设备资料管理办法

设备资料管理办法

1 目的

为加强公司设备档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，使设备档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。

2 适用范围

本标准适用于设备档案的管理

3 职责

3.1 机电处负责管理设备技术资料档案收集整理和归档工作，设备原始资料由公司档案室存档。

3.2 机电处要建立公司逐台设备技术档案，各区域建立设备的维护、运行档案。

3.3 机电处负责提供复制现场需要的设备图纸资料。

4 管理要点

4.1 设备档案的收集

4.1.1 设备到货后，开箱验收，验收人员中的设备技术人员应负责将合格证和说明书等资料如数交机电处档案员处存档，由档案员定期整理一份资料原件交公司档案科存档。

4.1.2 相关设备管理人员和使用单位凡向外单位索取的设备技术资料、图纸统一交由设备管理部门存档。

4.1.3 设备档案应包括以下内容：

4.1.3.1 设备明细目录

4.1.3.2 设备商检材料，技术、质量异议的交涉往来文件、洽谈记录、纪要、备忘录

4.1.3.3 安装、操作、维护和安全使用说明书

4.1.3.4 设备清单

4.1.3.5 设备仪器开箱验收记录

4.1.3.6 合格证

4.1.3.7 设备结构与易损件图

4.1.3.8 设备档案登记包括：型号、出厂日期、编号、使用单位，附属设备名称、规格与投产日期；

4.1.3.9 新设备安装、调试、试车运行记录，重要设备大修后试车运行记录；

4.1.3.10 设备缺陷及事故情况记录；

4.1.3.11 设备仪器检查、保养和大修计划、记录

4.1.3.12 设备检修试验与技术鉴定记录；

4.1.3.13 设备改造记录和总结材料

4.1.3.14 设备重大事故分析处理材料

4.1.3.15 设备仪器转让、报废签定、申请、批复和处理结果等材料4.1.3.16 设备评级记录；

4.1.3.17 特种设备还应包含以下文件：特种设备注册登记表，使用证复印件，定期检验和定期自行检查记录，日常使用状况记录，停用、缓检的相关申请资料等。以及特种设备有关往来函件（含传真、电子邮件等）、照片等各种形式载体文件。

4.2 设备档案管理

4.2.1 归档要求

4.2.1.1 材料完整齐全。

4.2.1.2 系统、条理保持有机联系，凡是归档文件材料均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确，立卷合理。

4.2.1.3 立卷时要求将文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等统一立卷，不得分散。

4.2.1.4 在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后顺序，按时间先后排列，最近的在最上面，对于同一事件的同一文件应统一规定进行。如正件与附件，应正件在前，附件在后；请示与批复，批复在前，请示在后等。

4.2.1.5 每台设备单独立卷。

4.2.1.6 记录档案材料须用碳素笔书写，无特殊情况下须用A4纸。

4.2.1.7 由档案管理部门对机电处加以指导。协助机电处共同做好设备资料归档的组织工作，办理移交手续，双方在移交清册上签字。4.2.2 区分全宗，正确立档单位、分类，依据档案来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

4.2.3 从档案内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限编制成表。

4.2.4 设备迁移、调拨时，其档案均应随设备调拨，机电处视迁移设备的价值而确定是否要再建立旧设备档案。设备报废后，档案由机电

处存查。

4.2.5 所有建立的图纸资料，技术档案都要签名（包括：设计、制图、编写、复核人）方能归档。

4.2.6 设备因技改或零部件尺寸、材质等变更时，应立即将原图纸资料进行相应的变更修正，原图作废。

4.2.7 设备档案管理员因工作等原因调离本岗位时，应做好档案移接工作，移接工作未办妥之前，原则上不宜安排新的工作或办理调动、退休、离岗手续。

4.3 设备档案借阅制度

4.3.1 资料借阅必须办理借阅手续，机电处领导审批后，由档案保管员借出；

4.3.2 借阅对象为负责该设备的专业人员、操作者或维修人员方可借阅；

4.3.3 借阅期限，从借出之日起，在规定期限内必须如期归还，否则，每推迟一天罚款10元，由财务科从其当月工资中扣除；

4.3.4 借阅者应者应妥善保管资料，如丢失向厂方索取资料费的三倍罚款。

4.3.5 资料必须保持完好，如果损坏，根据情况给予一定的罚款。4.4 档案的销毁：编制销毁清册，并经档案鉴定小组鉴定之后，出具销毁报告，经总经理签字，方能销毁，销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。