01文件控制程序

昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011

版本 A 1

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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20

1 目的

为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。

2 范围

适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3 职责

3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。

3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。

3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布

4 工作程序

4.1文件的编写和审批

4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。

4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，

管理者代表批准。

4.2文件的状态

本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。

4.3 文件的分类

公司文件分为三类

4.3.1 质量手册

4.3.2 程序文件

4.3.3 工作文件

A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职

编制审核批准

日期日期日期

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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。

B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。

4.4 文件的编号方法

4.4.1 质量管理手册编号方法：

XX - QM------XX----XXXX

编订年份

版本号A，B，

文件类别代号：QM-质量手册；

企业代号：

4.4.2 质量管理程序文件编号方法：

XX - COP ------XX----XXXX

编订年份

编订序号，01，02，…

文件类别代号：COP-程序文件；

企业代号

4.4.3 质量工作文件编号方法如下：

XX - XX ----XX---XX

工作文件序号，001，002，…

部门代码

WI-工作文件

本公司代号

4.4.4质量记录编号方法如下：

XX - XX ----XX---XX

记录表单序号，001，002

版本号（A1、A2～A10；B1～）

部门代码

本公司代号

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4.4.5 公司及各部门代码

部门代码部门代码部门代码

公司代码J 工程部RD 行政人事部AH

生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS

4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：

1）名称栏记入编制文件的名称、标题。

2）文件编号、版次、页码、拟稿、审核、批准、实施、发布日。

3）程序文件编写内容如下：

A.目的，

B.范围，

C.职责，

D.工作程序，

E.术语解释（可选）

F支持性文件（可选），G. .相关记录（可选），H流程图

4.5 文件和资料的管理

4.5.1 文件发放由管理者代表根据责任与岗位需要确定文件发放范围，经总经理或其授权人

批准后由质量部工作人员负责发放到有关部门，并在《文件发放与回收表》中记录。质量管理文件发放前盖上“受控”章，确定发放生效日期，作为有效受控版的标识。

4.5.2 质量管理手册、程序文件原件由质量部保存，各部门保存其有效版本的复印件或PDF

电子档，各部门作业指导书由各部门自己保管；如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上，每页加盖红色作废印章，与质量有关的作废文件保存期为三年，技术类长期保存。

4.5.3 作废文件由质量部统一收回，登记入册，定期销毁。各部门需要作为资料保存的作废

文件，由本部门负责人批准，由质量部加盖“作废”章保留并统一保存。

4.5.4 若要借阅文件，由质量部专人负责，做好记录后方可借阅。

4.5.5 文件由质量部统一归档，并填入《文件总清单》，列出受控文件清单，并分别装订成册。

4.5.6 文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。

4.6 文件的更改

4.6.1 质量部组织内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，

对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件更改单》经管理者代

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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 表批准后实施更改。

4.6.2 除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向质量部反映，质量部将

有关信息传达到文件原编写审批部门按4.1条款执行，并记录到《文件更改单》中。4.6.3 多次更改或特殊要求时，由文件管理部门提出换版申请，按4.4.1条款发放，同时收回

旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。

1）文件修改

※修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；

※修改后需更换版本号，依A1，A2，A3…A10,B1…的顺序更改！

※在修改批准栏，依顺序填写修改日期、注明原因。

4.7 外来文件的控制

4.7.1 外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等；

4.7.2在公司内使用的外来文件由质量部管理；当接到外来文件时，质量部将其登录于《外来

文件登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用；

4.7.3 审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《外来文件登记表》

中注明；

4.7.4 客户图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为客户财产进

行控制，由市场营销部转至质量部，再由质量部统一编号，并作好标识，控制其分发；

当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。

4.7.5更新后的外来文件须重新审批。

4.8 文件的更改、修订，由质量部在清单中注明文件更改修订状态。

4.9 记录表单的使用：新的表单更改后，原来印刷的旧版表单使用需在新版发行后2个月内全部消耗，不能消耗全部使用完的将作废停止使用处理。

4.10 考虑节能和环保，文件可采用电子版形式发布。

4.11 印章管理

4.11.1根据受控与非受控的状态进行管理，将所有的印章都进行标识，由印章使用者进行妥善保管，若有遗失、缺损等情况发生，应立即上报部门主管，申请作废，然后更换新印章。