，确保体系文件的适宜性和有效性，对各部门编制的体系文件审核，并做好体系文件的标识、编码、发放、登记和归档工作。
4．5 相关部门负责与本部门相关程序、操作须知文件，岗位职责等的编写。
4. 6 船舶负责编写本船主要设备的操作规程，由船长或轮机长审批后实施。
5 内部文件的控制5.1 文件编写与审核5.1.1 管理手册由安全办组织编写、指定人员（管理者代表）审核，总经理批准发布。
5.1.2 程序文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，指定人员（管理者代表）批准发布。
5.1.3 各岗位管理职责、操作须知等文件由相关部门编写，体系室负责人审核后报指定人员批准发布。
5.1.4 安全办负责编制公司《有效文件清单》和《记录总清单》，报指定人员（管理者代表）批准发布。
5.2 文件编码5.2.1 文件编码由安全办统一规定，统一标示，易于查阅。
5.2.2 文件编码标示安全管理手册——“SMM”程序手册——“P”应急反应手册——“SME”职责手册——“SMF”操作须知手册——“SMO”同一手册中不同的文件用不同的文件序号加于区分，一般情况下序号从“01”开始，每个文件序号加“1”，紧接着文件编码填写，文件编码加序号即为该文件的“文件编号”。
01文件控制程序
瑞泰遮阳制品(台州)有限公司RHINO OUTDOOR PRODUCTS（TAIZHOU）CO.，LTD 批准审核吴建光受控印章文件控制程序编码：Q/RHINO.QA.001 日期:2009.4.281.目的为保证公司在质量体系运行中,所有质量活动场所使用的文件均为有效版本的文件(包括外部文件),以防止使用失效或作废的文件。
2．范围2.1适用于质量体系运行中，与质量活动有关的文件的控制和管理；2.2客户提供或外来文件和资料。
3．支持文件无4．定义文件：信息及其承载媒体，示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等；注：①媒体可以是纸张、磁盘、光盘、其他电子媒体、照片或标准样品、或它们的组合；②低层文件与高层文件抵触者，低层文件的抵触部分为无效。
5．职责5.1总经理负责公司各项质量管理体系文件的审批；5.2品管部/体系文管中心:负责相关质量管理体系文件的编制与审核,发放及管理；5.3研发部/工程文管中心: 负责相关工程技术文件的编制与审核,发放及管理；5.4品管部负责检验指导书的编制、发放及管理；5.5各部门负责部门内相关文件资料的审批、发放及管理；5.6文员负责文件的整理、编号、发行、回收、作废、存档、保管。
6．工作程序6.1文件及资料的分类及编号文件分为两类：一类为技术性文件，另一类为管理性文件；依据文件来源不同还可分为内部文件和外来文件两种。
6.1.1质量体系文件依架构及界定不同分为四个层次：版本号 A 编写吴建光附录A:文件编码格式1．质量手册 A 版本号质量手册代码2．程序文件:Q/RHINO3．三阶文件:Q/RHINO·××·××部门代码·流水号4．表格编号:F-QA-×××流水号部门代码5．部门代码：人事行政部：HR 财务部：FD 信息部：IT采购部：PSD 生产部：PD 品管部：QA研发部：RD 设备部：EM 金工车间：SW电焊车间：WW 喷塑车间：PC PE车间：PE包装车间：PW 物料：WH 储运部：SP计划部: PL附录B：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D程序文件清单F—QA-004 附录C：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件发放记录表F-QA-001附录D：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件接收记录表F—QA-002 附录E：附录F：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D修订记录F-QA-003。
SP-01 文件控制程序
1、目的对品质系统的文件和资料进行控制,规范其批准、发布、归档、更改及回收处理的方法。
2、范围适用于工厂的品质系统文件、外来文件、表格。
3、参考无4、定义4.1 外来文件---指外来的标准、参考资料，客户提供的图纸、工程标准/规范等。
4.2 主本文件---指保存在文件控制中心的品质系统文件、外来文件、表格等的原件。
4.3 受控文件---受更新控制的文件。
5、权责5.1 文件编制人5.1.1 确保所编制的文件符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求；5.1.2 文件的格式符合规定；5.1.3 文件按规定的流程审批并交给文控员进入文件发布流程。
5.2 文控员5.2.1 提供新增文件的文件编号；5.2.2 提供待修改文件的现行修订号；5.2.3 审查文件格式和审批程序是否符合本程序的规定；5.2.4 按规定的流程发放文件；5.2.5 按要求组织回收和处理作废文件；5.2.6 编制、修改(需要时)主本文件清单；5.2.7 管理和检查品质系统文件。
5.3 各相关部门5.3.1 签收受控文件并归档；5.3.2 按文件控制中心的要求退回作废文件；5.3.3 确保本部门的文件完整、有序。
6、程序6.1 文件的编制6.1.1 文件之编制或修改由各使用部门自行根据需要起草或修改文件。
6.1.2 新文件编制前，文件编制人须向文控员申请文件编号：首先说明文件的类型，由文控员根据文件清单确定可用的文件编号，给文件编制人使用。
6.1.3 修改文件时，由文件编制人向文控员索取现行文件的主本和修订号，然后进行修改。
6.1.4 文件须符合ISO9001：2008标准和工厂实际运作的要求。
6.1.5 文件编制人须注明文件修订日期、预定的生效日期并签名。
6.2 文件编号6.2.1 本公司文件编号一般是AA-BB型。
6.2.1.1 AA表示文件类别，以字母表示。
其中:QM表示质量手册SP表示程序文件WI表示作业指导书QI表示进料检验规范QO表示最终检验规范6.2.1.2 BB表示同类文件的顺序号,以数字表示。
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
-COP-01文件控制程序
文件修订记录1.0目的为文件控制程序提供指导，并规定文件控制程序的运作和执行。
确保公司质量系统内所使用之文件，确保各场所使用的均为有效版本。
2.0范围本文件适用于公司与公司管理体系相关的所有文件。
3.0定义3.1一级文件：管理手册。
是根据已制定的方针、目标和适用的标准来描述管理体系的文件。
3.2二级文件：程序文件。
是用来描述实施体系要素所涉及到的各职能部门活动的文件。
3.3三级文件：检验标准书、操作指引、作业指导书、工艺文件、工艺流程、产品图纸、其它作业指引类文件等。
3.4四级文件：执行管理体系时作记录用的表格。
3.5外来文件：客户及供应商提供的图纸、有关的国家、国际标准及法律法规等。
3.6体系文件层次结构：4.0职责4.1文控员：负责所有体系文件打印前的格式及相关核准，生效后的分发、原件的保管、作废文件的回收等。
4.2各部门负责人：负责对本部门内体系文件的编写、培训和宣导。
4.3各部门文员：负责本部门内体系文件的签收和保管。
5.0程序5.1文件编写规范5.1.1一阶文件由编写人员根据实际情况进行设计，经管理者代表审核同意后格式不予限定。
5.1.2二阶文件的格式统一，文件主体中需包含目的、范围、定义、职责、程序内容、相关文件、相关表单。
5.1.2.1目的：执行该控制程序后的预期效果。
5.1.2.2范围：该程序文件所涵盖的组织或作业范围。
5.1.2.3定义：对文件中专用名词予以解释。
5.1.2.4职责：执行文件时所涉及到的相关部门或人员的权限与职能描述。
5.1.2.5内容：程序运行的内容。
5.1.2.6相关文件：与该程序文件相关的其它文件。
5.1.2.7 相关表单：该文件内容中引用的表单。
5.1.2.8 流程图：文件中规定的主要作业流程。
5.1.3文件章节次编号： 1.0→1.1→1.1.1→1.1.1.11.1.1.2（依此类推）5.1.4二阶文件的排版5.1.4.1页边距：上为2cm ，下为2cm ，左为2cm ，右为1.5cm ，装订线在左侧为1.0cm 。
COP-01 文件控制程序
LOGO北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP-01版本：A-0页码：1/8文件控制程序制订：日期：审核：日期：批准：日期：使用部门：受控状态：修改记录序号修改章节修改内容12345678LOGO 北京刚佳杰利科技有限公司编号：COP--01版本：A-0页码：2/8 文件控制程序1.0 目的本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审批、收发、修订、作废、使用、回收等控制方法，确保公司质量体系文件、技术文件和技术资料的发放、使用、回收的全过程得到有效的管理与控制，符合公司质量体系要求。
2. 0适用范围本程序适用于支撑整个质量系统的文件及资料，文件包括质量手册、运作程序、作业指引、质量记录、技术文件；资料包括为本公司运作程序所规定之保存报告及记录资料。
3.0 定义3.1受控文件：须随时保持最新资料，并需分发、签收、回收、销毁记录的文件，该文件由文控在文件上加盖“受控文件”印章，以便于识别；3.2非受控文件：分发时为最新资料，但更改及修订时不需要回收的文件。
如提供给顾客的质量手册；3.3内部文件：公司正常运行内部编制产生的各种文件；3.4外来文件：非本公司内部所编制的文件，包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料，国际、国家、地方标准，与产品相关的安全规格、标识及相关的法律、法规；3.5一阶文件：质量手册，指依照ISO9001：2008标准，为描述本公司质量管理体系而制定的纲领性文件；3.6二阶文件：程序文件，指为了实现质量管理手册（或承诺），各部门制订一系列有效策划、运行和控制所需的文件；3.7三阶文件：对某一作业或活动的作业方法所作的规定进行具体描述的指导性文件。
3.8四阶文件：表格记录；4.0 职责4.1总经理：负责一阶质量手册、二阶程序文件的批准。
4.2管理者代表：4.2.1负责一阶质量手册、二阶程序文件的审核；4.2.2定期组织评审体系运行适应性并监督持续改进；4.3 行政部：北京刚佳杰利科技有限公司 编号：COP-01 版本：A-0 页码：3/8文件控制程序4.3.1 负责编制和修订一阶质量手册；4.3.2负责文件校对审核，包括文件格式、文件之间的相容性； 4.3.3负责文件编号，受控文件纸件及电子档管控； 4.3.4负责文件的登记、发放、存档、作废、销毁管理。
文件控制程序-01
1 目的统一公司文件管理,确保重要文件有唯一编号,便于文件的识别追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制a）技术类文件：是指在公司生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b）其它文件：包括公司规章制度、合同协议、传真等。
c）编号文件包括纸质文件以及电子文件。
3 编码规则3.1公司名称缩写和各类文件代码太仓远达有限公司缩写为YD表示，程序文件用QP表示，作业指导书用QW表示，记录表单用QR来表示，外来文件用ED表示，各工段用工段的中文表示，如前处理、上挂、喷涂、下挂、包装、3.2文件序列码和版本号：为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99。
表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。
比如：YD/QP01—A/0 表示这个文件是一个A/0版程序文件YD/QW/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的作业指导书YD/QR/喷涂01—A/1 关于喷涂部分的A/1版本的记录表单YD/ED/前处理01—A/1 关于前处理部分的A/1版本的外来文件3.3 技术类文件编码规定A/1版本的作业指导书3.4 其它文件编码规定3.4.1 规章制度编码用版本号4 文件的管理4.1 文件的签署和审批质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应得到适当的审批，以确保文件的有效性和适宜性。
4.2 有效文件控制4.2.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。
4.2.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。
版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。
若有变化，数字顺延。
4.2.3 《受控文件清单》的整理原则。
按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。
4.3 文件的收发、回收及归档4.3.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。
4.3.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。
01文件控制程序
1.目的
确保在QMS有效运行的场所均能获得有效文件并及时收回失效和作废的文件，以防止误用。
2.范围
适用于体系文件和外来文件及电子文件的控制。
3.定义
3.1体系文件：包括一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）、三级文件（除技术文件外
的有关管理办法和管理等）、四级文件（表格记录）。
3.2技术文件：包括技术标准、产品图、工艺卡、作业指导书、检验指导书、抽样计划、操作
规程、控制计划、FMEA、过程流程图、平面布置图等。
3.3外来文件：包括顾客提供的图纸/标准/规范、与产品有关的标准及法律法规、TS/ISO16949：
2002技术规范和相关参数标准、产品规范等。
3.4电子文件：QMS的电子文件。
4.过程实现流程
见下页
5.过程绩效指标
5.1使用场所应获得有效版本的文件。
6.相关文件
6.1记录控制程序。
6.2电子文件管理办法。
7.相关记录
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 1
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 2
编制：审核：批准：江苏省溧阳市汽车座椅调角器总厂 3。
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昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011
版本 A 1
文件类别程序文件页码 1 / 6 页
文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20
1 目的
为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责
3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。
3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布
4 工作程序
4.1文件的编写和审批
4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。
4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，
管理者代表批准。
4.2文件的状态
本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。
4.3 文件的分类
公司文件分为三类
4.3.1 质量手册
4.3.2 程序文件
4.3.3 工作文件
A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职
编制审核批准
日期日期日期
文件类别程序文件页码 2 / 6 页
文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。
4.4 文件的编号方法
4.4.1 质量管理手册编号方法：
XX - QM------XX----XXXX
编订年份
版本号A，B，
文件类别代号：QM-质量手册；
企业代号：
4.4.2 质量管理程序文件编号方法：
XX - COP ------XX----XXXX
编订年份
编订序号，01，02，…
文件类别代号：COP-程序文件；
企业代号
4.4.3 质量工作文件编号方法如下：
XX - XX ----XX---XX
工作文件序号，001，002，…
部门代码
WI-工作文件
本公司代号
4.4.4质量记录编号方法如下：
XX - XX ----XX---XX
记录表单序号，001，002
版本号（A1、A2～A10；B1～）
部门代码
本公司代号
文件类别程序文件页码 3 / 6 页
文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20
4.4.5 公司及各部门代码
部门代码部门代码部门代码
公司代码J 工程部RD 行政人事部AH
生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS
4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：
1）名称栏记入编制文件的名称、标题。
2）文件编号、版次、页码、拟稿、审核、批准、实施、发布日。
3）程序文件编写内容如下：
A.目的，
B.范围，
C.职责，
D.工作程序，
E.术语解释（可选）
F支持性文件（可选），G. .相关记录（可选），H流程图
4.5 文件和资料的管理
4.5.1 文件发放由管理者代表根据责任与岗位需要确定文件发放范围，经总经理或其授权人
批准后由质量部工作人员负责发放到有关部门，并在《文件发放与回收表》中记录。
质量管理文件发放前盖上“受控”章，确定发放生效日期，作为有效受控版的标识。
4.5.2 质量管理手册、程序文件原件由质量部保存，各部门保存其有效版本的复印件或PDF
电子档，各部门作业指导书由各部门自己保管；如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上，每页加盖红色作废印章，与质量有关的作废文件保存期为三年，技术类长期保存。
4.5.3 作废文件由质量部统一收回，登记入册，定期销毁。
各部门需要作为资料保存的作废
文件，由本部门负责人批准，由质量部加盖“作废”章保留并统一保存。
4.5.4 若要借阅文件，由质量部专人负责，做好记录后方可借阅。
4.5.5 文件由质量部统一归档，并填入《文件总清单》，列出受控文件清单，并分别装订成册。
4.5.6 文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。
4.6 文件的更改
4.6.1 质量部组织内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，
对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件更改单》经管理者代
版本A1
文件类别程序文件页码 4 / 6 页
文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 表批准后实施更改。
4.6.2 除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向质量部反映，质量部将
有关信息传达到文件原编写审批部门按4.1条款执行，并记录到《文件更改单》中。
4.6.3 多次更改或特殊要求时，由文件管理部门提出换版申请，按4.4.1条款发放，同时收回
旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。
1）文件修改
※修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；
※修改后需更换版本号，依A1，A2，A3…A10,B1…的顺序更改！
※在修改批准栏，依顺序填写修改日期、注明原因。
4.7 外来文件的控制
4.7.1 外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等；
4.7.2在公司内使用的外来文件由质量部管理；当接到外来文件时，质量部将其登录于《外来
文件登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用；
4.7.3 审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《外来文件登记表》
中注明；
4.7.4 客户图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为客户财产进
行控制，由市场营销部转至质量部，再由质量部统一编号，并作好标识，控制其分发；
当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。
4.7.5更新后的外来文件须重新审批。
4.8 文件的更改、修订，由质量部在清单中注明文件更改修订状态。
4.9 记录表单的使用：新的表单更改后，原来印刷的旧版表单使用需在新版发行后2个月内全部消耗，不能消耗全部使用完的将作废停止使用处理。
4.10 考虑节能和环保，文件可采用电子版形式发布。
4.11 印章管理
4.11.1根据受控与非受控的状态进行管理，将所有的印章都进行标识，由印章使用者进行妥善保管，若有遗失、缺损等情况发生，应立即上报部门主管，申请作废，然后更换新印章。
版本A1
文件类别程序文件页码 5 / 6 页
文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 5 术语解释
5.1 文件：信息及其承载媒体
6 相关文件
《记录控制程序》
7 记录
《文件发放与回收表》
《文件更改单》
《外来文件登记表》
《文件销毁清单》
昆山杰特兴电子实业有限公司
编 号 J-COP-01-2011
版本
A/1 文件类别 程 序 文 件 页 码 6 / 6 页 文件名称
文件控制程序
生效日期
2011-09-20
附：文件控制流程图 责权部门（人） 记录
是 有
否 无 质量部
质量部 相关部门 总经理 管理者代表
管理者代表 相关部门 质量部 相关部门 质量部 相关部门
外来文件登记表
文件更改单 文件清单
文件发放回收表
文件更改单
文件销毁清单
文件分类、编号
文件编制
审批 发布 发放相关部门使用
有无更改
外来文件识别
存档
标识
回收作废
失效文件
是否保留
更改
销毁
使用。